Plan d’action GPEC fonctionnel à télécharger & Guide complet de mise en place

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est un processus stratégique et dynamique qui permet à une organisation d’anticiper ses besoins futurs en compétences, de garantir sa performance et de fidéliser ses talents clefs.

Gérer de manière efficace la GPEC nécessite une vision claire à long terme, une méthodologie structurée d’évaluation des compétences actuelles et requises, ainsi que la mise en place d’actions concrètes et adaptées à chaque étape du processus.

1. Comprendre la GPEC et ses enjeux

Avant toute action, il est essentiel de poser les bases :

Aligner la GPEC avec la stratégie d’entreprise : toute démarche doit répondre à des objectifs business clairs (croissance, transformation digitale, diversification…).
Identifier les enjeux RH : pénurie de compétences, turnover, départs à la retraite, évolution technologique, réorganisation interne…
Engager la direction et le management : sans leadership actif, la GPEC reste théorique.

2. Les piliers d’un plan d’action GPEC

Un plan d’action GPEC repose généralement sur six axes principaux :

2.1. Diagnostic initial

Cartographie des emplois existants
Identifier tous les postes, missions et effectifs par site ou service.
Analyse des compétences disponibles
Évaluer les savoir-faire techniques, comportementaux et organisationnels.
Identification des écarts
Comparer compétences actuelles et compétences nécessaires à court, moyen et long terme.

2.2. Projection et scénarios

Élaborer plusieurs scénarios en fonction des perspectives de marché, des projets internes et des évolutions technologiques.
Identifier les métiers émergents, en déclin ou en transformation.

2.3. Développement des compétences

Plan de formation interne et externe.
Programmes de tutorat et transfert des savoirs.
Renforcement de la polyvalence pour réduire la dépendance à quelques profils clés.

2.4. Mobilité interne et gestion de carrière

Création de passerelles entre métiers ou services.
Mise en place de plans de succession pour les postes stratégiques.
Identification des hauts potentiels et accompagnement personnalisé.

2.5. Recrutement ciblé

Anticiper les départs et lancer les recrutements en amont.
Attirer des profils rares via marque employeur et partenariats écoles.

2.6. Suivi et pilotage

Tableaux de bord avec indicateurs : taux de couverture des compétences, progression des formations, taux de mobilité interne, rotation du personnel…
Réunions de suivi régulières pour ajuster le plan.

3. Méthode de mise en place d’une GPEC

Mettre en œuvre une GPEC nécessite une approche structurée :

3.1. Préparer le terrain

Constituer une équipe projet incluant RH, managers, représentants du personnel et, si possible, un expert externe.
Définir un calendrier avec des échéances réalistes.
Communiquer en interne pour créer l’adhésion dès le départ.

3.2. Collecter et analyser les données

Recueillir les fiches de poste, grilles de compétences, organigrammes.
Utiliser des outils RH (SIRH, matrices de compétences, questionnaires d’auto-évaluation).

3.3. Construire le référentiel emplois-compétences

Définir les compétences clés par métier.
Fixer les niveaux attendus et les critères de maîtrise.

3.4. Identifier les écarts et prioriser les actions

Évaluer l’impact de chaque écart sur la performance.
Prioriser les actions selon la criticité et la faisabilité.

3.5. Déployer le plan d’action

Lancer les formations prioritaires.
Organiser des mobilités internes ciblées.
Mettre en place des plans de transfert de compétences.

3.6. Mesurer et ajuster

Suivre les indicateurs et ajuster en fonction des résultats obtenus.
Mettre à jour le plan au moins une fois par an.

4. Outils et bonnes pratiques

Tableaux de bord Excel avec indicateurs dynamiques et graphiques.
SIRH pour centraliser les données et automatiser le suivi.
Checklists par action pour ne rien oublier (formation, recrutement, mobilité…).
Tableaux de polyvalence pour mesurer la couverture des postes.
Entretiens annuels intégrant des questions liées à l’évolution des compétences.

5. Facteurs clés de succès

Engagement fort de la direction.
Implication des managers de terrain.
Communication claire et régulière.
Adaptabilité : la GPEC doit évoluer avec l’entreprise et son marché.

6. Exemple de plan d’action simplifié

Action	Responsable	Échéance	Indicateur	Statut
Cartographier tous les emplois	RH + Managers	T1	100% des fiches de poste mises à jour	En cours
Lancer programme de tutorat	RH Formation	T2	10 binômes créés	Prévu
Organiser 3 mobilités internes	RH + Managers	T3	3 mobilités validées	Non commencé
Former 15 opérateurs polyvalents	Responsable Production	T4	15 certifiés	Non commencé

📘 Mode d’emploi – Outil GPEC Multi-Cas avec Dashboard

1️⃣ Objectif de l’outil

Cet outil Excel a été conçu pour planifier, suivre et analyser toutes les actions liées à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dans différents contextes.
Il est polyvalent : il peut être utilisé aussi bien pour des jobs manuels (opérateurs, techniciens) que pour des postes qualifiés (ingénieurs, chefs d’équipe, fonctions support).

2️⃣ Structure du fichier

Le classeur contient plusieurs feuilles principales :

Vue Globale
- Feuille centrale où vous saisissez toutes les actions à suivre.
- Colonnes clés :
  - Action : titre clair et concis de l’action.
  - Domaine / Poste-type : choisir dans la liste déroulante (modifiable via “Paramètres”).
  - Site : lieu d’exécution ou de rattachement.
  - Statut : Non commencé, En cours, Terminé.
  - Propriétaire : responsable de l’action.
  - Échéance : date prévue de fin.
  - Indicateur : chiffre ou commentaire mesurant l’avancement.
  - Lien : hyperlien vers un document, un plan ou un rapport externe.
Paramètres
- Contient toutes les listes déroulantes de l’outil.
- Vous pouvez modifier les catégories, sites, statuts ou autres éléments sans casser les formules.
Feuilles thématiques
- Référentiel compétences : suivi des écarts entre compétences requises et actuelles.
- Habilitations & certifications : suivi des conformités et recyclages à prévoir.
- Entretiens & évaluations : écarts entre auto-évaluations et évaluations managers.
- Polyvalence & couverture : calcul automatique des indices de polyvalence.
- Formation & ROI : suivi des heures, budgets, scores et retour sur investissement.
Dashboard
- Vue synthétique et graphique des indicateurs clés :
  - Total d’actions
  - % d’actions terminées
  - Actions en retard
  - Répartition par statut, domaine/poste-type et site
- Graphiques mis à jour automatiquement à partir de la Vue Globale.

3️⃣ Comment utiliser l’outil

Étape 1 – Personnaliser les paramètres

Allez dans Paramètres et modifiez :
- Domaines / Postes-types selon vos besoins (ex. Production, Qualité, Maintenance, Support).
- Sites (noms d’usines, agences, chantiers…).
- Statuts si nécessaire (vous pouvez en ajouter).

Étape 2 – Saisir vos actions dans la Vue Globale

Chaque ligne = une action à suivre.
Utilisez les listes déroulantes pour éviter les erreurs de saisie.
Conseil : décrire l’action de façon opérationnelle (ex. Former 5 opérateurs surjeteuse, Mettre en conformité habilitations électriques).

Étape 3 – Compléter les feuilles thématiques

Utilisez les feuilles “Référentiel compétences”, “Habilitations”, “Formation & ROI”… pour détailler les actions inscrites dans la Vue Globale.
Ces feuilles peuvent contenir plus d’informations qu’il n’y en a dans la Vue Globale, mais doivent rester synchronisées.

Étape 4 – Suivre via le Dashboard

Le Dashboard se met à jour automatiquement selon vos saisies.
Les KPIs et graphes reflètent en temps réel :
- L’état d’avancement global
- La répartition des actions
- Les retards à traiter en priorité

4️⃣ Bonnes pratiques

Mettre à jour régulièrement : idéalement chaque semaine ou après chaque étape majeure.
Utiliser un code couleur dans les commentaires pour visualiser rapidement les urgences.
Archiver les actions terminées pour garder l’outil léger et clair.
Exporter le Dashboard en PDF avant les réunions de suivi.

5️⃣ Extensions possibles

Intégration d’alertes automatiques pour les échéances proches (mise en forme conditionnelle avancée).
Ajout d’un graphique d’évolution mensuelle pour suivre la progression dans le temps.
Connexion à Power BI ou Google Data Studio pour un suivi cloud multi-utilisateurs.