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Cours word gratuit |cours 4 Enregistrer et partager des docs

Bienvenue au cours word numéro 4 de la série des cours word Microsoft 2019.

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Lorsque vous créez un nouveau document dans Word, vous devez savoir comment l’enregistrer afin de pouvoir y accéder et le modifier ultérieurement. Comme avec les versions précédentes de Word, vous pouvez enregistrer les fichiers sur votre ordinateur. Si vous préférez, vous pouvez également enregistrer des fichiers dans le cloud à l’aide de OneDrive. Vous pouvez même exporter et partager des documents directement depuis Word.

Enregistrer et enregistrer sous

Word propose deux façons d’enregistrer un fichier : Enregistrer et Enregistrer sous. Ces options fonctionnent de manière similaire, avec quelques différences importantes.

Enregistrer : lors de la création ou de la modification d’un document, vous utiliserez la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications. Vous utiliserez cette commande la plupart du temps. Lors de l’enregistrement d’un fichier, il vous suffit de choisir un nom de fichier et un emplacement la première fois. Plus tard, vous pouvez cliquer sur la commande Enregistrer pour l’enregistrer avec le même nom et emplacement.


Enregistrer sous : Vous utiliserez cette commande pour créer une copie d’un document tout en conservant l’original. Lorsque vous utilisez Enregistrer sous, vous devrez choisir un nom et/ou un emplacement différent pour la version copiée.

En savoir plus sur OneDrive

La plupart des fonctionnalités de Microsoft Office, y compris Word, sont conçues pour enregistrer et partager des documents en ligne. Cela se fait avec OneDrive, qui est un espace de stockage en ligne pour les documents et les fichiers. Si vous souhaitez utiliser OneDrive, assurez-vous d’être connecté à Word avec votre compte Microsoft.

Pour enregistrer un document :


Il est important d’enregistrer le document chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ou apportez des modifications à un projet existant. Économiser tôt et souvent peut éviter que votre travail ne soit perdu. Vous devrez également porter une attention particulière à l’endroit où vous enregistrez le document afin qu’il soit facile à retrouver plus tard.

Recherchez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.

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  • Si vous enregistrez le fichier pour la première fois, le volet Enregistrer sous apparaîtra en mode Backstage.

  • Vous devrez ensuite choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nom. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un emplacement sur votre ordinateur. Vous pouvez également cliquer sur OneDrive pour enregistrer le fichier sur OneDrive.
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  • La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le document.
  • Entrez un nom de fichier pour le document, puis cliquez sur Enregistrer.
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Le document sera enregistré. Vous pouvez cliquer à nouveau sur la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications lors de la modification du document.
Vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur Ctrl + S sur votre clavier.

Utiliser Enregistrer sous pour créer une copie


Si vous souhaitez enregistrer une version différente d’un document tout en conservant l’original, vous pouvez créer une copie. Par exemple, si vous avez un fichier appelé Rapport des ventes, vous pouvez l’enregistrer en tant que Rapport des ventes 2 afin de pouvoir modifier le nouveau fichier tout en faisant référence à la version d’origine.

Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Tout comme lorsque vous enregistrez un fichier pour la première fois, vous devez choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nouveau nom.

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Pour modifier l’emplacement d’enregistrement par défaut :


Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive, vous pourriez être frustré que OneDrive soit sélectionné comme emplacement par défaut lors de l’enregistrement. Si vous rencontrez cet inconvénient, vous pouvez modifier l’emplacement de sauvegarde par défaut afin que ce PC soit sélectionné par défaut.

Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.

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Cliquez sur Options.

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La boîte de dialogue Options Word apparaîtra. Sélectionnez Enregistrer sur la gauche, cochez la case à côté de Enregistrer sur l’ordinateur par défaut, puis cliquez sur OK. L’emplacement de sauvegarde par défaut sera modifié.

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Sauvegarde automatique


Word enregistre automatiquement vos documents dans un dossier temporaire au fur et à mesure que vous travaillez dessus. Si vous oubliez d’enregistrer vos modifications ou si Word se bloque, vous pouvez restaurer le fichier à l’aide de la sauvegarde automatique.

Pour utiliser la récupération automatique :

Mot ouvert. Si des versions enregistrées automatiquement d’un fichier sont trouvées, le volet de récupération de document apparaîtra sur la gauche.
Cliquez pour ouvrir un fichier disponible. Le document sera récupéré.

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Par défaut, Word enregistre automatiquement toutes les 10 minutes. Si vous modifiez un document pendant moins de 10 minutes, Word peut ne pas créer de version d’enregistrement automatique.

Si vous ne voyez pas le fichier dont vous avez besoin, vous pouvez parcourir tous les fichiers enregistrés automatiquement à partir du mode Backstage. Sélectionnez l’onglet Fichier, cliquez sur Gérer les versions, puis choisissez Récupérer les documents non enregistrés.

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Exportation de documents


Par défaut, les documents Word sont enregistrés dans le type de fichier .docx. Cependant, vous devrez parfois utiliser un autre type de fichier, tel qu’un document PDF ou Word 97-2003. Il est facile d’exporter le document de Word vers une variété de types de fichiers.

Pour exporter un document sous forme de fichier PDF :
L’exportation du document en tant que document Adobe Acrobat, communément appelé fichier PDF, peut être particulièrement utile si vous partagez un document avec quelqu’un qui n’a pas Word. Un fichier PDF permettra aux destinataires de visualiser, mais pas de modifier, le contenu du document.

Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, choisissez Exporter, puis sélectionnez Créer un PDF/XPS.

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La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement vers lequel vous souhaitez exporter le document, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Publier.
Si vous avez besoin de modifier un fichier PDF, Word vous permet de convertir un fichier PDF en un document modifiable.

Pour exporter un document vers d’autres types de fichiers :


Vous pouvez également trouver utile d’exporter votre document vers d’autres types de fichiers, comme un document Word 97-2003 si vous avez besoin de le partager avec des personnes utilisant une ancienne version de Word, ou un fichier .txt si vous avez besoin d’une version en texte brut de votre document.

Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, choisissez Exporter, puis sélectionnez Modifier le type de fichier.

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Sélectionnez un type de fichier, puis cliquez sur Enregistrer sous.

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La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement vers lequel vous souhaitez exporter le document, entrez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Enregistrer en tant que type dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour enregistrer des documents dans divers types de fichiers.

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Partage de documents


Word facilite le partage et la collaboration sur des documents à l’aide de OneDrive. Auparavant, si vous vouliez partager un fichier avec quelqu’un, vous pouviez l’envoyer en pièce jointe. Bien que pratique, ce système crée également plusieurs versions du même fichier, ce qui peut être difficile à organiser.

Lorsque vous partagez un document à partir de Word, vous donnez en fait aux autres l’accès au même fichier. Cela vous permet, à vous et aux personnes avec qui vous partagez, de modifier le même document sans avoir à suivre plusieurs versions.

Pour partager un document, vous devez d’abord l’enregistrer sur OneDrive.

Pour partager un document :


Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, puis cliquez sur Partager.

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Une fenêtre Envoyer le lien apparaîtra.
Cliquez sur les boutons interactifs ci-dessous pour en savoir plus sur les différentes manières de partager un.

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