Action commerciale en pratique : Fiche utiles – de communication avec les commerciaux

La fiche de suivi “Action commerciale” en Kanban vous donne un radar en temps réel : où pousser, quoi relancer, ce qui bloque. Un tableau simple + des règles claires + quelques métriques suffisent pour accélérer le cycle de vente et stabiliser les résultats.

Présentation sous forme de tableau Kanban

Transformer le suivi des actions commerciales en flux visuel : chaque opportunité est une carte qui progresse d’une colonne à l’autre, avec des limites WIP, des règles simples et des métriques lisibles. Résultat : moins d’oubli, plus de focus, un cycle de vente plus court.

1) Le tableau Kanban “Ventes”

Colonnes (exemple B2B)

Prospects → Qualifiés → RDV Programmé → Offre envoyée → Négociation → Gagné/Perdu

Variante courte (téléprospection) : À appeler → Appelé → Rappel → RDV pris → Gagné/Perdu.

Limites WIP (Work In Progress)

Qualifiés: 15 • RDV Programmé: 10 • Offre: 8 • Négociation: 5
But : finir > commencer. Trop de cartes = promesses non tenues.

Règles de tirage

On tire une carte depuis la colonne amont seulement si la limite WIP de la colonne cible n’est pas atteinte.
Priorité au rattrapage (RDV/Offre/Négociation) avant l’ajout de nouveaux prospects.

2) La carte “Action commerciale” (à coller sur le tableau)

Champs essentiels

Compte / Contact
Prochaine action & date (appel, email, démo, envoi doc)
Montant estimé & probabilité (ex. 40 %)
Personne en charge (SDR/AE)
Source (inbound, salon, referral, partenaire)
Échéance (close date)
Notes / objections clés
Classe de service (Standard / Fixed Date événement / Expedite incident)

Mini-exemple (remplie)

[Compte] ACME SAS [Contact] M. Dubois [Next] Démo 12/10 10h
[Montant] 28 k€ [Prob] 40% [Owner] Zoé (AE) [Source] Salon IT
[Échéance] 30/10 [Classe] Fixed Date (budget annuel)
Notes : besoin SSO + 2 intégrations. Objection prix probable.

3) Politiques de colonne (DoR / DoD)

Definition of Ready (exemples)

Qualifiés : contact opt-in, besoin explicite, budget plausible, décideur identifié.
RDV Programmé : date/heure confirmées + agenda envoyé.
Offre envoyée : brief validé, prix calibré, date de relance inscrite.

Definition of Done

RDV Programmé → terminé quand le RDV est tenu (ou replanifié).
Offre envoyée → terminé quand accusé de réception + prochaine action datée.
Négociation → terminé quand Gagné/Perdu enregistré dans le CRM.

4) Rituels (rapides, au tableau)

Daily 10’ (devant le Kanban)

Blocages (étiquettes rouges datées) : qui débloque quoi, aujourd’hui ?
Finir > commencer : prioriser relances et RDV tenus.
Tirage : on n’ajoute que si le WIP le permet.

Hebdo 30’ (replenishment & revue)

Purge Prospects obsolètes (>30 j sans action).
Tirer des leads qualifiés (DoR) vers RDV Programmé.
Revoir Offre/Négociation : dates de relance réalistes, propriétaires clairs.

5) Métriques commerciales (papier ou CRM)

Indicateur	Comment	Lecture
Throughput (gagnées/semaine)	Comptez les cartes “Gagné”	Tendance ↑ = mieux
Cycle time (Prospect→Gagné)	Notez start/done (jours)	Baisse = vente plus rapide
Taux de conversion par étape	(# sorties / # entrées)	Repère les goulots
Âge des cartes	Date de dernière action	>7 j = risque d’oubli
Pipe pondéré	Σ (montant × probabilité)	Vision du mois/du trimestre

Feu de signalisation (repères)

Âge carte en Négociation : ✅ ≤ 10 j • ⚠️ 11–20 j • ❌ > 20 j
% cartes sans “prochaine action” : cible 0 % (sinon, oubli assuré).

6) Cas pratiques

A) Beaucoup d’offres, peu de wins

Signal : Négociation saturée, conversion faible.
Contre-mesure : WIP Négociation –1, script d’objection standard, relances planifiées, requalifier plus tôt.

B) RDV annulés

Signal : RDV Programmé stagne.
Contre-mesure : email de confirmation + rappel + agenda ; limiter RDV > 10/jour (qualité > volume).

C) Fixed Date (salon/fin d’exercice)

Signal : échéance immuable.
Contre-mesure : classe Fixed Date, prioritaire sur Standard, limite WIP dédiée.

7) Gabarit de tableau (imprimable)

TITRE : Pipeline Commercial — Période : →

┌─────────────┬───────────────┬─────────────────┬───────────────┬───────────────┬───────────┐
│ PROSPECTS │ QUALIFIÉS │ RDV PROGRAMMÉ │ OFFRE ENVOYÉE │ NÉGOCIATION │ GAGNÉ/ │
│ (∞) │ (WIP 15) │ (WIP 10) │ (WIP 8) │ (WIP 5) │ PERDU │
├─────────────┼───────────────┼─────────────────┼───────────────┼───────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
└─────────────┴───────────────┴─────────────────┴───────────────┴───────────────┴───────────┘

RÈGLES : Tirer si WIP < limite • Finir > Commencer • Chaque carte a une PROCHAINE ACTION datée
CLASSES : ☐ Standard ☐ Fixed Date ☐ Expedite (incident) ☐ Partenaire

8) Checklist de démarrage (15 minutes)

Colonnes définies (4–6) et WIP visibles.
Modèle de carte adopté (champs ci-dessus).
Étiquettes blocage rouges prêtes (date + cause + prochaine action).
Daily 10’ à heure fixe ; revue hebdo planifiée.
Métriques sélectionnées (2–3 max) et rituel de mise à jour.

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Scripts, cadrage métrique, prévisions, coaching et dépannages

Avec ces scripts, ce cadre métrique et des routines légères, votre Kanban commercial passe d’un simple tableau à un système de vente prédictible. Commencez par une micro-règle dès cette semaine, mesurez 2 semaines, et itérez.

1) Cartes “vente” prêtes à l’emploi (4 variantes)

1.1 Découverte (inbound)

Champs clés : Problème exprimé • Personna • Budget indicatif • Next step (date/heure).
Déclencheur de tirage vers “RDV programmé” : créneau confirmé + agenda envoyé.

1.2 Outbound (prospection)

Champs clés : Segment • Trigger event (ex. levée, recrutement massif) • Icebreaker • Next step.
Règle : 3 touches max (appel+email+LinkedIn) avant de repasser en nurturing.

1.3 Offre / Chiffrage

Champs clés : Périmètre validé • Prix • Risque (haute, moyenne, faible) • Date relance.
DoD : accusé de réception + relance planifiée.

1.4 Négociation / Closing

Champs clés : Décideurs • Objections top 3 • Concessions possibles • Plan de signature.
DoD : signé OU perdu + raison normalisée (prix, timing, fit, concurrence).

2) Scripts “minimaux” (à coller près du tableau)

2.1 Relance post-offre (email court)

Objet : Suite à notre offre – prochain pas ?
Bonjour [Prénom],
Suite à l’offre envoyée le [date], proposez-vous que nous validions [2-3 points] ?
Créneau court [jour/heure] pour décider des prochains pas ?
Bien à vous, [Signature]

2.2 Rappel RDV (la veille)

Bonjour [Prénom], rappel de notre échange demain [heure].
Agenda : 1) Contexte 2) Démo ciblée 3) Prochaines étapes.
Ce créneau vous convient-il toujours ? [Lien visio]

2.3 Objection prix (en direct)

Accuser réception : “Je comprends la contrainte budgétaire.”
Re-cadrer valeur : “Si on supprime [douleur], le ROI estimé est de [X].”
Optionner : “On peut avancer en 2 phases / ajuster la portée.”
Fermer : “Que validerions-nous aujourd’hui pour sécuriser [échéance] ?”

3) Cadre métrique (light mais suffisant)

Métrique	Où la lire	Cible de départ	Action si rouge
Throughput (wins/sem)	Colonne Gagné	+15–30% / 8 sem	Baisser WIP goulot de 1
Cycle time médian (Prospect→Gagné)	Fiche cycle	−30% / 8 sem	Réduire tailles cartes, scripts relance
% cartes sans prochaine action	Scan au stand-up	0 %	Bloquer tirage tant que >0
Âge en Négociation	Étiquette date	≤10 j	Escalade manager à 7 j
Taux de conversion par étape	Comptage hebdo	+5 pts / 8 sem	Ateliers pitch/objection ciblés

Rappel (Loi de Little) : Cycle time ≈ WIP / Throughput.
Le plus simple pour accélérer : terminer plus en commençant moins.

4) Prévisions “sans Excel” en 10 minutes

Comptez les wins des 6 dernières semaines → moyenne = X/sem.
Comptez votre WIP actuel dans Négociation → W.
Lead time médian (Prospect→Gagné) = L jours.
Prédire : à 4 semaines, attendez ≈ 4×X wins (intervalle ±1 σ).
Stress test : si WIP Négociation > 1.5× Whistorique, baissez WIP et ajoutez des relances ciblées, sinon vos délais s’allongent.

5) Routines d’équipe (cadence simple)

Quotidien — Stand-up 10’ : blocages (rouge) → finir > commencer → tirage si WIP ok.
Hebdo — Replenishment 30’ : purge prospects obsolètes, tirage vers RDV, vérif DoR.
Hebdo — Revue “flow” 20’ : throughput, cycle time, conversions par étape, 1 micro-règle à tester 2 semaines (ex. “CR ≤ 24 h”, “WIP Négociation –1”).
Bimensuel — Atelier objection : rejouer 3 cas perdus, écrire/mettre à jour script.

6) Classes de service (priorisation explicite)

Standard : flux normal.
Fixed Date : salon / fin d’exercice / budget annuel → priorité haute jusqu’à la date.
Expedite : incident critique (1 carte active max, rétro 10’ après).
Partenaire : opportunité via canal, SLA de réponse (ex. 24 h).

7) Hygiène du pipeline (checklist rapide)

Chaque carte a une prochaine action datée.
WIP respecté, surtout en Offre et Négociation.
Prospects >30 j sans action remis en nurturing.
Notes d’appel en 3 puces max, lisibles par tous.
Raisons de perte normalisées (prix / timing / fit / concurrence).

8) Dépannages (symptôme → remède)

Beaucoup de RDV, peu d’offres → requalifier + script close du RDV (résumé & next step).
Offres bloquées → relance cadencée J+2 / J+7, revue de valeur, option en 2 phases.
Négociation interminable → WIP–1 + échéance de décision + alternatives fermées.
Expedite à gogo → critères durcis + canal “incident” séparé + rétro 10’.
Prévisions erratiques → stabiliser WIP + réduire taille des cartes + mesurer médian.