Termes de Référence pour un Appel à Projets : Exemple Word

Un appel à projets cadre une opportunité de manière claire et exploitable. Il fixe les objectifs, précise les actions éligibles, organise le calendrier, encadre le budget, décrit les modalités de candidature et formalise les critères de sélection. Cet exemple Word de termes de référence vous permet de structurer un document lisible et complet afin d’orienter les porteurs de projets vers des propositions comparables, évaluables et alignées sur les priorités du programme.

Termes de référence pour un appel à projets : exemple Word prêt à remplir, critères de sélection et livrables attendus

Les termes de référence (TDR) d’un appel à projets constituent un document stratégique qui définit les objectifs, les critères et les modalités de mise en œuvre d’un projet ou d’une initiative. Ce guide présente une structure détaillée et les bonnes pratiques pour rédiger des TDR clairs et efficaces.

1. Objectif des Termes de Référence

Les TDR servent à :

Encadrer le processus : Fournir un cadre précis pour guider les candidats.
Aligner les attentes : Décrire les objectifs du projet et les résultats attendus.
Assurer la transparence : Clarifier les critères de sélection et les règles de soumission.
Faciliter l’évaluation : Permettre une comparaison équitable entre les propositions.

2. Structure des Termes de Référence

Voici les sections essentielles à inclure dans les TDR d’un appel à projets :

a) Introduction

Contexte :
- Décrivez brièvement l’organisation à l’origine de l’appel à projets.
- Expliquez les raisons et l’opportunité du projet.
- Exemple : « Cet appel à projets vise à promouvoir l’accès à l’eau potable dans les régions rurales. »
Objectifs généraux :
- Définissez les buts principaux de l’appel, comme la résolution d’un problème spécifique ou le développement d’une solution innovante.

b) Objectifs et Résultats Attendus

Objectifs spécifiques :
- Présentez les résultats mesurables que les projets soumis doivent atteindre.
- Exemple : « Réduire de 20 % le temps d’accès à l’eau potable pour les habitants. »
Indicateurs de succès :
- Précisez les critères utilisés pour évaluer le succès des projets.
- Exemple : « Nombre de ménages bénéficiant d’un accès à l’eau potable. »

c) Description des Activités Attenues

Listez les principales activités que les candidats devront entreprendre.
- Exemple : « Construction de puits, sensibilisation des communautés locales. »
Spécifiez les ressources ou partenariats nécessaires.

d) Portée et Durée du Projet

Durée :
- Indiquez la période pendant laquelle les projets doivent être réalisés (par exemple, 12 mois).
Zone d’intervention :
- Précisez les lieux ou populations cibles.

e) Critères d’Éligibilité

Définissez clairement qui peut postuler :
- Types d’organisations : ONG, entreprises, institutions publiques.
- Expérience requise : Nombre d’années dans le domaine, réalisations similaires.
- Contraintes géographiques : Les candidats doivent être basés dans une région particulière.

f) Critères d’Évaluation

Critères de sélection :
- Proposez des critères pondérés pour guider l’évaluation :
  - Pertinence du projet (30 %)
  - Viabilité technique (20 %)
  - Impact attendu (30 %)
  - Budget et rentabilité (20 %).
Processus d’évaluation :
- Expliquez comment les propositions seront examinées (par exemple, comité d’experts, entretien).

g) Modalités de Soumission

Instructions détaillées :
- Format des candidatures (PDF, Word).
- Page limite et contenu obligatoire (résumé, méthodologie, budget, etc.).
Délai de soumission :
- Donnez une date et une heure précises.
- Exemple : « Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 30 juin 2024 à 18h00. »
Adresse ou plateforme de soumission :
- Email, site web, ou plateforme dédiée.

h) Budget et Financement

Montant disponible :
- Précisez le financement total ou par projet.
- Exemple : « Chaque projet peut recevoir jusqu’à 50 000 USD. »
Co-financement :
- Indiquez si un apport financier des candidats est requis.

i) Modalités de Suivi et Évaluation

Expliquez comment les projets sélectionnés seront suivis et évalués :
- Rapports périodiques.
- Visites de terrain.
- Critères de performance.

j) Annexe

Incluez des documents ou informations utiles :
- Modèle de budget.
- Liste des documents justificatifs requis.
- Foire aux questions (FAQ).

3. Conseils Pratiques pour la Rédaction des TDR

Soyez clair et concis :
- Utilisez un langage simple pour éviter les malentendus.
Adoptez une structure logique :
- Organisez les informations de manière séquentielle pour faciliter la lecture.
Anticipez les questions :
- Incluez une FAQ pour répondre aux préoccupations courantes.
Mettez en avant les priorités :
- Soulignez les aspects les plus importants, comme les critères d’éligibilité.
Assurez la cohérence :
- Relisez le document pour garantir qu’il n’y a pas de contradictions.

4. Exemple de Titre d’Appel à Projets

« Appel à Projets pour l’Accès Durable à l’Eau Potable en Milieu Rural »
« Programme d’Innovation Écologique pour la Gestion des Déchets »
« Soutien aux Initiatives Économiques des Femmes Entrepreneurs »

5. Conclusion

Des termes de référence bien rédigés garantissent un processus d’appel à projets efficace et transparent. Ils permettent de mobiliser des propositions alignées avec les objectifs de l’organisation et de sélectionner les initiatives ayant le plus fort potentiel d’impact.

Quels sont les critères d’évaluation clés ?

Les critères d’évaluation clés dans un appel à projets permettent d’assurer une sélection objective, transparente et alignée avec les objectifs fixés. Voici les principaux critères utilisés et leur application pratique :

1. Pertinence du Projet

Objectif : Évaluer dans quelle mesure le projet répond aux besoins et objectifs définis dans l’appel.
Questions à poser :
- Le projet est-il aligné avec les priorités du programme ?
- Les problématiques ciblées sont-elles bien définies ?
Exemple :
- Un projet d’accès à l’eau potable doit démontrer un impact direct sur les populations sans accès suffisant à l’eau.

2. Viabilité Technique

Objectif : S’assurer que le projet est réalisable avec les moyens, les outils, et les ressources disponibles.
Questions à poser :
- Le projet propose-t-il une méthodologie claire et réaliste ?
- Les activités décrites sont-elles techniquement faisables dans le délai imparti ?
Exemple :
- Un projet de construction de puits doit inclure des détails sur les technologies utilisées, les experts mobilisés et la gestion des risques techniques.

3. Impact et Résultats Attendus

Objectif : Mesurer la capacité du projet à produire des effets concrets et durables.
Questions à poser :
- Quels sont les résultats immédiats et à long terme du projet ?
- Combien de personnes ou communautés seront directement impactées ?
Exemple :
- Un projet visant à réduire la déforestation doit montrer des indicateurs mesurables, comme le nombre d’arbres protégés ou replantés.

4. Innovation

Objectif : Évaluer si le projet propose des approches ou des solutions nouvelles.
Questions à poser :
- Le projet utilise-t-il des technologies ou des méthodes innovantes ?
- Apporte-t-il une valeur ajoutée par rapport aux approches classiques ?
Exemple :
- Une initiative introduisant l’utilisation de capteurs solaires pour alimenter des systèmes d’irrigation.

5. Faisabilité Financière

Objectif : Vérifier si le budget est réaliste et bien justifié.
Questions à poser :
- Le budget proposé est-il équilibré et aligné avec les activités prévues ?
- Y a-t-il une gestion efficace des ressources financières ?
Exemple :
- Un projet demandant 50 000 USD pour des activités localisées doit détailler chaque dépense prévue (main-d’œuvre, matériaux, logistique, etc.).

6. Capacité Institutionnelle

Objectif : S’assurer que le porteur de projet a les compétences, l’expérience et les ressources nécessaires pour le mettre en œuvre.
Questions à poser :
- L’organisation ou l’équipe possède-t-elle une expérience pertinente dans des projets similaires ?
- Les ressources humaines mobilisées sont-elles adaptées ?
Exemple :
- Un porteur de projet ayant mené des initiatives similaires dans la région aura plus de chances d’être sélectionné.

7. Durabilité

Objectif : Évaluer la capacité du projet à produire des effets à long terme sans dépendre exclusivement du financement initial.
Questions à poser :
- Les résultats du projet seront-ils maintenus après la fin du financement ?
- Le projet prévoit-il des mécanismes de transfert de compétences ou d’autonomisation ?
Exemple :
- Un projet d’agriculture durable formant les communautés locales à utiliser de nouvelles pratiques pour préserver la productivité des terres.

8. Partenariats et Collaboration

Objectif : Encourager la synergie entre différents acteurs pour maximiser l’impact.
Questions à poser :
- Le projet implique-t-il des partenariats avec des parties prenantes locales ou nationales ?
- Y a-t-il une stratégie claire pour mobiliser les partenaires ?
Exemple :
- Une initiative intégrant des ONG locales, des autorités gouvernementales et des experts techniques.

9. Inclusion Sociale

Objectif : Évaluer si le projet tient compte des groupes vulnérables ou marginalisés.
Questions à poser :
- Le projet cible-t-il des populations particulièrement défavorisées ?
- Des mécanismes sont-ils prévus pour garantir l’inclusion ?
Exemple :
- Un projet de formation pour les jeunes femmes dans des zones rurales pour leur permettre de générer des revenus.

10. Conformité aux Normes et Règlements

Objectif : S’assurer que le projet respecte les lois et normes en vigueur.
Questions à poser :
- Le projet est-il conforme aux réglementations locales ou nationales ?
- Les normes environnementales ou sociales sont-elles respectées ?
Exemple :
- Une construction respectant les règles d’urbanisme et les normes environnementales locales.

Mise en Pratique : Exemple de Pondération

Pour une évaluation juste, attribuez des pondérations aux critères selon leur importance relative :

Critère	Pondération (%)
Pertinence	20 %
Viabilité Technique	15 %
Impact	20 %
Innovation	10 %
Faisabilité Financière	15 %
Durabilité	10 %
Inclusion Sociale	10 %

Termes_de_Reference_Appel_Projets Télécharger

FAQ Termes de référence pour un appel à projets

Réponses pratiques pour rédiger un document clair et comparable, faciliter l’évaluation des candidatures et sécuriser le lancement d’un appel à projets.

1 À quoi servent les termes de référence dans un appel à projets

Ils fixent le cadre de candidature et rendent les propositions comparables. Le document précise les objectifs, les actions attendues, le calendrier, les modalités de dépôt et les critères d’évaluation, ce qui limite les malentendus.

CadrageComparabilitéSélection

2 Quelle différence existe entre un appel à projets et un appel d’offres

L’appel à projets sélectionne des initiatives proposées par des porteurs de projet, souvent sur la base d’un alignement avec des priorités et d’une logique d’impact. L’appel d’offres vise davantage l’achat d’une prestation définie, avec un besoin déjà spécifié et des livrables contractuels.

3 Quelles rubriques rendent un document immédiatement exploitable

Contexte et objectifs du programme
Conditions d’éligibilité et publics visés
Actions attendues et périmètre des projets
Budget, financement et dépenses éligibles
Calendrier et modalités de candidature
Critères de sélection et méthode d’évaluation
Livrables attendus et obligations de reporting

4 Comment définir des critères de sélection simples et justes

Un bon système combine quelques critères essentiels, chacun avec une pondération. Vous pouvez évaluer la pertinence, la faisabilité, l’impact attendu, la capacité du porteur, la cohérence budgétaire et la qualité du suivi.

Pertinence et alignement avec les objectifs
Faisabilité technique et calendrier réaliste
Impact mesurable et indicateurs
Capacité de l’équipe et gouvernance
Budget cohérent et justification des coûts

5 Comment rendre les projets comparables lors de l’évaluation

Vous imposez un format de dossier unique. Le TDR précise les rubriques obligatoires, la longueur attendue, les pièces à fournir et la forme du budget. Un modèle de budget et une trame de note conceptuelle améliorent fortement la comparabilité.

6 Quels livrables demander après la sélection des projets

Les livrables dépendent du programme, mais un socle fonctionne presque toujours. Vous pouvez demander un plan de travail, un budget détaillé, des rapports périodiques, des preuves d’activités et un rapport final.

Plan de travail et planning des activités
Budget détaillé et plan de décaissement
Rapports d’avancement et tableau d’indicateurs
Rapport final et capitalisation des résultats

7 Comment encadrer le budget et les dépenses éligibles

Le document précise le montant plafond, la durée de financement et les règles de dépenses. Vous indiquez les catégories éligibles, les exclusions, les justificatifs attendus et les conditions de réallocation budgétaire.

8 Que faire si les candidatures sont nombreuses

Une présélection en deux étapes simplifie le traitement. Vous demandez d’abord une note conceptuelle courte, puis vous invitez les dossiers complets uniquement pour les projets retenus à l’étape 1.

9 Comment formuler des exigences de suivi et d’indicateurs

Vous demandez quelques indicateurs simples, mesurables et stables. Le porteur doit préciser la méthode de collecte, la fréquence et la source de vérification. Un tableau d’indicateurs en annexe rend la demande très claire.

10 Quels pièges éviter dans un appel à projets

Objectifs trop larges qui rendent la sélection floue
Critères non pondérés ou non expliqués
Budget mal cadré et dépenses éligibles non définies
Calendrier irréaliste ou trop court
Absence de modèle de dossier et de format budgétaire

11 Comment relier cet exemple au guide général sur les TDR

Cet exemple applique la structure standard des TDR à un cas appel à projets. Le guide de référence vous aide à cadrer précisément le périmètre, les livrables, la gouvernance et les critères. Vous pouvez le consulter ici Rédiger des termes de référence TDR fiches et documents officiels .

12 Quel format de document fonctionne le mieux pour les candidats

Un document principal court et des annexes pratiques donnent de bons résultats. Le texte principal pose le cadre, tandis que les annexes fournissent les modèles. Un candidat comprend vite ce qui est attendu et peut répondre proprement.

Pour consolider la méthode et rédiger un TDR sans zones grises, appuyez-vous sur le guide de référence guide complet pour rédiger des termes de référence TDR avec modèles et structure officielle .