Créer une entreprise en Chine comptabilité au quotidien : Étapes et Tableaux pratiques

Créer une entreprise en Chine comptabilité et finance dans la pratique 🔎

Créer une entreprise en Chine peut s’avérer une belle opportunité prometteuse, toutefois la comptabilité est une tâche qu’on ne peut pas improviser. Le traitement de la comptabilité jour par jour dans une entreprise est essentiel pour garantir une gestion financière fluide et en conformité avec les normes légales. Ce guide présente les étapes quotidiennes de traitement comptable et fournit des exemples de tableaux pratiques pour suivre les opérations financières.

Jour 1 – 7 : Préparations et enregistrement

1. Étude de marché : Analysez le marché pour comprendre la demande, la concurrence et les opportunités locales.
2. Structure légale : Choisissez une structure pour votre entreprise :
   • Joint Venture (JV)
   • Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE)
   • Bureau de représentation
3. Nom de l’entreprise : Réservez le nom de votre société auprès des autorités chinoises.
4. Documents requis : Rassemblez les documents nécessaires :
   • Passeport
   • Formulaire de demande d’enregistrement
   • Statuts de la société
   • Preuve de l’adresse
5. Enregistrement de l’entreprise : Déposez la demande d’enregistrement auprès de l’Administration des Affaires du Marché.

Le Jour 8 – 14 : Comptabilité et fiscalité

6. Ouverture d’un compte bancaire : Ouvrez un compte bancaire d’entreprise en Chine pour toutes vos transactions.
7. Agent fiscal : Engagez un agent fiscal ou un comptable local, essentiel pour gérer les déclarations fiscales mensuelles et les obligations locales.
8. Choix d’un système de comptabilité : Adoptez un système de comptabilité conforme aux normes chinoises (Chinese GAAP – General Accepted Accounting Principles).
9. Numéro d’identification fiscale : Obtenez un numéro d’identification fiscale auprès de l’Administration fiscale locale.

Jour 15 – 21 : Reporting financier et obligations fiscales

10. Déclarations fiscales :
    • Impôt sur le revenu des sociétés : payable tous les trimestres.
    • TVA : mensuelle ou trimestrielle selon la taille de l’entreprise (13 % standard, 6 % pour les services).
    • Cotisations sociales et assurances : nécessaires pour vos employés.
11. Gestion des factures (Fapiao) : En Chine, les factures officielles (Fapiao) sont requises pour toutes les transactions. Elles sont émises par le bureau des impôts et sont nécessaires pour la conformité fiscale.
12. Rapprochement bancaire quotidien : Pour éviter toute anomalie, effectuez un rapprochement quotidien des transactions bancaires.

Le Jour 22 – 30 : Clôture financière mensuelle

13. Clôture mensuelle : À la fin de chaque mois, préparez un rapport financier interne pour le suivi des performances.
14. Audit interne : Si possible, effectuez un audit interne pour assurer la conformité des processus comptables et financiers.
15. Reporting auprès des actionnaires : Si nécessaire, préparez un rapport succinct pour vos investisseurs ou actionnaires avec les résultats du mois.

Points à surveiller mensuellement :

• Déclarations fiscales mensuelles : Assurez-vous que toutes les taxes (TVA, impôts) soient déclarées à temps pour éviter les pénalités.
• Gestion de trésorerie : Suivez les flux de trésorerie quotidiennement pour vous assurer d’avoir suffisamment de liquidités pour les paiements obligatoires (fournisseurs, taxes, salaires).
• Suivi des actifs et passifs : Gardez une trace des actifs de l’entreprise (immobilisations, inventaire) et des passifs (emprunts, dettes fournisseurs) afin de maintenir un bilan équilibré.

Ressources supplémentaires

• Logiciels de comptabilité en Chine : QuickBooks, Kingdee ou UFIDA, qui sont couramment utilisés en Chine et conformes aux réglementations locales.
• Expert en fiscalité : Il est recommandé de consulter régulièrement un expert en fiscalité pour les changements de la loi fiscale chinoise.

1. Créer une entreprise en Chine – Les étapes quotidiennes de traitement de la comptabilité

a. Collecte des pièces justificatives

Chaque jour, vous devez rassembler et organiser les pièces justificatives des opérations financières de l’entreprise. Ces documents sont essentiels pour assurer la traçabilité des transactions et incluent :

• Factures d’achat (produits ou services reçus).
• Factures de vente (produits ou services vendus).
• Relevés bancaires pour les paiements et encaissements.
• Reçus de caisse (frais, avances, dépenses mineures).

b. Enregistrement des opérations dans les journaux comptables

Chaque jour, les opérations doivent être enregistrées dans les journaux comptables de manière chronologique. Ces opérations incluent les transactions d’achat, de vente, de paiements et de mouvements bancaires.

Exemple de tableau : Journal des ventes

Exemple de tableau : Journal des achats

c. Saisie des écritures comptables dans le grand livre

Après avoir enregistré les transactions dans les journaux, elles doivent être postées dans le grand livre. Le grand livre récapitule toutes les transactions par compte (clients, fournisseurs, banques, etc.).

Exemple de tableau : Grand livre – Compte Client (411)

d. Gestion de la caisse

Si l’entreprise utilise une caisse pour les paiements et encaissements en espèces, il est important de faire un suivi quotidien de ses mouvements. Chaque encaissement ou décaissement en espèces doit être documenté.

Exemple de tableau : Caisse – Journal des opérations

e. Suivi des règlements clients et fournisseurs

Le suivi quotidien des encaissements clients et des paiements fournisseurs est essentiel pour maintenir une trésorerie saine.

Exemple de tableau : Suivi des règlements clients

Exemple de tableau : Suivi des paiements fournisseurs

2. Étapes hebdomadaires de réconciliation

Bien que la saisie comptable se fasse quotidiennement, certaines tâches de réconciliation doivent être réalisées chaque semaine pour assurer la cohérence des comptes.

a. Réconciliation bancaire

Comparer les mouvements bancaires avec les enregistrements comptables pour s’assurer que tout est bien pris en compte.

Exemple de tableau : Réconciliation bancaire

b. Vérification des comptes de tiers (clients/fournisseurs)

Il est important de vérifier régulièrement que les soldes des comptes clients et fournisseurs correspondent aux créances et dettes réelles. Cela permet de prévenir les erreurs et les oublis.

3. Étapes mensuelles de clôture

À la fin de chaque mois, certaines opérations sont nécessaires pour assurer une clôture correcte des comptes mensuels.

a. Préparation des états financiers intermédiaires

Préparer un bilan et un compte de résultat à la fin du mois permet d’avoir une vue d’ensemble sur la santé financière de l’entreprise.

Exemple de tableau : Compte de résultat mensuel simplifié

b. Calcul et déclaration de la TVA

Chaque mois, vous devez calculer la TVA due à partir de vos ventes et achats pour préparer la déclaration de TVA.

Exemple de tableau : Calcul de la TVA

Avant de Créer une entreprise en Chine, il faut être conscient que le traitement de la comptabilité au quotidien implique plusieurs étapes importantes, allant de la collecte des pièces justificatives à l’enregistrement des transactions, jusqu’à la préparation des états financiers. Suivre ces étapes de manière rigoureuse et utiliser des tableaux pratiques pour chaque domaine permet d’assurer une gestion comptable efficace et conforme.

Guide de traitement de la comptabilité au quotidien : Étapes et Tableaux pratiques

La gestion de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est une tâche essentielle pour toute entreprise soumise à cette taxe. Elle implique la collecte, la déclaration et le paiement de la TVA aux autorités fiscales. Voici un guide étape par étape pour gérer la TVA chaque mois, incluant des tableaux pratiques pour suivre et calculer vos montants de TVA.

1. Collecte des pièces justificatives

a. Regrouper les factures de vente

Chaque mois, commencez par rassembler toutes les factures de vente émises par l’entreprise. Ces factures indiquent la TVA collectée auprès de vos clients.

• Exemple : Si vous vendez un produit pour 1 200 € TTC (toutes taxes comprises), avec une TVA de 20 %, le montant de TVA collectée sera de 200 €.

b. Rassembler les factures d’achat

Ensuite, rassemblez toutes les factures d’achat que vous avez reçues de vos fournisseurs. Ces factures montrent la TVA que vous avez payée sur vos achats.

• Exemple : Si vous achetez des biens pour 600 € TTC, avec une TVA de 20 %, la TVA que vous pouvez récupérer sera de 100 €.

2. Enregistrement des transactions dans le journal de TVA

a. Journal des ventes (TVA collectée)

Ce journal enregistre toutes les factures de vente émise, en séparant la TVA incluse dans chaque transaction.

Exemple de tableau : Journal des ventes (TVA collectée)

b. Journal des achats (TVA déductible)

Ce journal répertorie toutes les factures d’achat, en distinguant la TVA que vous avez payée et que vous pouvez déduire.

Exemple de tableau : Journal des achats (TVA déductible)

3. Calcul de la TVA à déclarer

a. Calcul de la TVA collectée

Additionnez toutes les sommes de TVA collectée sur vos ventes du mois. Cela correspond au montant total de TVA que vous avez facturé à vos clients.

• Exemple : Si vous avez facturé un total de 700 € de TVA sur vos ventes du mois, ce montant correspond à la TVA collectée.

b. Calcul de la TVA déductible

Additionnez toutes les sommes de TVA déductible sur vos achats du mois. C’est la TVA que vous avez payée à vos fournisseurs et que vous pouvez récupérer.

• Exemple : Si vous avez payé un total de 300 € de TVA sur vos achats du mois, ce montant correspond à la TVA déductible.

c. Calcul de la TVA nette à payer

La TVA à payer à l’administration fiscale se calcule ainsi :

TVA à payer = TVA collectée – TVA déductible

• Exemple :
• TVA collectée : 700 €
• TVA déductible : 300 €
• TVA nette à payer : 700 € – 300 € = 400 €

4. Préparation de la déclaration de TVA

a. Récapitulatif de la TVA collectée et déductible

Vous devez préparer un récapitulatif mensuel qui montre la TVA collectée et la TVA déductible. Ce document servira à remplir votre déclaration de TVA.

Exemple de tableau : Récapitulatif TVA mensuel

b. Soumission de la déclaration de TVA

Chaque mois, vous devez soumettre une déclaration de TVA aux autorités fiscales chinoises ou à l’administration fiscale de votre pays, selon votre juridiction.

• Format de la déclaration : Les déclarations de TVA peuvent être faites en ligne via les portails fiscaux locaux.
• Délai de déclaration : La TVA doit généralement être déclarée et payée avant le 20 du mois suivant.

5. Paiement de la TVA

Une fois la déclaration soumise, vous devez payer le montant de la TVA nette (TVA collectée moins TVA déductible) à l’administration fiscale.

a. Modes de paiement

• Virement bancaire : Le paiement de la TVA peut être effectué par virement bancaire sur le compte de l’administration fiscale.
• Paiement en ligne : Certaines juridictions permettent également de payer la TVA via des plateformes en ligne.

b. Justificatifs de paiement

Assurez-vous de conserver les reçus ou les preuves de paiement de la TVA pour vos archives comptables.

6. Archivage des documents fiscaux

a. Conservation des pièces justificatives

Les factures de vente, factures d’achat, et les relevés bancaires liés à la TVA doivent être conservés pendant une période légale (souvent de 5 à 10 ans selon les juridictions) en cas de contrôle fiscal.

b. Audit interne

Il est conseillé d’effectuer des vérifications internes régulières pour s’assurer que toutes les opérations liées à la TVA sont correctement enregistrées et que les déclarations sont exactes.

7. Tableaux récapitulatifs pour la gestion de la TVA

Exemple de tableau : Récapitulatif mensuel des ventes et achats avec TVA

Créer une entreprise en Chine et gérer la TVA chaque mois implique plusieurs étapes : collecte des pièces justificatives, enregistrement dans les journaux comptables, calcul de la TVA nette, soumission de la déclaration, paiement et archivage des documents. Utiliser des tableaux récapitulatifs pour suivre la TVA collectée et déductible permet d’éviter les erreurs et de simplifier la gestion comptable.

Créer une entreprise en Chine – Comment éviter les erreurs de TVA : Guide complet

La gestion de la TVA peut être complexe, et des erreurs peuvent entraîner des pénalités fiscales ou des retards dans le remboursement de la TVA déductible. Voici un guide détaillé pour éviter les erreurs de TVA dans la comptabilité d’une entreprise.

1. Comprendre les bases de la TVA

a. Différencier la TVA collectée et la TVA déductible

• TVA collectée : La TVA que l’entreprise facture à ses clients sur les ventes. Elle doit être reversée à l’administration fiscale.
• TVA déductible : La TVA payée sur les achats que l’entreprise peut récupérer. Elle est déduite de la TVA collectée lors du calcul de la TVA nette à payer.

b. Connaître les taux de TVA applicables

Il est crucial d’appliquer le bon taux de TVA. En Chine et dans de nombreux pays, plusieurs taux de TVA peuvent s’appliquer en fonction de la nature des biens ou services :

• Taux standard (ex. 20 % en Europe, 13 % en Chine pour certains biens).
• Taux réduit (ex. 6 % en Chine pour certains services).
• Exonérations ou taux spécifiques (ex. produits exportés, services financiers).

a. Factures de vente et d’achat complètes

2. Bien organiser les pièces justificatives

Assurez-vous que chaque facture de vente et facture d’achat comporte les informations obligatoires :

• Numéro de facture.
• Date de la facture.
• Informations sur l’acheteur et le vendeur (nom, adresse, numéro de TVA).
• Description des biens ou services.
• Montant HT, taux de TVA, et montant de TVA.

b. Vérifier la validité des “fapiaos” (factures en Chine)

En Chine, la TVA ne peut être déduite que si les factures d’achat (“fapiaos”) sont valides et conformes. Une fapiao doit être authentifiée pour permettre la récupération de la TVA. Cela inclut la vérification des codes QR, des cachets officiels, et des informations de l’émetteur.

3. Effectuer des enregistrements comptables corrects

a. Enregistrement des transactions dans les bons comptes

Assurez-vous que chaque transaction est enregistrée dans les bons comptes de TVA (TVA collectée, TVA déductible) dans les journaux comptables. Utiliser un plan comptable standardisé aide à éviter les erreurs de classification.

Exemple de tableau : Enregistrement correct de la TVA

b. Comptabiliser la TVA au moment opportun

Ne pas reporter l’enregistrement des factures. La TVA doit être enregistrée dès l’émission ou la réception de la facture, afin de garantir une comptabilité correcte à chaque période fiscale.

4. Réaliser des contrôles et réconciliations régulières

a. Réconciliation bancaire mensuelle

Comparez les mouvements de votre compte bancaire avec les factures de vente et d’achat enregistrées. Assurez-vous que les paiements et les encaissements correspondent aux factures comptabilisées pour éviter des erreurs de TVA.

b. Réconciliation des comptes de TVA

Il est important de réconcilier les comptes de TVA collectée et déductible avec les déclarations fiscales mensuelles ou trimestrielles. Cela permet de s’assurer que les montants déclarés correspondent aux enregistrements comptables.

5. Utiliser un logiciel de comptabilité fiable

a. Automatiser les calculs de TVA

Utiliser un logiciel de comptabilité fiable qui peut :

• Calculer automatiquement la TVA collectée et déductible.
• Générer les rapports de TVA mensuels/trimestriels.
• Suivre les échéances de déclaration de TVA.

b. Configurer correctement les taux de TVA

Assurez-vous que les taux de TVA corrects sont paramétrés dans votre logiciel comptable. Si vous travaillez dans plusieurs pays ou secteurs, configurer les taux de TVA spécifiques à chaque produit/service et région est essentiel pour éviter les erreurs.

6. Se tenir à jour sur les réglementations fiscales

a. Vérifier régulièrement les changements de législation

Les taux de TVA et les règles fiscales évoluent. Assurez-vous de vous tenir informé des nouvelles réglementations fiscales dans votre pays d’exploitation, notamment si des taux spéciaux ou des exonérations sont applicables à votre secteur.

b. Se former ou faire appel à des experts

Si vous avez des doutes sur les règles de TVA, envisagez de suivre des formations fiscales régulières ou de consulter un expert-comptable spécialisé en TVA. Cela peut vous aider à comprendre les spécificités des régulations en vigueur dans votre secteur ou pays.

7. Gérer correctement les exonérations de TVA et les exportations

a. Traitement des exportations

Les exportations sont généralement exonérées de TVA, mais elles doivent être correctement déclarées. Pour éviter les erreurs :

• Assurez-vous d’obtenir les documents justificatifs (factures, certificats d’exportation).
• Conservez des preuves de la sortie des biens du territoire.

b. Traitement des exonérations locales

Certains biens ou services peuvent être exonérés de TVA. Assurez-vous que :

• L’exonération est correctement documentée sur les factures.
• Vous utilisez les bons taux ou mentionnez l’exonération sur vos déclarations fiscales.

8. Soumettre les déclarations de TVA à temps

a. Respecter les échéances fiscales

Les erreurs de TVA peuvent souvent être évitées en respectant les délais de déclaration. Soumettez vos déclarations de TVA à temps (mensuelles ou trimestrielles selon votre régime) pour éviter les pénalités.

b. Vérifier les déclarations avant soumission

Avant de soumettre votre déclaration de TVA, effectuez un double contrôle des montants déclarés :

• Vérifiez que les chiffres correspondent à vos journaux comptables.
• Assurez-vous que la TVA collectée et déductible est correctement calculée.

9. Archiver correctement les documents liés à la TVA

a. Conserver les factures

Les factures d’achat et de vente doivent être conservées pendant la période légale de conservation, qui varie généralement entre 5 et 10 ans selon les juridictions. Cela permet de justifier les montants déclarés en cas de contrôle fiscal.

b. Utiliser un système d’archivage numérique

Un système de gestion documentaire (GED) peut faciliter l’archivage et la recherche des documents liés à la TVA. Cela simplifie également les audits internes et externes.

10. Surveiller les erreurs courantes de TVA

a. Ne pas mélanger TVA et autres taxes

Assurez-vous de ne pas confondre la TVA avec d’autres types de taxes (taxes locales, droits de douane, etc.). Chaque taxe doit être enregistrée et déclarée séparément.

b. Éviter les doublons

Assurez-vous que chaque facture est enregistrée une seule fois dans le système comptable. Les doublons peuvent entraîner des erreurs dans le calcul de la TVA à payer ou à récupérer.

Pour éviter les erreurs de TVA, il est essentiel d’adopter une gestion rigoureuse à chaque étape du processus comptable. Une organisation efficace des factures, des enregistrements corrects, des réconciliations régulières, et l’utilisation d’outils automatisés peuvent grandement aider à minimiser les risques d’erreurs. De plus, rester informé des changements de réglementation et faire appel à des experts fiscaux peuvent permettre de garantir la conformité et d’éviter les sanctions fiscales.

Gestion des Fapiao dans le cadre de la comptabilité en Chine

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