Registre des Assemblées Générales – modèle Word

Objectif : tenir des AG – Assemblées Générales – lisibles, traçables et auditées sans douleur.

1) De quoi parle-t-on ?

Le registre des assemblées générales est le journal officiel de la vie d’une association/société : chaque AG y laisse une trace claire et retrouvable — qui était présent, ce qui a été décidé, comment on a voté, et qui a signé.
Bien tenu, il sert à la gouvernance quotidienne (mandats, budgets, nominations) et protège l’organisation en cas de contrôle ou de litige.

Ce guide propose des bonnes pratiques génériques. Les exigences légales varient selon le pays/le statut : vérifiez vos textes (loi, statuts, règlement intérieur) avant adoption.

2) Les pièces qui composent un bon registre

Fiche “entité” : dénomination, objet, siège, n° d’enregistrement, représentant légal, contacts.
Index des AG (annuel) : ID, type (AGO/AGE/Mixte), date, lieu, mode de convocation, statut du PV.
Fiche AG (une par séance) :
- En-tête : ID, type, date/heure, lieu, président de séance.
- Convocation & ordre du jour : mode d’envoi, quorum requis/atteint, liste des points.
- Feuille de présence (extrait) : présents, représentés, pouvoirs, signatures.
- Résolutions & votes : texte synthétique, POUR/CONTRE/ABST., résultat.
- Pièces & signatures : annexes listées + signatures président/secrétaire/scrutateurs.
Tableau des résolutions (synthèse) : recap annuel des votes, avec référence du PV.

3) Avant l’AG : préparer la preuve

Ordre du jour précis : intitulés actionnables (“Approbation des comptes 2024”, “Renouvellement du CA”).
Convocation : respect du délai et du canal prévus par vos statuts (email/courrier/affichage). Conservez un justificatif d’envoi.
Quorum : calculez le seuil requis (selon statuts/type d’AG). Préparez la feuille de présence et les formulaires de pouvoirs.
Rôles : désignez président de séance, secrétaire, scrutateurs (si nécessaire).
Dossier : comptes, rapports, projets de résolutions, projets de contrats, etc.

Astuce : numérotez à l’avance ID AG (ex. AG-2025-03) et résolutions (R1, R2, …) pour éviter les hésitations en séance.

4) Pendant l’AG : conduire, prouver, voter

Ouverture : rappel de la convocation, constat du quorum, validation de l’ordre du jour.
Tour des points : pour chaque résolution, lisez le texte, ouvrez un temps d’échanges, puis mettez au vote.
Vote : précisez le mode (main levée, bulletin secret, pouvoir), comptez (POUR/CONTRE/ABST.).
Annonce : consignez clairement “Adoptée” ou “Rejetée” avec les totaux.
Clôture : mention des pouvoirs utilisés, décisions finales, heure de fin.
Signatures : président, secrétaire, scrutateurs (le cas échéant).

Règle d’or : une résolution = un objet, un résultat, un mode de vote, des chiffres. Évitez les textes fourre-tout.

5) Après l’AG : finaliser et archiver

PV (procès-verbal) : relu par le président et le secrétaire, signé, annexé au registre avec la feuille de présence et les pièces citées.
Index : mettez à jour le statut du PV (“Rédigé/Signé/Archivé”).
Exécution : déclinez les décisions en actions (déclarations, dépôts bancaires, mise à jour des dirigeants, publications, etc.).
Archivage : paginer, relier en fin d’année ; conserver une version papier signée et une copie numérique.

6) Rédiger des résolutions lisibles (modèle)

R1 — Approbation des comptes 2024
Texte : “L’assemblée approuve les comptes de l’exercice clos au 31/12/2024 tels que présentés.”
Vote : POUR 48 — CONTRE 2 — ABST. 3 → Adoptée.
Effets* : quitus au trésorier ; dépôt légal avant le 30/06/2025.

R2 — Renouvellement partiel du Conseil d’administration
Texte : “Sont élus pour 3 ans : A. Benali, M. Idrissi.”
Vote : POUR 42 — CONTRE 5 — ABST. 6 → Adoptée.
Effets : mise à jour des mandats au registre des dirigeants sous 15 jours.

Checklist “bonne résolution” :

Verbe explicite (Approuve/Élit/Autorise/Modifie).
Périmètre clair (objet, période, personnes).
Mode de vote consigné ; totaux inscrits.
Effets administratifs listés (qui fait quoi, quand).

7) Feuille de présence & pouvoirs — ce qui compte

Identité : nom, qualité (membre, mandataire), signature.
Pouvoirs : un mandataire peut porter X pouvoirs (selon statuts) → comptez-les.
Quorum : calculez présents + représentés ; notez la base de calcul (membres à jour de cotisation, etc.).
Traçabilité : gardez les originaux (pouvoirs signés), numérisez en PDF.

8) Gouvernance légère et rôles

Président de séance : conduit, garantit la régularité, signe le PV.
Secrétaire : prend note, remplit la fiche AG et le tableau des résolutions.
Scrutateurs : supervisent les votes (si secret/contesté).
Trésorier/Dirigeant : exécute les décisions (banque, dépôts, RH, juridique).

9) Contrôles simples (hygiène documentaire)

Intégrité : chaque AG a un PV signé + pièces (convocation, présence, résolutions).
Numérotation : AG et résolutions suivent une séquence sans trou.
Lisibilité : textes courts, chiffres visibles ; éviter les annexes opaques.
Accès : version papier reliée, version numérique sécurisée (PDF daté).

10) Les parades

Problème	Symptôme	Parade
Ordre du jour vague	débats hors-périmètre	ODJ strict, résolutions pré-rédigées
Quorum mal géré	contestation post-AG	calcul visible, pouvoirs vérifiés
Résolutions fourre-tout	exécution impossible	1 objet = 1 résolution
Votes non chiffrés	PV inutilisable	noter POUR/CONTRE/ABST. + mode
Pièces dispersées	registre incomplet	check-list de pièces à la fin de chaque fiche

11) Intégrer le modèle Word fourni (comment utiliser le pack)

Votre fichier Registre_Assemblees_Generales_Style_Nouveau.docx contient trois blocs prêts à l’emploi :

Couverture & Fiche “entité”
- Renseignez l’encadré Informations de l’entité.
- Commencez l’Index des AG : une ligne par AG (vous compléterez le statut du PV après signature).
Fiche AG à dupliquer
- Dupliquez cette page pour chaque AG (ID + Type + Date/Heure + Lieu + Président).
- Remplissez Convocation / Quorum puis Résolutions & votes au fil de la séance.
- Finalisez Signatures et Pièces annexes avant archivage.
Tableau des résolutions (paysage)
- Recopie des R1, R2, … avec totaux ; référence PV (ex. “PV-AG-2025-03”).
- Imprimez en A4 paysage pour une vue annuelle.

Conseils d’impression :

A4 standard, marges modérées, police 11–12 pour lecture debout.
Si assemblées nombreuses, reliez par année (sommaire + index).

12) Modèles “copier-coller”

Convocation (extrait)

“Madame, Monsieur, vous êtes convoqué(e) à l’Assemblée Générale Ordinaire de l’Association X, le samedi 18 octobre 2025 à 10h, Maison des Associations, Salle A. Ordre du jour : 1) Approbation des comptes 2024 ; 2) Budget prévisionnel 2025 ; 3) Renouvellement du CA ; 4) Questions diverses. Pouvoir ci-joint.”

Mention quorum dans le PV

“L’assemblée constate que le quorum requis par les statuts est atteint (présents : 34 ; représentés : 12 ; total : 46). L’assemblée peut valablement délibérer.”

FAQ

Combien de temps conserver ? Au minimum la durée légale de conservation documentaire ; dans la pratique, à vie pour les PV.
Vote secret obligatoire ? Selon vos statuts / décisions de séance. Prévoyez urne et scrutateurs si contesté.
Résolution non prévue à l’ODJ ? Possible ou non selon vos statuts ; sinon, report en AGE ou AG suivante.

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Modes de scrutin en Assemblée Générale — guide détaillé

(à insérer dans votre registre, avec modèles prêts à copier-coller)

⚠️ Les règles exactes dépendent de vos statuts et, le cas échéant, de la loi applicable. Ce guide propose des options standards + formulations types. Adaptez les seuils et modalités à vos textes.

1) Panorama des modes de vote

A. À main levée (ou par appel nominal)

Usage : sujets courants, faible enjeu, besoin de rapidité.
Procédure : le président énonce la résolution → main levée POUR, CONTRE, ABSTENTION (ou appel nominal si nécessaire). Les scrutateurs comptent et annoncent les totaux.
Avantages : rapide, lisible. Risques : pression sociale, contestation si serré.
Bonnes pratiques : re-compter si écart < 3 voix, consigner les totaux dans le PV.

B. Bulletin secret (papier)

Usage : élections, sujets sensibles (personnes, sanctions, rémunérations).
Procédure :
1. Isoloir minimal + urne scellée ;
2. Remise d’un bulletin numéroté par votant (ou non-numéroté + émargement) ;
3. Double enveloppe si votes par correspondance ;
4. Dépouillement par scrutateurs, bulletin nul/blanc précisés ;
5. Procès-verbal de dépouillement.
Avantages : secret garanti. Risques : lenteur, nullités.
Bonnes pratiques : modèle de bulletin unique, consignes claires (“cocher une case”).

C. Procurations / Représentation

Usage : permettre le vote des absents.
Principes (à adapter à vos statuts) :
- Formulaire signé avec identité du mandant et du mandataire.
- Plafond de pouvoirs par mandataire (ex. 2).
- Préciser si le mandat est en blanc (laisse la liberté de vote) ou dirigé (instructions).
Comptabilisation : les procurations valides sont intégrées au quorum et aux totaux.

D. Vote électronique (en séance ou à distance)

Usage : AG hybrides/distantes.
Exigences :
- Vérification d’identité (lien nominatif / OTP) ;
- Traçabilité horodatée (journal d’audit) ;
- Secret possible (chiffrement, anonymisation des bulletins).
Bonnes pratiques : plateforme listant POUR/CONTRE/ABST., export CSV de résultats joint en annexe.

E. Vote par correspondance (postal ou en ligne asynchrone)

Usage : grandes associations, impossibilité matérielle d’être présent.
Procédure : envoi des bulletins + notice ; réception avant date limite ; double enveloppe (identification externe, bulletin interne anonyme) ; dépouillement en séance.
Points clés : registre des réceptions, liste des invalidations (enveloppe non signée, bulletin multiple, délai dépassé).

2) Majorités et calculs (définitions + exemples)

Vérifiez vos statuts : ils fixent le quorum (présents + représentés requis pour ouvrir l’AG) et la majorité (seuil d’adoption).

Type de majorité	Définition (courante)	Exemple de calcul
Simple	> 50 % des suffrages exprimés	40 exprimés → adopté si ≥ 21 POUR
Absolue	> 50 % des membres présents + représentés	60 présents/rprs → adopté si ≥ 31 POUR
Qualifiée	Seuil renforcé (ex. 2/3, 3/4) des exprimés	48 exprimés → 2/3 = 32 POUR min.
Unanimité	Tous les exprimés POUR	35 exprimés → 35 POUR

Abstentions : selon les statuts, elles peuvent ne pas compter dans les exprimés. Précisez la règle dans le PV :
- “Majorité simple des suffrages exprimés, abstentions non prises en compte.”
Bulletins nuls/blancs : hors exprimés (préciser au PV).

Formules utiles (à adapter) :

Exprimés = POUR + CONTRE (si abstentions exclues).
Adoptée (majorité simple) si POUR > CONTRE.
Adoptée (2/3) si POUR ≥ 2/3 × exprimés (arrondir au supérieur).

3) Rôles & sécurités de vote

Président de séance : annonce la résolution, fixe le mode de vote, proclame le résultat.
Secrétaire : consigne les totaux POUR/CONTRE/ABST., la règle de majorité utilisée et le résultat.
Scrutateurs : contrôlent le quorum, supervisent le dépouillement, signent la feuille de dépouillement.
Chaîne de garde (secret) : urne scellée, comptage en public, bulletins annexés sous enveloppe scellée.

Bulletins nuls — cas typiques : mentions manuscrites, multiples choix, bulletin raturé rendant l’intention illisible, bulletin non officiel.

4) Choisir le bon mode (arbre de décision simple)

Sujets sensibles / personnes ? → Bulletin secret.
Nombre de votants faible / enjeu faible ? → Main levée.
Participants dispersés ? → Électronique ou correspondance, si statuts le permettent.
Risque de contestation ? → Secret + scrutateurs + PV de dépouillement.

5) Modèles prêts à copier-coller (pour votre PV)

A. Main levée (majorité simple, abstentions exclues)

Mode de scrutin : vote à main levée. Majorité : simple des suffrages exprimés (abstentions non comptées).
Résultat : POUR 48 — CONTRE 12 — ABST. 5 ; Exprimés = 60 → Résolution adoptée.

B. Bulletin secret (2/3 des exprimés requis)

Mode de scrutin : bulletin secret ; urne scellée, dépouillement public par deux scrutateurs. Majorité : 2/3 des exprimés.
Résultat : POUR 66, CONTRE 28, NULS/BLANCS 3 ; Exprimés = 94 → seuil = 63 → Résolution adoptée.
Annexes : feuille de dépouillement signée, relevé des bulletins nuls/blancs.

C. Procurations (plafonnées, mandat dirigé)

Procurations : 14 mandats validés ; plafond par mandataire = 2 (statuts art. X). Mandats dirigés reportés conformément aux instructions jointes.
Quorum : Présents 52 + Représentés 14 = 66 → quorum atteint.

D. Vote électronique (plateforme)

Mode de scrutin : électronique via Plateforme X, authentification OTP. Traçabilité export CSV annexé.
Majorité : absolue des présents + représentés. Résultat : POUR 31, CONTRE 24, ABST. 6 → Résolution adoptée.

E. Correspondance postale (double enveloppe)

Mode de scrutin : vote par correspondance (double enveloppe). Réceptions : 27 (dont 1 hors délai → invalidée).
Dépouillement : en séance, par 2 scrutateurs. Résultat : … Référence : liste nominative annexée.

6) Checklists rapides

Avant le vote

Quorum requis/atteint calculé et annoncé.
Mode de scrutin annoncé (secret, main levée, électronique, correspondance).
Règle de majorité rappelée (simple/absolue/qualifiée).
Scrutateurs désignés (si secret/correspondance).

Pendant / Dépouillement

Comptage POUR/CONTRE/ABST. (et NULS/BLANCS si secret).
Double comptage si écart < 3 voix.
Feuille de dépouillement signée.

Après

Résultat proclamé + consigné avec la règle appliquée.
Annexes : feuille de présence, procurations, feuille de dépouillement, export électronique.
PV signé (président + secrétaire + scrutateurs si besoin).

7) Encadrés “à coller” dans votre modèle Word

Encadré — Règles de calcul

Sauf stipulation contraire des statuts, la majorité simple s’entend de la moitié plus une des suffrages exprimés (abstentions exclues). Les bulletins nuls/blancs ne sont pas comptés dans les exprimés. Les seuils renforcés (2/3, 3/4, unanimité) s’appliquent pour les décisions listées à l’article X des statuts.

Encadré — Nullités et contestations

En cas de contestation, le président peut ordonner un recomptage. Les motifs de nullité d’un bulletin sont consignés (formes irrégulières, ratures rendant l’intention illisible, bulletins multiples). Le PV de dépouillement est annexé.

8) Cas particuliers & conseils

Égalité parfaite : si vos statuts le prévoient, voix prépondérante du président ; sinon, rejet de la résolution.
Vote par liste (élections) : préciser méthode d’attribution (ex. plus forts restes, proportionnelle, majoritaire).
Cumul de procurations : limiter pour éviter les effets de bloc.
Hybridation : combiner main levée pour résolutions simples et secret pour les personnes, sur la même AG.