Bon de préparation de commande : modèles Excel et Word, picking, préparation vocale et organisation de l’entrepôt

Le bon de préparation de commande transforme une commande enregistrée en instructions concrètes pour l’entrepôt. Références à prélever, quantités, emplacements, ordre de picking, lots, contrôles et validation : ce document accompagne le préparateur depuis le lancement de la mission jusqu’à la remise des marchandises au conditionnement ou à l’expédition. Son usage dépasse aujourd’hui la simple feuille imprimée. Excel, codes-barres, terminaux mobiles, WMS et préparation de commandes vocale permettent d’organiser les prélèvements selon le volume d’activité, la configuration du stock et les exigences de traçabilité.

Cette page réunit les principes essentiels pour créer un bon de préparation de commande, structurer une liste de picking, choisir une méthode de prélèvement, organiser un chariot de préparation et suivre les performances de l’entrepôt. Elle peut servir de référence aussi bien pour une PME utilisant Excel que pour une organisation logistique équipée d’un WMS.

Qu’est-ce qu’un bon de préparation de commande ?

Le bon de préparation de commande est un document opérationnel qui indique au préparateur les produits à prélever afin d’exécuter une commande. Il fait le lien entre les informations enregistrées dans le système de gestion et les opérations physiques réalisées dans le stock.

Une commande commerciale peut simplement indiquer qu’un client souhaite recevoir 20 unités d’un produit A et 10 unités d’un produit B. Pour le préparateur, cette information reste insuffisante. Il doit savoir où trouver les produits, combien en prélever, dans quel ordre effectuer son parcours et comment confirmer l’opération.

Le bon de préparation enrichit donc la commande avec des informations logistiques :

• numéro de commande ;
• référence ou SKU ;
• désignation de l’article ;
• emplacement de stockage ;
• quantité demandée ;
• quantité à prélever ;
• unité de conditionnement ;
• numéro de lot lorsque la traçabilité l’exige ;
• zone, allée ou rack ;
• priorité de préparation ;
• identité du préparateur ;
• heure de lancement ;
• statut de la ligne ;
• anomalies ou ruptures constatées ;
• contrôle final.

Dans une petite structure, ce support peut prendre la forme d’une fiche papier ou d’un tableau Excel. Dans un entrepôt plus structuré, les mêmes informations sont généralement générées et ordonnancées par un ERP, un logiciel de gestion des stocks ou un WMS.

À quoi sert le bon de préparation ?

Sa première fonction consiste à rendre la commande exécutable sur le terrain.

Un bon correctement construit indique immédiatement au préparateur :

quoi prendre → où le trouver → quelle quantité prélever → comment le contrôler → où déposer la préparation.

Il contribue également à la traçabilité. Une ligne préparée peut être associée à un opérateur, un emplacement, un lot, une heure et éventuellement une validation par scan.

L’intérêt devient particulièrement visible lorsque l’entrepôt comporte plusieurs centaines ou milliers de références. Une liste désordonnée oblige le préparateur à multiplier les déplacements. Une liste structurée selon les emplacements peut au contraire accompagner un circuit logique de prélèvement.

Bon de commande, bon de préparation, liste de picking et bon de livraison

Ces documents interviennent à des moments différents du traitement d’une commande.

La distinction entre bon de commande et bon de préparation est donc fondamentale : le premier exprime la demande, tandis que le second organise son exécution physique.

Quelles informations mettre sur un bon de préparation de commande ?

Un modèle universel doit rester suffisamment simple pour être utilisé rapidement tout en contenant les informations nécessaires au prélèvement.

En-tête du bon

On peut prévoir :

Entreprise : Logistique Exemple SAS
Bon de préparation : BP-2026-00852
Commande : CMD-2026-4582
Client : Client Exemple
Date : 10/08/2026
Priorité : Normale
Préparateur : __________________

Tableau de préparation

Pied du document

Il peut comporter :

Début de préparation : ______
Fin de préparation : ______
Nombre de colis : ______
Anomalies : __________________________
Contrôle effectué par : ______
Validation : ☐ Conforme ☐ À vérifier

Cette structure constitue une bonne base pour un modèle Excel de bon de préparation de commande.

Comment préparer une commande ? Les étapes du processus

La préparation commence avant le premier prélèvement. La qualité des données de stock, l’adressage des emplacements et l’organisation du circuit conditionnent directement la fluidité des opérations.

1. Enregistrer la commande

La commande est reçue depuis le service commercial, une boutique e-commerce, un ERP, une marketplace ou un autre système.

Les références, quantités et contraintes particulières sont vérifiées.

2. Vérifier la disponibilité du stock

Le système détermine si les quantités demandées sont disponibles.

Une rupture peut conduire à :

• préparer partiellement la commande ;
• attendre un réapprovisionnement ;
• substituer une référence lorsque la procédure l’autorise ;
• transférer le produit depuis une autre zone.

3. Générer l’ordre de préparation

Les articles disponibles deviennent des lignes de préparation.

Le système peut ensuite les classer selon leur emplacement afin de construire un parcours cohérent.

4. Effectuer le picking

Le préparateur rejoint l’emplacement indiqué et prélève la quantité demandée.

La validation peut être réalisée :

sur papier, dans Excel, par scan, sur terminal mobile ou par commande vocale.

5. Consolider la commande

Lorsque plusieurs zones ou préparateurs interviennent, les différents prélèvements sont regroupés.

6. Contrôler

Les références et quantités préparées sont comparées aux informations attendues.

Selon l’activité, le contrôle peut également concerner le lot, la date, le numéro de série, l’état du produit ou le poids.

7. Emballer

Les articles sont conditionnés et répartis dans un ou plusieurs colis.

8. Valider et expédier

La préparation terminée est enregistrée. Les documents de transport ou de livraison peuvent ensuite être générés.

Picking : le cœur de la préparation de commandes

Le picking désigne le prélèvement des produits dans les emplacements de stockage afin de constituer les commandes.

Une différence importante apparaît donc entre les deux notions :

La préparation de commandes constitue le processus global ; le picking représente l’étape de prélèvement des articles.

Le choix de la méthode de picking dépend principalement du nombre de commandes, du nombre moyen de lignes par commande, de la rotation des références, des distances à parcourir et de l’organisation physique de l’entrepôt.

Les principales méthodes de picking

Il n’existe donc pas une seule manière de préparer une commande. Une PME stockant 800 références n’aura pas nécessairement besoin de la même organisation qu’un centre logistique traitant plusieurs milliers de lignes quotidiennes.

Préparation de commandes vocale : comprendre le voice picking

La préparation de commandes vocale, ou voice picking, constitue une évolution du picking assisté par support papier ou écran.

Le préparateur reçoit oralement les instructions nécessaires à son parcours. Le système peut lui communiquer une zone, un emplacement, une référence ou une quantité. L’opérateur confirme ensuite l’action selon le fonctionnement prévu par la solution utilisée.

Le principe général peut être représenté ainsi :

Commande → WMS → mission de picking → instruction vocale → emplacement → prélèvement → confirmation → ligne suivante → contrôle → expédition

L’objectif consiste à rendre l’échange avec le système compatible avec le travail physique effectué dans l’entrepôt.

Comment fonctionne le picking vocal ?

Prenons une commande comportant plusieurs références.

Le système affecte d’abord une mission au préparateur.

Il lui communique ensuite le premier emplacement :

Zone A — Allée 4 — Emplacement 12.

Après identification ou validation de l’emplacement, la quantité à prélever est communiquée.

Une fois l’opération confirmée, le système passe à la ligne suivante.

Le cycle se répète jusqu’à la fin de la mission.

Les informations sont alors réintégrées dans le système de gestion afin de mettre à jour l’état de la préparation et, selon la configuration retenue, le stock.

Bon papier, Excel, scan, WMS ou voice picking ?

Le niveau de technologie pertinent dépend davantage de la complexité opérationnelle que de la taille de l’entreprise prise isolément.

Un fichier Excel bien conçu peut donc constituer une première étape avant l’adoption d’un WMS.

Chariot de préparation de commandes : organiser le déplacement du préparateur

Le chariot de préparation de commandes accompagne le déplacement des marchandises pendant le picking. Son rôle varie selon la nature des produits, le nombre de commandes traitées simultanément, les distances et la configuration du stockage.

Le chariot peut accueillir une commande unique ou plusieurs contenants correspondant à différentes commandes.

Pour du batch picking, par exemple, plusieurs bacs peuvent être affectés à plusieurs commandes. Le préparateur prélève alors une référence pour plusieurs commandes pendant son passage devant l’emplacement concerné.

Cette organisation évite de refaire plusieurs fois un trajet similaire.

Quel chariot de préparation de commandes choisir ?

Le choix doit notamment considérer :

• poids et dimensions des marchandises ;
• nombre de références par commande ;
• largeur des allées ;
• distance moyenne de picking ;
• hauteur des prélèvements ;
• nombre de commandes transportées simultanément ;
• nécessité d’utiliser des bacs ;
• présence d’un terminal ou d’un scanner ;
• fréquence des opérations.

L’équipement doit surtout rester cohérent avec la méthode de préparation.

Un chariot sophistiqué associé à une mauvaise implantation du stock ne corrigera pas un circuit de picking inefficace.

Optimiser le circuit de préparation de commandes

Le temps de déplacement représente une variable essentielle de l’activité de picking.

Supposons que le bon soit présenté ainsi :

C-08
A-02
D-04
A-07
C-01
B-03

Le préparateur risque d’effectuer plusieurs allers-retours.

Le même bon réorganisé :

A-02
A-07
B-03
C-01
C-08
D-04

permet de suivre une progression beaucoup plus logique.

Une fonction particulièrement utile dans Excel consiste donc à :

trier automatiquement le bon de préparation par zone → allée → emplacement.

Le modèle devient alors un véritable support d’organisation du picking.

Exemple complet de préparation de commande

Prenons la commande CMD-4582, composée de cinq références et destinée à un client professionnel.

Le système génère le bon BP-4582.

Le préparateur suit l’ordre des emplacements.

À chaque étape, il confirme la quantité réellement prélevée. Une référence disponible en quantité insuffisante est signalée comme anomalie plutôt que validée arbitrairement.

Les marchandises rejoignent ensuite la zone de consolidation.

Le contrôle compare :

référence attendue ↔ référence préparée
quantité attendue ↔ quantité préparée

La commande conforme passe au conditionnement puis à l’expédition.

Cet exemple montre que le bon de préparation constitue autant un document de traçabilité qu’un support d’organisation du travail.

Comment créer un bon de préparation de commande Excel ?

Excel convient particulièrement bien lorsque le volume reste compatible avec une gestion sur tableur.

Un classeur plus élaboré peut être organisé autour de quatre feuilles :

Feuille 1 — Commandes

Base des commandes à préparer.

Feuille 2 — Articles

Référentiel comprenant :

SKU | Désignation | Zone | Allée | Emplacement | Stock

Feuille 3 — Préparation

Génération du bon correspondant à la commande sélectionnée.

Feuille 4 — Tableau de bord

Suivi des performances.

Le rapprochement entre le référentiel articles et les commandes permet notamment de récupérer automatiquement l’emplacement d’une référence.

Automatiser le bon de préparation

Un modèle avancé peut calculer ou renseigner automatiquement :

• emplacement ;
• quantité disponible ;
• quantité à préparer ;
• reliquat ;
• priorité ;
• statut ;
• heure de préparation ;
• écart de quantité ;
• conformité ;
• taux d’avancement.

Des mises en forme conditionnelles peuvent également distinguer visuellement :

🟢 Préparé

🟠 Partiellement préparé

🔴 Rupture

🔵 À préparer

Le tableau devient alors beaucoup plus lisible qu’une simple liste de références.

Contrôle de préparation de commande

Une commande rapidement préparée mais incorrecte génère des coûts supplémentaires : nouvelle manipulation, réclamation, retour, réexpédition ou correction administrative.

Le contrôle doit donc porter sur les informations réellement critiques pour l’activité.

Contrôle quantitatif

La quantité prélevée correspond-elle à la quantité demandée ?

Contrôle des références

Le SKU ou la référence préparée est-il correct ?

Contrôle de traçabilité

Le lot ou le numéro de série correspond-il aux exigences ?

Contrôle visuel

L’état de l’article et de son emballage est-il conforme ?

Contrôle final

Tous les articles attendus sont-ils présents avant fermeture du colis ?

Les erreurs fréquentes en préparation de commandes

Certaines anomalies peuvent être suivies directement dans le bon de préparation :

Cette analyse permet de transformer les erreurs de préparation en indicateurs d’amélioration du processus.

KPI de préparation de commandes

Le pilotage ne doit pas se limiter au nombre de commandes expédiées.

Plusieurs indicateurs permettent d’évaluer simultanément vitesse, qualité et charge.

Nombre de commandes préparées par heure

Commandes/heure = nombre de commandes préparées ÷ nombre d’heures de préparation

Lignes de picking par heure

Lignes/heure = nombre de lignes prélevées ÷ heures travaillées

Cet indicateur est particulièrement intéressant lorsque le nombre d’articles varie fortement d’une commande à l’autre.

Temps moyen de préparation

Temps moyen = temps total consacré à la préparation ÷ nombre de commandes

Taux d’erreur de préparation

Taux d’erreur = lignes erronées ÷ lignes préparées × 100

Taux de conformité

Taux de conformité = commandes conformes ÷ commandes contrôlées × 100

Productivité par préparateur

L’indicateur peut être exprimé en commandes, lignes ou unités préparées par heure travaillée.

Tableau de bord de préparation de commandes

Une synthèse Excel peut réunir :

Un tel tableau complète efficacement le bon opérationnel : le bon sert à exécuter ; le tableau de bord sert à piloter.

Comment améliorer la préparation de commandes ?

La recherche de productivité ne commence pas nécessairement par l’achat d’un équipement supplémentaire. Plusieurs améliorations organisationnelles peuvent produire des résultats importants.

Revoir l’adressage

Un emplacement doit être identifiable sans ambiguïté.

Une nomenclature du type :

Zone A → Allée 04 → Rack 03 → Niveau 02

est plus exploitable qu’une localisation approximative.

Rapprocher les références à forte rotation

Les produits fréquemment prélevés peuvent être positionnés dans des zones facilitant leur accès, sous réserve des contraintes propres au stockage.

Optimiser l’ordre du picking

Les lignes du bon peuvent suivre le parcours physique plutôt que l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la commande commerciale.

Mesurer les erreurs

Une erreur enregistrée avec son type et sa cause devient une information exploitable.

Mesurer les temps

Le suivi des heures de début et de fin aide à identifier les écarts entre zones, catégories de commandes ou méthodes de préparation.

Choisir la technologie selon le besoin

Excel, scan, WMS et voice picking correspondent à différents niveaux d’organisation. La technologie doit résoudre une contrainte identifiée plutôt que simplement ajouter une couche informatique.

Préparation de commandes manuelle ou automatisée ?

La préparation manuelle conserve tout son intérêt pour de nombreuses activités : faibles volumes, forte diversité de références, opérations ponctuelles ou marchandises nécessitant une intervention humaine.

À l’autre extrémité, l’automatisation peut faire intervenir convoyeurs, systèmes de stockage automatisés, robots mobiles ou dispositifs goods-to-person.

Entre ces deux extrêmes existe une grande variété de configurations hybrides :

opérateur + bon papier

opérateur + Excel

opérateur + scanner

opérateur + terminal

opérateur + voice picking

opérateur + WMS + chariot

opérateur + WMS + automatisation

Le bon de préparation évolue alors de la feuille imprimée vers un ordre de travail numérique.

Bon de préparation de commande pour un entrepôt e-commerce

L’e-commerce accentue certaines contraintes : grand nombre de commandes, faible nombre d’articles par commande, pics d’activité et nécessité de limiter les erreurs.

Le batch picking peut alors présenter un intérêt : plusieurs commandes sont collectées pendant un même circuit.

Exemple :

un préparateur doit traiter dix commandes contenant toutes la référence REF-150.

Plutôt que de retourner dix fois au même emplacement, il peut prélever la quantité totale nécessaire puis répartir les unités entre les commandes selon la procédure définie.

Le bon ou le système de picking doit alors assurer la correspondance entre :

produit → quantité → commande → bac ou contenant.

Bon de préparation pour PME et petit stock

Une organisation plus petite peut commencer avec une solution très simple :

1. une feuille Articles contenant les emplacements ;
2. une feuille Commandes ;
3. un bon de préparation généré depuis Excel ;
4. une colonne « quantité prélevée » ;
5. une colonne « contrôle » ;
6. un historique des préparations.

Cette architecture évite de complexifier inutilement le système tout en établissant une véritable méthode de travail.

Elle facilite ensuite une éventuelle migration vers un logiciel de stock ou un WMS lorsque les volumes augmentent.

Du bon de préparation au WMS

Le Warehouse Management System (WMS) pilote les opérations internes de l’entrepôt.

Selon la solution et son paramétrage, il peut notamment intervenir dans :

• gestion des emplacements ;
• réception ;
• mise en stock ;
• réapprovisionnement des zones de picking ;
• lancement des missions ;
• préparation ;
• contrôle ;
• consolidation ;
• inventaire ;
• traçabilité.

Le bon de préparation n’est donc pas supprimé : sa forme change.

L’information autrefois imprimée peut être affichée sur un terminal, transmise à un scanner ou communiquée vocalement.

Quelle solution choisir pour préparer les commandes ?

La décision peut être raisonnée progressivement.

Quelques commandes quotidiennes

→ bon papier ou Excel.

Volume régulier avec besoin de suivi

→ Excel automatisé ou logiciel de gestion des stocks.

Nombreuses références et besoin de traçabilité

→ scan et système de gestion structuré.

Entrepôt avec flux complexes

→ WMS.

Picking intensif nécessitant des interactions adaptées au travail terrain

→ étude d’une solution de voice picking ou d’autres technologies d’assistance.

Le volume seul ne suffit pas. Le nombre de lignes, les distances, la fréquence des erreurs, les exigences de traçabilité et la variabilité de l’activité comptent également.

INVENTAIRE D’ENTREPÔT