Modèle Excel Suivi de conformité ISO 14001 / ISO 45001 : du registre d’obligations au pilotage par les KPI

Assurer la conformité n’est pas seulement « cocher des cases ». Pour l’environnement (ISO 14001) comme pour la santé-sécurité au travail (ISO 45001), c’est une discipline de pilotage : savoir précisément quelles obligations s’appliquent, qui fait quoi, quand, avec quelles preuves, et où se situent les urgences.
Ce guide pratique détaille un dispositif simple et robuste : 3 registres (Obligations, Échéances, Preuves) et 2 KPI centraux (% de conformité et échéances critiques), complétés par un tableau de bord.

1) Pourquoi structurer la conformité en 3 registres ?

Clarté juridique et opérationnelle. Un registre « fourre-tout » crée l’opacité ; 3 registres clarifient : quoi (Obligations), quand (Échéances), comment le prouver (Preuves).
Traçabilité native. Lien Obligation ↔ Échéance ↔ Preuve : on sait à tout moment où en est chaque exigence et ce qui manque pour démontrer la conformité.
Priorisation. Les échéances critiques (délai ≤ seuil) émergent automatiquement : on traite d’abord ce qui menace la conformité.
Préparation audit. Le couple registre des obligations + dossier de preuves fait gagner un temps considérable en audit externe et revue de direction.

2) Architecture de la solution

a) Registre Obligations

Chaque ligne décrit une exigence : Source (ISO 14001/45001 ou légal), Clause/Référence, Obligation/Exigence, Applicabilité (Oui/Partiel/Non), Domaine (Environnement / SST), Responsable, Fréquence, Conformité (Conforme/Partiel/Non conforme/N/A), Échéance, Statut (Ouvert/En cours/Clôturé), ID Preuve, Commentaires.

Logique de criticité :

Critique si l’obligation est applicable, non clôturée, avec une échéance renseignée, et que jours restants ≤ seuil (par défaut 30 j, ajustable).

b) Registre Échéances

Il matérialise les actions et contrôles : ID Échéance, ID Obligation, Intitulé, Responsable, Fréquence, Dernière réalisation, Prochaine échéance, Jours restants (calculés), Criticité (OK/Critique), Statut (À planifier/Planifié/Fait/En retard), ID Preuve, Commentaires.

c) Registre Preuves

La bibliothèque d’évidences : Type, Description, Emplacement/Lien, Date, Réf. Obligation (ID), Validée par, Date validation, Statut (Valide/En revue/Rejeté/En cours), Commentaires.

Conseil : visez des preuves “autoportantes” (qui se comprennent sans explication) et faciles à retrouver (liens stables, nommage standard).

3) Les 2 KPI qui comptent vraiment

% de conformité Part des obligations applicables dont la conformité = “Conforme”.
Utilité : signal simple, partageable en comité de direction. Il montre le niveau atteint, pas la dynamique.
Échéances critiques (nb) Nombre d’échéances applicables, non clôturées, avec jours restants ≤ seuil.
Utilité : c’est la dynamique du risque. S’il grimpe, la conformité future est menacée — même si le % de conformité actuel est bon.

Astuce : fixez un seuil “critique” adapté à votre réalité (ex. 30 jours par défaut ; 15 jours si vos cycles sont courts). Faites-le évoluer avec l’expérience.

4) Gouvernance minimale, effets maximum

Rythme
- Hebdo (15 min) : revue des échéances critiques → assignation des actions et relances.
- Mensuel (30–45 min) : revue des KPI (% conformité, critiques), écarts récurrents, arbitrages.
- Trimestriel : nettoyage des preuves (archivage, liens morts), mise à jour des obligations (veille).
Rôles (RACI simple)
- QSE/HSE : propriétaire du dispositif, animation, consolidation KPI.
- Responsables de domaine (ENV/SST) : mise à jour des obligations et preuves, respect des échéances.
- Direction : arbitrages (ressources, priorités), levées de blocage.
Règles d’or
- Une obligation = un responsable clairement nommé.
- Si ce n’est pas prouvé, ce n’est pas conforme.
- Tout ce qui est critique est tracé, daté et relancé.

5) Mise en œuvre en 7 étapes

Initialiser les sources : clauses ISO applicables, obligations légales (ENV/SST), autres exigences (contrats, prescriptions locales).
Qualifier l’applicabilité (Oui/Partiel/Non) et assigner un responsable par obligation.
Planifier : définir ou vérifier la fréquence et poser la prochaine échéance.
Standardiser les preuves : type, emplacement, format, validateur.
Paramétrer le seuil critique (ex. 30 j).
Créer les liaisons : chaque échéance pointe vers son obligation ; chaque preuve pointe vers l’obligation qu’elle couvre.
Activer la routine : rituels hebdo/mensuels, alimenter les KPI, tenir le Top 10 des critiques à jour.

6) Lire le tableau de bord comme un·e pro

Tuiles KPI :
- Applicables : volumétrie, utile pour dimensionner l’effort.
- Conformes et % conformité : votre niveau de maîtrise actuel.
- Échéances critiques : votre risque immédiat (priorité d’action).
Conformité par domaine (barres) : ENV vs SST — qui “tire vers le bas” ?
Répartition des statuts (camembert) : part d’Ouvert vs En cours vs Clôturé — la vitesse de traitement se lit ici.
Top 10 critiques : liste short-list pour l’action hebdomadaire.

Bonne pratique : fixez une cible (ex. % conformité ≥ 95 % et échéances critiques ≤ 3) et pilotez l’écart chaque mois.

7) Qualité des données : le nerf de la guerre

Noms & liens stables (SharePoint, DMS) ; proscrire les chemins “locaux” (C:\…).
Fermeture de boucle : quand une échéance est Fait, joindre la preuve et mettre à jour la conformité.
Hygiène : supprimer doublons, clôturer ce qui est obsolète, vérifier trimestriellement les liens de preuve.
Journaliser : un commentaire court « qui, quoi, quand » vaut mieux qu’un long e-mail éparpillé.

8) Erreurs fréquentes… et parades

Registre gigantesque et statique.
→ Remède : scinder ENV/SST, filtrer par applicabilité, faire vivre en routine courte (hebdo/mensuelle).
Preuves introuvables.
→ Remède : gabarit de nommage + liens centralisés ; validateur désigné.
Échéances non réalistes.
→ Remède : caler la fréquence sur la réalité (mensuelle/trimestrielle/annuelle) et ajuster le seuil critique.
KPI “verts” mais critiques en hausse.
→ Remède : pilotage double : niveau (%, aujourd’hui) et flux (critiques, demain).

9) Feuille de route de maturité

Fondations : registres en place, liaisons, KPI actifs, rituels calés.
Stabilisation : preuves autoportantes, seuils pertinents, Top 10 tracté chaque semaine.
Industrialisation : connecteurs (veille réglementaire, LMS formation), workflows d’approbation, notifications.
Performance : automatisation de reporting, analyses causales des non-conformités, revue de direction basée sur faits et tendances.

10) Ce que regarde un auditeur (et comment être prêt)

Liste des obligations applicables (à jour) et qui en est responsable.
Traçabilité des échéances (planifiées, réalisées, en retard) et traitement des urgences.
Preuves accessibles en un clic, validées et datées.
Pilotage visuel (KPI, tendances, actions).
Amélioration continue : comment vous corrigez et évitez la re-occurrence.

Si vos registres et le tableau de bord racontent la même histoire, l’audit se déroule généralement sans surprise.

11) Annexes utiles (prêt-à-l’emploi)

Catégories de preuves : formation/compétence, mesures/monitoring, maintenance/étalonnage, évaluation des risques, incidents/accidents, veille réglementaire, communication/consultation, audits internes, revue de direction.
KPI complémentaires :
- Taux de clôture mensuel des actions ;
- Âge moyen des obligations non conformes ;
- Délai moyen de production de la preuve ;
- % d’échéances réalisées dans le délai.

Suivi conformité ISO 14001 / 45001 dans Excel

Ce fichier Excel vous aide à tenir votre registre d’obligations, à suivre vos échéances et à rassembler vos preuves… puis à piloter le tout grâce à un Tableau de bord clair.

📥 Télécharger la version enrichie (recommandée) — Suivi_Conformite_ISO_14001_45001_PLUS.xlsx
(Version de base, sans dashboard : Suivi_Conformite_ISO_14001_45001.xlsx)

Ce que contient le fichier

1) Dashboard (Tableau de bord)

4 tuiles KPI : Applicables, Conformes, % conformité, Échéances critiques.
Graphiques :
- Barres : Taux de conformité par domaine (Environnement/SST).
- Camembert : Répartition des statuts (Ouvert / En cours / Clôturé).
Top 10 échéances critiques : liste auto des actions urgentes à venir.

2) Obligations (registre principal)

Chaque ligne = une exigence (ISO 14001/45001, légale, contrat…).
Colonnes clés : Norme/Source, Clause, Obligation/Exigence, Applicabilité, Domaine, Responsable, Fréquence, Conformité, Échéance, Statut, ID Preuve.

Paramètre en haut de la feuille : Seuil (jours) échéance critique (cellule C2, par défaut 30).

3) Échéances (plan d’actions & contrôles)

Suivi des dernières réalisations et prochaines échéances avec :
Jours restants (auto), Criticité (auto), Statut (À planifier / Planifié / Fait / En retard).

4) Preuves (évidences)

Bibliothèque de preuves : type, description, lien/emplacement, dates, validateur, statut (Valide / En revue / Rejeté / En cours).
Chaque preuve peut être reliée à l’ID Obligation concernée.

Vos premiers pas (5 minutes)

Réglez le seuil d’urgence : dans Obligations, modifiez C2 (ex. 30 → 20 jours).
Listez vos obligations : ajoutez ou adaptez les lignes de l’onglet Obligations.
Ajoutez vos preuves : créez les enregistrements dans Preuves et liez l’ID Preuve.
Planifiez vos échéances : dans Échéances, renseignez Prochaine échéance ; les Jours restants et la Criticité se calculent.
Ouvrez le Dashboard : lisez les KPI et le Top 10 pour prioriser vos actions.

Important : insérez vos lignes dans les tableaux (clic droit → Insérer → Ligne dans le tableau) pour conserver les formats, listes déroulantes et formules.

Onglet par onglet — ce que vous devez faire

A. Obligations

Ce que vous voyez

Un tableau avec colonnes : Applicabilité (Oui/Partiel/Non), Domaine (Environnement/SST), Conformité (Conforme/Partiel/Non conforme/N/A), Échéance, Statut (Ouvert/En cours/Clôturé), Criticité (auto), ID Preuve (liste liée).

Ce que vous devez faire

Déclarez chaque obligation applicable et assignez un responsable.
Fixez une fréquence (mensuelle/annuelle…) et une échéance.
Mettez à jour Conformité en fonction de vos preuves.
Liez l’ID Preuve (liste déroulante).

Bonnes pratiques

Une obligation = un responsable.
Si ce n’est pas prouvé, ce n’est pas conforme.
Ajustez C2 (seuil jours) si votre contexte est plus rapide/lent.

B. Échéances

Ce que vous voyez

Jours restants (auto) avec barre visuelle, Criticité (OK/Critique), Statut opérationnel.

Ce que vous devez faire

Planifiez ou mettez à jour Dernière réalisation et Prochaine échéance.
Tenez à jour le Statut (Fait dès que réalisé).
Reliez l’ID Obligation et, si disponible, l’ID Preuve.

Bonnes pratiques

En revue hebdo, traitez d’abord les lignes Critique (en jaune/rouge).
Si Jours restants ≤ 0 (rouge), escaladez ou replanifiez immédiatement.

C. Preuves

Ce que vous voyez

Type, description, lien, date, validateur, statut.

Ce que vous devez faire

Joignez une preuve par obligation (lien DMS/SharePoint, fichier).
Faites valider la preuve (champ Validée par, Date validation).
Passez le statut à Valide dès approbation.

Bonnes pratiques

Nommage standard & liens stables (pas de chemins locaux).
Préférez des preuves autoportantes (compréhensibles seules).

Couleurs (repères visuels)

Conformité : Vert = Conforme · Jaune = Partiel · Rouge = Non conforme · Gris = N/A.
Statut (Obligations) : Ambre = Ouvert · Bleu clair = En cours · Vert/grisé = Clôturé.
Domaine : Vert tendre = Environnement · Orange tendre = SST.
Échéances :
- Jours restants ≤ 0 : Rouge (retard)
- 1–15 j : Jaune (alerte)
- Barre de progression : visualise le délai restant.

Comment lire les KPI

% conformité = Obligations applicables dont la Conformité = Conforme.
Échéances critiques = Actions/applicables non clôturées avec jours restants ≤ seuil.
Sur le Dashboard :
- Regardez d’abord Échéances critiques (risque immédiat),
- puis % conformité (niveau atteint),
- puis les graphiques (où agir : ENV ou SST, statuts en retard).

Personnaliser rapidement

Seuil d’urgence : modifiez C2 (Obligations).
Domaines : conservez ENV/SST ou ajoutez un champ Sous-domaine (colonne Commentaires).
Listes déroulantes : utilisez les choix proposés pour conserver la cohérence (filtrages & KPI).
Excel 365 conseillé : le Dashboard utilise des formules dynamiques (SORT/UNIQUE/FILTER/TAKE). Si vous avez une version plus ancienne, filtrez/triés manuellement ou via TCD.

Rituels (votre routine gagnante)

Chaque semaine (15 min) : ouvrez le Dashboard, traitez le Top 10 des critique, assignez et relancez.
Chaque mois (30–45 min) : mettez à jour Conformité, fermez les actions, validez les preuves et présentez les KPI.
Chaque trimestre : nettoyez les liens, archivez les preuves anciennes, mettez à jour la liste des obligations.

Erreurs fréquentes

Oublier l’ID Preuve → impossible de prouver la conformité. Liez toujours la preuve.
Échéances irréalistes → “en retard” partout. Ajustez fréquences & seuil.
Statuts non mis à jour → Dashboard trompeur. Mettez à jour à chaque action.