Créer un rapport de travail journalier sur Excel

Nous décryptons, dans ce tutoriel, les étapes de création d’un rapport de travail journalier sur Excel.

Dans toutes les entreprises, pour chaque département ou projet en cours, il est nécessaire de faire un compte rendu du travail mené par un employé. Le rapport de travail journalier est soumis aux supérieurs pour qu’ils puissent suivre et juger l’avancement des tâches et les objectifs obtenus. De même, un rapport de travail est souvent soulevé aux clients externes pour leur faire connaître les progrès réalisés. Donc, le rapport de travail quotidien est le document qui vous aide à communiquer clairement sur l’avancement de chaque étape du travail.

Pourquoi un rapport de travail journalier ?

Le rapport de travail journalier est particulièrement utile dans le cas où les travaux s’étalent sur plusieurs jours et qu’un paiement est demandé au solde final. Dans ces cas, si le compte-rendu est établi avec précision et soumis périodiquement à l’attention du client. De cette façon, toutes les contestations de ce dernier pourront être évitées lors de la remise de la facture et de la demande de paiement.

Cependant, le rapport de travail journalier peut également s’avérer extrêmement utile à l’entreprise. En effet, les managers auront la possibilité de suivre en permanence non seulement l’avancement des travaux et l’avancement des commandes, mais aussi l’activité menée par les employés et collaborateurs.

Ainsi, par le biais du rapport de travail journalier, les managers pourront détecter qu’un collaborateur prend plus de temps que nécessaire pour terminer une phase de travail, le gestionnaire pourrait penser à transférer cette activité à une autre ressource et ainsi éviter de dépasser le nombre d’heures programmées.

Des exemples:

Les rapports de travaux comprennent à la fois le rapport d’intervention et le rapport de chantier. Il est bon de désambiguïser les termes afin de ne pas alimenter la confusion qui est principalement générée par l’argot et l’utilisation libertine des trois déclinaisons du concept de relation de travail.

Le rapport de travaux comprend : le rapport d’intervention, le rapport journalier de chantier (également appelé rapport journalier des ouvriers).

Le rapport d’intervention est celui utilisé par tout type d’entreprise qui doit consigner les interventions, des interventions informatiques à celles des peintres, plombiers ou restaurateurs. Il est établi par ces professionnels lorsqu’ils se rendent chez le client pour une intervention.

Le rapport journalier de travail dans le domaine de la construction navale fait référence au rapport journalier de chantier.

L’objet de cet article sera de comprendre la troisième notion, c’est-à-dire ce que sont les relations de travail en faisant référence à celles communément appelées dans le jargon de la construction, les rapports quotidiens de chantier, mais dans un souci d’exhaustivité nous évoquons également la seconde.

Comment élaborer un rapport de travail journalier complet ?

Si vous pensez que vous avez besoin d’un rapport de travail journalier pour le présenter à vos supérieurs ou un client externe, il est possible d’élaborer un modèle sur Excel et de le personnaliser selon les besoins de votre entreprise.

Nous vous détaillerons ci-après les étapes à suivre pour préparer un rapport de travail journalier.

La méthode

Pour structurer un rapport de travail quotidien dans Excel, il est important d’identifier les éléments essentiels que vous devez enregistrer. Certains de ces éléments peuvent être : la date, les tâches réalisées, le temps investi, les résultats obtenus, entre autres. Une fois ces éléments identifiés, vous pouvez structurer votre rapport à l’aide de colonnes et de lignes dans Excel, en attribuant un en-tête à chaque colonne et en complétant les informations quotidiennement.

N’oubliez pas que la structure de votre rapport peut varier en fonction des besoins de votre travail, mais il est important qu’il soit clair et facile à lire.

De plus, vous pouvez ajouter des graphiques et des tableaux dynamiques pour mieux visualiser les informations que vous enregistrez.

Les éléments d’un rapport quotidien du travail

Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, le contenu d’un rapport journalier de travail varie selon le type d’activité. Donc outre les éléments plutôt classiques, vous aurez à ajouter d’autres qui sont spécifiques à votre activité.

Les éléments classiques d’un rapport de travail

Date et numéro du rapport
Nom du client
Date et description de l’activité réalisée

le rapport de travail journalier peut contenir des détails sur des variables comme:

Heures de travail passées
Tout type du matériel utilisé
Heures, taux horaire et le coût total de la main-d’œuvre

Toutefois, s’il s’agissait d’une activité d’assistance technique, le rapport pourrait contenir des éléments spécifiques comme par exemple

le nom du composant remplacé

la description des dommages constatés

Mais le rapport sur l’emploi pourrait également inclure des informations sur les frais de déplacement et frais connexes sur le collaborateur chargé du travail etc.

Les données du rapport de travail journalier

Il est important que les données du rapport de travail journalier soient sous forme de liste ou de tableau. La suggestion est de toujours utiliser un tableau de données. Pour la base du rapport, il est recommandé de l’unifier dans une seule liste, et de la transformer en tableau.

Les données doivent avoir un en-tête.

Les formats de champs doivent toujours être les mêmes dans les colonnes, la date, le nombre, le texte.

Les informations doivent toujours être du même type, dans le champ téléphone uniquement téléphone, dans le champ nom complet uniquement nom complet.

Dans la mesure du possible, transformez votre liste en tableau de données.

Comment automatiser la création d’un rapport de travail quotidien dans Excel ?

Si vous avez besoin de générer automatiquement un rapport de travail quotidien dans Excel, vous pouvez utiliser la fonction “Macro” pour créer un journal d’activité automatiquement mis à jour dans un fichier Excel. Pour ce faire, vous devez définir les activités que vous souhaitez enregistrer et créer une macro qui les enregistre automatiquement. Vous pouvez ensuite attribuer un bouton dans la feuille Excel afin que la macro s’exécute à chaque fois que vous appuyez dessus.

De cette façon, vous n’aurez pas à saisir manuellement les informations quotidiennes, ce qui vous fera gagner du temps et évitera les erreurs d’enregistrement.

N’oubliez pas que pour créer une macro, vous devez avoir des connaissances de base en programmation en VBA (Visual Basic pour Applications).

Il est possible d’ utiliser une base de données automatique en utilisant les ressources de l’onglet Données-> Obtenir et transformer les données

Lire le rapport sur Excel

Pour suivre un rapport de travail quotidien dans Excel, il est important que vous enregistriez les informations quotidiennement et que vous effectuiez périodiquement une analyse des données enregistrées.

Vous pouvez utiliser des outils Excel, tels que des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques, pour analyser les informations enregistrées et obtenir des informations précieuses pour votre travail.

N’oubliez pas que suivre un rapport de travail quotidien dans Excel peut vous aider à identifier les domaines à améliorer et à optimiser vos activités quotidiennes.