Exemple de Procès-Verbal d’Association : Modèle Complet à Remplir
Le procès-verbal (PV) est un document essentiel qui consigne officiellement les délibérations et décisions prises lors d’une réunion d’association (assemblée générale, réunion de bureau, réunion de conseil d’administration, etc.). Il doit être rédigé avec soin, car il fait foi en cas de litige ou de vérification administrative.
1. Définition du Procès-Verbal d’Association
Le procès-verbal est un document écrit qui relate de manière fidèle et précise le déroulement d’une réunion d’association. Il contient notamment :
- Les informations relatives à la réunion (date, lieu, heure, participants).
- L’ordre du jour.
- Les discussions et débats qui ont eu lieu.
- Les décisions prises et les résolutions adoptées.
2. Objectifs du Procès-Verbal d’Association
- Assurer la traçabilité des décisions prises.
- Fournir une preuve légale en cas de litige.
- Permettre un suivi des actions décidées.
- Garantir la transparence des activités de l’association.
3. Exemple Complet de Procès-Verbal d’Association
Procès-Verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire de l’Association “Les Amis de la Culture”
Date : 20 mars 2025
Lieu : Salle des Fêtes, 10 rue de la Liberté, 75000 Paris
Heure d’ouverture : 14h00
Président de séance : Monsieur Pierre Dupont (Président de l’association)
Secrétaire de séance : Madame Marie Martin (Secrétaire de l’association)
1. Présence
La liste des membres présents, absents, et représentés est jointe en annexe.
Nombre de membres présents : 25
Nombre de membres représentés : 10
Quorum atteint : Oui
2. Ordre du Jour
- Rapport moral du Président.
- Rapport financier du Trésorier.
- Élection des membres du Conseil d’Administration.
- Questions diverses.
3. Déroulement de la Réunion
3.1. Rapport Moral du Président
Monsieur Pierre Dupont présente un bilan moral de l’année écoulée.
Il rappelle les activités principales de l’association :
- Organisation de trois expositions culturelles.
- Participation à deux salons nationaux.
- Mise en place d’ateliers pédagogiques pour les jeunes.
Le rapport moral est soumis au vote :
Résultat : Approuvé à l’unanimité.
3.2. Rapport Financier du Trésorier
Monsieur Jean Durand, Trésorier, présente le bilan financier de l’exercice 2024.
- Recettes : 25 000 EUR.
- Dépenses : 18 000 EUR.
- Excédent : 7 000 EUR.
Le rapport financier est soumis au vote :
Résultat : Approuvé par 32 voix pour, 3 contre.
3.3. Élection des Membres du Conseil d’Administration
Les mandats de certains membres étant arrivés à échéance, il est procédé au renouvellement partiel du Conseil d’Administration.
Candidats élus :
- Monsieur Paul Leblanc.
- Madame Sophie Leroy.
- Monsieur Luc Martin.
Résultat : Approbation à la majorité (27 voix pour, 8 contre).
3.4. Questions Diverses
Plusieurs questions sont abordées, notamment :
- La participation à un nouvel événement régional.
- La mise en place d’un partenariat avec d’autres associations culturelles.
4. Clôture de la Séance
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h30.
5. Signatures
Le Président de séance,
Pierre Dupont
(Signature)
Le Secrétaire de séance,
Marie Martin
(Signature)
4. Conseils pour la Rédaction d’un Procès-Verbal d’Association
- Soyez précis et fidèle : Mentionnez les faits de manière objective, sans ajouter d’opinions personnelles.
- Utilisez un langage clair et concis : Les phrases doivent être courtes et compréhensibles.
- Mentionnez les décisions prises : Indiquez si elles ont été adoptées ou rejetées, avec les résultats de vote si nécessaire.
- Numérotez les paragraphes : Cela facilite la lecture et le suivi des décisions.
- Faites signer le PV par les personnes responsables : Habituellement, le président de séance et le secrétaire.
Modèle de Procès-Verbal à Télécharger
Extrait de Rédaction d’un Procès-Verbal d’Association
Procès-Verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire de l’Association “Les Amis de la Culture”
Date : 20 mars 2025
Lieu : Salle des Fêtes, 10 rue de la Liberté, 75000 Paris
Président de séance : Monsieur Pierre Dupont (Président de l’association)
Secrétaire de séance : Madame Marie Martin (Secrétaire de l’association)
1. Présence
Nombre de membres présents : 25
Nombre de membres représentés : 10
Quorum atteint : Oui
2. Ordre du Jour
- Rapport moral du Président.
- Rapport financier du Trésorier.
- Élection des membres du Conseil d’Administration.
- Questions diverses.
3. Déroulement de la Réunion
3.1. Rapport Moral du Président
Le Président, Monsieur Pierre Dupont, présente un bilan moral de l’année écoulée.
Les activités principales de l’association ont été les suivantes :
- Organisation de trois expositions culturelles.
- Participation à deux salons nationaux.
- Mise en place d’ateliers pédagogiques pour les jeunes.
Le rapport moral est soumis au vote.
Résultat : Approuvé à l’unanimité.
3.2. Rapport Financier du Trésorier
Le Trésorier, Monsieur Jean Durand, présente le bilan financier de l’exercice 2024 :
- Recettes : 25 000 EUR.
- Dépenses : 18 000 EUR.
- Excédent : 7 000 EUR.
Le rapport financier est soumis au vote.
Résultat : Approuvé par 32 voix pour, 3 contre.
3.3. Élection des Membres du Conseil d’Administration
Les mandats de certains membres étant arrivés à échéance, il est procédé au renouvellement partiel du Conseil d’Administration.
Candidats élus :
- Monsieur Paul Leblanc.
- Madame Sophie Leroy.
- Monsieur Luc Martin.
Résultat : Approbation à la majorité (27 voix pour, 8 contre).
4. Clôture de la Séance
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h30.
5. Signatures
Le Président de séance,
Pierre Dupont
(Signature)
Le Secrétaire de séance,
Marie Martin
(Signature)
✅ Cas Particuliers de Procès-Verbal d’Association
Les procès-verbaux d’association peuvent varier en fonction de la nature de la réunion, des circonstances exceptionnelles, ou des décisions spécifiques à prendre. Voici quelques cas particuliers courants :
1. Procès-Verbal de Modification des Statuts de l’Association
Ce type de procès-verbal est rédigé lorsqu’une assemblée générale est convoquée pour modifier les statuts de l’association.
Points spécifiques :
- Mentionner l’article ou les articles à modifier.
- Indiquer clairement les nouvelles rédactions adoptées.
- Préciser les modalités de vote (majorité requise, quorum).
- Joindre la version modifiée des statuts en annexe.
Exemple :
Lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 15 avril 2025, l’article 4 des statuts relatifs à l’objet de l’association a été modifié comme suit :
Ancien texte : “L’association a pour objet de promouvoir l’art local.”
Nouveau texte : “L’association a pour objet de promouvoir l’art local et de favoriser les échanges culturels internationaux.”
Résultat : Adopté par 80% des membres présents.
2. Procès-Verbal d’Exclusion d’un Membre
Ce type de procès-verbal est rédigé lorsque le conseil d’administration ou l’assemblée générale décide d’exclure un membre pour non-respect du règlement intérieur ou des statuts.
Points spécifiques :
- Mentionner les motifs précis de l’exclusion.
- Préciser si le membre concerné a été entendu ou invité à s’expliquer.
- Indiquer le mode de vote et les résultats obtenus.
- Joindre, si nécessaire, les échanges écrits avec le membre exclu.
Exemple :
Lors de la réunion du Conseil d’Administration du 30 mars 2025, Monsieur Paul Durand a été entendu concernant des comportements contraires aux valeurs de l’association.
Après délibération, le conseil a décidé son exclusion par un vote à la majorité (15 voix pour, 5 contre, 3 abstentions).
3. Procès-Verbal d’Élection du Bureau
Ce type de procès-verbal est utilisé lorsqu’il s’agit de renouveler les membres du bureau de l’association (Président, Secrétaire, Trésorier, etc.).
Points spécifiques :
- Indiquer les postes à pourvoir.
- Mentionner les candidats et leurs présentations.
- Préciser le mode de scrutin (vote à main levée, bulletin secret).
- Indiquer les résultats obtenus.
Exemple :
Lors de l’Assemblée Générale du 10 janvier 2025, les élections pour le renouvellement du Bureau ont eu lieu.
- Président : Pierre Dupont (32 voix pour, 3 contre) – Élu.
- Secrétaire : Marie Martin (30 voix pour, 5 contre) – Élu.
- Trésorier : Jean Durand (25 voix pour, 10 contre) – Élu.
4. Procès-Verbal de Dissolution de l’Association
Ce document est indispensable lorsque l’association décide de mettre fin à ses activités.
Points spécifiques :
- Indiquer la cause de la dissolution (décision volontaire, fusion, décision judiciaire).
- Mentionner la liquidation des biens de l’association.
- Préciser les modalités de vote (souvent une majorité qualifiée).
- Joindre le rapport de liquidation en annexe, si nécessaire.
Exemple :
Lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 12 mai 2025, les membres présents ont décidé de dissoudre l’association suite à l’épuisement des ressources financières.
Résultat du vote : 90% des membres présents ont approuvé la dissolution.
La liquidation des biens sera effectuée par Monsieur Paul Leblanc.
5. Procès-Verbal de Création d’une Nouvelle Commission
Lorsque l’association souhaite créer une nouvelle commission ou un comité pour une tâche spécifique.
Points spécifiques :
- Nom de la commission.
- Objectif précis.
- Responsables désignés.
- Durée de la mission (temporaire ou permanente).
- Modalités de fonctionnement (réunions, rapports, etc.).
Exemple :
Lors de la réunion du Conseil d’Administration du 15 juin 2025, il a été décidé de créer une Commission des Relations Internationales.
Objectif : Développer des partenariats avec des associations étrangères.
Responsable : Sophie Leroy.
Durée : Mission temporaire de 2 ans, avec rapport annuel d’activité.
6. Procès-Verbal de Refus de Candidature
Lorsqu’une candidature pour adhésion ou pour un poste au sein de l’association est refusée.
Points spécifiques :
- Mentionner la candidature examinée.
- Motiver le refus en justifiant la décision (compétences insuffisantes, non-respect des critères d’adhésion, etc.).
- Indiquer le résultat du vote si nécessaire.
Exemple :
Lors de la réunion du Conseil d’Administration du 10 juillet 2025, la candidature de Monsieur Lucien Moreau au poste de Responsable Communication a été refusée par 12 voix contre, 8 voix pour.
Motif : Non-conformité avec les critères de sélection précisés dans le règlement intérieur.
💡 Conseils Pratiques :
- Numérotez systématiquement vos procès-verbaux pour une meilleure traçabilité.
- Conservez les originaux dans un registre dédié ou sur un support numérique sécurisé.
- Faites signer systématiquement le PV par les personnes habilitées (Président, Secrétaire).
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