Application Excel pour la gestion des contacts & le suivi des cadeaux d’affaires

La plupart des PME/ETI doivent piloter leurs relations (clients, prospects, partenaires, institutions) et maîtriser la politique des cadeaux d’affaires (anticorruption, conformité, plafonds). Or, ces entreprises n’ont souvent ni le temps ni le budget pour un CRM « full-stack ». Une application Excel bien structurée suffit pour démarrer vite, standardiser la saisie, simplifier les contrôles (plafonds, cumul annuel, conformité) et produire des KPI exploitables, sans déployer de logiciel lourd.

Cette application Excel prête à l’emploi combine gestion de contacts (segmentation, statut, dernier contact, consentement) et journal des cadeaux d’affaires (type, mode, montants, conversion devises, plafonds policy & cumul annuel, conformité). Elle est colorée, guidée par menus déroulants, et livrée avec des données d’exemple pour que vous puissiez l’utiliser immédiatement.

1) Objectifs & périmètre

Centraliser les contacts (internes & externes) avec classification (Segment, Tier, Relation) et sensibilité (Sensible/PEP).
Tracer chaque cadeau d’affaires : offert ou reçu, par type (repas, hospitalité…), évènement, contact bénéficiaire et donneur (employé).
Contrôler automatiquement : plafond par type & pays, plafond annuel par destinataire, conversion en EUR, statut d’approbation, conformité.
Piloter par KPI (totaux, “en attente”, “approuvés”, “dépassés”, montant annuel).

2) Architecture de l’application

Tables (référentiels & politiques) :
Listes normalisées (TypeContact, Relation, Départements, Pays, Devises, TypeCadeau, Statut, Mode, Sensibilité, Segment, Tier, StatutContact) +
FX (Devise → Taux EUR) + Policy (clé Type|Pays → plafond en EUR) + plafond annuel par destinataire.
Contacts (enrichi) :
ID, Nom/Entité, Type, Fonction, Société, Coordonnées, Adresse, Pays, Sensibilité, Consentement, Segment, Tier A/B/C, Relation, Région, Dernier contact, Statut contact.
→ ~60 contacts d’exemple, menus déroulants et codes couleurs.
Employés : ID, Nom, Département, E-mail, Manager (sert de “donneur” de cadeau).
JournalCadeaux :
ID, Date, Mode (Offert/Reçu), Type cadeau, Description, Montant + Devise, Taux EUR (lookup), Valeur EUR, Pays, Lieu/Évènement, Relation, Bénéficiaire (Contact), Donneur (Employé), Statut, Approbateur (mail), Date & N° d’approbation, Plafond policy, Plafond annuel destinataire, Cumul annuel (par contact), Conformité (Conforme/Dépassé), Preuve/Lien, Notes.
Dashboard (léger) : KPI calculés (formules).

3) Modèle de données (comment tout s’articule)

Contacts ⟷ JournalCadeaux : clé = Nom/Entité du bénéficiaire (menu déroulant alimenté par la feuille Contacts).
Employés ⟷ JournalCadeaux : clé = Nom de l’employé (menu alimenté par la feuille Employés).
Policy : clé composée TypeCadeau|Pays (fallback TypeCadeau|ANY si pays non listé).
FX : conversion Montant × TauxEUR → Valeur EUR pour comparer équitablement.

4) Codes couleur & validations (lecture instantanée)

Contacts

Sensibilité = “Sensible / PEP” → toute la ligne en rose (repérage visuel immédiat).
Consentement = Non → cellule surlignée (attention RGPD).
Segment (B2B/B2G/B2C/Partenaire/Interne) → couleur spécifique.
Tier : A (vert), B (jaune), C (gris).

Journal des cadeaux

Statut (Proposé, En attente approbation, Approuvé, Refusé, Offert, Reçu, Remboursé, Archivé) → couleurs distinctes.
Conformité = Dépassé → alerte visuelle.

Validations

Menus guidés (listes). Saisie homogène, zéro variation “Offert/offert/Offert. ”.

5) Workflow recommandé (RACI)

Commercial/Initiateur (R) : crée la ligne cadeau (date, type, contact, montant/devise, évènement).
Manager / Compliance (A) : approuve ou refuse ; renseigne date & n° d’approbation.
Contrôle interne (C) : vérifie plafond policy, cumul annuel, conformité.
Finance (C) : suit montants EUR, pièces justificatives, remboursements si besoin.

Astuce : filtrez rapidement “En attente approbation” pour le circuit d’autorisation.

6) Contrôles automatiques clés (avec formules)

Conversion EUR : Valeur EUR = Montant × TauxEUR
=SIERREUR(XLOOKUP(Devise; FX_CCY; FX_RATES); 1)
Plafond par Type & Pays :
=SIERREUR(XLOOKUP(Type&"|"&Pays; POLICY_KEY; POLICY_VAL; XLOOKUP(Type&"|ANY"; POLICY_KEY; POLICY_VAL; 100)); 100)
Cumul annuel par destinataire :
=SOMME.SI.ENS(ValeurEUR_Col; Bénéficiaire_Col; BénéficiaireCourant; ANNEE(Date_Col); ANNEE(DateCourante))
Conformité :
=SI(ET(ValeurEUR<=PlafondPolicy; CumulAnnuel<=PlafondAnnuel); "Conforme"; "Dépassé")

Tout est en place dans le fichier ; adaptez seulement les plafonds/taux.

7) Démarrage “ready-to-go” (5 minutes)

Ouvrir “Contacts” : compléter/ajouter vos contacts ; les menus (Segment, Tier, Statut) sont déjà actifs.
Régler les politiques (onglet Tables) :
- Plafond EUR par Type|Pays (ajoutez vos cas).
- Plafond annuel par destinataire (cellule dédiée).
- Taux EUR (FX) si vous avez d’autres devises.
Saisir un cadeau (onglet JournalCadeaux) : choisissez le Bénéficiaire et le Donneur via menus.
Vérifier “Conformité” : la cellule affiche Conforme/Dépassé automatiquement.
Suivre vos KPI : onglet Dashboard (totaux, en attente, approuvés, dépassés…).

8) Pilotage & analyses (KPI, TCD, segments)

KPI de base : total lignes, Offerts/Reçus, En attente d’approbation, Approuvés, Refusés, “Dépassé”, Montant total EUR (année).
Analyses utiles :
- par Type (quels cadeaux consomment le budget ?),
- par Pays (risques & pratiques locales),
- par Bénéficiaire (top 20 cumulés),
- par Donneur (équité d’attribution),
- par Statut (goulets dans l’approbation).
Segments (B2B/B2G…) & Tiers (A/B/C) côté Contacts permettent de prioriser vos actions.
Créez un TCD (Tableau Croisé Dynamique) et des Segments (Statut, Type, Pays) pour piloter en revue mensuelle.

9) Personnalisation avancée

Dashboard visuel : barres empilées (Type × Pays), courbes mensuelles, “top bénéficiaires”.
Protection : verrouiller formules & référentiels (édition limitée).
Bilingue FR/EN : dupliquer les en-têtes (ex. Statut/Status).
Power Query : importer en lot des dépenses (CSV), des taux FX ou des exports de boîtes mail (approbations).
Power Automate / Outlook : un mail “Approval OK” → maj auto Statut + Date & N° d’approbation.
OneDrive/SharePoint : co-édition, gestion de versions, restauration en un clic.

10) Qualité des données & conformité (RGPD / anti-corruption)

Contacts sensibles/PEP : accès restreint, journalisation des modifications, revue périodique.
Consentement : exploitez le champ Oui/Non (couleur d’alerte si “Non”).
Pièces justificatives : lien vers DMS/SharePoint pour chaque cadeau.
Archivage & rétention : conservez les justificatifs selon votre politique interne.
Versionning : nommez les fichiers YYYY-MM_AppContactsCadeaux_vX.xlsx + export PDF de synthèse si besoin.

11) Bonnes pratiques opérationnelles

Une ligne = un cadeau. Renseignez le contact et le donneur à chaque fois.
Toujours noter le lieu/évènement et la preuve/lien (ticket, facture, invitation).
Uniformisez les statuts via menus (évite les variantes).
Revues hebdo/mensuelles : traitez l’“En attente approbation” et surveillez les “Dépassés”.
Data hygiene : enrichissez les Segments/Tiers/Statuts uniquement dans Tables (propagation automatique).

12) – FAQ

Je vois un nombre au lieu d’une date ? → Appliquez le format jj/mm/aaaa. Dans le fichier, c’est déjà paramétré.
Un pays/type n’a pas de plafond ? → La policy bascule sur Type|ANY. Ajoutez Type|Pays pour un contrôle précis.
Conformité n’apparaît pas correcte ? → Vérifiez Devise/Taux et Cumul annuel (année de la date).
Je veux une alerte “J-1 d’approbation” → Ajoutez une MFC sur la date d’approbation vide & statut “En attente”.

App_Excel_Gestion_Contacts_Cadeaux Download

13) Plan de déploiement express (10 jours)

J1–J2 – Cadrage

Valider la politique cadeaux (plafonds par Type|Pays, plafond annuel par destinataire).
Aligner le vocabulaire (Segments, Tiers, Statuts contact).

J3–J4 – Données

Importer les contacts (CSV/ancien fichier).
Normaliser : pays ISO, format dd/mm/yyyy, e-mails uniques.

J5 – Paramétrage

Renseigner FX (taux vers EUR) et Policies dans Tables.
Tester 3–5 cas limites (repas élevé, hospitalité internationale, don caritatif…).

J6–J7 – Pilotage

Créer 2–3 TCD + segments (par Statut/Type/Pays).
Construire une vue “En attente d’approbation” (filtre rapide).

J8 – Gouvernance

Définir RACI (Initiateur, Manager, Compliance, Finance).
Protéger les onglets Tables & formules.

J9 – Formation

45 min pour les utilisateurs (saisie + filtres + preuves).
30 min pour Compliance (contrôles, extraction mensuelle).

J10 – Go live

Nommer YYYY-MM_AppContactsCadeaux_v1.xlsx.
Sauvegarde SharePoint/OneDrive (+ versioning).

14) Extrait de politique cadeaux (modèle à adapter)

Plafonds par Type & Pays (EUR)

Repas FRANCE = 80 ; Hospitalité FRANCE = 150 ; Billetterie FRANCE = 100 ; Don caritatif FRANCE = 200.
Objet promotionnel ANY = 50 ; Autre ANY = 100.

Dans Tables, la clé est Type|Pays (fallback Type|ANY).

Plafond annuel par destinataire (EUR)

Valeur recommandée : 150 (modifiable).
Mesure par année civile (champ Cumul annuel).

Règles de preuves

Obligatoire : ticket/facture/invitation (colonne Preuve/Lien).
Interdits : espèces, avantages personnels non documentés.

15) Gouvernance & contrôles (3 lignes de défense)

Opérationnels (Initiateur/Manager)
- Saisie complète, choix du bénéficiaire depuis Contacts, statut à jour.
Compliance
- Vérifie Conformité (calculée) :
  Valeur EUR ≤ Plafond policy ET Cumul annuel ≤ Plafond annuel.
- Revue mensuelle : “En attente approbation” et “Dépassé”.
Finance/Audit
- Rapproche les preuves et exporte le reporting (mois, type, pays, bénéficiaire, donneur).

16) Vues & TCD recommandés

a) Suivi approbations

Lignes : Statut ; Colonnes : Pays ; Valeurs : Nb. ID.
Segments : Type, Donneur, Relation.

b) Dépassements

Filtre Conformité = Dépassé.
Graphique barres : Type (X) × Valeur EUR (Y), couleur par Pays.

c) Top bénéficiaires (risque cumul)

Lignes : Bénéficiaire ; Valeur : Somme Valeur EUR (année) ; Trier desc.

17) Imports semi-automatiques (Power Query)

FX hebdomadaire

Données → À partir du Web/CSV (taux).
Transformer colonnes → garder Devise, TauxEUR.
Charger dans Tables (remplace la zone FX).
“Actualiser tout” chaque semaine.

Cadeaux en lot (CSV cartes/notes de frais)

Données → À partir d’un dossier (CSV).
Combiner, standardiser Date/Devise/Montant.
Fusionner sur Nom Contact (ou e-mail s’il existe).

18) Score contact (priorisation simple)

Ajoute 3 colonnes dans Contacts :

Activité (jours depuis Dernier contact): =MIN(100; MAX(0; 100 - (AUJOURDHUI()-[Dernier contact])))
Valeur (Tier A=100, B=60, C=30): =SI(Tier="A";100;SI(Tier="B";60;30))
Risque (Sensible/PEP=—20 sinon 0): =SI(Sensibilité="Sensible / PEP";-20;0)

Score = ARRONDI((Activité*0,4)+(Valeur*0,5)+(Risque*0,1);0)
→ MFC : 90–100 vert, 60–89 ambre, <60 gris.
Utilise ce score pour prioriser les actions commerciales/compliance.

19) Qualité des données (déduplication & normalisation)

Doublons Contacts : créer une colonne Empreinte
=MINUSCULE(SUPPRESPACE([Nom]&"|"&[Société/Organisation]&"|"&[Email]))
→ Filtrer les répétitions.
E-mails : valider *@*.* via règle (ou check manuel).
Pays : listes contrôlées (menu).
Dates : dd/mm/yyyy (uniforme) — déjà paramétré.

20) Sécurité & conformité

Protection Excel :
- Onglets Tables/formules en lecture seule ;
- Masquer cellules sensibles (si besoin).
Stockage : SharePoint/OneDrive avec droits (lecture vs édition).
RGPD : champs Consentement + Sensibilité/PEP ; documente la durée de conservation.
Traçabilité : exporter un PDF mensuel (ou archiver le XLSX versionné).

21) Maintenabilité & versioning

Nommer : YYYY-MM_AppContactsCadeaux_vX.xlsx.
Changelog (onglet simple) : date, auteur, évolution (plafonds, listes, formules).
Tests : 3 cas “passe/échoue” après chaque changement de policy.

22) FAQ avancée

La conformité reste “Dépassé” alors que tout semble OK ?
Vérifie Type|Pays dans Tables (clé exacte) et l’année de la date (cumul annuel).
Montant EUR parait faux
Contrôle le taux FX courant et le format (nombre vs texte).
Lenteurs avec beaucoup de lignes
Convertis les grandes plages en Tableaux (Ctrl+T), limite les MFC, et préfère XLOOKUP/INDEX-EQUIV.

23) Checklists imprimables

Saisie d’un cadeau (1 ligne = 1 cadeau)

Date, Type, Mode, Pays, Évènement
Bénéficiaire (depuis Contacts), Donneur (depuis Employés)
Montant + Devise → Valeur EUR calculée
Preuve/Lien attaché
Statut (Proposé/En attente/Approuvé/…) à jour

Revue mensuelle Compliance

“En attente d’approbation” = 0 ou plan d’actions
“Dépassé” justifié/sanctionné
Top bénéficiaires & donneurs revus
Export PDF + archivage

24) Feuille de route (évolutions possibles)

Dashboard visuel multi-segments (Type, Pays, Statut, Donneur).
Power Automate : e-mail d’approbation → mise à jour automatique du statut/date.
Référentiel devises connecté (FX).
Traduction FR/EN, charte graphique, logo.
Module “risque pays/secteur” (+/– au score).