Fiche d’intégration d’un salarié avec rapport d’étonnement : modèle Word

Dans un contexte où 22 % des nouveaux salariés envisagent de quitter leur poste dès les 3 premiers mois, l’intégration (ou onboarding) devient un enjeu RH stratégique. Et si l’on alliait efficacité, engagement et prévention des ruptures précoces ? C’est exactement ce que permet la fiche d’intégration enrichie d’un rapport d’étonnement salarié.

La fiche d’intégration avec rapport d’étonnement n’est pas un document administratif. C’est un véritable outil de pilotage RH, centré sur l’expérience humaine, la culture d’entreprise et la performance collective.

Pourquoi structurer l’intégration ?

L’intégration ne se résume pas à une simple remise de badge. Elle est le socle de l’engagement du collaborateur et de sa fidélisation. Une intégration réussie, c’est :

Un salarié opérationnel rapidement,
Un lien de confiance instauré avec le manager,
Une baisse du turn-over post-période d’essai.

Or, 80 % des départs volontaires dans les 6 premiers mois sont liés à une intégration défaillante (source : Cadremploi, baromètre 2024).

📑 La fiche d’intégration : l’outil incontournable

Une fiche d’intégration bien conçue permet de :

Suivre chaque étape RH, logistique et managériale,
Garantir la conformité administrative (contrat, sécurité, RGPD, etc.),
Tracer les éléments transmis et validés,
Faciliter la coordination RH / manager / IT.

💡 Astuce : elle doit couvrir au minimum les 3 premiers mois, incluant la validation de la période d’essai.

🗣️ Le rapport d’étonnement : écouter pour progresser

Le rapport d’étonnement est un questionnaire libre remis entre J+15 et J+30. Il permet au salarié de s’exprimer sur :

Son accueil et ses premières impressions,
Les écarts entre ce qui était attendu et ce qui a été vécu,
Les points de friction ou de surprise,
Les bonnes pratiques identifiées.

Objectif : capter à chaud ce qu’un salarié ne dira plus après 3 mois.

⚖️ Conformité & traçabilité

🔐 En intégrant ce processus dans la fiche d’intégration, l’employeur :

Anticipe les risques psychosociaux,
Se dote d’un outil d’audit interne,
Documente sa bonne foi en cas de contentieux sur la période d’essai.

Ce document peut être mobilisé lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou dans un contexte prud’homal.

Comment le mettre en place efficacement ?

Formalisez une fiche type Word ou intégrée au SIRH
Ajoutez un onglet “rapport d’étonnement salarié”
Programmez un rappel automatique à J+15
Analysez les retours de manière anonyme et collective
Transformez les retours en actions concrètes (quick wins)

Et les résultats ?

Selon une étude Deloitte 2023, les entreprises ayant mis en place un dispositif structuré de rapport d’étonnement constatent :

🔼 +34 % de satisfaction collaborateur à 6 mois,
🔼 +19 % de fidélisation en CDI sur la 1ère année,
🔽 -27 % de démissions pendant la période d’essai.

👥 Intégration et rapport d’étonnement : un révélateur pour le management

L’intégration ne dépend pas uniquement du service RH : le rôle du manager de proximité est clé. C’est lui qui accompagne la montée en compétences, qui incarne la culture de l’entreprise, et qui détecte les signaux faibles.

Formulaire Integration Etonnement Download

🔍 Ce que révèle un bon rapport d’étonnement

Un salarié bien accompagné va livrer des retours précieux sur :

La cohérence entre le discours en entretien et la réalité du terrain,
La fluidité des outils internes,
La qualité de l’accueil humain dans l’équipe,
Les incompréhensions liées à l’organisation ou aux règles implicites.

💡 Ces retours permettent de corriger des “angles morts” que l’encadrement ou la direction ne perçoivent plus avec le temps.

🔄 Transformer l’étonnement en action

Ne rien faire du rapport d’étonnement serait contre-productif. Voici un plan d’action recommandé :

Étape	Objectif	Responsable	Délai
Lecture du rapport	Identifier les points de friction et suggestions	RH / Manager	48h
Analyse collective (si plusieurs intégrations)	Détecter les tendances récurrentes	RH	1 semaine
Plan d’amélioration	Ajuster le parcours d’onboarding, outils, communication	RH + Dir.	15 jours
Retour au salarié	Valoriser sa contribution et expliquer ce qui change	Manager / RH	1 mois

🎯 Le rapport devient alors un véritable outil d’amélioration continue.

💬 Retours d’expérience inspirants

✅ Exemple 1 – Une PME dans l’IT

« Grâce aux retours d’étonnement, on s’est rendu compte que nos nouveaux arrivants n’osaient pas activer leur micro en visio car ils ne savaient pas qui avait le droit de parler. On a mis en place un “guide de la visio” et un parrainage systématique. »

✅ Exemple 2 – Une entreprise industrielle

« Plusieurs retours identifiaient un flou sur les EPI et les consignes sécurité. On a rajouté une session sécurité dès le 1er jour, et le nombre d’incidents a baissé. »

🛠️ Pour aller plus loin : vers un système prédictif RH

En consolidant plusieurs rapports d’étonnement dans un tableau de bord RH, vous pouvez :

Identifier les irritants récurrents par service ou type de contrat,
Créer des alertes RH en cas de réponses critiques (ex : “je me sens isolé”, “pas d’accès aux outils”),
Mettre en place une IA prédictive de désengagement sur les 3 premiers mois.

📋 Rapport d’étonnement – Nouveau Salarié

À remplir entre la 2e et la 4e semaine suivant l’arrivée du collaborateur.

🔶 Partie 1 : Mon arrivée dans l’entreprise

Objectif : Évaluer le vécu du premier contact opérationnel avec l’entreprise.

Questions proposées :

Comment s’est passée votre première journée ?
Avez-vous reçu toutes les informations nécessaires dès le début ?
Qu’est-ce qui vous a surpris (positivement ou négativement) ?

Exemples de retours :

🗨️ « J’ai été très bien accueilli, mais je n’ai eu aucun planning clair sur ma semaine. »
🗨️ « Je ne savais pas à qui m’adresser pour les accès informatiques. »

Points d’attention RH :

Cohérence entre discours RH et réalité opérationnelle
Fluidité de l’onboarding technique/logistique
Sensation d’abandon ou d’isolement éventuelle

🔶 Partie 2 : Mon environnement de travail

Objectif : S’assurer que le salarié dispose d’un cadre de travail optimal et compris.

Questions proposées :

Votre poste de travail était-il prêt et fonctionnel ?
Avez-vous facilement trouvé les ressources dont vous aviez besoin ?
L’environnement vous semble-t-il propice à votre efficacité ?

Exemples de retours :

🗨️ « J’ai attendu 4 jours pour avoir un accès à ma boîte mail. »
🗨️ « J’ai été agréablement surpris par la qualité des équipements fournis. »

Points d’attention RH/IT :

Qualité de la préparation du poste (matériel, logiciels, badges)
Problèmes d’accès aux outils ou procédures floues
Aménagement et ergonomie (notamment en télétravail)

🔶 Partie 3 : Mon intégration dans l’équipe

Objectif : Mesurer le niveau d’accueil humain et d’inclusion sociale.

Questions proposées :

Vous êtes-vous senti(e) bien accueilli(e) par l’équipe ?
Avez-vous identifié un soutien ou référent ?
Vous sentez-vous à l’aise pour poser des questions ou solliciter de l’aide ?

Exemples de retours :

🗨️ « Mon manager a pris le temps de m’accompagner, ça m’a rassuré. »
🗨️ « J’ai rencontré mes collègues par visioconférence, mais je n’ai pas ressenti de vraie intégration. »

Points d’attention managériale :

Présence d’un mentor ou parrain/marraine
Inclusion sociale et interactions quotidiennes
Risque de solitude, surtout en distanciel

🔶 Partie 4 : Mon regard sur l’organisation

Objectif : Identifier les écarts entre attentes et réalité.

Questions proposées :

L’organisation fonctionne-t-elle comme vous l’aviez imaginée ?
Quelles pratiques vous ont étonné ? Déstabilisé ? Impressionné ?
Avez-vous observé des points à améliorer ?

Exemples de retours :

🗨️ « Je suis surpris que les process soient aussi peu formalisés. »
🗨️ « J’ai trouvé la culture très bienveillante, mais les réunions manquent parfois d’efficacité. »

Points d’attention stratégiques :