Termes de Référence pour un Appel à Projets : Exemple Word

Les termes de référence (TDR) d’un appel à projets constituent un document stratégique qui définit les objectifs, les critères et les modalités de mise en œuvre d’un projet ou d’une initiative. Ce guide présente une structure détaillée et les bonnes pratiques pour rédiger des TDR clairs et efficaces.

1. Objectif des Termes de Référence

Les TDR servent à :

• Encadrer le processus : Fournir un cadre précis pour guider les candidats.
• Aligner les attentes : Décrire les objectifs du projet et les résultats attendus.
• Assurer la transparence : Clarifier les critères de sélection et les règles de soumission.
• Faciliter l’évaluation : Permettre une comparaison équitable entre les propositions.

2. Structure des Termes de Référence

Voici les sections essentielles à inclure dans les TDR d’un appel à projets :

a) Introduction

• Contexte :
  • Décrivez brièvement l’organisation à l’origine de l’appel à projets.
  • Expliquez les raisons et l’opportunité du projet.
  • Exemple : “Cet appel à projets vise à promouvoir l’accès à l’eau potable dans les régions rurales.”
• Objectifs généraux :
  • Définissez les buts principaux de l’appel, comme la résolution d’un problème spécifique ou le développement d’une solution innovante.

b) Objectifs et Résultats Attendus

• Objectifs spécifiques :
  • Présentez les résultats mesurables que les projets soumis doivent atteindre.
  • Exemple : “Réduire de 20 % le temps d’accès à l’eau potable pour les habitants.”
• Indicateurs de succès :
  • Précisez les critères utilisés pour évaluer le succès des projets.
  • Exemple : “Nombre de ménages bénéficiant d’un accès à l’eau potable.”

c) Description des Activités Attenues

• Listez les principales activités que les candidats devront entreprendre.
  • Exemple : “Construction de puits, sensibilisation des communautés locales.”
• Spécifiez les ressources ou partenariats nécessaires.

d) Portée et Durée du Projet

• Durée :
  • Indiquez la période pendant laquelle les projets doivent être réalisés (par exemple, 12 mois).
• Zone d’intervention :
  • Précisez les lieux ou populations cibles.

e) Critères d’Éligibilité

• Définissez clairement qui peut postuler :
  • Types d’organisations : ONG, entreprises, institutions publiques.
  • Expérience requise : Nombre d’années dans le domaine, réalisations similaires.
  • Contraintes géographiques : Les candidats doivent être basés dans une région particulière.

f) Critères d’Évaluation

• Critères de sélection :
  • Proposez des critères pondérés pour guider l’évaluation :
    • Pertinence du projet (30 %)
    • Viabilité technique (20 %)
    • Impact attendu (30 %)
    • Budget et rentabilité (20 %).
• Processus d’évaluation :
  • Expliquez comment les propositions seront examinées (par exemple, comité d’experts, entretien).

g) Modalités de Soumission

• Instructions détaillées :
  • Format des candidatures (PDF, Word).
  • Page limite et contenu obligatoire (résumé, méthodologie, budget, etc.).
• Délai de soumission :
  • Donnez une date et une heure précises.
  • Exemple : “Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 30 juin 2024 à 18h00.”
• Adresse ou plateforme de soumission :
  • Email, site web, ou plateforme dédiée.

h) Budget et Financement

• Montant disponible :
  • Précisez le financement total ou par projet.
  • Exemple : “Chaque projet peut recevoir jusqu’à 50 000 USD.”
• Co-financement :
  • Indiquez si un apport financier des candidats est requis.

i) Modalités de Suivi et Évaluation

• Expliquez comment les projets sélectionnés seront suivis et évalués :
  • Rapports périodiques.
  • Visites de terrain.
  • Critères de performance.

j) Annexe

• Incluez des documents ou informations utiles :
  • Modèle de budget.
  • Liste des documents justificatifs requis.
  • Foire aux questions (FAQ).

3. Conseils Pratiques pour la Rédaction des TDR

1. Soyez clair et concis :
   • Utilisez un langage simple pour éviter les malentendus.
2. Adoptez une structure logique :
   • Organisez les informations de manière séquentielle pour faciliter la lecture.
3. Anticipez les questions :
   • Incluez une FAQ pour répondre aux préoccupations courantes.
4. Mettez en avant les priorités :
   • Soulignez les aspects les plus importants, comme les critères d’éligibilité.
5. Assurez la cohérence :
   • Relisez le document pour garantir qu’il n’y a pas de contradictions.

4. Exemple de Titre d’Appel à Projets

• “Appel à Projets pour l’Accès Durable à l’Eau Potable en Milieu Rural”
• “Programme d’Innovation Écologique pour la Gestion des Déchets”
• “Soutien aux Initiatives Économiques des Femmes Entrepreneurs”

5. Conclusion

Des termes de référence bien rédigés garantissent un processus d’appel à projets efficace et transparent. Ils permettent de mobiliser des propositions alignées avec les objectifs de l’organisation et de sélectionner les initiatives ayant le plus fort potentiel d’impact.

Quels sont les critères d’évaluation clés ?

Les critères d’évaluation clés dans un appel à projets permettent d’assurer une sélection objective, transparente et alignée avec les objectifs fixés. Voici les principaux critères utilisés et leur application pratique :

1. Pertinence du Projet

• Objectif : Évaluer dans quelle mesure le projet répond aux besoins et objectifs définis dans l’appel.
• Questions à poser :
  • Le projet est-il aligné avec les priorités du programme ?
  • Les problématiques ciblées sont-elles bien définies ?
• Exemple :
  • Un projet d’accès à l’eau potable doit démontrer un impact direct sur les populations sans accès suffisant à l’eau.

2. Viabilité Technique

• Objectif : S’assurer que le projet est réalisable avec les moyens, les outils, et les ressources disponibles.
• Questions à poser :
  • Le projet propose-t-il une méthodologie claire et réaliste ?
  • Les activités décrites sont-elles techniquement faisables dans le délai imparti ?
• Exemple :
  • Un projet de construction de puits doit inclure des détails sur les technologies utilisées, les experts mobilisés et la gestion des risques techniques.

3. Impact et Résultats Attendus

• Objectif : Mesurer la capacité du projet à produire des effets concrets et durables.
• Questions à poser :
  • Quels sont les résultats immédiats et à long terme du projet ?
  • Combien de personnes ou communautés seront directement impactées ?
• Exemple :
  • Un projet visant à réduire la déforestation doit montrer des indicateurs mesurables, comme le nombre d’arbres protégés ou replantés.

4. Innovation

• Objectif : Évaluer si le projet propose des approches ou des solutions nouvelles.
• Questions à poser :
  • Le projet utilise-t-il des technologies ou des méthodes innovantes ?
  • Apporte-t-il une valeur ajoutée par rapport aux approches classiques ?
• Exemple :
  • Une initiative introduisant l’utilisation de capteurs solaires pour alimenter des systèmes d’irrigation.

5. Faisabilité Financière

• Objectif : Vérifier si le budget est réaliste et bien justifié.
• Questions à poser :
  • Le budget proposé est-il équilibré et aligné avec les activités prévues ?
  • Y a-t-il une gestion efficace des ressources financières ?
• Exemple :
  • Un projet demandant 50 000 USD pour des activités localisées doit détailler chaque dépense prévue (main-d’œuvre, matériaux, logistique, etc.).

6. Capacité Institutionnelle

• Objectif : S’assurer que le porteur de projet a les compétences, l’expérience et les ressources nécessaires pour le mettre en œuvre.
• Questions à poser :
  • L’organisation ou l’équipe possède-t-elle une expérience pertinente dans des projets similaires ?
  • Les ressources humaines mobilisées sont-elles adaptées ?
• Exemple :
  • Un porteur de projet ayant mené des initiatives similaires dans la région aura plus de chances d’être sélectionné.

7. Durabilité

• Objectif : Évaluer la capacité du projet à produire des effets à long terme sans dépendre exclusivement du financement initial.
• Questions à poser :
  • Les résultats du projet seront-ils maintenus après la fin du financement ?
  • Le projet prévoit-il des mécanismes de transfert de compétences ou d’autonomisation ?
• Exemple :
  • Un projet d’agriculture durable formant les communautés locales à utiliser de nouvelles pratiques pour préserver la productivité des terres.

8. Partenariats et Collaboration

• Objectif : Encourager la synergie entre différents acteurs pour maximiser l’impact.
• Questions à poser :
  • Le projet implique-t-il des partenariats avec des parties prenantes locales ou nationales ?
  • Y a-t-il une stratégie claire pour mobiliser les partenaires ?
• Exemple :
  • Une initiative intégrant des ONG locales, des autorités gouvernementales et des experts techniques.

9. Inclusion Sociale

• Objectif : Évaluer si le projet tient compte des groupes vulnérables ou marginalisés.
• Questions à poser :
  • Le projet cible-t-il des populations particulièrement défavorisées ?
  • Des mécanismes sont-ils prévus pour garantir l’inclusion ?
• Exemple :
  • Un projet de formation pour les jeunes femmes dans des zones rurales pour leur permettre de générer des revenus.

10. Conformité aux Normes et Règlements

• Objectif : S’assurer que le projet respecte les lois et normes en vigueur.
• Questions à poser :
  • Le projet est-il conforme aux réglementations locales ou nationales ?
  • Les normes environnementales ou sociales sont-elles respectées ?
• Exemple :
  • Une construction respectant les règles d’urbanisme et les normes environnementales locales.

Mise en Pratique : Exemple de Pondération

Pour une évaluation juste, attribuez des pondérations aux critères selon leur importance relative :

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