Planning & Passages de Nettoyage des bâtiments & locaux pros dans Excel

Le nettoyage professionnel est un processus avant d’être une série de gestes. Sans un planning clair, des passages tracés et des critères de qualité visibles, on se retrouve vite avec des zones oubliées, des équipes en surcharge, des plaintes d’usagers et un coût réel mal maîtrisé. Ce guide propose une méthode complète et pragmatique pour bâtir un planning robuste, sécuriser l’exécution quotidienne et piloter la qualité avec des preuves.

Enjeux et résultats attendus

Hygiène & image : des locaux propres qui inspirent confiance (accueil, sanitaires, salles de réunion, ateliers).
Sécurité & conformité : produits adaptés, traçabilité des passages, gestion des non-conformités.
Efficacité opérationnelle : répartition équilibrée des tâches, créneaux réalistes, astreintes lisibles.
Preuves d’audit : planning, journal des passages, contrôles qualité, KPIs.

Périmètre & vocabulaire commun

Bâtiment / Zone / Local : le triptyque d’identification. Exemple : Bât B → R+1 → Salle 114.
Type de local : bureau, open space, sanitaires, circulation, accueil, salle réunion, atelier, cuisine, local technique.
Fréquence : quotidien, 2×/semaine, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, trimestriel…
Créneau : matin, midi, après-midi, soir, nuit — à caler selon l’occupation.
État d’avancement : planifié, en cours, fait, reporté, annulé.
Contrôle qualité (CQ) : validation rapide en fin de passage (✓ OK / ✗ NOK), avec observation.

Architecture recommandée du dispositif

Référentiel : listes maîtres (bâtiments, zones, types de locaux, fréquences, créneaux, équipes, agents, états, tâches standard).
Planning hebdomadaire : la vue opérationnelle pour piloter chaque jour ; calcule la durée réelle à partir des heures.
Planning mensuel : la vue long terme pour les tâches périodiques (vitrerie, détachage, détartrage).
Journal des passages : l’historique daté/horodaté, avec NC et observations.
Matrice “type de local × tâches” : règle qui dit quoi faire et à quel rythme selon le type de local.
KPI & tableaux de bord : taux de réalisation, ponctualité, productivité, volume d’anomalies.

Construire un planning qui tient la route

Cartographier les besoins

Recenser bâtiments, zones et locaux avec leur usage, surface, contraintes d’accès et horaires d’occupation.
Associer à chaque type de local un socle de tâches (poussières, sols, sanitaires, points de contact…) et une fréquence cible.

Dimensionner la charge

Estimer la durée prévue par local en cohérence avec la surface, le niveau d’exigence et l’outillage (autolaveuse vs manuel).
Construire les tournées par créneau en équilibrant les temps et en minimisant les déplacements.

Caler l’ordonnancement

Positionner les créneaux quand les locaux sont disponibles et que le bruit / la présence sont compatibles.
Prévoir des marges pour les imprévus (portes fermées, réunions prolongées, incidents).

Rendre le planning lisible

Un tableau unique par semaine, trié par date → créneau → zone.
Un code couleur évident : Fait = vert, En cours = jaune, Reporté/Annulé = rouge ; fréquences différenciées (ex. quotidien en bleu, hebdo en violet, mensuel en gris).
Un champ Contrôle qualité avec ✓ OK ou ✗ NOK.

Exécuter et tracer sans friction

Avant la tournée

Lire le planning du jour, valider les produits/consommables et l’état du matériel.
Vérifier les contraintes de la zone (réunion, accès badge, co-activité).

Pendant la tournée

Respecter l’ordre bâtiment → zone → local.
Cocher les tâches réalisées, noter l’heure de début et l’heure de fin par local ; la durée réelle se calcule automatiquement.
Signaler toute NC (ex. local non accessible, sol taché persistant, consommables manquants).

Après la tournée

Marquer l’état “Fait” et le CQ (✓ OK ou ✗ NOK avec un mot clair).
Reporter les NC vers une fiche action (responsable, délai, preuve de clôture).

Qualité : ce qu’on contrôle vraiment

Aspect visuel : sols, plans de travail, vitrerie accessible, poussières, traces.
Points de contact : poignées, interrupteurs, rampes, boutons — zones à risque.
Sanitaires : cuvettes, lavabos, robinets, distributeurs, miroirs, traceurs d’odeur.
Conformité des consommables : recharges papier, savon, sacs, odeur maîtrisée.
Ergonomie & sécurité : signalisation, rangement matériel, étiquetage, EPI.

Indicateurs qui parlent

Taux de réalisation (hebdo) : part des interventions passées en “Fait”.
Ponctualité : part des interventions faites le jour prévu (ni en avance ni en retard).
Productivité : m² traités par heure et par équipe/agent.
Volume d’anomalies : NC totales, NC par type de local, délai moyen de correction.
Qualité perçue : % ✓ OK au contrôle qualité, motifs des ✗ NOK.

Encadré — formules codifiées (à copier dans vos procédures)

DUREE_reelle_min = (HEURE_FIN − HEURE_DEBUT) × 1440

TAUX_realisation = NB_ETATS("Fait") / NB_INTERVENTIONS_PLANIFIEES

PONCTUALITE = NB_INTERVENTIONS(Faites_le_jour_J) / NB_INTERVENTIONS_PLANIFIEES_J

PRODUCTIVITE_m2_h = (SURFACE_m2_total) / (DUREE_totale_min / 60)

NC_TAUX = NB_NC / NB_INTERVENTIONS_ENREGISTREES
DELAI_MOYEN_NC = MOYENNE( DATE_CLOTURE − DATE_OUVERTURE )

Astuce : affichez TAUX_realisation en %, et suivez la tendance semaine par semaine (mini-sparklines ou graphique simple).

Bonnes pratiques terrain

Rituels courts : brief 5 minutes en début de poste (sites sensibles, points à risque, priorités), débrief en fin de poste (NC, idées d’amélioration).
Standardiser les gestes : même séquence pour un même type de local, pour réduire les écarts et faciliter la formation.
Outillage adapté : microfibres codées par couleur, chariots rangés, brosses dédiées aux sanitaires, produits étiquetés.
Transparence : planning visible du client interne, checkmarks de CQ, journal consultable.
Sécurité & environnement : EPI, SDS/FDS disponibles, dilution respectée, stockage ventilé, gestion des rejets et des déchets.

Gérer les aléas sans casser le planning

Report maîtrisé : si un local est indisponible, replanifier dans un SLA court (ex. J+2) et marquer “Reporté”.
Renfort express : basculer une autre équipe sur la zone en surcharge ; laisser la trace dans le journal.
Pic d’activité : ventilations périodiques prioritaires (sanitaires, circulations), tâches différables glissées sur des créneaux bas.

Exploiter les données pour décider

Hebdo : regarder le taux de réalisation, la ponctualité et les ✗ NOK ; cibler 3 actions max.
Mensuel : vérifier que les tâches périodiques sont toutes passées (vitrerie, détartrage, détachage).
Par zone : repérer les poches de sous-performance (ex. sanitaires R+2) et ajuster la tournée, l’outillage ou la fréquence.

Modèle de message aux occupants (à adapter)

“Une opération de nettoyage renforcé aura lieu [jour/heure] dans votre zone. Merci de libérer les surfaces et de respecter la signalisation. Pour toute demande spécifique (vitrerie, détachage), contactez [nom – téléphone/email]. Merci de votre coopération.”

Un planning utile est simple à lire, facile à tenir et très traçable. Avec un référentiel soigné, des créneaux réalistes, un code couleur clair, un journal des passages et quelques indicateurs sobres, vous disposez d’un dispositif qui rassure les occupants, soutient les équipes et tient en audit. Ensuite, gardez la boucle courte : planifier → exécuter → contrôler → améliorer. C’est cette régularité qui fait la différence, durablement.

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Fichier Excel “Planning & Passages de Nettoyage”

1) Référentiel

Rôle : base de données pour les listes déroulantes.
Contenu : lignes nommées “Batiments”, “Zones”, “Types_locaux”, “Frequencies”, “Creneaux”, “Etats”, “Taches”, “Equipes”, “Agents”.
Effet : toute modification ici alimente instantanément les menus déroulants des autres feuilles (bâtiment, zone, type de local, etc.).

2) Paramètres

Rôle : réglages généraux.
Colonnes : Paramètre | Unité | Valeur | Notes.
Exemples inclus :

Période de référence (lundi)
SLA – délai maxi de report (jours)
SLA – tolérance retard (minutes)

Utilisez cette feuille pour fixer des seuils internes et appuis de pilotage (aucune formule bloquante).

3) Planning_hebdo

Rôle : planification opérationnelle de la semaine (utilisation quotidienne).
Colonnes clés :

Semaine ISO, Date, Jour, Créneau
Bâtiment, Zone/Niveau, Local, Surface (m²)
Type local, Fréquence, Tâches
Durée prévue (min)
Équipe, Agent
État (Planifié / En cours / Fait / Reporté / Annulé)
Heure début, Heure fin → Durée réelle (min) (calculée)
Contrôle qualité (OK/NOK), Observations

Automatisations :

Durée réelle (min) = (Heure fin – Heure début) × 1440 (gestion d’erreur incluse).
Mise en forme conditionnelle :
- État : Fait = vert, En cours = jaune, Reporté/Annulé = rouge.
- Alerte de retard : si Date < aujourd’hui et État ≠ Fait → ligne en rouge.
- Checkmarks CQ : “✓ OK” teinte la ligne en vert, “✗ NOK” en rouge.
- Fréquence : Quotidien bleu, Hebdomadaire violet, Mensuel gris (bandes de lecture rapide).
Listes déroulantes sur créneau, bâtiment, zone, type, fréquence, tâches, équipe, agent, état (alimentées par Référentiel).

4) Planning_mensuel

Rôle : vue macro pour les tâches périodiques (ex : vitrerie, détartrage).
Colonnes : Mois (AAAA-MM), Date, Jour, Bâtiment, Zone, Local, Type local, Fréquence, Créneau, Équipe, Agent, État, Observations.
Automatisations : mêmes listes déroulantes et couleurs d’état que l’hebdo (sans calcul d’heures ici).

5) Passages

Rôle : journal factuel des interventions effectuées.
Colonnes :

Horodatage (Date)
Heure début, Heure fin → Durée réelle (min) (calculée)
Bâtiment, Zone, Local, Type, Tâches effectuées
Agent
NC (Oui/Non) → mise en évidence en rouge si “Oui”
Description NC / Observations

Automatisation :

Durée réelle (min) = (Heure fin – Heure début) × 1440.
Data bars sur la durée pour repérer les temps longs d’un coup d’œil.

6) Matrice_taches

Rôle : règle de fréquence par type de local.
Structure : Type local × liste de tâches → Fréquence (menu déroulant).
Utilité : sert de charte interne “ce qu’on fait et à quel rythme” pour harmoniser les plans.

7) KPI

Rôle : synthèse chiffrée.
Indicateurs fournis :

Passages planifiés (Hebdo) (compte les entrées du planning hebdo)
Passages effectués (Hebdo) (état = “Fait”)
Taux de réalisation (Hebdo) = Passages Fait / Passages planifiés (format %)
Passages saisis (Journal)
Durée totale (min) journal (somme des durées réelles)
NC déclarées (compte des “Oui”)

Données pré-remplies & ergonomie

Le fichier livré inclut des lignes d’exemple dans Planning_hebdo, Planning_mensuel et Passages (bâtiments A/B/C, zones types, agents fictifs) pour visualiser le rendu.
Volets figés (ligne d’en-tête) dans les feuilles opérationnelles pour un défilement confortable.
Largeurs de colonnes optimisées pour éviter les retours à la ligne inutiles.

Adapter le Référentiel : ajoutez vos bâtiments, zones, équipes, agents, tâches — tout le classeur se mettra à jour.
Couleurs & règles : vous pouvez modifier les seuils (Paramètres) et la mise en forme conditionnelle (ex. nouvelles couleurs par équipe).
Impressions/PDF : définissez une zone d’impression sur Planning_hebdo pour publier la semaine visible au mur.