Rapport d’intervention: à quoi ça sert et comment ça marche?
Un rapport d’intervention a un rôle fondamental dans la traçabilité des tâches effectuées par des équipes techniques ou des techniciens, en interne ou pour le compte d’un client externe. Cette traçabilité est la garantie de la transparence et permet aux parties prenantes de suivre les actions faîtes. Un rapport d’intervention est aussi un outil d’aide au reporting et à la facturation, et à l’heure de l’intelligence artificielle, nous pouvons nous reposer sur toute la data qui y compilée pour prendre des décisions.
Contexte d’utilisation d’un rapport d’intervention
Dans la plupart des entreprises, il y a toujours un problème technique à résoudre ou une intervention à faire. Cette intervention peut être à caractère préventif, correctif, ou une tâche de contrôle régulier. Pour réussir ces défis, les entreprises préfèrent se concentrer sur leurs propres métiers, et font appel à des prestataires externes. Souvent, les interventions sont faîtes par des experts et les incidents techniques sont résolus grâce à l’intervention d’un technicien spécialisé et mandaté par l’entreprise prestataire du service, pour résoudre le problème.
Ces interventions sont faites dans les heures administratives ou d’astreinte, mais elles sont régies par un document commun qui le rapport d’intervention.
Ce document est généralement obtenu en téléchargeant un modèle de rapport d’intervention modifiable. Mais actuellement, il est possible de numériser un rapport d’intervention via différentes solutions souvent en mode Saas. Ces applications utilisent le cloud et sont accessibles depuis n’importe quelle position.
Infine, vous utilisez un rapport d’intervention quand:
- Effectuez des interventions de maintenance/réparation pour vos clients.
- Remettez au client un état des travaux effectués en attendant la facturation ou l’émission du document commercial de vente.
- Envoyez un plombier qui effectue l’entretien d’une chaudière en panne, ou encore à un mécanicien qui remplace des pièces non fonctionnelles de notre voiture.
Le rapport d’intervention est un document qui est donc rempli à ces effets.
L’importance d’une cette fiche d’intervention et comment l’utiliser dans tous les contextes?
Un rapport d’intervention a un rôle important dans la relation avec les clients , car il permet de suivre le flux de travail, le quantifier et le valider pour procéder à la facturation. C’est pour cette raison qu’un rapport d’intervention revêt en quelque sorte une dimension légale. En effet, ce document porte souvent la signature des deux parties, client ( donneur d’ordre) et le prestataire. Dans la pratique, ces deux parties sont représentées par un technicien / responsable d’intervention et de la personne qui a suivi l’intervention en interne d’une entreprise.
Aujourd’hui, la plupart des solutions sur le marché ont deux approches, l’une basée sur la technologie et l’autre sur le produit. Le premier introduit la signature électronique avancée et donc la signature réalisée à l’aide de tablettes morphométriques, l’autre plutôt la vente d’un produit habituellement associé à la tablette. Au fait, la numérisation des processus en amont est un peu à la mode dans les entreprises. Donc, vous utiliserez très rarement un rapport d’intervention sur papier, mais la connaissance de ses éléments reste une chose indipensable.
Dans la pratique, ce serait bien de voir un technicien créer une fiche d’intervention via une solution Saas, depuis sa tablette ou un smartphone. Ces applications permettent de créer un rapport d’intervention non modifiable et le signer numériquement. Le destinataire reçoit la fiche d’intervention par e-mail pour l’approbation de ce rapport avec une signature électronique et l’authentification à deux facteurs, dont le téléphone mobile mais pas seulement, car il existe alors d’autres technologies et d’autres outils/supports. Évidemment, toute la transition doit être conservée sous forme d’enregistrements et de journaux, appliquant donc directement un processus de préservation numérique aux données incluses dans le rapport et à celles qui m’ont identifié à coup sûr.
L’établissement d’un rapport d’intervention implique la gestion de certaines informations obligatoires” et d’autres informations facultatives qui, selon le service proposé, pourraient être intéressantes à consulter.
Quels sont les éléments classiques à mettre dans un rapport?
Pour établir un rapport d’intervention sur les tâches effectuées, vous devez inclure quelques informations:
- Raison de l’intervention
- Heures et vacation d’intervention
- Matériel utilisé
- Description de la résolution du problème
- Signature du client
Avec ces informations, un rapport d’intervention pourrait donc être considéré comme complet.
Cependant, si vous considérez les activités exercées par une entreprise particulière, des champs supplémentaires peuvent être nécessaires.
Quels champs supplémentaires pourraient être inclus dans un rapport d’intervention ?
Certaines informations intéressantes notamment au niveau statistique pour personnaliser la compilation d’un rapport d’intervention pourraient être :
Numéro de série, marque ou autres informations sur la machine concernée
Références aux ordres de travail externes
Informations supplémentaires nécessaires pour résoudre le problème
Ces informations pourraient également être utilisées à l’avenir pour pouvoir filtrer les réparations et trouver toutes les réparations effectuées sur une machine ou une série de machines/modèles spécifiques et pourraient aider à résoudre des problèmes courants.
En plus de ces champs “statistiques”, vous pouvez enregistrer des champs utiles pour enregistrer des surcoûts à refacturer à votre client :
Moyens de travail utilisés
Diverses heures de location
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