Modèle de note de frais gratuit : Word et Excel, restaurant, association et exemples

Une note de frais transforme une dépense avancée pour le travail en une opération claire : identifier l’achat, expliquer son motif professionnel, joindre le justificatif, obtenir la validation puis procéder au remboursement. Le principe paraît élémentaire. La pratique l’est beaucoup moins dès que s’accumulent repas, kilomètres, hôtels, péages, billets de train, fournitures ou dépenses engagées pour une association.

Cette page réunit plusieurs modèles de notes de frais gratuits, avec des formats adaptés aux usages les plus courants : Excel pour calculer et suivre les dépenses, Word pour imprimer ou transmettre une fiche figée, modèle de note de frais restaurant pour les repas professionnels et modèle de note de frais association pour les bénévoles, dirigeants et salariés associatifs.

L’objectif consiste à disposer d’un document immédiatement exploitable, tout en comprenant quelles informations saisir, quels justificatifs conserver et comment organiser la validation des remboursements.

Modèles de notes de frais à télécharger

Le format pertinent dépend surtout du volume de dépenses et du mode de fonctionnement de la structure.

Modèle de note de frais Excel

Le modèle de note de frais Excel convient à une gestion régulière. Chaque dépense est saisie sur une ligne ; les totaux se calculent automatiquement et le fichier peut regrouper plusieurs catégories.

Champs utiles :

• nom du collaborateur ;
• service ou projet ;
• période concernée ;
• date de la dépense ;
• nature du frais ;
• fournisseur ;
• motif professionnel ;
• montant HT lorsque cette information est nécessaire ;
• TVA ;
• montant TTC ;
• mode de paiement ;
• justificatif disponible ;
• état de validation ;
• montant remboursé.

Un modèle Excel évolué peut également calculer les sous-totaux par catégorie, signaler les justificatifs manquants et afficher le total restant à rembourser.

Exemple :

Total présenté : 337 €

Le tableur devient particulièrement utile dès que l’entreprise gère plusieurs collaborateurs. Une feuille peut accueillir les dépenses, une autre les paramètres et une troisième la synthèse mensuelle.

Modèle de note de frais PDF

Le modèle de note de frais PDF répond à une logique différente. Le document possède une présentation stable et peut être imprimé, complété puis signé.

Il convient notamment aux structures qui traitent peu de demandes ou souhaitent conserver une fiche uniforme pour chaque remboursement.

Une fiche PDF efficace tient idéalement sur une page et rassemble quatre zones :

1. Identification

• salarié ou bénéficiaire ;
• entreprise ou association ;
• fonction ;
• service ;
• mois concerné ;
• numéro de note de frais.

2. Tableau des dépenses

Pour chaque dépense :

date → catégorie → objet → fournisseur → montant → justificatif

3. Récapitulatif

Le document totalise les dépenses par famille :

• transport ;
• kilométrage ;
• hébergement ;
• restauration ;
• stationnement et péage ;
• fournitures ;
• autres frais.

4. Validation

La dernière partie prévoit :

• date de transmission ;
• signature ou validation du demandeur ;
• validation du responsable ;
• contrôle administratif ou comptable ;
• date du remboursement.

Le PDF offre ainsi un support simple à archiver avec les justificatifs.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un relevé des dépenses professionnelles avancées par une personne avant leur remboursement par la structure pour laquelle elles ont été engagées.

L’Urssaf distingue notamment le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs et certaines formes d’allocations forfaitaires. Les frais professionnels correspondent aux dépenses supportées pour les besoins de l’activité professionnelle.

Une note de frais peut concerner :

• un repas professionnel ;
• un billet de train ;
• une chambre d’hôtel ;
• un déplacement en véhicule personnel ;
• un taxi ;
• un parking ;
• un péage ;
• des fournitures achetées pour une mission ;
• une inscription à un événement professionnel ;
• certaines dépenses de réception ;
• un déplacement effectué pour une association.

La note de frais sert alors de lien entre la dépense, sa justification, son approbation et son remboursement.

Que doit contenir une note de frais ?

Aucune bonne gestion des remboursements ne repose uniquement sur une colonne « montant ». Le contexte de la dépense compte autant que sa valeur.

Un modèle opérationnel contient au minimum :

Cette structure permet au responsable de répondre immédiatement à trois questions :

Qui a payé ? Pourquoi ? Pour quel montant ?

Le justificatif vient ensuite établir la réalité de la dépense.

Exemple de note de frais remplie

Voici le cas de Sophie Bernard, chargée de développement, en déplacement professionnel à Bordeaux.

Mission

Présentation commerciale auprès d’un prospect durant deux journées.

Dépenses

Total de la note de frais : 452 €

Chaque ligne renvoie à un justificatif identifiable. La note peut ensuite être contrôlée par le manager avant transmission au service comptable.

Ce principe reste identique pour une note comportant trois dépenses ou pour une entreprise traitant plusieurs centaines de lignes mensuelles.

Modèle de note de frais restaurant

La recherche d’un modèle de note de frais restaurant répond à une situation particulièrement fréquente : le salarié, le dirigeant ou le collaborateur règle un repas lié à son activité puis demande son remboursement.

Le tableau peut prévoir :

Ajouter le motif du repas

Écrire simplement « restaurant » apporte peu d’informations.

Une formulation contextualisée facilite le contrôle :

• déjeuner avec le client Dupont ;
• dîner pendant déplacement professionnel ;
• repas pendant salon professionnel ;
• déjeuner avec partenaire logistique ;
• repas pendant formation extérieure.

Pour certaines notes de restaurant, l’identification du client sur le document possède également une importance fiscale particulière. Le BOFiP prévoit notamment un régime simplifié pour certaines factures de restauration jusqu’à 150 € hors taxes et précise les conditions d’identification du client.

La prudence consiste donc à conserver une facture ou une note lisible, avec suffisamment d’éléments pour rattacher le repas à l’activité professionnelle.

Note de frais restaurant : faut-il indiquer les invités ?

Pour un repas lié à une rencontre professionnelle, indiquer les personnes ou l’organisation concernées renforce considérablement la traçabilité.

Exemple :

Motif insuffisant : déjeuner.

Motif exploitable : déjeuner commercial avec deux représentants du client Martin SAS – présentation du contrat de maintenance.

Le champ « participants » peut donc être ajouté au modèle :

• nom ;
• entreprise ;
• fonction, lorsque cela apporte une information utile.

Cette précision facilite également les contrôles internes des dépenses de réception.

Modèle de note de frais association

La note de frais association possède une place particulière. Un bénévole peut avancer de l’argent pour une activité associative : déplacement, achat de matériel, impression, repas, courrier ou péage.

Le site officiel Associations.gouv.fr rappelle qu’un bénévole peut demander le remboursement de dépenses supportées pour le compte de l’association. Les frais remboursés doivent notamment correspondre à des dépenses réelles, justifiées et proportionnées à l’activité.

Le modèle peut donc comporter :

Identité du bénévole

Nom, prénom et éventuellement fonction dans l’association.

Mission associative

Exemples :

• déplacement pour une compétition ;
• réunion avec la mairie ;
• achat de matériel pour un événement ;
• déplacement pour une assemblée ;
• intervention lors d’une manifestation ;
• achat de fournitures ;
• déplacement pour une formation.

Dépenses

Validation

Une zone peut être réservée au trésorier ou au président :

Montant demandé → montant accepté → date de validation → date de remboursement

Remboursement ou abandon des frais d’un bénévole

Deux situations doivent être clairement distinguées.

Le bénévole demande le remboursement

L’association contrôle les justificatifs puis rembourse les dépenses conformément à ses règles internes.

Le bénévole renonce au remboursement

Dans certaines associations répondant aux conditions fiscales requises, un bénévole peut expressément renoncer au remboursement de frais éligibles. Sous conditions, cette renonciation peut être assimilée à un don ouvrant droit au dispositif fiscal correspondant. L’association doit notamment pouvoir justifier les dépenses et respecter les conditions applicables aux organismes concernés.

Un modèle de note de frais association peut donc prévoir une case distincte :

Demande de remboursement / Renonciation au remboursement

Cette séparation évite de mélanger deux traitements administratifs différents.

Modèle de note de frais kilométriques

Les déplacements en véhicule personnel méritent une feuille dédiée.

Un modèle peut enregistrer :

• date ;
• point de départ ;
• destination ;
• objet du déplacement ;
• nombre de kilomètres ;
• véhicule utilisé ;
• puissance fiscale lorsque la méthode de calcul la requiert ;
• aller simple ou aller-retour ;
• montant calculé.

Exemple :

Total : 260 km

Le modèle Excel possède ici un avantage évident : la formule peut appliquer automatiquement le mode de calcul retenu et produire le total mensuel.

Les barèmes évoluent. Il reste donc préférable de séparer la distance parcourue, donnée stable, du barème utilisé, paramètre qui peut être actualisé.

Note de frais déplacement

Une mission professionnelle génère souvent plusieurs dépenses simultanément.

Une note de frais déplacement peut rassembler :

Transport

Train, avion, métro, taxi, location de véhicule.

Véhicule

Kilométrage, stationnement et péages.

Hébergement

Hôtel ou autre hébergement professionnel.

Repas

Déjeuner et dîner liés au déplacement.

Dépenses annexes

Consigne, bagagerie, accès professionnel, fournitures ou services nécessaires à la mission.

Plutôt que de multiplier les feuilles, un modèle Excel peut attribuer une catégorie à chaque ligne puis calculer automatiquement :

transport + logement + repas + autres frais = coût total de la mission

Cette lecture intéresse autant la comptabilité que le responsable opérationnel.

Note de frais avec ou sans justificatif

Le justificatif occupe une place centrale dans le remboursement aux frais réels.

L’Urssaf présente précisément le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs parmi les modes de prise en charge des frais professionnels.

Le modèle peut donc afficher un indicateur très simple :

Justificatif : Oui / Non / À fournir

Une mise en forme Excel peut même signaler automatiquement les lignes incomplètes.

Exemple :

Cette petite fonction transforme le tableau en outil de contrôle plutôt qu’en simple additionneur.

Quels justificatifs joindre à une note de frais ?

Selon la dépense, il peut s’agir notamment :

• d’une facture ;
• d’un reçu ;
• d’un ticket de parking ;
• d’un justificatif de péage ;
• d’un billet ou justificatif de transport ;
• d’une facture d’hôtel ;
• d’une note de restaurant ;
• d’une facture de fourniture ;
• de documents permettant de justifier un déplacement.

Le fichier numérique facilite le rapprochement entre la ligne saisie et la pièce correspondante.

Une nomenclature simple suffit :

2026-06-015_RESTAURANT_82EUR.pdf

ou

NDF-MARTIN-2026-06-015.pdf

Un identifiant de justificatif peut également être ajouté dans le tableau Excel.

Comment remplir une note de frais ?

Une procédure en six étapes suffit pour la majorité des structures.

1. Identifier la période

Une note mensuelle simplifie généralement le suivi :

Note de frais – Juin 2026

2. Saisir chaque dépense séparément

Une ligne correspond à une dépense.

Ce principe facilite la vérification des montants et leur rapprochement avec les justificatifs.

3. Choisir la catégorie

Par exemple :

• repas ;
• transport ;
• hébergement ;
• kilométrage ;
• parking ;
• péage ;
• fourniture ;
• réception ;
• autre.

4. Expliquer le motif

La dépense doit être reliée à l’activité :

déplacement client, salon professionnel, réunion partenaire, mission associative, formation.

5. Associer le justificatif

Un numéro ou un nom de fichier permet de retrouver rapidement la pièce.

6. Faire valider la note

Une organisation structurée distingue :

saisie → contrôle → validation → remboursement → archivage

Circuit de validation d’une note de frais

Le meilleur modèle perd son intérêt si personne ne sait qui contrôle quoi.

Une procédure simple peut fonctionner ainsi :

Collaborateur
↓
saisit les dépenses et transmet les justificatifs

Responsable
↓
contrôle le motif professionnel et valide la dépense

Administration ou comptabilité
↓
contrôle les montants et les pièces

Trésorerie
↓
effectue le remboursement

Archivage
↓
conserve la note et ses justificatifs

Pour une petite entreprise ou une association, plusieurs fonctions peuvent évidemment être assurées par la même personne.

L’important réside dans la traçabilité : une dépense présentée doit pouvoir être reliée à une validation et à un remboursement.

Note de frais Excel ou PDF : quel format choisir ?

Excel convient mieux si :

• plusieurs dépenses sont traitées chaque mois ;
• les montants doivent être additionnés automatiquement ;
• plusieurs salariés utilisent le même modèle ;
• des statistiques mensuelles sont souhaitées ;
• le contrôle des justificatifs doit être automatisé ;
• les frais kilométriques doivent être calculés.

PDF convient mieux si :

• les notes restent ponctuelles ;
• la priorité va à l’impression ;
• le document doit conserver une mise en page fixe ;
• la validation repose encore sur une signature manuelle.

Excel + PDF offre souvent le meilleur compromis

La note est préparée dans Excel puis exportée en PDF pour validation ou archivage.

Le tableur réalise les calculs ; le PDF fige le document transmis.

Word, Excel pour une note de frais ?

Excel domine pour le calcul et le suivi.

Word apporte davantage de liberté pour créer un formulaire ou une fiche adaptée à l’identité visuelle d’une structure.

PDF convient au document final à transmettre ou archiver.

Comment créer un modèle de note de frais dans Excel ?

Une feuille simple peut déjà devenir très efficace.

Colonnes

A. Date
B. Catégorie
C. Fournisseur
D. Motif
E. Projet
F. Montant HT
G. TVA
H. Montant TTC
I. Justificatif
J. Validation
K. Date de remboursement

Formule de total

La colonne TTC peut être additionnée pour obtenir le montant total de la note.

Des sous-totaux peuvent également être produits pour mesurer :

• total restauration ;
• total transport ;
• total hébergement ;
• total kilométrage ;
• total autres frais.

Une liste déroulante évite les variantes de saisie comme :

« resto », « restaurant », « repas client », « restauration ».

Toutes ces dépenses peuvent appartenir à une catégorie unique : Restauration.

Le tableau devient ensuite beaucoup plus facile à analyser.

Tableau de bord des notes de frais

Une entreprise qui traite régulièrement des remboursements peut aller plus loin et transformer son fichier en mini-outil de pilotage.

Quelques indicateurs suffisent :

Total des frais du mois

Somme de toutes les dépenses validées.

Montant à rembourser

Somme des notes encore en attente de paiement.

Répartition des frais

Pourcentage consacré au transport, aux repas, à l’hôtel ou aux autres dépenses.

Dépenses par collaborateur

Vue utile pour les équipes commerciales ou itinérantes.

Justificatifs manquants

Nombre et montant des dépenses encore incomplètes.

Délai moyen de remboursement

Temps entre la transmission de la note et son règlement.

La note de frais devient ainsi une source d’information sur le coût des déplacements et le fonctionnement de l’entreprise.

Exemple de procédure de notes de frais pour une PME

Une entreprise peut adopter une règle interne très courte.

Avant la dépense

Le collaborateur vérifie que la dépense correspond à une mission professionnelle et respecte la politique interne.

Au moment de l’achat

Il récupère le justificatif.

Après la dépense

Il photographie ou numérise la pièce puis saisit la ligne correspondante.

En fin de période

Il transmet sa note complète.

Validation

Le responsable contrôle le motif et l’administration contrôle les pièces.

Remboursement

Le paiement intervient selon le calendrier fixé par l’entreprise.

Cette organisation réduit les demandes incomplètes et les échanges répétés entre collaborateurs, responsables et comptabilité.

Modèle de note de frais mensuelle

Le regroupement mensuel reste l’une des solutions les plus lisibles.

En-tête

NOTE DE FRAIS – JUIN 2026

Collaborateur : Antoine Robert
Service : Commercial
Responsable : Julie Bernard

Synthèse

Contrôle

Justificatifs : 14 / 14
Date de transmission : 30/06/2026
Validation responsable : validée
Remboursement : à effectuer

Cette présentation offre une vision synthétique sans supprimer le détail des dépenses.

Les erreurs qui compliquent le remboursement

Certaines pratiques fragilisent rapidement le suivi.

Regrouper plusieurs dépenses sur une seule ligne

Un montant de 184 € intitulé « déplacement Paris » oblige le contrôleur à reconstituer train, métro et repas.

Utiliser des motifs trop vagues

« Divers » ou « déplacement » apportent peu de valeur.

Mélanger les périodes

Une note regroupant plusieurs mois complique les rapprochements.

Oublier les justificatifs

Le contrôle devient plus long et le traitement du remboursement peut être retardé.

Modifier manuellement les formules Excel

Les totaux deviennent moins fiables.

Utiliser plusieurs modèles différents

Chaque collaborateur développe alors ses propres catégories et sa propre présentation.

Un modèle commun résout une grande partie de ces difficultés.

Modèle de note de frais pour TPE, PME et associations

La même architecture peut servir à plusieurs organisations, mais les champs prioritaires changent.

TPE

Privilégier la simplicité :

date + dépense + motif + montant + justificatif + validation

PME

Ajouter :

• service ;
• centre de coût ;
• projet ;
• client ;
• manager ;
• statut ;
• date de remboursement.

Association

Ajouter :

• qualité du demandeur ;
• mission associative ;
• événement concerné ;
• validation du trésorier ;
• demande de remboursement ou éventuelle renonciation lorsque le cadre applicable le permet.

Équipe commerciale

Ajouter :

• client ;
• prospect ;
• nombre de participants ;
• déplacement ;
• affaire ou opportunité concernée.

Une note de frais efficace repose sur trois niveaux

Un bon modèle combine finalement trois fonctions.

1. Déclarer

La personne indique précisément ce qu’elle a dépensé.

2. Justifier

Chaque dépense est rattachée à une mission professionnelle ou associative et à une pièce correspondante.

3. Piloter

Excel permet ensuite de suivre les montants, les catégories, les remboursements et les dépenses récurrentes.

La note de frais cesse alors d’être un simple formulaire administratif. Elle devient un outil de gestion des dépenses professionnelles, suffisamment simple pour être rempli rapidement et suffisamment structuré pour faciliter le travail du responsable, du trésorier ou de la comptabilité.

Bibliothèque de modèles de notes de frais

Pour couvrir les principaux usages, la bibliothèque peut réunir :

• Modèle de note de frais Excel gratuit
• Modèle de note de frais PDF à imprimer
• Modèle de note de frais restaurant
• Modèle de note de frais association
• Modèle de frais kilométriques Excel
• Note de frais déplacement professionnel
• Note de frais mensuelle
• Note de frais avec TVA
• Note de frais commerciale
• Note de frais pour PME
• Note de frais bénévole
• Tableau de suivi des remboursements
• Tableau de bord des frais professionnels

Chaque modèle répond ainsi à une situation précise plutôt que de proposer un formulaire générique difficile à adapter.

NOTE DE FRAIS PROFESSIONNELLE

NOTE DE FRAIS RESTAURANT

NOTE DE FRAIS ASSOCIATION

Modèle note de frais Excel avec TVA

Repas client, déjeuner d’équipe, mission professionnelle ou justificatif manquant : retrouvez 16 exemples de notes de frais restaurant avec des modèles prêts à compléter.