Tableau de bord RH : découvrir le modèle et ses indicateurs

Ce tutoriel se focalisera sur l’acquisition des compétences et des connaissances nécessaires pour permettre aux responsables RH et aux participants de concevoir un tableau de bord RH dans Excel.

Tableau de Bord RH Excel sans programmation : répondre aux besoins des responsables RH

Dans de nombreuses entreprises, les responsables des ressources humaines (RH) peuvent se sentir dépassés par la nécessité de créer des tableaux de bord pour suivre et analyser divers aspects des ressources humaines. Souvent, cela implique des compétences en programmation ou en codage, ce qui peut être intimidant pour ceux qui n’ont pas d’expérience dans ces domaines. Cependant, une solution existe : vous pouvez créer un tableau de bord RH Excel sans avoir à écrire une seule ligne de code. Cette approche simplifiée permet aux responsables RH de répondre à leurs besoins en matière de suivi des données RH, même s’ils ne sont pas des experts en programmation. Dans ce tutoriel, nous explorerons comment mettre en place un tel tableau de bord RH Excel, offrant ainsi une solution pratique aux professionnels des RH.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH Excel et quel rôle joue-t-il ?

Un tableau de bord est un outil ou une plateforme qui présente les données de manière visuelle, facilitant leur lecture, leur compréhension et leur interprétation. Il permet généralement de présenter des données provenant de différentes sources et a pour principal objectif d’évaluer les performances, de prendre des décisions et d’identifier les problèmes au sein d’une organisation ou d’une entreprise. La fonction principale d’un tableau de bord est de fournir une image claire et complète de la performance d’une activité ou d’une équipe.

Les utilisation d’un tableau de bord: 

Le tableau de bord peut mesurer la performance de plusieurs aspects, tels que les finances, les opérations, les ressources humaines, et autres.

Il permet de mesurer les performances, d’évaluer les politiques et les stratégies, et d’identifier les problèmes potentiels.

Il peut également servir à évaluer les performances individuelles ou d’équipe, à évaluer le rendement des employés, et à prendre des décisions concernant l’évolution de carrière et la rémunération.

Le tableau de bord dans la gestion des ressources humaines

Dans le domaine des ressources humaines, le tableau de bord permet de mesurer la performance des employés, d’évaluer la performance des équipes, et d’évaluer les politiques de recrutement et d’évolution de carrière. De plus, il sert à organiser et gérer les présences, les congés, la rémunération et l’emploi.

Les éléments essentiels du tableau de bord comprennent les parties prenantes, la gestion, et la visualisation des composants. En résumé, le tableau de bord est un outil convivial de communication pour une transmission rapide et facile à comprendre de l’information.

Les niveaux de gestion soutenus regroupent les tableaux de bord en fonction de leur nature, à savoir :

• Le tableau de bord stratégique, utilisé par la haute direction, surveille la mise en œuvre des objectifs stratégiques et prévoit des opportunités, plutôt que de se contenter d’un simple suivi et d’une analyse. Pratiquement, les responsable le segmentéent à chaque niveau de l’organisation pour une visibilité organisationnelle claire.
• Le tableau de bord tactique, utilisé par les chefs de service, surveille les processus et facilite l’analyse en fournissant des informations pertinentes et en identifiant les causes d’événements.

Focalisez-vous sur l’analyse des causes de problèmes, avec des contenus interactifs comme des analyses descendantes, des graphiques et des budgets. Dans la pratique, mettre à jour régulièrement les tableaux de bord tactiques, que ce soit quotidiennement ou hebdomadairement.

Fournir des données précises et opportunes :

Les décideurs peuvent accéder à des données mises à jour en temps réel via le tableau de bord, ce qui leur permet d’obtenir des informations actuelles.

des informations précises et opportunes sur le rendement des employés, l‘absentéisme, la rémunération, etc.

Simplifiez l’analyse des données :

Le tableau de bord présente les données sous une forme visuelle. Par conséquent, il est facile à comprendre, ce qui permet à la direction d’analyser les données et de repérer des modèles qui pourraient ne pas être évidents à partir des données brutes.

Faciliter la prise de décision :

La direction peut exploiter les données du tableau de bord pour évaluer la performance des employés, évaluer les politiques de recrutement, et le développement de carrière, et prendre les bonnes décisions. De plus, cela peut aider la direction à améliorer le rendement des employés, à accroître l’efficacité des processus, et à optimiser la gestion des ressources humaines.

Le tableau de bord permet de surveiller et de suivre l’évolution du rendement, des politiques et des stratégies des employés mis en œuvre. Ainsi, la direction peut rapidement identifier les problèmes potentiels et prendre les mesures nécessaires.

Le tableau de bord facilite la communication et la coordination entre les services au sein de l’organisation, permettant ainsi à la direction de collaborer efficacement avec les autres départements lors de la prise de décisions relatives aux RH.

La fonction de la gestion des ressources humaines au sein des entreprises et des organisations 

Simplifiez la surveillance et le suivi :

La gestion des ressources humaines englobe la planification, la mise en œuvre, le recrutement, la formation et le développement des employés. Elle vise à améliorer l’organisation.

Toutes les entreprises ont besoin de gestion des ressources humaines, souvent appelée GRH, pour garantir une organisation optimale. La section des ressources humaines répond aux besoins en RH pour un fonctionnement efficace.

Pour mener à bien les activités dans les entreprises et les organisations, des ressources humaines compétentes dans leurs domaines sont essentielles. De plus, une gestion efficace des ressources humaines (RH) est nécessaire pour garantir la réussite des activités et l’atteinte des objectifs.

La gestion des ressources humaines est cruciale dans les entreprises car les problèmes ne se limitent pas aux matières premières, au capital et aux outils de production. Les ressources humaines dirigent et gèrent également les facteurs de production, ce qui est l’objectif de l’activité de production.

La gestion du personnel englobe la planification, l’organisation, la rémunération, et l’intégration des employés pour atteindre divers objectifs.

Planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines évalue et examine systématiquement les besoins en employés et compétences pour garantir leur disponibilité en cas de besoin. La fonction de planification des ressources humaines (RH) comprend plusieurs activités, notamment :

Planifier et prévoir la demande de main-d’œuvre de l’entreprise à court et à long terme.

Élaborer et mettre en œuvre des plans pour répondre aux deux besoins ci-dessus.

La planification des ressources humaines est essentielle pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. Cependant, les tendances technologiques sont imprévisibles, ce qui ajoute de l’incertitude. Pour atteindre les objectifs, l’efficacité de la planification est cruciale.

Recrutement des profils adéquats

Dans ce processus, les activités de formation comprennent le recrutement d’employés, la sélection de candidats ainsi que la conception et la mise en œuvre des formations. Gérer les ressources humaines devient plus complexe en raison des réglementations égalitaires et de la complexité croissante des postes à pourvoir. Le processus de nomination en fonction des besoins de l’entreprise) s’étale sur trois phases

1) Recrutement de candidats potentiels.

2) Sélection de profils potentiels en fonction des besoins de l’entreprise.

3) Réussir la définition des grilles salariales et assurer la rentabilité de chaque poste de travail

Définitions des grilles salariales

Les salaires sont justes avec une évaluation basée sur la pesée du poste, l’expérience et l’ancienneté.

1) L’équilibre entre les salaires versés pour différents emplois dans une entreprise.

2) Paiement de salaires équitables pour des employés occupant le même poste dans une entreprise.

Les salaires comprennent essentiellement toutes les récompenses reçues par les employés ou les employés à la suite de leur travail. Les récompenses peuvent prendre la forme d’un ou d’une combinaison de salaires, d’avantages sociaux ou de récompenses non financières.

Les salaires peuvent être numéraires ou en nature et sont reçus par un employé ou des employés pour leur performance. Les allocations sont des primes financières en plus du salaire, couvrant congés, maladie, vacances et assurance maladie.

Évaluation du rendement, développement de carrière

Les employés exercent cette fonction après avoir travaillé dans une entreprise. L’entreprise analyse non seulement les évaluations positives, mais également les performances négatives. Cette fonction d’évaluation du travail comprend :

1) Appréciation et évaluation de la performance des employés ou des employés.

2) Analyse et encouragement de la performance de l’employé ou de l’employé.

3) Assistance aux salariés ou aux salariés dans le cadre de l’évolution de carrière.

Les employés évaluent leur performance pour mesurer leurs mérites, orientant ainsi leur développement professionnel.

Favoriser l’évolution de carrière diminue le désir de changement d’emploi, retenant ainsi des employés loyaux et engagés.

La formation et le développement

Les entreprises investissent dans le développement de leurs employés par des procédures formelles et informelles. Les employés seniors supervisent les procédures informelles au travail. D’un autre côté, les procédures formelles s’appliquent aux nouveaux postes et à la technologie. Les ressources humaines contribuent en proposant des formations, cours et ateliers, en alignant les opportunités avec les plans de carrière. Ceci englobe la création, l’exécution et l’évaluation des programmes de formation.

Comment créer un tableau de bord RH ? 

La création des tableaux de bord dépend de la définition des indicateurs clés de performance (KPI en anglais, Key Performance Indicators). En effet, les indicateurs peuvent changer suivant la finalité du tableau de bord.

On distingue entre plusieurs types de tableaux de bord RH:

Gestion du recrutement

Une autre fonctionnalité généralement présente et nécessaire dans le tableau de bord RH est la gestion du recrutement. Cette fonctionnalité aidera ensuite l’équipe des ressources humaines au sein de l’entreprise à faciliter la préparation de chaque étape du processus de recrutement, depuis la vérification des informations, les entretiens, l’évaluation des capacités, la négociation, l’acceptation, jusqu’à la réalisation des processus d’intégration et de désintégration.

Ainsi, un responsable DRH d’entreprise pourra contrôler plus rapidement et plus facilement le processus de recrutement.

Gestion du temps

Une autre fonctionnalité qui doit être présente dans le tableau de bord RH est la gestion du temps. Ceci est utile pour gérer les absences des employés pour tous les employés. L’assiduité commence à partir des heures de travail, des congés des employés, des heures supplémentaires et autres. Par conséquent, il doit être intégré à un système de présence biométrique. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’enregistrer manuellement la présence de chaque employé de l’entreprise ou une feuille de calcul Excel.

Gestion de la performance

Toute entreprise a certainement des objectifs à moyen et à long terme. Tant en termes de profit que de développement des ressources humaines. Dès lors, l’entreprise a besoin d’une gestion de la performance et d’une gestion RH pour faire le point sur l’évolution de l’entreprise.

De plus,  l’importance de la gestion de la performance pour l’entreprise pousse les gestionnaires à créer des tableaux de bord.

Dans cet article, nous allons aborder les principaux indicateurs qui s’imposent lors de la création d’un tableau de bord.

Indicateurs pour mesurer et évaluer l’activité RH

Les indicateurs RH permettent de mesurer et évaluer l’efficacité de la gestion des ressources humaines dans une organisation. Voici quelques exemples d’indicateurs couramment utilisés :

1. Taux de rotation du personnel : Mesure le nombre d’employés quittant l’entreprise par rapport à l’effectif total. Un taux élevé reflète des difficultés de rétention des talents.
2. Taux de recrutement : Calcule le nombre de nouveaux employés embauchés par rapport aux postes à pourvoir. Il permet d’évaluer l’efficacité des processus de recrutement.
3. Taux de satisfaction des employés : Recueille les retours des employés sur leur niveau de satisfaction au travail. Un faible taux peut signaler des problèmes de moral et de productivité.
4. Coût par recrutement : Calcule le coût moyen pour embaucher un nouvel employé, y compris les frais de recrutement, de formation, etc.
5. Productivité par employé : Mesure la performance individuelle des employés, ce qui peut aider à identifier les besoins de formation.
6. Absentéisme : Évalue le nombre de jours d’absence des employés par rapport au nombre de jours de travail. Un taux élevé peut indiquer des problèmes de santé ou de motivation.
7. Délai de traitement des demandes de congé : Évalue le temps nécessaire pour approuver et gérer les demandes de congé des employés.
8. Taux de formation : Mesure la proportion d’employés ayant suivi une formation. Cela peut indiquer l’engagement de l’entreprise dans le développement des compétences.
9. Diversité et inclusion : Évalue la diversité au sein de l’entreprise en termes de genre, d’âge, d’origine ethnique, etc.
10. Coûts liés aux avantages sociaux : Calcule les dépenses de l’entreprise pour les avantages sociaux des employés, tels que la santé, la retraite, etc.

Ces indicateurs RH aident à mesurer l’efficacité de la gestion des ressources humaines et à identifier les domaines nécessitant des améliorations ou des ajustements. Ils sont essentiels pour prendre des décisions éclairées et optimiser la gestion du capital humain.

[Pratique] Étapes pour créer un tableau de bord RH sur Excel 🙂

1. Collecte et organisation des données

La première étape consiste à collecter toutes les données pertinentes pour votre tableau de bord RH, telles que les informations sur les employés, les données de performance, les données de paie, etc. Organisez ces données de manière logique dans des feuilles de calcul Excel séparées.

2. Définir les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPIs)

Avant de commencer à concevoir votre tableau de bord, identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre avec votre tableau de bord RH. Ensuite, déterminez les KPIs qui vous aideront à mesurer la progression vers ces objectifs.

3. Concevoir la structure du tableau de bord

Créez une feuille de calcul Excel dédiée à votre tableau de bord RH. Définissez la mise en page en fonction des éléments que vous avez identifiés dans les étapes précédentes. Utilisez des cellules, des graphiques et des tableaux pour organiser visuellement les données.

4. Créer des graphiques et des tableaux dynamiques

Utilisez les fonctionnalités graphiques d’Excel pour représenter visuellement les données RH. Les graphiques en barres, en camemberts et en lignes sont particulièrement utiles pour visualiser les tendances et les comparaisons. Les tableaux croisés dynamiques peuvent également être utilisés pour analyser les données de manière approfondie.

5. Ajouter des fonctionnalités interactives (facultatif)

Pour rendre votre tableau de bord plus convivial et interactif, vous pouvez ajouter des fonctionnalités telles que des filtres, des boutons de contrôle et des menus déroulants. Cela permet aux utilisateurs de personnaliser les données affichées en fonction de leurs besoins spécifiques.

Pour créer un tableau de bord de la performance individuelle dans Excel, comportant des données simulées, des couleurs et un graphique, nous allons procéder en plusieurs étapes. D’abord, nous allons générer un ensemble de données simulées. Ensuite, nous mettrons en forme ces données dans Excel avec des couleurs pour améliorer la visualisation. Enfin, j’ajouterai un graphique pour représenter graphiquement ces performances. Commençons par générer l’ensemble de données.

Nous allons créer des données pour une période d’un mois, en incluant les éléments suivants pour chaque jour ouvrable :

• Date
• Nombre de tâches complétées
• Heures travaillées
• Performance (%), calculée comme le ratio entre le nombre de tâches complétées et les heures travaillées, multiplié par un facteur pour simuler la variabilité de la performance.

Une fois ces données générées, nous les exporterons dans un fichier Excel, mettrai en forme les données pour améliorer la lisibilité et ajouterai un graphique linéaire pour visualiser la performance au fil du temps. Commençons par générer les données simulées.

Nous avons généré un ensemble de données pour 20 jours ouvrables, incluant la date, le nombre de tâches complétées, les heures travaillées, et la performance en pourcentage. Voici un aperçu des premières lignes :

Date	Nombre de tâches complétées	Heures travaillées	Performance (%)
2024-03-01	11	6.11	176.39
2024-03-04	8	7.44	86.55
2024-03-05	17	7.88	253.99
2024-03-06	19	6.00	324.60
2024-03-07	15	7.98	179.26

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Pour créer un tableau de bord des effectifs truffé de données, avec des couleurs et un graphique, nous allons procéder en plusieurs étapes :

1. Générer les données : Créer un fichier avec des données fictives sur les effectifs, incluant par exemple le nombre d’employés par département, le genre, l’ancienneté, etc.
2. Concevoir le tableau de bord : Utiliser Excel pour organiser les données, appliquer des couleurs pour une meilleure visualisation, et intégrer un graphique pour représenter les données de manière dynamique.

Commençons par générer un fichier Excel avec des données fictives. Pour simplifier, nous allons créer des données pour trois départements, avec le nombre d’employés, la répartition par genre et l’ancienneté moyenne.

Ensuite, nous allons procéder à la création d’un tableau de bord dans Excel, avec mise en forme conditionnelle pour les couleurs et un graphique pour visualiser les effectifs par département.

Pour intégrer des couleurs et un graphique directement dans le fichier, il vous faudra ouvrir ce fichier dans Excel ou un logiciel similaire. Voici des instructions de base pour procéder :

Appliquer des Couleurs

• Mise en forme conditionnelle : Utilisez cette fonctionnalité pour appliquer automatiquement des couleurs basées sur les valeurs. Par exemple, vous pouvez colorer les cellules du nombre d’employés selon leur grandeur (plus le nombre est élevé, plus la couleur est intense).

Ajouter un Graphique

• Sélectionnez les données que vous souhaitez visualiser, par exemple, le nombre d’employés par département.
• Allez dans l’onglet “Insertion” et choisissez le type de graphique qui vous convient, comme un graphique à barres ou en colonnes.
• Personnalisez votre graphique selon vos besoins : titre, légende, couleurs, etc.

Pour créer un tableau de bord complet dans Excel, comprenant des données brutes, des indicateurs de performance clés (KPIs), des graphiques et des pictogrammes, nous allons enrichir le fichier Excel précédent en ajoutant ces éléments. Voici le plan d’action :

1. Données brutes : déjà présentes dans la première feuille “Données”.
2. KPIs : Ajouter une nouvelle feuille pour calculer des KPIs tels que le coût total par département, le nombre moyen d’heures travaillées et le coût horaire moyen.
3. Graphiques : Inclure des graphiques pour visualiser les KPIs et les tendances des coûts.
4. Pictogrammes : Utiliser des pictogrammes pour améliorer visuellement l’interprétation des KPIs (par exemple, des flèches vers le haut ou vers le bas pour indiquer une augmentation ou une diminution des coûts).

Nous allons procéder à ces ajouts et mettre à jour le fichier Excel.

Le fichier Excel a été mis à jour pour inclure un tableau de bord complet, avec des données brutes, des KPIs, des graphiques et des instructions pour l’ajout de pictogrammes (notez que l’ajout de pictogrammes doit être fait manuellement dans Excel ou via des macros VBA, car ces éléments ne peuvent pas être générés directement via la bibliothèque utilisée ici).

Quels avantages les entreprises tirent-elles de l’utilisation du tableau de bord RH ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises devraient immédiatement passer au tableau de bord RH. L’une des raisons expliquées par le produit de Talenta est qu’il peut raccourcir le temps de gestion et d’analyse des données. Ainsi, il n’entrave pas la productivité de l’équipe des ressources humaines.

1. La sécurité sera garantie
La première raison que vous devez savoir est qu’il n’y a plus de sécurité garantie. Une sécurité qui s’accompagne de la certification ISO 27001. Ainsi, l’accès à la base de données et à toutes les informations importantes seront plus sécurisés.

2. Gestion facile et fonds efficaces
Comme indiqué dans le point d’avantage, le fait d’avoir un tableau de bord RH facilitera le traitement des données. En outre, il est également soutenu par l’efficacité des fonds. Ainsi, l’entreprise peut affecter ces fonds à d’autres intérêts et besoins utiles à l’avancement de l’entreprise.

3. Amélioration de la rétention des employés
Une autre raison que vous devriez connaître est l’augmentation de la rétention des employés. C’est en accord avec les besoins, le processus de gestion des RH au sein de l’entreprise se déroulera plus efficacement avec une motivation basée sur tous les besoins des employés accompagnés d’un accès direct depuis leurs smartphones respectifs.

  4. Gestion plus efficace des rapports
Le tableau de bord RH contient automatiquement de nombreux résultats de rapport, bien sûr, il est également garanti d’être précis. De cette façon, il sera plus efficace d’utiliser le temps avec la base de données intégrée offerte par une application dédiée.

Les avantages du tableau de bord RH et ses trends dans le future 

1. Tableau de bord RH pour un suivi en temps réel de l’activité et des performances

Le premier avantage se situe du côté de l’entreprise : suivi en temps réel de la performance des collaborateurs. Ceci simplifie le recrutement, optimise la gestion des performances et maintient la productivité. Les résultats servent de référence pour les récapitulatifs de présence, annonces, gestion des données et approbation des congés, dans une seule application.

2. Surveillance efficace des performances des employés pour rester productif

Le deuxième avantage pour l’entreprise est la gestion efficace des performances des employés, stimulant la productivité. De plus, le suivi en temps réel de l’assiduité et des performances peut être effectué de manière périodique.

De cette façon, le tableau de bord RH fonctionnera efficacement pour faire beaucoup de choses. En outre, il est également pris en charge en anticipant toute situation en suivant les tendances, les opportunités et les problèmes potentiels dans les activités commerciales.