Modèles SOP Excel : 4 Exemple – Production/QHSE, IT/DevOps, Pharma/GMP, Énergie/CVC

On parle souvent de SOP comme d’un “document qualité”. Erreur de cadrage. Une SOP est d’abord un produit de service : elle orchestre des comportements pour livrer un résultat prévisible, en sécurité, à coût maîtrisé. Changeons l’angle : oublions la paperasse ; pensons UX, économie de l’erreur et preuve.

1) Le “job-to-be-done” d’une SOP

Job : permettre à une personne moyenne, dans des conditions moyennes, de réussir une tâche au premier coup.

Réduction de variabilité : même sortie, opérateur différent.
Décisions encadrées : seuils, tolérances et chemins de repli (fallback/rollback).
Traçabilité utile : ce qu’on consigne sert à expliquer et améliorer, pas à remplir pour remplir.
Preuve : montrer comment on a fait, pas seulement qu’on l’a fait.

2) Trois anti-patterns qui ruinent une SOP (et leurs corrections)

Le roman procédural
Symptôme : paragraphes, pas d’actions.
Remède : tableau d’étapes (verbe d’action → résultat mesurable → risque & contrôle).
Le flou lexical
Symptôme : “normal”, “adéquat”, “si possible”.
Remède : critères d’acceptation chiffrés (± tolérances, codes alarmes, RC=0, hash/CRC).
Le document orphelin
Symptôme : personne ne sait qui met à jour ni quand.
Remède : propriétaire nommé, revue périodique, journal de changements.

3) Conçue comme une expérience (UX)

Structure lisible : titres courts, liste à puces, une action par étape.
Cognitive load : visuels utiles (photo, schéma, capture), pas de décors.
Micro-copy : mots d’interface (“Valider”, “Mesurer”, “Consigner”) → impératif + objet + résultat.
Checklist ≠ procédure : la checklist vérifie, la procédure guide. Gardez les deux.

4) Mesurer ce qui compte

Leading : % étapes conformes, temps d’exécution standard (TES), couverture formation, dérives SPC.
Lagging : incidents post-op, non-conformités documentaires, reworks.
Règle : 3–5 KPI max, chacun avec source et fréquence. Sinon, l’équipe n’en tient aucun.

5) La valeur probatoire (et ses limites)

ALCOA+ (Attribuable, Lisible, Contemporain, Original, Exact + Complet, Cohérent, Durable, Disponible) pour que les enregistrements “tiennent au tribunal”.
Chaîne de contrôle : qui, quand, sur quel équipement/version.
Versioning : l’obsolète doit être retiré de l’usage (et archivé), sinon la meilleure SOP devient un risque.
Primauté réglementaire : la loi > votre SOP. Une SOP contraire à la règle ne vous protège pas.

6) Operating model minimaliste

Owner (propriétaire) : livré, mesuré, à jour.
Steward Qualité/Sécurité : cohérence, conformité, auditabilité.
Custodians terrain : retours d’usage, suggestions d’amélioration.
Workflow : rédaction → dry-run → validation → publication → formation → mesure → révision.

7) Sprint “SOP Reloaded” en 10 jours

J1–2 : cartographier 20% des SOP qui couvrent 80% du risque.
J3 : ateliers terrain (Gemba) → collecter les vrais gestes et points de douleur.
J4–5 : réécrire en tableaux d’étapes + critères chiffrés + risques/contrôles.
J6 : dry-run avec un opérateur “frais” + chronométrage.
J7 : fixer 3 KPI/ SOP.
J8 : former (read & understand / pratique), publier une seule source (EDMS).
J9 : retirer les versions obsolètes, consigner le Change Log.
J10 : revue direction : décisions & plan de montée en gamme.

8) Quatre terrains, quatre accents (exemples résumés)

Production/QHSE :
Étape “Démarrer ligne à vide 60 s” → Critères “Vibrations < 5 mm/s, alarme=0” → Risque Bruit/chaleur → Contrôle EPI.

IT/DevOps :
Étape “Déployer via CI/CD” → Critères “tests=100%, /health=200 <200 ms” → Risque indisponibilité → Contrôle canary/rollback.

Pharma/GMP :
Étape “Line clearance signée” → Critères “Zéro matériel précédent, check 4-yeux” → Risque contamination → Contrôle nettoyage CIP/SIP.

Énergie/CVC :
Étape “LOTO + VAT” → Critères “0 V mesuré” → Risque électrocution → Contrôle VAT systématique.

9) Le “SOP Canvas” (1 page pour écrire vite et bien)

Objet & Frontières
Rôles clés & remplaçants
Prérequis & sécurité (autorisations, EPI, LOTO)
Étapes : Verbe → Résultat → Critères → Risques/Contrôles
Enregistrements : quoi, où, durée, responsable
KPI : cible, fréquence, source
Révision : rythme, responsable, critères de mise à jour

10) Ce qu’on gagne (vraiment)

Moins d’incidents, moins de reworks, moins de temps perdu.
Onboarding accéléré et mémoire organisationnelle pérenne.
Conformité démontrable sans théâtre documentaire.

Guide utilisateur — Modèles SOP Excel

Ces fichiers structurent une procédure opérationnelle en feuilles simples à compléter : qui fait quoi, avec quels moyens, selon quels critères, et comment on le prouve. Les champs essentiels sont guidés par des listes déroulantes, de la mise en forme automatique et un dashboard.

Vue d’ensemble des feuilles (ordre de travail recommandé)

01_Metadonnees — Carte d’identité de la SOP
À faire : renseigner le code (ex. SOP-PRD-014), version (v2.0), date d’entrée en vigueur, processus, propriétaire, rédacteur, vérificateur, approbateur, périodicité de révision.
But : assurer la traçabilité et la responsabilité.
02_Objet_Portee — Ce que couvre la SOP, et ce qu’elle ne couvre pas
À faire : décrire l’objet, la portée (sites/départements), le public visé, les limites.
Astuce : écrire court ; mettre les détails en annexe.
03_References_Conformite — Normes & documents liés
À faire : lister les normes (ISO/GMP/ITIL…), docs internes et formulaires.
But : montrer l’alignement réglementaire et où trouver les pièces.
04_Definitions — Lexique
À faire : ajouter acronymes/termes qui prêtent à confusion.
But : éviter les interprétations différentes d’un même mot.
05_Roles_Responsabilites — Qui fait quoi
À faire : lister les rôles (rangs métiers), leurs responsabilités clés et remplaçants.
Astuce : rester au niveau “rôle”, pas “nom de personne”.
06_Equipements_EPI — Moyens & protections
À faire : lister les équipements/matériels, références/calibrages, EPI requis (menu déroulant), remarques.
But : s’assurer que tout est prêt et conforme avant d’agir.
07_Securite_Prerequis — Check de sécurité/préconditions
À faire : cocher Oui/Non (menu) et préciser les commentaires.
Exemples : PTW signé, LOTO appliqué, sauvegarde vérifiée, fenêtre de maintenance validée (selon verticale).
But : bloquer les départs “à risque”.
08_Procedure_Etapes — Le cœur : les actions
Colonnes :

# (numéro d’étape)
Action/Tâche (1 action par ligne, style “Verbe + Objet + Résultat visé”)
Qui (menu déroulant rôles)
Fréq./Durée (menu déroulant fréquences en v2)
Outils/Docs (mode opératoire, lien, script…)
Critères d’acceptation (tolérances, seuils, codes, “RC=0”, “HTTP 200 < 200 ms”, “vibrations < 5 mm/s”, etc.)
Risques & contrôles (EPI, LOTO, rollback…)
Statut (Planifié / En cours / Clôturé / Bloqué — menu)

Ce que vous verrez :

Couleurs de statut automatiques :
- Clôturé → vert ; En cours → bleu ; Bloqué → orange.
Alerte visuelle : si la colonne Action est vide, la ligne pâlit en rouge (pour éviter l’oubli).
Exemples pré-remplis par verticale (v2) : inspirez-vous, dupliquez les lignes, adaptez.

09_Enregistrements — Preuves & conservation
À faire : lister l’enregistrement (ce qui prouve l’exécution), le responsable, le support (menu : Papier/PDF/LIMS/CMMS… selon verticale), la durée de conservation (menu v2), l’emplacement/lien.
But : permettre l’audit et l’analyse.
10_Indicateurs_KPI — Mesurer l’efficacité
À faire : choisir 3–5 KPI max, fixer cible et fréquence (menu), préciser la source.
En v2 : colonnes Valeur actuelle et Écart (actuel − cible) déjà en place avec exemples.
11_Change_Log — Journal des changements
À faire : à chaque mise à jour, compléter date, version, description, auteur et Approbation (Oui/Non).
But : prouver que la SOP est vivante et maîtrisée.
12_Annexes — Liens & pièces
À faire : référencer les schémas, captures, formulaires, plans… avec leurs liens.
00_Index (v2) — Sommaire cliquable
À faire : rien ; servez-vous des liens pour naviguer plus vite.
Dashboard (v2) — Vue instantanée
Contenu : compte les étapes totales / clôturées / en cours / bloquées, calcule un % d’avancement, et affiche un graphique de répartition par statut.
À faire : rien ; il se met à jour en fonction de vos saisies.
_Listes — Feuille cachée pour les menus
À faire (optionnel) : clic-droit sur un onglet → Afficher/Unhide → _Listes.
Ici, vous pouvez ajouter/supprimer des Rôles, Supports, EPI, Fréquences, Durées.

Comment remplir (checklist “prêt en 30 minutes”)

Métadonnées : complétez 01_Metadonnees (code, version, propriétaire, dates).
Listes (si besoin) : dans _Listes (cachée), ajoutez vos rôles, supports, EPI, fréquences, durées.
Sécurité : cochez 07_Securite_Prerequis (les Non doivent avoir un plan clair ou bloquer l’opération).
Étapes : dans 08_Procedure_Etapes, dupliquez les exemples et remplissez :
- Action (1 verbe / 1 résultat), Qui (menu), Fréq., Outils, Critères (mesurables), Risques & contrôles.
- Statut : laissez Planifié tant que non appliqué.
Enregistrements : décrivez quoi, où, combien de temps dans 09_Enregistrements.
KPI : gardez 3–5 indicateurs max dans 10_Indicateurs_KPI (visez “mesurable dès J1”).
Change Log : consignez votre version dans 11_Change_Log.
(v2 uniquement) Vérifiez le Dashboard : il doit refléter vos statuts saisis.

Problèmes fréquents & solutions

Les menus déroulants n’apparaissent pas → Vérifiez que vous saisissez dans les bonnes colonnes (ex. Qui, Statut, Support). Sinon, l’onglet _Listes a pu être supprimé : restaurez le fichier d’origine.
Les couleurs de statut ne se mettent pas → Le statut doit être écrit exactement “Planifié”, “En cours”, “Clôturé”, “Bloqué”.
L’alerte rouge reste → La cellule Action est vide ; ajoutez un verbe d’action clair.
Je ne vois pas le sommaire/graphique → Vous êtes sur la version générique ; utilisez une version sectorielle v2 si vous voulez 00_Index et Dashboard.

Exemples rapides (à adapter)

Production/QHSE : “Appliquer LOTO sur ligne X ; Critères : 0 V, cadenas/tag posés ; Risque : électrocution → Contrôle : VAT + EPI.”
IT/DevOps : “Déployer via CI/CD ; Critères : tests 100 %, /health=200 < 200 ms ; Risque : indispo → Contrôle : canary + rollback.”
Pharma/GMP : “Effectuer line clearance ; Critères : zéro matériel précédent, double signature ; Risque : contamination → Contrôle : CIP/SIP.”
Énergie/CVC : “Démarrer CVC en séquence ; Critères : ΔT attendu, vibrations < seuil ; Risque : surchauffe → Contrôle : surveillance initiale.”

À retenir

Remplissez Métadonnées → Sécurité → Étapes → Enregistrements → KPI → Change Log (dans cet ordre).
Quantifiez les critères, assignez les rôles, consignez les preuves.
Le Dashboard (v2) se met à jour tout seul : utilisez-le en point quotidien.