Fiche d’information candidat & Profil candidat en formation professionnelle
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Guide complet conforme aux usages pro — modèle éditorial SEO
Dans un dispositif de formation professionnelle, deux documents sont centraux : la fiche d’information candidat (présentation claire de l’offre) et la fiche profil candidat (collecte structurée des données du/de la participant·e). Bien conçues, elles améliorent la conformité (RGPD, traçabilité), la qualité (indicateurs lisibles), et la conversion (demandes → inscriptions). Ce guide expose les normes pro, les rubriques essentielles, le processus de traitement et fournit des modèles prêts à copier.
1) Définitions & objectifs
Fiche d’information candidat
Document public/communicable qui décrit l’action de formation : finalités, publics, pré-requis, modalités, évaluation, certification, planning et coûts/financement.
Objectif : permettre une décision éclairée et réduire les allers-retours.
Fiche profil candidat
Formulaire nominatif pour qualifier la candidature : identité, situation professionnelle, disponibilités, motivations, auto-évaluation des pré-requis, pièces justificatives, consentements.
Objectif : sécuriser l’adéquation parcours ↔ profil et préparer le positionnement.
2) Normes professionnelles & conformité (synthèse)
- Transparence : objectifs opérationnels, pré-requis, méthodes, évaluation, certification/attestation.
- Équité d’accès : publics cibles, modalités d’accessibilité et d’aménagement (handicap, contraintes).
- Traçabilité : versions datées, champs obligatoires, preuves (documents joints, émargements).
- Protection des données (RGPD) : finalité explicite, minimisation, durée de conservation, droits d’accès/suppression, consentement distinct pour le traitement de la candidature.
- Qualité : indicateurs (taux de complétude, délais de réponse, satisfaction à chaud/à froid, taux de réussite/certification).
- Référentiels : objectifs formulés avec verbes d’action (observables) et barèmes cohérents.
3) Contenu essentiel — Fiche d’information candidat
- Intitulé & objectifs opérationnels (3–5)
- Public visé / exclusions & pré-requis (compétences, matériel, langue)
- Modalités : présentiel, distanciel, blended ; méthodes (atelier, étude de cas, e-learning)
- Programme résumé (séquences : durée, activité, livrable)
- Évaluation des acquis : quiz, étude de cas, mise en situation ; attestation/certification
- Organisation : dates/sessions, durée totale (h), rythme, lieu/plateforme, effectif recommandé
- Accessibilité & aménagements (contact référent)
- Coûts & pistes de financement (ex. CPF/OPCO en FR, OFPPT/dispositifs en MA)
- Contact (téléphone/email générique) et FAQ (matériel requis, report/annulation, délais)
4) Contenu essentiel — Fiche profil candidat
- Identité & coordonnées (nom, email, téléphone, adresse, date de naissance)
- Situation (salarié·e, demandeur d’emploi, autre), entreprise/fonction
- Disponibilités (jours/horaires), mobilité/télétravail, contraintes
- Langues & compétences (niveau + preuves : lien/doc)
- Motivation (10–12 lignes : usage au travail, objectifs à 6 mois)
- Auto-évaluation des pré-requis (échelle 0–5 + commentaires)
- Documents : CV, pièce d’identité, attestation employeur (si applicable)
- Consentements (RGPD), signature et date
5) Processus pro recommandé (du prospect à l’admission)
- Information : envoi/accès à la fiche d’information → questions/FAQ.
- Candidature : fiche profil + pièces → ** accusé de réception**.
- Positionnement/diagnostic : entretien court + test (si requis) → synthèse (forces, axes, préco).
- Décision : admis / liste d’attente / pré-requis à renforcer / non éligible (motivé).
- Financement : montage du dossier (entreprise/OPCO/CPF/OFPPT…), puis validation.
- Convocation & démarrage : calendrier, matériel requis, règles de présence/assiduité.
6) Qualité & indicateurs (à suivre)
- Taux de complétude des fiches profil
- Délai moyen entre dépôt et décision
- Taux d’éligibilité (profil ⇄ pré-requis)
- Taux de conversion (candidature → inscription confirmée)
- Satisfaction à chaud/à froid, taux de réussite/certification
7) Modèles éditoriaux — prêts à copier
Modèle “Fiche d’information candidat”
Intitulé : …
Objectifs opérationnels :
- À l’issue, les participants sauront …
- Ils pourront … dans …
Public visé / pré-requis : …
Modalités & méthodes : … (présentiel/distanciel/blended, atelier, cas, e-learning)
Programme résumé (séquences) : - S1 — Durée : … — Objectif : … — Activité : … — Livrable : …
- S2 — …
Évaluation des acquis : … (quiz, cas, mise en situation) — Certification/attestation : …
Organisation : dates/sessions, durée totale (h), rythme, lieu/plateforme, effectif recommandé
Accessibilité & aménagements : contact référent …
Coûts & financement : … (entreprise/OPCO/CPF ou OFPPT/… selon pays)
FAQ rapide : matériel requis / report / annulation / délais
Contact : …
Modèle “Fiche profil candidat”
Identité & coordonnées : Nom Prénom — Email — Téléphone — Adresse — Date de naissance
Situation & disponibilités : statut, entreprise/fonction, jours/horaires, mobilité/télétravail
Compétences & langues (preuves) :
- Domaine/Outil — Niveau : débutant/intermédiaire/avancé — Preuve : lien/doc
- Langue FR/EN — Niveau : … — Preuve : …
Motivation (10–12 lignes) : objectifs, usages concrets au travail, projet à 6 mois
Auto-évaluation des pré-requis (0–5) : …
Documents joints : □ CV □ CNI/Passport □ Attestation employeur □ Autres : ______
Consentements (RGPD) : □ Je consens au traitement de ma candidature.
Signature & date : …
8) Bonnes pratiques & erreurs à éviter
À faire
- Rédiger des objectifs mesurables (verbes d’action) et préciser le niveau attendu.
- Exposer les pré-requis sans ambiguïté (compétences, niveau de langue, matériel).
- Prévoir un contact accessibilité et un processus de recours simple.
- Distinguer clairement information (publique) et profil (données personnelles).
À éviter
- Objectifs vagues (“connaître”, “comprendre”) sans indicateurs.
- Oublier la durée totale ou le rythme (critique pour l’organisation des candidats).
- Demander des données non nécessaires au regard de la finalité (RGPD).
- Ne pas documenter la décision (admission/refus) et ses motifs.
FAQ
Quels documents joindre ? CV, pièce d’identité, éventuelle attestation employeur, et tout justificatif pertinent (diplôme, portfolio).
Comment prouver un pré-requis ? Par un test, un portfolio, une attestation, ou un entretien de positionnement.
Quelles modalités d’adaptation ? Aménagements d’horaires, supports accessibles, accompagnement (à définir avec le référent).
Comment est-on évalué ? Selon le barème annoncé : quiz/étude de cas/mise en situation, critères & pondérations.
Quels financements possibles ? Selon votre situation et le pays (ex. entreprise/OPCO/CPF en France ; OFPPT/dispositifs nationaux au Maroc).
La fiche d’information éclaire la décision ; la fiche profil sécurise l’adéquation et la conformité. Ensemble, elles structurent un parcours candidat lisible, mesurable et équitable. Reprenez les modèles ci-dessous, adaptez les rubriques à votre discipline et à votre pays, et suivez vos indicateurs pour améliorer en continu.
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Du positionnement à l’onboarding
Partie 2 du guide pro — process, scripts, indicateurs, conformité
Après la fiche d’information (clarté de l’offre) et la fiche profil (qualification du candidat), la réussite se joue sur quatre étapes : positionnement initial, décision d’admission (équitable & traçable), financement, puis onboarding (convocation, règles, démarrage). Cette suite vous donne des grilles prêtes à copier, des emails types, et un mini-tableau de bord qualité.
1) Positionnement initial : méthode et grille
Objectif : vérifier l’adéquation profil ↔ prérequis avant décision.
Grille d’analyse (exemple)
| Compétence | Indicateur observable | 0–1 | 2–3 | 4–5 | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| Technique 1 | Exécute les tâches de base | ☐ | ☐ | ☐ | __/5 |
| Méthode | Applique une procédure | ☐ | ☐ | ☐ | __/5 |
| Relationnel | Travaille en équipe | ☐ | ☐ | ☐ | __/5 |
| Autonomie | Organise son travail | ☐ | ☐ | ☐ | __/5 |
Conseils
- Utilisez des exemples/preuves (mini-cas, portfolio, test rapide).
- Conservez une trace écrite (date, évaluateur, justification concise).
2) Décision d’admission : équité & traçabilité
Règle : barème simple, motifs explicites, communication respectueuse.
Matrice de décision (exemple)
| Critère | Poids | Note | Score |
|---|---|---|---|
| Prérequis techniques | 40 % | __/5 | __/20 |
| Motivation / projet | 35 % | __/5 | __/17,5 |
| Disponibilités / contraintes | 25 % | __/5 | __/12,5 |
| Total | 100 % | __/50 |
Emails types (à personnaliser)
Admission
Objet : Admission confirmée — Intitulé de la formation
Bonjour,
Suite à l’étude de votre dossier, nous avons le plaisir de confirmer votre admission.
Prochaines étapes : validation du financement, convocation, accès aux ressources.
Restant à votre écoute,
Cordialement, …
Liste d’attente
Objet : Mise en liste d’attente — Intitulé
Bonjour,
Votre dossier est solide. Faute de places, nous vous inscrivons en liste d’attente. Nous revenons vers vous dès qu’un créneau se libère.
Entre-temps, nous pouvons vous proposer [parcours alternatif].
Cordialement, …
Pré-requis à renforcer
Objet : Pré-requis à compléter — Intitulé
Bonjour,
Pour garantir votre réussite, nous recommandons de renforcer : [points précis].
Nous proposons [ressource interne / session de remise à niveau], puis relecture de votre dossier.
Cordialement, …
3) Financement : check-list opérationnelle
- ✅ Devis / Convention signés
- ✅ Programme détaillé + objectifs
- ✅ Calendrier (dates, durée totale, rythme)
- ✅ Attestation employeur (si applicable)
- ✅ Pièces candidat (CNI/Passport, CV, justificatifs)
- ✅ Formulaire financeur complété (références, coûts, échéancier)
Astuce : conservez un journal de statut (à faire / en cours / validé) pour chaque candidat.
4) Onboarding : convocation & démarrage sans friction
Convocation type
- Date/horaires, lieu ou lien visio
- Accès plateforme (identifiants, support)
- Matériel requis (logiciels, micro-casque)
- Règles d’assiduité et d’évaluation
- Contact référent (pédagogique, administratif)
Jour J
- Rappel objectifs & planning
- Présentation des livrables attendus
- Test technique (audio/vidéo, comptes)
- Point accessibilité (aménagements éventuels)
5) Conformité & RGPD : le minimum solide
- Finalité : traiter les candidatures, organiser la formation, suivre les acquis.
- Minimisation : seules les données utiles au process.
- Consentement : case distincte pour le traitement de la candidature.
- Conservation : durée définie + purge annuelle.
- Droits : accès, rectification, suppression (contact indiqué).
- Journal : décisions d’admission et leurs motifs.
Clause type à insérer dans la fiche profil
En soumettant ce dossier, vous consentez au traitement de vos données pour l’étude de votre candidature et l’organisation de la formation. Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification et de suppression via [contact].
6) Qualité : mini-tableau de bord
| KPI | Cible | Période | Statut |
|---|---|---|---|
| Taux de complétude des dossiers | ≥ 90 % | Mensuel | ☐ |
| Délai dépôt → décision | ≤ 10 jours | Mensuel | ☐ |
| Taux d’éligibilité | ≥ 70 % | Trimestre | ☐ |
| Conversion candidature → inscription | ≥ 50 % | Trimestre | ☐ |
| Satisfaction à chaud | ≥ 4/5 | Session | ☐ |
7) Scripts utiles (à copier-coller)
Accusé de réception
Bonjour,
Nous confirmons la réception de votre dossier. Délai indicatif de réponse : 7 à 10 jours ouvrés. Nous resterons disponibles pour toute question.
Cordialement, …
Relance dossier incomplet
Bonjour,
Pour finaliser votre candidature, merci d’ajouter : [éléments]. Sans retour sous 5 jours ouvrés, votre dossier sera mis en pause.
Cordialement, …
Convocation
Bonjour,
Votre session démarre le [date] à [heure].
Lieu/lien : … | Matériel : … | Identifiants : …
Merci d’arriver 10 min avant pour vérification technique.
Cordialement, …
Standardisez positionnement → décision → financement → onboarding avec des grilles simples, des scripts clairs et un suivi KPI. Vous gagnez en équité, en vitesse et en satisfaction.
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