Checklist d’Ouverture et de Fermeture de Site à Télécharger – Facilities Management Opérationnel
Recommandés
Télécharger une checklist d’ouverture et de fermeture de site ⬇️
Le bon déroulement des activités quotidiennes d’une entreprise dépend largement de la fluidité de ses opérations physiques. En ces temps complexes où les environnements de travail s’éparpillent sur plusieurs sites ou adoptent des régimes hybrides, garantir la sécurité lors des ouvertures et fermetures est stratégique pour la gestion des installations.
Bien que cela puisse sembler être une simple routine, allumer les lumières, désactiver l’alarme et verrouiller les portes est crucial et engage de nombreux enjeux. La sécurité du personnel, la conformité réglementaire, la continuité des activités, le confort des usagers et les économies d’énergie sont en jeu. Pour s’assurer que les flux et les risques sont maîtrisés sans faille, les équipes de gestion des installations ont besoin d’une checklist exhaustive – d’ouverture et de fermeture de site – mais pragmatique.
Pourquoi formaliser l’ouverture et la fermeture de site ?
En RH comme en FM, la standardisation des procédures répond à un triple objectif :
- Sécuriser les biens et les personnes
- Maintenir les installations en bon état de fonctionnement
- Assurer la traçabilité des opérations et la conformité réglementaire
Les erreurs ou oublis dans ces processus peuvent coûter cher. Une alarme oubliée, un équipement resté sous tension, un accès non verrouillé : ces négligences peuvent générer des incidents, compromettre la sécurité du personnel ou encore engendrer des pertes financières.
C’est pourquoi de plus en plus d’organisations intègrent les procédures d’ouverture et de fermeture à leurs protocoles RH et plans de prévention en facilities management. Elles ne sont plus laissées à l’appréciation du personnel sur site, mais documentées, formalisées et suivies comme des processus critiques.
Contexte RH : Impact sur la gestion des équipes et des responsabilités
D’un point de vue RH, ces procédures affectent directement l’organisation du travail, la répartition des responsabilités et la traçabilité des actions. Elles permettent de :
- Clarifier les rôles au sein des équipes (qui ouvre, qui ferme, qui supervise)
- Réduire les risques liés à la délégation (notamment sur les sites multiservices)
- Faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs (via des procédures standardisées)
- Renforcer la culture d’entreprise autour de la sécurité et de la rigueur opérationnelle
Dans un contexte d’absentéisme ou de turnover, une checklist bien construite permet également de garantir la continuité des opérations, même en cas de changement de personnel temporaire.
Les éléments incontournables d’une checklist d’ouverture de site
L’ouverture de site doit s’inscrire dans une logique préventive et réactive. La checklist doit inclure les éléments suivants :
1. Contrôle périmétrique
- Vérifier l’état des accès extérieurs (portails, clôtures, portes)
- Relever toute anomalie visible sur le site (débris, dégradations, intrusion)
2. Désactivation des systèmes de sécurité
- Désactiver les alarmes intrusion (avec traçabilité)
- Déverrouiller les accès selon les zones autorisées
- Désactiver les sécurités incendie temporaires si applicables (travaux en cours)
3. Vérification des installations techniques
- S’assurer du bon fonctionnement des installations CVC (chauffage, ventilation, climatisation)
- Remise en route des équipements techniques si arrêtés la veille
- Vérification des niveaux (eau, carburant, batteries de secours)
4. Inspection des espaces communs
- Contrôle visuel des zones d’accueil, sanitaires, salles de pause, vestiaires
- Ouverture des rideaux, stores et lumières selon la politique énergétique
5. Communication et signalement
- Journalisation de l’ouverture via une main courante ou outil numérique
- Remontée immédiate des anomalies au facility manager ou via GMAO
- Activation des systèmes de contrôle d’accès (badges, vidéosurveillance)
Les étapes critiques d’une fermeture de site
Si l’ouverture prépare le site à une journée d’activité, la fermeture vise à prévenir les risques durant l’inoccupation. L’objectif principal : sécuriser, économiser, préserver.
1. Inspection générale
- Vérification de la vacuité des lieux (aucun personnel ou visiteur oublié)
- Rangement des postes de travail et des outils ou matériels dangereux
- Collecte ou évacuation des déchets à risque
2. Extinction et mise en veille des équipements
- Mise hors tension des équipements non essentiels
- Fermeture des systèmes informatiques (salles serveurs protégées)
- Vérification des éclairages automatiques ou extinction manuelle
3. Activation des systèmes de sécurité
- Fermeture physique de tous les accès
- Activation des alarmes anti-intrusion et systèmes de surveillance
- Vérification des caméras, détecteurs, badges et verrouillages magnétiques
4. Journal de fermeture
- Horodatage de la fermeture
- Nom et signature du responsable
- Signalement d’éventuels incidents
Digitalisation des checklists : un levier d’efficacité
Le recours aux applications mobiles, aux GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) ou à des plateformes RH intégrées permet aujourd’hui de digitaliser ces checklists, avec des bénéfices notables :
- Traçabilité en temps réel
- Notifications automatiques en cas d’anomalie
- Rapports périodiques pour analyse
- Archivage et audit facilités
Les outils de FM intelligents permettent également de relier la checklist à d’autres processus : maintenance préventive, gestion énergétique, contrôle d’accès, sécurité incendie, etc.
Intégrer dans la politique RH et FM
Une checklist efficace ne se contente pas d’un document statique. Elle s’intègre dans une démarche d’amélioration continue, alignée sur les principes ISO 41001 (systèmes de management des services de facility).
Voici quelques recommandations :
- Former les personnels concernés (agents d’accueil, maintenance, sécurité, nettoyage)
- Planifier des audits réguliers des procédures d’ouverture/fermeture
- Impliquer le service RH pour suivre les responsabilités et qualifications
- Adapter la checklist selon le type de site (tertiaire, industriel, retail)
- Prévoir des procédures en cas d’incident ou de non-conformité
Checklists spécifiques selon les sites : un impératif d’adaptabilité
Tous les sites n’ont pas les mêmes exigences. Voici quelques adaptations typiques selon la nature du lieu :
Bureaux administratifs
- Accent sur le contrôle des accès et équipements bureautiques
- Veille sur les équipements électriques laissés allumés
Sites industriels
- Fermeture des équipements de production
- Sécurisation des zones dangereuses ou inflammables
- Vérification des systèmes d’aspiration ou traitement d’air
Commerces / points de vente
- Vérification de la caisse et des stocks
- Sécurisation des vitrines
- Extinction des enseignes lumineuses
Établissements publics / ERP
- Accessibilité PMR (ascenseurs, rampes)
- Sécurité incendie (désenfumage, sorties de secours)
- Présence potentielle de public après fermeture (événements)
L’alliance RH-FM pour une exploitation responsable et sécurisée
Loin d’être de simples formalités, les procédures d’ouverture et de fermeture sont des vecteurs puissants de maîtrise des risques, de productivité et de bien-être au travail. En les intégrant pleinement aux politiques RH et aux outils de facilities management, les entreprises gagnent en résilience opérationnelle, en qualité de service et en engagement des collaborateurs.
Dans un contexte où les enjeux de sécurité, de performance énergétique et de responsabilité sociale prennent une ampleur croissante, la rigueur appliquée à ces checklists témoigne de la maturité organisationnelle d’une entreprise.
Et si la prochaine évolution stratégique de votre politique RH passait par la formalisation digitale d’une checklist d’ouverture et de fermeture, articulée autour des exigences du facility management ?
la Checklist d’Ouverture / Fermeture de Site avec Calculateur GTA (Gestion du Temps et des Activités)
Cette checklist est conçue pour planifier, exécuter, et suivre rigoureusement les tâches d’ouverture et de fermeture d’un site (industriel, commercial, ou institutionnel), tout en mesurant automatiquement le temps de travail effectif par tâche via le calculateur GTA.
🗂️ Structure de la Checklist
| Colonne | Fonction |
|---|---|
| Catégorie | Classe la tâche selon son type : Ouverture, Fermeture, Sécurité, IT, etc. |
| Tâche | Description de l’action à effectuer. |
| Responsable | Personne ou équipe chargée d’exécuter la tâche. |
| Priorité | Niveau d’urgence : Haute, Moyenne, Basse. |
| Heure Début | Heure prévue/observée de début. |
| Heure Fin | Heure prévue/observée de fin. |
| Durée (h) | Calcul automatique = Heure Fin – Heure Début. |
| ✓ | Statut de validation : ✓ si fait, ✗ sinon. |
Exemple de Tableau
| Catégorie | Tâche | Responsable | Priorité | Heure Début | Heure Fin | Durée (h) | ✓ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ouverture | Déverrouiller les portes | Agent sécurité | Haute | 07:00 | 07:10 | 0.17 | ✓ |
| IT | Démarrer les systèmes | Tech IT | Haute | 07:10 | 07:30 | 0.33 | ✓ |
| Logistique | Vérification des stocks | Resp. logistique | Moyenne | 07:30 | 08:00 | 0.50 | ✗ |
| Fermeture | Rapport de fin de journée | Manager | Haute | 18:45 | 19:00 | 0.25 | ✓ |
Enrichissements recommandés
- Ajout de colonnes optionnelles :
- Observations : Notes pour anomalies ou remarques.
- Type de tâche : Préventive, curative, contrôle, etc.
- Lieu : Zone ou bâtiment concerné.
- Feuilles complémentaires :
- Historique : Archivage automatique par jour/semaine.
- Analyse de performance : Moyennes des durées, taux de réalisation par responsable.
- Automatisations Excel :
- Mise en couleur automatique des tâches en retard.
- Formules conditionnelles : Durée > seuil ⇒ alerte.
- Données dynamiques :
- Validation par listes déroulantes.
- Filtrage par catégorie, priorité, statut.
Recommandés
