Tutoriels pour les débutants : Apprendre Outlook de A à Z 

Le saviez-vous ? La maîtrise de Microsoft Outlook est indispensable pour les jeunes professionnelles.

Le courrier électronique reste le principal moyen de communication à l’heure actuelle, même lorsque de nouvelles solutions telles que les applications collaboratives  de gestion de projet sont arrivées( Jira/ Monday/ Slack). Le courrier électronique continue d’être utilisé pour les communications d’entreprises, le marketing et toute une série d’autres applications qui garantissent la prospérité des organisations. En ce sens, ceux qui l’utilisent recherchent fréquemment le soutien d’outils tels que les gestionnaires de messagerie pour faciliter l’ensemble de l’expérience. 

En 2023, le travail à distance maintient le cap et séduit les salariés, et Outlook est toujours le moyen de communication “officielle” numéro 1.

Dans cet article, nous voulons parler d’Outlook avec ses avantages et ses inconvénients pour vous aider à savoir s’il vaut la peine de l’utiliser dans votre journée ou non.

Qu’est ce que Outlook ?

Outlook est une centrale de messagerie : que vous envoyiez vos messages par Internet ou par le LAN de votre entreprise, il se charge de l’expédition du courrier sortant et de la récupération du courrier entrant. Outlook est un programme qui fait partie du package Microsoft Office et où vous aurez la possibilité de configurer votre messagerie et de gérer tous les e-mails que vous recevez. Ses fonctions vous permettront de créer des dossiers au suivi de toutes vos communications.

En d’autres termes, Outlook est un gestionnaire d’informations personnel (PIM or Personal Information Manager) dont le rôle est de vous aider, vous et ceux qui travaillent avec vous, à planifier et à mettre au point les rendez vous, à rassembler les adresses, à créer des notes de travail,en un mot à vous organiser. Toutefois, le produit ayant été développé par Microsoft, il ne constitue pas un gestionnaire d’informations, car s’il était le cas, les utilisateurs de Lotus Organizer n’auraient nullement l’idée d’abandonner leur superbe agenda graphique au profit du produit de Microsoft.

Ces utilisateurs recherchent en Outlook les nombreuses fonctionnalités complémentaires qui font si cruellement défaut aux PIM ordinaires

Qu’en attendre? La question est en effet mal formulée, elle devrait plutôt être : “Que me permet Outlook ?”

Cette énonciation différente de la question est riche de sens. Il n’existe réellement aucun autre type de logiciel pour lequel l ‘utilisateur est aussi déterminant. Le succès ou l’échec de l’emploi de ce programme dépend essentiellement du travail de l’utilisateur.

Pourquoi utiliser Outlook en 2023?

Avoir une plateforme qui facilite la communication entre vos collaborateurs, clients et fournisseurs est essentiel pour le fonctionnement de vos processus métiers. Microsoft présente une solution à ce besoin sous la forme d’un courrier professionnel Outlook.

Vous connaissez peut-être cette solution et l’utilisez peut-être même pour votre compte personnel. Cependant, il peut y avoir des fonctionnalités de compte d’entreprise dont vous n’aviez pas connaissance et qui peuvent bénéficier à votre équipe.

Il va sans dire que les programmes qui permettent un management de projet collaboratif comme Jira occupent une place de choix, mais outlook a des avantages et on le trouve présent dans plusieurs cas d’utilisation. 

À l’inverse de beaucoup d’autres logiciels, Outlook peut dans une certaine mesure s’adapter à vos habitudes de travail,mais vous devrez aussi s’habituer à son fonctionnement.

En guise d’exemple, Outlook vous permet de planifier très simplement une réunion et d’inviter tous les participants par voie d’e-mail, mais, si personne ne note ses rendez-vous dans son agenda, la réunion risque de courir à l’échec. Le programme est tout à fait en mesure de définir les plages horaires libres des participants, mais ne peut deviner les rendez-vous non inscrits.

Voici ce que vous pouvez réaliser via votre messagerie Outlook :

Unifier vos comptes de messagerie

Si dans votre entreprise, vos équipes ont plusieurs comptes de messagerie personnels ou d’entreprise hébergés dans Outlook, Yahoo et Gmail, avec Microsoft Outlook, vous pouvez les unifier dans une seule boîte de réception, pour éviter que de nombreuses fenêtres ou applications ne s’ouvrent sur les appareils.

Améliorer des réunions et contrôler des conversations

Les employés peuvent améliorer leur disponibilité en planifiant des réunions et des séances de travail. Ces fonctionnalités vous aideront à gagner du temps en essayant de contacter le reste de votre équipe. Les canaux de communication Outlook tels que: audio, vidéo et discussions de groupe serviront de support lorsque vous aurez besoin d’assistance pour vos projets.

Planifier des conversations importantes

Ici, il convient de mentionner le fil des conversations essentielles pour les histoires d’équipe. Avec Outlook, vos collaborateurs peuvent planifier quand ils veulent voir les messages clés, afin que les conversations critiques pour votre entreprise ne soient pas laissées pour compte.

Envoyer facilement des documents

Outlook permet de joindre facilement des documents. Vos équipes pourront envoyer des documents rapidement et sans avoir à ouvrir autant de dossiers, puisque l’outil enregistre les fichiers récemment créés. Il se synchronise également facilement avec OneDrive, la plate-forme de stockage de Microsoft, et d’autres comme Drive et Dropbox.

Utiliser des réponses automatisées

La fonctionnalité de réponse automatique sera utile lorsque vos collaborateurs sont en vacances ou en weekend, car le contact avec les partenaires, les clients ou les collègues continuera d’être efficace. Le message peut être créé en fonction du sujet, par exemple, un collaborateur peut préciser qu’il reviendra de vacances dans une semaine.

Les cas d’usage d’Outlook 

Le champ d’action d’Outlook ne se limite pas à vos données personnelles, il permet également de gérer les données, les rendez-vous et tâches au sein d’un groupe de travail. Généralement, Outlook ressort lorsque vous vous posez l’une des questions suivantes: 

À quoi peut bien servir une fonction de messagerie particulièrement efficace si personne ne relève son courrier ?

Comment surveiller l’avancement de tâches si les réalisateurs ne saisissent pas l’état de ces tâches?

Si vous recevez une tâche accompagnée de l’adresse de l’expéditeur,vous serez obligé d’appeler cette personne au téléphone si vous n’intėgrez pas tout de suite cette adresse dans vos contacts.

Ce livre n’a d’intérêt que si vous avez pris la décision non seulement d’adapter Outlook à votre façon de travailler, mais aussi de remettre en cause votre propre façon de travailler et éventuellement de la modifier.

Si ce n’est pas ce que vous souhaitez, vous n’utiliserez que quelques rares fonctions d’Outlook. Alors que ce programme vous offre de nombreuses possibilités…

Vous avez une foule d’adresses à gérer ? Outlook est votre meilleur allié, car ce programme dispose de puissantes fonctions de gestion d’adresses (appelées les contacts) et recueille aussi bien les adresses normales que les adresses Internet.

Vous oubliez régulièrement vos rendez-vous ? Saisissez un rendez-vous dans Outlook, et le programme vous le rappellera à temps !

Outlook 1998 : Un peu de nostalgie….

Version 2013 : cette version a fait en sorte qu’Outlook  s’intègre à OneDrive pour faciliter la collaboration en équipe. 

Outlook 2016 : la marque de fabrique de cette version est de faciliter la collaboration en équipe, cette version s’intègre au calendrier, à vos notes, contacts et liste de tâches. Outlook 2016 vous permet de gérer plusieurs comptes de messagerie et plusieurs calendriers en même temps.

Version 2019 : cette version a impressionné le monde avec la Boîte de réception intelligente, filtres de messages, et les @mentions.

Outlook 2021 : Cette dernière version inclut un certain nombre de fonctionnalités qui font de l’outil l’un des meilleurs clients de messagerie de nos jours. Il intègre un nouveau champ de recherche et un plugin pour traduire du texte dans 70 langues.

Version pour Mac : L’application Outlook pour macOS qui a maintenant un nouveau design et des fonctionnalités pour garder votre boîte de réception organisée. Certaines de ses principales fonctionnalités sont les @mentions, les confirmations de lecture, les modèles d’e-mail et la planification des e-mails.

Outloook en 2023… Il se remet au goût du jour

Depuis la première version de cette application, de nombreuses améliorations ont été apportées, toujours axées sur la collaboration entre l’utilisateur et l’équipe. Dans Outlook 2021, vous trouverez non seulement une mise à jour visuelle, mais également des améliorations de performances, le nouveau champ de recherche Microsoft et quelques nouvelles fonctionnalités.

Un des grands succès de Microsoft est celui de rendre le programme Outlook multiplateforme. En ce sens, vous pouvez utiliser Outlook sur Windows, Mac, iOS et Android. Donc, n’importe où que vous soyez, vous aurez toujours vos e-mails à portée de main et la possibilité de continuer à les gérer.

Les versions mobiles d’Outlook sont très faciles à utiliser et bien qu’elles n’intègrent pas toutes les fonctionnalités de leurs homologues de bureau, elles sont assez solvables pour la gestion de base des e-mails.

 Pour intégrer l’application Outlook pour Android et iOS, Microsoft a réinventé l’expérience utilisateur et notamment l’UX afin de garantir un service de messagerie “user-centric” sur les appareils mobiles. Ce constat est renforcé par notre expérimentation de la nouvelle barre de navigation sur le calendrier en bas de l’application sur deux types d’appareil mobile iOS et Android. Il existe également un nouveau bouton “Autre”  à partir duquel il est possible d’accéder aux Contacts, aux Fichiers et à toutes les applications. 

Nouveautés

• Outlook vous permet actuellement de traduire des e-mails dans plus de 70 langues.
• Rechercher instantanément pour trouver rapidement des e-mails et des contacts.
• Annoter les images des e-mails ou dessiner sur un canevas séparé avec votre doigt, votre stylet ou votre souris.
• Barre de recherche Microsoft pour trouver facilement tout ce dont vous avez besoin

FAQ

Comment acheter la messagerie professionnelle Outlook ?

Pour acheter votre messagerie professionnelle avec Outlook, vous pouvez contacter un partenaire Microsoft pour vous aider dans la mise en œuvre de cette solution et le processus de migration.

N’ayez pas peur de migrer vers une solution de messagerie, car beaucoup de prestataires vous accompagnent à chaque étape.