Procès-verbal de remise des clés : modèle Word
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- Date de création 1 décembre 2025
- Dernière mise à jour 9 décembre 2025
Procès-verbal de remise des clés : modèle Word
Un simple trousseau de clés posé sur une table peut résumer tout un chapitre de vie : un appartement que l’on rend après des années, un local que l’on ouvre pour la première fois, un projet qui commence, un autre qui se termine. Derrière ce geste très concret – donner et recevoir des clés – il y a en réalité un vrai passage de relais : à compter de cet instant, ce ne sont plus les mêmes personnes qui assument les risques, les usages, les charges et la responsabilité du lieu.
Le procès-verbal de remise des clés sert précisément à capter ce basculement. Il transforme une scène courte – quelques signatures, un trousseau qu’on se passe – en trace écrite structurée : qui a remis quoi, à qui, quand, pour quel bien, dans quelles conditions. Utilisé avec méthode, il sécurise autant le bailleur ou le vendeur que le locataire ou l’acquéreur.
1. Un document pivot entre les parties, quel que soit le contexte
Remise des clés à l’entrée dans un logement, passation d’un local commercial après une cession de fonds, livraison d’un bien acheté dans le neuf, sortie d’un ancien occupant… Les situations varient, mais le besoin reste le même : formaliser clairement le passage de relais.
Le procès-verbal de remise des clés joue ce rôle dans différents contextes :
- Bail d’habitation : il complète l’état des lieux et marque le point de départ de la jouissance effective du logement.
- Bail commercial ou professionnel : il accompagne l’installation d’une activité, souvent avec des enjeux financiers plus lourds.
- Vente immobilière : il matérialise le moment où l’acquéreur dispose concrètement du bien, en parallèle de l’acte authentique.
Dans tous les cas, ce document donne un repère commun : à telle date, à telle heure, dans tel cadre contractuel, les clés ont été remises, et les deux parties en conviennent.
2. Identifier clairement les acteurs et le bien
La première force d’un bon modèle de PV de remise des clés, c’est de poser le décor sans ambiguïté. Avant même de parler de trousseau, le document rappelle :
- Qui remet les clés : bailleur, vendeur, mandataire, agence, notaire…
- Qui les reçoit : locataire, acquéreur, représentant légal, société d’exploitation.
- Quel bien est concerné : adresse précise, étage, numéro de lot, référence interne ou cadastrale.
- Pour quel usage : habitation, commerce, bureau, usage mixte.
Cette partie d’identification peut sembler évidente, mais elle évite de nombreux malentendus lorsqu’un même propriétaire gère plusieurs biens ou lorsqu’une même société occupe plusieurs locaux. Le modèle agit comme un garde-fou : chaque champ incite à préciser, à détailler, à ne laisser aucune zone floue.
3. Relier la remise des clés au contrat et à l’entrée dans les lieux
Remettre des clés ne se fait jamais dans le vide. Le modèle de procès-verbal rappelle donc le contrat de référence :
- type de contrat (bail d’habitation, bail commercial, acte de vente, convention particulière) ;
- date de signature ;
- date d’effet ou d’entrée dans les lieux ;
- lien avec un éventuel état des lieux.
Ce lien est essentiel : il montre que la remise des clés s’inscrit dans une logique d’ensemble. Le document n’est pas isolé ; il vient compléter des pièces contractuelles déjà signées. En pratique, cela facilite le travail du notaire, de l’agence, du service juridique ou du comptable, qui peuvent reconstituer le dossier sans devoir “deviner” comment la situation s’est déroulée.
4. Dresser un inventaire précis des accès remis
La partie la plus concrète du procès-verbal reste le tableau des clés. Un modèle bien conçu permet de dresser une véritable cartographie des accès :
- type de clé ou de moyen d’accès (clé simple, clé sécurisée, badge, bip de parking, télécommande de portail, clé de cave, clé de local technique…) ;
- destination exacte (porte d’entrée du logement, porte palière, hall, local poubelles, garage, box, cave, toiture…) ;
- nombre d’exemplaires remis ;
- colonne “observations” pour noter une particularité (clé tordue, double manquant, badge à remplacer…).
Ce tableau est précieux pour tout le monde.
Pour le bailleur ou le vendeur, il atteste de ce qui a été remis le jour J.
Pour le locataire ou l’acquéreur, il devient une référence : en cas de perte, de litige ou de contestation, chacun dispose d’un support objectif.
5. Intégrer les compteurs et les documents annexes : un “pack de départ” complet
La remise des clés coïncide souvent avec d’autres opérations pratiques : relevés de compteurs, remise de documents, transmission de codes ou de notices. Le procès-verbal peut intégrer ces éléments, de façon structurée.
5.1. Les relevés de compteurs
Un tableau dédié permet d’inscrire :
- le type de compteur (eau, gaz, électricité, chauffage collectif avec répartiteurs, etc.) ;
- le numéro du compteur ;
- l’index relevé à l’instant de la remise ;
- l’unité (m³, kWh…) ;
- les commentaires éventuels.
Ce simple tableau évite les contestations ultérieures sur les consommations antérieures ou sur le partage des charges.
5.2. Les documents remis
Le modèle peut également lister, sous forme de cases à cocher :
- copie du contrat ;
- état des lieux signé ;
- règlement de copropriété ou règlement intérieur ;
- diagnostics techniques ;
- notices d’utilisation des équipements ;
- codes d’accès, mots de passe temporaires, cartes d’ouverture.
Le procès-verbal devient alors le récapitulatif de tout ce qui change de main : clés, informations, obligations. C’est un véritable “pack de départ” pour la personne qui prend possession des lieux.
6. Donner une place aux observations et aux réserves
Même dans un climat cordial, certains points méritent d’être mentionnés noir sur blanc : retard dans la remise, clé manquante provisoirement, badge en commande, accès particulier à un local technique, demande de changement de barillet…
Le modèle de PV de remise des clés prévoit une zone d’observations et de réserves. Cette rubrique sert à :
- clarifier ce qui doit encore être fait (par exemple : livraison d’un second jeu de clés à une date donnée) ;
- noter des remarques sur l’accès à certains locaux communs ;
- consigner des engagements réciproques (envoi ultérieur de documents, mise à jour d’un code, intervention prévue).
Grâce à cette marge de rédaction, les parties ne sont pas enfermées dans des cases ; elles peuvent adapter le document à la réalité de la situation tout en conservant un cadre rigoureux.
7. Signatures et mentions “lu et approuvé” : formaliser le passage de relais
Un procès-verbal de remise des clés prend toute sa valeur au moment de la signature. Le modèle prévoit des emplacements distincts pour :
- le bailleur ou le vendeur ;
- le locataire ou l’acquéreur ;
- le mandataire (agence, notaire…) lorsqu’il intervient.
Chaque bloc de signature peut être accompagné de la mention manuscrite “Lu et approuvé”. Cette formalité simple renforce la portée du document : elle prouve que chacun a pris connaissance du contenu, qu’il l’accepte et qu’il se reconnaît dans ce qui est écrit. Le passage de relais n’est plus seulement symbolique, il est formellement acté.
8. L’intérêt d’un modèle Word prêt à imprimer
En pratique, la remise des clés se déroule souvent vite : un rendez-vous à l’agence, une rencontre sur le pas de la porte, un passage à l’étude notariale entre deux signatures. Sans support structuré, certaines informations restent à l’oral et finissent par se perdre.
Un modèle Word A4 prêt à imprimer apporte plusieurs avantages très concrets :
- il rappelle automatiquement tous les champs à ne pas oublier (identité des parties, bien, inventaire des clés, relevés, documents remis, observations, signatures) ;
- il offre une mise en page claire et professionnelle que l’on peut réutiliser d’un dossier à l’autre ;
- il facilite l’archivage dans les dossiers papier et numériques ;
- il rassure les parties, qui voient un document soigné, cohérent, adapté à la situation.
Le jour de la remise, il suffit d’imprimer le modèle, de le compléter à la main ou de l’avoir pré-rempli en partie, puis de le faire signer. Le trousseau change de mains, et tout ce qui l’accompagne – droits, obligations, responsabilités – se trouve consigné noir sur blanc.
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