Fiche de remboursement de frais d’association : modèle, règles, justificatifs et exemple
Une association fonctionne souvent grâce à des personnes qui avancent elles-mêmes certaines dépenses : un bénévole utilise sa voiture pour se rendre à une réunion, le trésorier achète des fournitures, un membre règle un billet de train pour représenter l’association ou un responsable paie un repas lors d’un déplacement. La fiche de remboursement de frais permet de transformer ces dépenses dispersées en opérations comptables claires, vérifiables et correctement justifiées.
Ce document, parfois appelé note de frais associative, ne sert donc pas uniquement à réclamer une somme. Il établit qui a engagé la dépense, pour quelle mission, à quelle date, pour quel montant et avec quel justificatif. Il devient ainsi une pièce importante pour le trésorier, le président, le bénévole et, plus largement, pour la traçabilité financière de l’association.
Qu’est-ce qu’une fiche de remboursement de frais dans une association ?
La fiche de remboursement de frais est un document utilisé lorsqu’une personne engage personnellement une dépense pour les besoins de l’association et demande ensuite son remboursement.
Le remboursement ne constitue normalement pas une rémunération lorsque la somme correspond à une dépense réelle, justifiée et engagée pour l’activité associative. Les informations officielles relatives au bénévolat rappellent que les remboursements correspondant à des dépenses réellement engagées et justifiées ne sont pas imposables pour le bénévole.
La fiche joue alors le rôle de document de liaison entre la personne qui a avancé l’argent et la comptabilité de l’association.
Qui peut demander le remboursement de frais à une association ?
La situation concerne principalement les bénévoles, mais une procédure de frais peut également être utilisée par les dirigeants ou d’autres personnes intervenant pour le compte de la structure lorsque les dépenses ont été engagées dans le cadre de leur mission.
La qualité de bénévole ne signifie pas que la personne doit nécessairement supporter personnellement le coût de son engagement.
Les dépenses engagées pour l’association peuvent donc être remboursées lorsqu’elles sont suffisamment liées à l’activité associative et correctement documentées.
L’administration rappelle notamment trois principes : les frais doivent être réels, justifiés et proportionnés à l’activité de l’association.
Cette dernière condition est importante. Une dépense manifestement excessive par rapport à la mission accomplie peut être difficile à défendre comme simple remboursement de frais.
Modèle de fiche de remboursement de frais association
Une fiche efficace doit permettre au trésorier de comprendre immédiatement la dépense sans avoir à reconstituer son contexte plusieurs semaines plus tard.
FICHE DE REMBOURSEMENT DE FRAIS
Association : ______________________________________
Période concernée : _________________________________
Identification du demandeur
Nom et prénom : _______________________________________
Fonction ou qualité : Bénévole / Président / Trésorier / Membre / Intervenant / Autre
Je certifie que les dépenses présentées dans cette fiche ont été engagées dans le cadre des activités de l’association et que les informations communiquées sont exactes.
Validation par : _______________________________________
Fonction : Président / Trésorier / Responsable autorisé
Date : __________________
Signature : __________________
Règlement
Mode de règlement : Virement / Chèque / Autre
Date du remboursement : ________________________________
Référence du paiement : _________________________________
Quels frais peuvent être remboursés par une association ?
Le nom de la dépense compte moins que son lien avec l’activité associative.
Une fiche de remboursement peut notamment concerner des déplacements, billets de train, transports en commun, péages, stationnement, hébergement, repas, fournitures, impressions, affranchissements, petit matériel ou achats réalisés pour une manifestation.
Prenons un exemple.
Une bénévole se rend dans une autre ville afin de tenir un stand représentant son association. Elle achète un billet de train, règle son déplacement entre la gare et le lieu de l’événement et achète quelques fournitures nécessaires au stand.
Les trois dépenses peuvent être regroupées sur une même fiche à condition que leur objet soit clairement indiqué et que les justificatifs correspondants soient joints.
Une description telle que « frais déplacement » est assez pauvre.
Une formulation comme « déplacement Paris–Lyon pour représenter l’association au forum des associations du 18 octobre » rend la dépense beaucoup plus facilement contrôlable.
Le justificatif : la pièce centrale de la note de frais associative
Une note de frais ne doit pas devenir une simple déclaration de montants.
Facture, ticket, reçu de péage, titre de transport ou facture d’hôtel permettent d’établir la réalité de la dépense.
Les recommandations officielles précisent que les remboursements doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées. L’association doit également conserver les pièces permettant de justifier les frais enregistrés dans ses comptes.
Une bonne procédure consiste donc à associer un numéro à chaque justificatif :
F001, F002, F003…
Le numéro est reporté à la fois sur la fiche et sur la pièce correspondante.
Cette organisation devient particulièrement utile lorsqu’une association traite plusieurs dizaines ou centaines de notes de frais dans l’année.
Fiche de remboursement de frais kilométriques association
Les déplacements constituent l’un des cas les plus fréquents.
Une simple ligne indiquant :
« voiture : 85 € »
est insuffisante pour assurer une bonne traçabilité.
La fiche kilométrique devrait permettre d’identifier le trajet et sa finalité.
Date
Départ
Destination
Motif
Km aller-retour
Montant
08/09
Paris
Melun
Réunion partenaire
112 km
selon barème
15/09
Paris
Versailles
Formation bénévoles
46 km
selon barème
22/09
Paris
Créteil
Collecte associative
28 km
selon barème
Kilométrage total : 186 km
L’association doit pouvoir établir la réalité et l’importance des déplacements. L’administration admet par ailleurs le recours à des évaluations forfaitaires dans certaines situations, notamment pour les indemnités kilométriques, sous réserve d’une approximation suffisante des frais réellement supportés.
Il est donc utile de conserver, selon les circonstances, convocations, programmes, comptes rendus, agendas ou documents permettant de rattacher les déplacements aux activités de l’association.
Exemple concret : remboursement d’un déplacement associatif
Imaginons une bénévole chargée de représenter son association lors d’une journée de formation.
Elle parcourt 138 kilomètres avec son véhicule personnel.
Elle règle également :
Dépense
Montant
Frais kilométriques
72,40 €
Péage
11,80 €
Parking
8,00 €
Repas
17,60 €
Total demandé
109,80 €
La fiche de frais indique le motif :
« Participation à la journée régionale de formation des bénévoles – représentation de l’association »
Les tickets de péage, parking et repas sont annexés à la fiche.
Le trésorier vérifie les pièces, valide le montant et effectue ensuite le remboursement par virement.
Cette opération est beaucoup plus facile à contrôler qu’un virement bancaire isolé de 109,80 € libellé uniquement « remboursement bénévole ».
Remboursement au réel ou remboursement forfaitaire ?
Pour une association, le remboursement au réel constitue généralement la méthode la plus lisible :
Le recours à certaines évaluations forfaitaires est toutefois possible dans des situations adaptées.
Les ressources officielles consacrées aux associations recommandent néanmoins la prudence pour les remboursements forfaitaires, la preuve des dépenses étant plus délicate à établir. Les indemnités kilométriques constituent l’un des exemples pour lesquels une approximation forfaitaire peut être admise.
Il est donc judicieux que l’association écrive sa propre politique de remboursement des frais avant que les premières demandes apparaissent.
Qui doit valider une note de frais associative ?
La fiche gagne à comporter deux niveaux distincts :
Demandeur → Validateur
Une personne ne devrait pas, dans une procédure correctement organisée, simplement déclarer une dépense puis la considérer elle-même comme approuvée.
Selon l’organisation retenue, la validation peut être effectuée par le président, le trésorier ou une personne disposant d’une délégation.
Pour les petites associations, un circuit très simple peut suffire :
Bénévole → trésorier → paiement
Pour une structure plus importante :
Collaborateur ou bénévole → responsable d’activité → trésorerie → paiement
Le document doit conserver la trace de la validation.
Le cas particulier du président et du trésorier
Les dirigeants associatifs peuvent eux aussi être amenés à engager des dépenses.
Le président peut, par exemple, acheter du matériel pour une assemblée générale. Le trésorier peut payer un abonnement ou avancer des frais administratifs.
Ces dépenses doivent suivre la même logique documentaire que celles des autres membres.
Une association gagne même à appliquer un niveau de contrôle renforcé aux dépenses de ses dirigeants afin d’éviter toute confusion entre dépenses personnelles et dépenses associatives.
Pour un président ayant avancé une dépense, une validation par le trésorier ou un autre responsable habilité peut, par exemple, renforcer la traçabilité.
Peut-on rembourser un bénévole sans justificatif ?
Cette situation doit rester exceptionnelle.
Le principe du remboursement associatif repose précisément sur la possibilité de rattacher une somme versée à une dépense engagée pour le compte de l’association.
En matière de bénévolat, les informations officielles insistent sur le caractère réel et justifié des dépenses.
La perte d’un ticket ne doit donc pas devenir une méthode habituelle de fonctionnement.
L’association peut prévoir dans sa procédure interne la conduite à tenir : déclaration circonstanciée, validation exceptionnelle, refus au-delà d’un certain montant ou recherche d’un justificatif alternatif.
Renoncer au remboursement : quand les frais deviennent un don
Une situation différente apparaît lorsque le bénévole ne souhaite pas être remboursé.
Dans certaines conditions, les frais qu’il a réellement engagés dans le cadre de son activité bénévole peuvent être abandonnés à l’association.
La réglementation fiscale prévoit que certains frais supportés par les bénévoles peuvent soit être remboursés, soit être pris en compte au titre d’un don lorsque le bénévole renonce expressément au remboursement, sous réserve que les autres conditions fiscales soient réunies. L’organisme doit notamment conserver la déclaration de renonciation et les justificatifs.
La fiche doit alors distinguer clairement deux opérations :
Option
Conséquence
Je demande le remboursement
L’association rembourse les frais validés
Je renonce au remboursement
La créance est abandonnée au profit de l’association
Le bénévole ne doit évidemment pas sélectionner les deux options pour les mêmes dépenses.
Mention de renonciation au remboursement
Lorsqu’un bénévole décide d’abandonner ses frais et que les conditions applicables sont réunies, la fiche peut comporter une déclaration explicite de renonciation.
Par exemple :
« Je soussigné(e) [Nom et prénom] renonce au remboursement des frais mentionnés sur cette fiche et les laisse à l’association en tant que don. »
Cette logique de renonciation expresse est expressément prévue par l’administration fiscale.
Attention toutefois : le simple fait d’écrire cette phrase ne garantit pas automatiquement une réduction d’impôt. L’association et les dépenses concernées doivent également remplir les conditions fiscales applicables aux dons.
Fiche de remboursement ou note de frais : quelle différence ?
Dans la pratique associative, les deux expressions désignent souvent des documents très proches.
La note de frais détaille principalement les dépenses engagées.
La fiche de remboursement peut aller un peu plus loin en intégrant :
Pour une association, il peut donc être plus efficace d’utiliser un document unique intitulé :
Fiche de remboursement et note de frais
Cela évite de multiplier les formulaires.
Créer un registre annuel des remboursements
La fiche individuelle est utile. Un registre central est encore plus efficace.
Le trésorier peut tenir un tableau récapitulatif :
N°
Date
Bénéficiaire
Objet
Montant
Validation
Paiement
NF-001
08/09
Marie D.
Déplacement
109,80 €
Validé
12/09
NF-002
12/09
Karim B.
Fournitures
46,70 €
Validé
14/09
NF-003
19/09
Sophie L.
Impression
78,00 €
Validé
21/09
Ce registre permet de repérer immédiatement les fiches non réglées, suivre le budget consommé et retrouver un justificatif lors de la clôture des comptes.
Il devient également une excellente base pour créer un tableau de bord des frais associatifs dans Excel.
Une procédure de remboursement en 6 étapes
La personne engage une dépense directement liée à une mission associative.
Elle conserve la facture, le ticket ou le document permettant de justifier la dépense.
Elle complète sa fiche de frais en indiquant la date, la nature, le motif et le montant.
Le responsable habilité contrôle et valide la demande.
Le trésorier procède au remboursement et conserve la référence du paiement.
La fiche et les justificatifs sont archivés avec les documents comptables de l’association.
Cette mécanique paraît formelle pour une dépense de quelques euros. Elle devient pourtant extrêmement précieuse dès que plusieurs bénévoles, plusieurs projets ou plusieurs financeurs interviennent simultanément.
Les informations à ne pas oublier sur la fiche
Une fiche bien conçue permet de retrouver immédiatement :
qui a payé, quoi a été acheté, quand la dépense a été réalisée, pourquoi elle concernait l’association, combien a été dépensé, quel justificatif prouve l’opération, qui a validé la dépense, et quand le remboursement a été effectué.
C’est cette chaîne d’information qui donne au document sa véritable valeur comptable et organisationnelle.
Exemple de règle interne pour une association
L’association peut adopter une règle de gestion simple :
Les dépenses engagées pour le compte de l’association doivent être directement liées à son activité. Toute demande de remboursement est présentée au moyen de la fiche de frais prévue à cet effet et accompagnée des justificatifs disponibles. Les dépenses nécessitant une autorisation préalable doivent être validées avant engagement. Le trésorier contrôle les pièces avant règlement et assure leur conservation avec les documents comptables.
La procédure peut ensuite préciser les règles particulières relatives aux déplacements, repas, hôtels, achats importants ou avances.
Pourquoi standardiser les fiches de frais ?
Sans modèle commun, chaque bénévole transmet ses dépenses différemment : photo envoyée par messagerie, ticket glissé dans une enveloppe, tableau Excel personnel, e-mail, facture papier ou simple montant communiqué oralement.
Le trésorier doit alors reconstruire l’information.
Une fiche standardisée de remboursement de frais association transforme cette accumulation de documents en processus cohérent.
Elle permet également de distinguer trois notions souvent mélangées :
la dépense engagée, la dépense validée, la somme effectivement remboursée.
Ces montants peuvent être différents.
La fiche de remboursement de frais d’association comme d’outil de gestion associative
Une fiche de remboursement de frais n’est finalement qu’une première brique.
À partir des mêmes informations, une association peut construire un système beaucoup plus complet : suivi des dépenses par projet, budget consommé, remboursements en attente, coûts kilométriques, dépenses par bénévole, frais par événement et historique annuel.
La fiche de remboursement de frais association devient alors non seulement un formulaire administratif, mais un véritable outil de maîtrise des dépenses et de transparence financière.
Pour une petite structure, un modèle Word imprimable peut suffire. Pour une association qui organise régulièrement des déplacements, événements ou actions de terrain, un modèle Excel automatisé avec registre, calcul des frais kilométriques et tableau de bord offre une vision beaucoup plus utile de l’activité.
