Préparer un rapport quotidien sur la sécurité au travail ?

Dans cet article, nous allons parler du rapport quotidien de sécurité au travail ou Daily Work Safety Report.

Qu’est-ce que le rapport quotidien sur la sécurité au travail ?

Un rapport quotidien sur la sécurité au travail est un document qui informe sur les situations, tâches ou constats réalisées, observées, suivies ou mesurées par l’auteur du rapport, en l’occurrence le chargé de HSE (hygiène, sécurité, environnement ) ou un technicien sur le lieu de travail à risque. En d’autres termes, le rapport quotidien sur la sécurité au travail est un rapport des activités quotidiennes des responsables HSE(hygiène, sécurité, environnement ).

Ce rapport ne vise pas une opération particulière ni ne traite d’une action ou d’une condition existante, mais de l’historique des actions que le chargé HSE a effectivement menées, guidées ou accompagnées tout au long de sa journée de travail.

Un rapport de sécurité au travail est particulièrement crucial dans des industries telles que la construction civile, la pétrochimie, la pharmacie, l’exploitation minière.

Le rôle du rapport 

Fondamentalement, ce document est utilisé pour signaler les incidents, les quasi-accidents et les dangers existants. Mais l’objectif principal des rapports journaliers de sécurité au travail  est d’alimenter une boucle de rétroaction positive, permettant à l’entreprise de :

• Découvrir ce qui s’est passé
• Analyser les faits générateurs
• Procéder aux actions correctives: 
• Ajuster les processus pour améliorer continuellement votre gestion de la sécurité.

Une entreprise a toujours besoin des données sur certaines activités et mesures prises sous la responsabilité d’un responsable HSE. Si ces mesures ne sont pas minutieusement enregistrées, les données peuvent être perdues. Dans ce cas, les rapports quotidiens de sécurité au travail seraient alors d’une grande valeur pour l’entreprise.

Comment préparer un rapport quotidien sur la sécurité au travail ?

Un rapport quotidien est différent d’un rapport d’inspection de sécurité qui cible un événement ou un environnement spécifique. Toutefois, il reste un document important et un outil de travail pour le chargé de HSE. Il doit donc recenser toutes les informations minimales qui garantissent une amélioration continue des actions. Les responsables de HSE (hygiène, sécurité, environnement) sont conscients que la préparation quotidienne de ce rapport est une tâche très utile et importante pour eux-mêmes. Ce serait avant tout un moyen de confirmer au quotidien leurs activités et de se protéger en cas d’irrégularité.

La préparation d’un rapport quotidien sur la sécurité au travail permet de mettre sur une base toutes les situations et risques des accidents qui surviennent chaque jour et le maximum de détails qui expliquent ces phénomènes.

Cela facilite la compréhension des circonstances et des causes d’incidents, ainsi que des décisions sur les mesures préventives ou correctives dans votre plan de travail. D’autre part, ce rapport devrait constituer, pratiquement, un dossier des conditions et des mesures de sécurité au travail adoptées par l’entreprise.

Éléments d’un rapport quotidien sur la sécurité au travail

En règle générale, nous devons inclure au moins les données suivantes dans votre rapport quotidien :

• Date d’enregistrement de l’incident
• Heure de l’événement enregistré 
• Secteur d’entreprise 
• Emplacement spécifique évalué 
• Occurrence observée des incidents
• Mesures recommandées pour diminuer la survenue des accidents
• Recommandations sur les méthodes de communication efficace 
• Résumé de la participation du responsable HSE

Ou

• Toute autre information s’avère importante pour l’efficacité des actions et mesures de sécurité au travail.

Les conseils pratiques

Les normes de qualités adoptées par les entreprises ne définissent aucun format standard du rapport quotidien sécurité au travail. Toutefois, le rapport quotidien sécurité au travail doit contenir, comme indiqué précédemment, quelques un minimum d’informations requises.  

L’idéal est de préparer un modèle de rapport sécurité au travail personnalisé 

Une grande partie du contenu du document dépendra de chaque entreprise et de l’objectif spécifique proposé. Cependant, il existe des paramètres de sécurité généraux que chaque rapport sur la sécurité au travail devrait inclure.

Un rapport d’inspection de sécurité d’une unité de production, par exemple, doit contenir les informations suivantes :

En-tête - Cela doit contenir la date, le nom ou le logo de l'entreprise, le nom et l'emplacement de l'emplacement évalué.
Irrégularités constatées : Décrit les non-conformités constatées, c'est-à-dire les problèmes et irrégularités constatés. Il est également important de mentionner l'accompagnement de professionnels spécifiques dans le domaine.
Justification légale – Affiche, selon le texte des règles légales, la justification de la non-conformité indiquée.
Mesures correctives proposées – Indique les mesures correctives proposées, avec suffisamment de détails pour une meilleure compréhension.
Pièces jointes - C'est ici que nous utiliserons des feuilles de calcul, des tableaux, des images, des photos, etc. Le but des annexes est d'illustrer ce que nous avons rapporté plus tôt dans le corps du document et est essentiel pour la crédibilité.
Nom de la personne responsable qui a préparé le document – ​​​​Important afin que les détails futurs et la preuve de la situation soient possibles.
Nom du représentant de l'entreprise - Il peut s'agir du directeur, du directeur, du propriétaire de l'entreprise, etc. Il est important de préciser que la haute direction est consciente de la situation rencontrée et des actions à entreprendre.
Selon le type de rapport de sécurité préparé, d'autres éléments peuvent être ajoutés, afin de mieux comprendre l'objectif final du rapport.

Comment exploiter ce rapport pour diminuer les accidents au travail ?

Chaque chargé de HSE doit toujours penser à la traçabilité de toutes les activités. Il s’agit en effet d’enregistrer tout élément préventionniste qui mérite d’être remonté, car l’information est la base de l’intelligence et le développement des mesures de la sécurité au travail.

Après l’adoption des mesures correctives mises en œuvre, il convient de mettre à jour le rapport, qui doit contenir les solutions aux non-conformités relevées, pour clôturer ce processus.

Périodiquement, il est recommandé d’effectuer des analyses statistiques par période. Par exemple, signaler des occurrences spécifiques et la fréquence à laquelle elles se produisent. De plus, il est possible de calculer le temps de réponse moyen à vos références, ainsi que la réduction de l’apparition de certaines non-conformités en fonction des directives fournies.

In fine,

Pour réduire les accidents de travail, il est nécessaire de suivre les situations dangereuses et d’évaluer le risque. Le rapport de travail journalier sécurité au travail permet à un chargé HSE de comprendre les mesures appropriées pour éliminer le risque. Il est donc  indispensable de former les équipes afin qu’ils adoptent et appliquent correctement les mesures de prévention.