Checklist Facilities Management Téléchargeable : Piloter la Sécurité, l’Efficacité et la Qualité des Sites

La gestion des installations (facilities management) nécessite un ensemble d’outils structurés pour garantir la sûreté des biens, la performance opérationnelle, le confort des utilisateurs et la conformité réglementaire. Une checklist Facilities Management devient une pièce centrale dans la gouvernance quotidienne des sites, quel que soit leur secteur : tertiaire, industrie, santé, retail ou logistique.

Ce document organisé permet d’anticiper les risques, optimiser les actions de maintenance, assurer une hygiène irréprochable et piloter la performance écoénergétique. Intégrée dans une démarche RH‑FM, elle devient un outil proactif de pilotage et d’amélioration continue, favorisant à la fois la cohérence des interventions et la responsabilisation des équipes.

Finalités et enjeux de la checklist FM

La checklist FM a plusieurs objectifs essentiels :

Sécuriser les installations : extincteurs opérationnels, éclairage de secours fonctionnel, issues de secours accessibles.
Assurer la conformité réglementaire : respect des normes incendie, accessibilité, maintenance périodique des équipements techniques.
Structurer la maintenance préventive : planifier les contrôles des ascenseurs, climatisation, éclairage d’urgence.
Garantir l’hygiène et le confort : sanitaires nettoyés, déchets évacués, traitement des espaces communs.
Optimiser les espaces extérieurs : parkings, accès piétons, abords du site.
Tracer les interventions et anticiper les alertes automatiques basées sur les dates de vérification.

Lorsque ces éléments sont regroupés dans une checklist structurée, la fonction FM peut produire des rapports, identifier les points critiques, anticiper les risques liés à un équipement défectueux ou une date dépassée, et organiser les actions de correction rapidement.

Structure d’une checklist FM efficace

Une checklist bien construite regroupe plusieurs composantes structurantes :

Centre d’intérêt : Domaine couvert (Sécurité, Hygiène, Maintenance, Extérieurs…).
Élément à vérifier : Activité ou équipement ciblé.
Fréquence : Hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle selon l’importance.
Responsable : Personne ou rôle chargé du contrôle.
État : Case à cocher ou menu déroulant (Ok, À vérifier, Non fait).
Remarques : Observations complémentaires, anomalies détectées, actions à prévoir.
Date de vérification : Date du dernier contrôle.
Suivi automatique : Colonne calculée qui indique “Ok” ou “À vérifier” en fonction de l’état renseigné.
Alerte de date dépassée : Alerte visible si la date de vérification est antérieure à aujourd’hui.

Cette structure assure à la fois rigueur et aisance d’usage. Elle combine les données programmées (fréquence, responsables) avec les données terrain (état, remarques), et un moteur automatisé de suivi et d’alerte.

⚙️ Fonctionnalités automatiques intégrées

Le modèle Excel généré propose plusieurs automatismes intégrés :

Suivi automatique du statut

Si la colonne “État” est vide, la colonne “Suivi Automatique” affiche automatiquement “À vérifier”.
Si l’état a été renseigné (ex. “Ok”), la colonne indique “Ok”.

🔔 Alerte de date dépassée

Une alerte visuelle apparaît si la “Date de vérification” est antérieure à la date du jour, signalée par un message tel que ⚠️ Date dépassée.
Cela permet d’identifier immédiatement les points non vérifiés ou en retard.

Cases à cocher validées visuellement

La colonne “État” contient désormais des cases à cocher (☐), transformées automatiquement en “Ok” ou restant vides en attente d’action.

Mise en forme ergonomique

Un titre principal coloré inaugure le fichier.
Les lignes sont élargies pour améliorer la lisibilité.
Les couleurs des en-têtes, des catégories et des zones de mise en alerte (alerte date) facilitent la lecture opérationnelle.

Exemple d’usage opérationnel quotidien

Première étape : lancement du contrôle

L’équipe FM ouvre le fichier Excel intitulé Checklist Facilities Management – Centres d’intérêt.
Elle retrouve clairement les domaines à vérifier (Sécurité, Hygiène, Maintenance…).
Chaque élément à vérifier est détaillé (ex. : état des extincteurs, inspection des ascenseurs).

Deuxième étape : vérification terrain

Le technicien contrôle les éléments un par un.
Il coche “Ok” dans la case correspondante ou laisse vide si des actions sont à prévoir.
Il note les commentaires dans la colonne “Remarques”.
Il saisit la date du jour (ou de l’inspection).

Troisième étape : monitoring automatique

Le modèle calcule en temps réel le suivi : OK ou À vérifier.
Si une date de vérification est dépassée, une alerte visuelle apparaît sur le fichier.
Le responsable FM peut filtrer rapidement les éléments en retard ou à vérifier.

Quatrième étape : reporting

Quelques clics suffisent pour imprimer ou exporter le fichier.
La présentation est claire et prévue à cet effet : titre visuel, colonnes bien situées, alertes identifiées.
Les rapports peuvent être envoyés aux équipes, aux responsables sécurité ou qualité.

Fonctions Excel utilisées

Formule IF : pour déterminer si l’état est renseigné ou non.
Fonction TODAY() et ISNUMBER() : pour comparer la date saisie à la date du jour.
Mise en forme conditionnelle : pour colorer automatiquement les cellules d’alerte.
Cases à cocher symboliques : caractère spécial ☑ ou ☐ insensible à la frappe libre.
Largeur des colonnes et hauteur des lignes paramétrées pour une bonne ergonomie.

Bénéfices clés du modèle proposé

Bénéfice	Description
Cohérence opérationnelle	tous les éléments de contrôle réunis dans un même tableau
Traçabilité immédiate	date, responsable et remarque disponibles ensemble
Réduction des oublis	alertes automatiques visuelles sur les dates
Gain de temps administratif	état des vérifications centralisé sans relecture manuelle
Facilité de reporting	fichier lisible, imprimable, partageable sans retouche finale
Adaptabilité aux contextes	fréquence modulable, catégories extensibles, filtre par site/équipe

Applications possibles & adaptations

Ce modèle s’adapte sans effort à plusieurs usages métiers :

Sites tertiaires ou bâtiments administratifs :
- contrôles incendie,
- hygiène sanitaire,
- accessibilité PMR,
- propreté des surfaces partagées.
Sites industriels ou ateliers :
- maintenance des machines,
- contrôles CVC ou sécurité technique,
- surveillance éclairage d’urgence, générateur.
Hôpitaux, établissements de santé :
- vérification des alarmes incendie,
- contrôle des issues de secours,
- état des ascenseurs,
- hygiène des zones communes.
Sites multi-entités :
- chaque centre d’intérêt peut avoir sa propre feuille,
- filtrage rapide par responsable ou zone,
- consolidation possible via Power Query ou tableau de bord.

⚠️ Limites et perspectives d’évolution

Limites actuelles

Le modèle n’intègre pas de formulaire utilisateur ou interface mobile.
Il ne gère pas les historiques multiples (changement de version jour après jour).
Pas de liaison à un logiciel GMAO ou ERP.

Évolutions possibles

Tableau de bord synthétique par catégorie avec totaux : OK, À vérifier, Alerte.
Export automatique PDF via macro VBA ou bouton d’export.
Formulaire PowerApps ou Google Forms pour saisie mobile.
Tableau croisé dynamique ou graphique de suivi des vérifications dans la durée.

Synthèse

La checklist Facilities Management modélisée est bien plus qu’un outil de surveillance de routine : elle est un pilier opérationnel, un levier d’efficacité, et un vecteur de fiabilité documentaire.

Elle structure toutes les actions de vérification, anticipe les risques grâce aux alertes, et restitue un état consolidé sans ressaisie manuelle. Associée à une pratique RH‑FM responsable, elle facilite la coordination entre techniciens, responsables sécurité, superviseurs et direction.

Ce modèle est prêt à être déployé, adapté aux typologies de sites, et enrichi avec des tableaux de bord ou des exports automatisés. Il incarne une approche systémique de la gestion des installations, fiable, pragmatique et centrée sur les exigences métiers d’un Facilities Manager.

Checklist_Facilities_Management_Integral Download

Checklist_Facilities_Management_Final Download

Ci-après une rédaction claire et complète des critères à inclure dans une Checklist Facilities Management, structurée par domaine d’intervention. Ce référentiel peut être utilisé pour évaluer, construire ou auditer une checklist opérationnelle dans un environnement professionnel, quel que soit le secteur (tertiaire, industriel, hospitalier, public, etc.).

✅ Critères de Vérification pour une Checklist Facilities Management

1. Sécurité des installations

Les vérifications liées à la sécurité sont prioritaires dans toute gestion d’infrastructure. Elles couvrent les équipements, les accès, les dispositifs d’alerte, ainsi que les conditions d’intervention d’urgence.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Extincteurs	Présence, accessibilité, date de péremption, absence de détérioration
Issues de secours	Dégagées, signalées, ouvrables sans clé, pas d’obstruction
Alarmes incendie	Fonctionnement à tester (buzzer, témoin), contrôle mensuel ou trimestriel
Plans d’évacuation	Visibles, à jour, affichés à chaque niveau
Eclairage de sécurité	Luminosité minimale assurée, autonomie testée
Systèmes d’alarme technique (gaz, CO2, etc.)	Fonctionnels, testés régulièrement

2. Maintenance technique

Ce domaine concerne l’état de fonctionnement des équipements techniques, mécaniques ou électrotechniques du bâtiment.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Systèmes CVC (chauffage, ventilation, climatisation)	Pas de bruit anormal, filtre propre, soufflage actif, température conforme
Ascenseurs	Carnet d’entretien à jour, tests d’arrêt d’urgence effectués, signalisation conforme
Tableau électrique	Absence d’échauffement, disjoncteurs identifiés, portes fermées
Générateur / onduleur	Fonctionnement test, autonomie validée, alarmes inactives
Éclairage technique	Luminaires fonctionnels, ampoules changées
Serrurerie / Contrôle d’accès	Ouvertures fluides, badges reconnus, pas de blocage mécanique

3. Hygiène et propreté

La propreté des locaux conditionne le confort, l’image du site, et parfois la sécurité sanitaire.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Sanitaires	Nettoyés quotidiennement, produits disponibles (papier, savon), pas d’odeur
Surfaces communes	Sols nettoyés, pas de détritus, vitres propres
Poubelles	Vidées selon la fréquence, pas de débordement, sacs remplacés
Locaux à déchets	Aérés, signalés, containers complets triés
Dispositifs de désinfection	Recharges disponibles, support fixé, notice affichée
Vestiaires / douches (si existants)	Sols secs, matériel en bon état, aération active

4. Espaces extérieurs

Les zones extérieures doivent rester fonctionnelles et sécurisées pour tous les usagers du site.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Parking	Marquage visible, pas de débris, éclairage fonctionnel
Accès piétons	Surface stable, sans obstacle, déneigement si saisonnier
Éclairage extérieur	Détection de mouvement active, intensité correcte, aucun spot manquant
Signalisation routière	Panneaux lisibles, pas de détérioration, visibilité nocturne
Espaces verts	Tonte régulière, absence de déchets, haies non envahissantes
Clôtures et portails	Intègres, pas de détérioration ou dysfonctionnement

5. Conformité réglementaire

Certaines vérifications visent à s’assurer que l’établissement est conforme aux normes en vigueur.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Accessibilité PMR	Rampes, largeur de passage, sanitaires adaptés, absence d’obstacles
Registre de sécurité	À jour, signé, accessible en cas d’audit
Signalisation obligatoire	Présente à l’entrée, extincteurs, issues, port des EPI si applicable
Registres de maintenance	Archivés dans le bon format, horodatés, validés par un prestataire certifié
Contrôle des installations électriques	Inspection périodique, rapport consigné, anomalies traitées
Inspection des équipements sous pression (ESP)	PV de conformité disponibles, date de validité respectée

6. Suivi et traçabilité

Ce bloc permet d’évaluer la gestion et le pilotage de la checklist elle-même. Il permet aussi la préparation d’audits ou de revues de performance.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Responsable désigné	Présent dans le document, mission comprise, planning défini
Date de vérification	Renseignée et mise à jour à chaque contrôle
Fréquence respectée	Vérifications faites selon le planning pré-établi
Commentaires renseignés	En cas d’écart, commentaire présent et lisible
Suivi des écarts	Une action a été consignée pour chaque point non conforme
Synthèse automatique	Fonctionnelle dans le fichier (colonnes de suivi, alertes dates, formules actives)

Bonus : Critères d’ergonomie du fichier

Pour une utilisation fluide par les équipes sur le terrain, le support (souvent Excel) doit lui aussi répondre à des exigences minimales.

Élément à vérifier	Critères de contrôle
Présence d’un titre clair	Identifiable dès ouverture
Catégories visuellement distinguables	Couleurs différenciées, blocs regroupés
Colonnes bien dimensionnées	Noms lisibles, pas de texte tronqué
Présence de cases à cocher ou menus déroulants	Saisie rapide, standardisée
Alerte automatique en cas de retard	Visible (formule IF+TODAY ou format conditionnel)
Export ou synthèse possible	Le fichier peut être imprimé, converti, ou exporté sans retraitement

Conclusion

Ces critères de checklist Facilities Management sont des points de contrôle techniques et organisationnels destinés à structurer, vérifier et améliorer la gestion quotidienne des sites.

Ils assurent :