Exemple d’ordre du jour d’une réunion d’association + modèle Word

Une réunion associative a vocation à trancher, arbitrer, assurer le suivi des actions et laisser une trace intelligible pour l’équipe, les adhérents, voire certains partenaires. L’ordre du jour constitue l’instrument qui rend cette exigence opérante, sans crispation superflue. Concrètement, il délimite le périmètre, préserve le temps collectif et convertit une discussion parfois diffuse en enchaînement structuré et productif. À l’inverse, lorsqu’il est conçu sans rigueur, il engendre le résultat opposé : les échanges s’étirent, des sujets essentiels passent à la trappe, et chacun quitte la séance avec des décisions incertaines, faute d’avoir été clairement formulées et assumées.

Un bon ordre du jour n’a pas besoin d’être long. Il doit être lisible, logique, et surtout orienté vers la décision. Il annonce ce qui sera traité, dans quel ordre, avec quel objectif et combien de temps. Autrement dit, il empêche la réunion de devenir une conversation ouverte où chacun “pose” ses sujets au fil de l’eau.

À quoi sert vraiment un ordre du jour (et pourquoi il change l’ambiance)

Dans une association, les profils sont variés : bénévoles, membres du bureau, responsables de pôles, adhérents très impliqués ou plus discrets. Sans cadre, la réunion peut vite basculer dans une prise de parole déséquilibrée, ou dans une succession de points “informels” qui n’aboutissent pas. L’ordre du jour pose une équité simple : chacun sait à l’avance ce qui sera abordé, et la discussion se concentre sur l’essentiel.

Il sert aussi de filtre. Beaucoup de sujets sont légitimes, mais tous ne sont pas urgents, et tous ne nécessitent pas une décision collective immédiate. Un ordre du jour bien conçu distingue ce qui relève de l’information, du suivi, et de la décision. Cette distinction réduit la fatigue et améliore la qualité des arbitrages, parce que l’énergie du groupe est mobilisée au bon moment.

Les 6 réflexes qui rendent un ordre du jour “actionnable”

D’abord, donnez un contexte clair : de quel type de réunion s’agit-il (bureau, CA, commission, assemblée de travail), sur quelle période porte le suivi, et quel est le résultat attendu. Ensuite, annoncez les sujets dans un ordre logique, généralement du factuel vers l’arbitrage : on commence par valider le cadre, on partage les informations, on suit l’avancement, puis on décide.

Troisième réflexe : chaque point doit avoir un objectif simple, compris en une lecture. “Point trésorerie” devient “Trésorerie : état du compte + décisions sur dépenses à venir”. Quatrième réflexe : prévoyez un temps indicatif, même approximatif. Ce n’est pas une contrainte rigide, c’est une boussole qui empêche un sujet de dévorer les autres. Cinquième réflexe : nommez un référent quand un point demande une préparation ou une décision. Enfin, terminez toujours par un bloc de clôture où l’on fixe les actions, les responsables et la date du prochain rendez-vous.

Modèle d’ordre du jour prêt à copier

Voici une trame simple, adaptée à la plupart des réunions d’association, qu’il s’agisse d’un bureau ou d’une équipe projet. L’idée est de garder un format court mais “solide”, avec des points qui aboutissent.

Ordre du jour — Réunion de l’association [Nom]

Date : [JJ/MM/AAAA] — Heure : [HH:MM] — Lieu / visio : [Adresse / Lien]
Participants : [liste] — Animatrice/Animateur : [Nom] — Secrétaire : [Nom]
Objectif de la réunion : [ex. décider des actions du trimestre / valider le budget / préparer l’événement]

Ouverture et cadrage (5 min)
Accueil, rappel de l’objectif, validation de l’ordre du jour, désignation du secrétaire de séance si besoin.
Validation du compte rendu précédent (5–10 min)
Retour rapide sur les décisions passées, validation, et point sur ce qui a été réalisé depuis la dernière réunion.
Actualités et informations essentielles (10–15 min)
Informations à partager au groupe : adhésions, partenariats, demandes reçues, communications, points administratifs.
Point trésorerie et finances (10–20 min)
État des recettes et dépenses, situation de la banque et de la caisse si applicable, échéances à venir, arbitrages nécessaires.
Suivi des actions en cours (20–30 min)
Avancement des tâches, difficultés rencontrées, besoins de renfort, ajustements de calendrier, priorités de la prochaine période.
Décisions à prendre (20–40 min)
Votes ou arbitrages sur les sujets identifiés : lancement d’un projet, validation d’un devis, calendrier d’un événement, répartition des rôles.
Organisation des prochaines étapes (10–15 min)
Plan d’action synthétique : qui fait quoi, pour quand, modalités de suivi, outils utilisés, points à remonter avant la prochaine réunion.
Questions diverses et clôture (5–10 min)
Questions courtes, sujets à inscrire pour une prochaine séance, date et thème de la prochaine réunion, clôture.

Exemple d’ordre du jour “rempli” pour une association (cas concret)

Pour illustrer, voici un exemple réaliste, typique d’une association qui prépare un événement et gère son fonctionnement courant.

Ordre du jour — Réunion mensuelle du Bureau — Association “Les Voisins Solidaires”
Date : 12/02/2026 — 19:00 — Salle polyvalente + visio
Objectif : finaliser l’organisation de l’atelier solidaire de mars et sécuriser le budget

Cadrage : validation de la durée (1h20) et des rôles (animation + secrétaire).
Compte rendu de janvier : validation et point sur deux décisions à exécuter (affiche + relance adhésions).
Actualités : retour sur trois demandes de bénévolat reçues, point communication réseaux, calendrier municipal.
Trésorerie : état du compte, estimation des dépenses atelier, décision sur un achat matériel, point cotisations.
Actions en cours : logistique salle, intervenants, liste des besoins, plan de diffusion de l’événement.
Décisions : validation du programme, choix du prestataire impression, répartition des missions le jour J.
Prochaines étapes : planning hebdomadaire, responsables, date de contrôle final.
Questions diverses : suggestion d’une commission “partenariats”, inscription au prochain ordre du jour.

On voit ici la force d’un ordre du jour concret : chaque bloc correspond à une intention claire, et l’ensemble prépare la décision au lieu de la subir.

Adapter l’ordre du jour selon le type de réunion

Une réunion de bureau se prête bien à un ordre du jour orienté pilotage, finances, décisions. Un conseil d’administration demande souvent une formulation plus institutionnelle, avec davantage de validation et de traçabilité. Une réunion de commission (événement, communication, actions sociales) sera plus opérationnelle, avec un suivi fin et des arbitrages rapides. L’essentiel reste le même : annoncer l’objectif, organiser la discussion, et prévoir une sortie nette sous forme d’actions.

ORDRE DU JOUR — RÉUNION MENSUELLE DU BUREAU

Association : Les Voisins Solidaires
Date : Jeudi 12 février 2026
Horaire : 19h00 – 20h20
Lieu : Maison des Associations, Salle polyvalente (avec accès visioconférence)

1) INFORMATIONS DE SÉANCE

Présidence : Nadia El Mansouri, Présidente
Secrétariat : Youssef Benali, Secrétaire
Participants : membres du bureau et responsables de pôles invités selon les sujets
Objet de la réunion : finaliser l’organisation de l’atelier solidaire de mars et valider les décisions budgétaires associées.

DÉROULÉ PRÉVU

I. OUVERTURE, CADRAGE ET VALIDATION DU CADRE (5 min)

La présidente ouvre la séance à 19h00. L’objectif de la réunion est rappelé, ainsi que la durée prévue. L’ordre du jour est présenté et adopté. Le secrétaire de séance est confirmé afin d’assurer la rédaction du relevé de décisions et le suivi des actions.

II. COMPTE RENDU PRÉCÉDENT : VALIDATION ET SUIVI (10 min)

Le compte rendu de la séance précédente est relu de façon synthétique. Il est validé sans modification. Un point de suivi est réalisé sur les engagements pris : l’affiche d’adhésion a été finalisée, la relance des cotisations a été envoyée, et la mise à jour de la liste des bénévoles est en cours de consolidation.

III. INFORMATIONS GÉNÉRALES ET ACTUALITÉS DE L’ASSOCIATION (15 min)

La responsable communication signale une progression des interactions sur la page de l’association depuis la dernière publication. Trois candidatures bénévoles ont été reçues ; il est proposé d’organiser un temps d’accueil court, orienté intégration et répartition des missions. Le pôle partenariats mentionne un premier contact positif avec un commerce de quartier susceptible de soutenir l’événement (consommables et/ou remise).

IV. TRÉSORERIE ET ARBITRAGES FINANCIERS (20 min)

Le trésorier présente la situation financière à date, le niveau de trésorerie disponible et les échéances à venir. Les dépenses prévues pour l’atelier solidaire sont détaillées (impression, petit matériel, collations). À l’issue des échanges, le bureau fixe un budget plafond pour l’événement et autorise l’achat du matériel manquant, avec une règle de prudence : au-delà d’un certain montant, deux devis seront demandés avant engagement.

V. ATELIER SOLIDAIRE DE MARS : AVANCEMENT, ORGANISATION, BESOINS (30 min)

Le responsable événement confirme la réservation de la salle et la disponibilité des intervenants. Les besoins opérationnels sont structurés : accueil, gestion des inscriptions, matériel d’animation, signalétique, déroulé horaire. Il est acté d’ouvrir un formulaire d’inscription dès la semaine suivante, avec une capacité limitée pour sécuriser la logistique. Un calendrier de communication sur deux semaines est retenu afin d’assurer une diffusion progressive et efficace.

VI. DÉCISIONS ET RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS (20 min)

Le programme final est validé, ainsi que l’horaire d’accueil du public. Les rôles sont répartis : une personne en charge des inscriptions, une personne dédiée à l’accueil, une personne responsable du matériel, et une coordination générale le jour J. Une procédure simple de gestion des incidents mineurs est également demandée, afin d’encadrer l’équipe et d’éviter l’improvisation en situation.

VII. PLAN D’ACTIONS ET ÉCHÉANCES (10 min)

Les actions prioritaires sont confirmées : finaliser les devis d’impression, publier l’ouverture des inscriptions, établir la liste de matériel, organiser un point de coordination une semaine avant l’événement. Un suivi intermédiaire par messagerie de groupe est retenu, complété par une courte réunion en ligne dédiée à la validation finale.

VIII. QUESTIONS DIVERSES ET CLÔTURE (10 min)

La création d’une commission “partenariats” est évoquée pour structurer les contacts et anticiper les besoins des prochains événements. Le sujet est inscrit à l’ordre du jour de la prochaine séance. La prochaine réunion est fixée au jeudi 12 mars 2026 à 19h00. La séance est levée à 20h20.

Signatures (facultatif)
Présidence de séance : ____________________
Secrétariat de séance : ____________________

Mode d’emploi du modèle Word « Ordre du jour – Réunion d’association »

Ce modèle est conçu pour être utilisé avant, pendant et après la réunion, afin de cadrer les échanges, sécuriser les décisions et produire une trace exploitable (relevé de décisions + plan d’actions). L’idée est simple : vous préparez le document comme feuille de route, vous l’utilisez comme support de pilotage, puis vous le conservez comme pièce d’archive.

1) Personnaliser l’en-tête (bandeau)

En haut de la page, remplacez les champs entre crochets :

ASSOCIATION [NOM DE L’ASSOCIATION] : nom exact (tel qu’utilisé sur vos documents officiels).
RÉUNION [TYPE : Bureau / CA / Commission] : indiquez la nature de la séance.
La ligne “Document de séance…” peut rester telle quelle : elle rappelle la finalité du document.

Astuce pratique : utilisez la fonction Rechercher/Remplacer de Word pour remplacer rapidement les éléments récurrents (ex. “[NOM]”, “[JJ/MM/AAAA]”, etc.).

2) Compléter les « Informations de séance »

Dans le tableau 1) INFORMATIONS DE SÉANCE, renseignez les champs essentiels : date, horaire, lieu ou lien de visio, présidence, secrétariat, participants.
Si vous êtes en Conseil d’administration, profitez de la ligne “Participants” pour préciser le quorum si votre fonctionnement le prévoit (ex. “10 présents / quorum atteint”).

Juste en dessous, complétez Objet de la réunion : une phrase courte, orientée résultat. Plus l’objet est précis, plus l’ordre du jour devient naturellement “décisionnel”.

Exemples d’objets bien formulés :

“Valider le budget du trimestre et arbitrer les dépenses prioritaires.”
“Finaliser l’organisation de l’événement du 20 mars (programme, rôles, prestataires).”

3) Ajuster le « Déroulé prévu » à votre réunion

La section 2) DÉROULÉ PRÉVU est structurée en huit blocs (I à VIII). Chaque bloc contient :

un objectif (ligne “Objet : Objectif…”) qui donne le sens du point,
un temps indicatif (durée) qui protège l’équilibre de la séance.

Votre travail consiste à adapter ces blocs à votre réalité :

si un point ne concerne pas la réunion (ex. finances dans une commission), vous pouvez le supprimer ;
si un sujet important manque (ex. “Préparation Assemblée générale”, “Point partenaires”), vous pouvez dupliquer un bloc et le renommer ;
si un point exige une décision, renforcez la ligne “Objectif” pour qu’elle annonce clairement l’attendu (validation, arbitrage, vote, désignation, etc.).

Bon réflexe : gardez les points “information” en amont, et placez les points “décision” au moment où le groupe est prêt à trancher (après les éléments factuels).

4) Utiliser le modèle pendant la réunion (pilotage “propre”)

Pendant la séance, servez-vous du document comme d’un fil conducteur : vous suivez l’ordre, vous surveillez les temps, et vous notez ce qui doit l’être sans alourdir.
L’objectif n’est pas de rédiger un roman, mais de capturer l’essentiel : décisions prises, arbitrages, et actions à engager.

Dès qu’une décision est actée, transformez-la immédiatement en action concrète dans le tableau prévu à cet effet (section 3 ci-dessous). Cela évite la situation classique où “tout le monde a compris”… mais personne n’a de tâche clairement assignée.

5) Remplir le « Tableau de suivi — Actions / Responsables / Échéances »

La partie 3) TABLEAU DE SUIVI est le cœur opérationnel du modèle. Pour chaque décision importante, créez une ligne d’action avec :

Action : commencez par un verbe (“Envoyer”, “Valider”, “Réserver”, “Publier”, “Relancer”…).
Responsable : une personne clairement nommée (évitez “l’équipe” quand c’est possible).
Échéance : une date ou une semaine cible.
Statut / Commentaires : utile pour noter une condition (“deux devis”, “après retour mairie”, “à confirmer par…”) ou un blocage.

Si vous voulez un suivi plus rigoureux, vous pouvez ajouter dans “Statut” des mentions simples : “À faire”, “En cours”, “Fait”, “En attente”, sans complexifier.

6) Finaliser après la réunion : signatures et émargement

La partie 4) SIGNATURES (facultatif) sert quand vous souhaitez formaliser (réunion sensible, engagement financier, décisions structurantes). Dans ce cas, la présidence et le secrétariat signent, ce qui renforce la traçabilité.

La partie 5) ÉMARGEMENT (facultatif) est utile en présentiel ou lorsque vous devez justifier la présence (partenaires, conventions, règles internes). Elle permet d’associer, sur une même page, identité, rôle et signature.

7) Diffuser et archiver proprement

Après correction, enregistrez le fichier avec un nom clair, par exemple :
ODJ_Association-Nom_TypeReunion_2026-02-12.docx

Puis exportez en PDF pour diffusion (plus stable, moins de modifications involontaires). Enfin, archivez l’ordre du jour avec le relevé de décisions ou le compte rendu, dans un dossier unique par séance. Cette discipline simple vous fera gagner un temps considérable sur le suivi.