cours word 2019|cours numéro 28-Impression en série sur word
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L’impression par lots est un outil utile qui vous permet de produire plusieurs lettres, étiquettes, enveloppes, étiquettes nominatives, etc., à l’aide d’informations stockées dans une liste, une base de données ou une feuille de calcul. Lorsque vous effectuez une impression par lots, vous aurez besoin d’un document Word (vous pouvez commencer avec un document existant ou en créer un nouveau) et une liste de destinataires, qui est généralement un classeur Excel.
Pour utiliser l’impression par lots :
Ouvrez un document Word existant ou créez-en un nouveau.
Dans l’onglet Lettres, cliquez sur la commande Démarrer l’impression en série et sélectionnez Assistant pas à pas pour l’impression en série dans le menu déroulant.
Le volet Fusion et publipostage apparaîtra et vous guidera à travers les six étapes principales pour effectuer une fusion. L’exemple suivant montre comment créer une lettre type et combiner la lettre avec une liste de destinataires.
Étape 1:
Dans le volet Office Fusion et publipostage sur le côté droit de la fenêtre Word, choisissez le type de document que vous souhaitez créer. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Lettres. Cliquez ensuite sur Suivant : Document de démarrage pour passer à l’étape 2.
Étape 2:
Sélectionnez Utiliser le document actuel, puis cliquez sur Suivant : sélectionnez les destinataires auxquels accéder.
Étape 3:
Vous aurez maintenant besoin d’une liste d’adresses pour que Word puisse insérer automatiquement chaque adresse dans le document. La liste peut se trouver dans un fichier existant, tel qu’un classeur Excel, ou vous pouvez saisir une nouvelle liste d’adresses à partir de l’assistant Fusion et publipostage.
- Sélectionnez Utiliser une liste existante, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier.
Localisez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
Si la liste d’adresses se trouve dans un classeur Excel, sélectionnez la feuille de calcul qui contient la liste, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Suivant : rédigez la lettre pour passer à l’étape 4.
Si vous n’avez pas de liste d’adresses existante, vous pouvez cliquer sur le bouton Taper une nouvelle liste et cliquer sur Créer, puis taper manuellement la liste d’adresses.
Étape 4:
Vous êtes maintenant prêt à écrire votre lettre. Une fois imprimée, chaque copie de la lettre sera fondamentalement la même ; seules les données du destinataire (telles que le nom et l’adresse) seront différentes. Vous devrez ajouter des espaces réservés aux données des destinataires afin que le publipostage sache exactement où ajouter les données.
Pour saisir les données du destinataire :
Placez le point d’insertion dans votre document à l’endroit où vous souhaitez que les informations apparaissent.
Choisissez l’une des options d’espace réservé. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Bloc d’adresse.
Selon votre sélection, une boîte de dialogue avec diverses options de personnalisation peut apparaître. Sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.
Un espace réservé apparaîtra dans votre document (par exemple, “AddressBlock”).
Ajoutez autant d’autres espaces réservés que vous le souhaitez. Dans notre exemple, nous allons ajouter un espace réservé pour la ligne de salutation juste au-dessus du corps de la lettre.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant : Prévisualisez les lettres pour passer à l’étape 5.
Une boîte de dialogue apparaîtra. Décidez si vous voulez imprimer toutes les lettres, le document actuel (enregistrement) ou seulement un groupe sélectionné, puis cliquez sur OK. Dans notre exemple, nous imprimerons toutes les lettres.
La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Si nécessaire, modifiez les paramètres d’impression, puis cliquez sur OK. Les lettres seront imprimées.
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