Facture VTC : modèles Word, Excel et PDF, TVA, mentions obligatoires et exemples complets
⭐⭐ Créez une facture VTC conforme grâce aux modèles Word, Excel et PDF. Le guide explique la TVA, les mentions obligatoires, la facturation des entreprises et le traitement des commissions Uber, Bolt ou Heetch ⭐ Calculez la TVA à 10 %, vérifiez les mentions de votre facture et rapprochez les relevés Uber ou Bolt avec les versements bancaires.⭐
Chaque course VTC produit trois réalités qu’il faut réconcilier : un service rendu au passager, une recette déclarée par le chauffeur et une pièce comptable attendue par le client. La facture assure cette continuité. Elle décrit le trajet, identifie l’entreprise de transport, distingue le prix hors taxes de la TVA et matérialise le règlement. Cette page réunit les règles françaises, des exemples remplis, des modèles de facture VTC sous Word, Excel et PDF, ainsi qu’une méthode de contrôle adaptée aux chauffeurs indépendants, micro-entrepreneurs, sociétés de transport et gestionnaires de flotte.
L’essentiel à retenir
- Une facture est obligatoire entre professionnels.
- Une note doit être délivrée au particulier pour une prestation d’au moins 25 € TTC ; le client peut la demander en dessous de ce seuil.
- Le transport de voyageurs relève en principe de la TVA à 10 %.
- Le chauffeur en franchise en base facture sans TVA et ajoute la mention légale correspondante.
- Le montant viré par une plateforme ne correspond pas toujours au chiffre d’affaires à enregistrer.
- La facture de course, la facture de commission et le relevé de versement représentent trois documents différents.
- La numérotation des factures suit une séquence unique, chronologique et continue.
- Les factures et pièces comptables sont conservées pendant dix ans.
- À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
Qu’est-ce qu’une facture VTC ?
Une facture VTC est une pièce commerciale, fiscale et comptable qui décrit une prestation de transport de voyageurs avec chauffeur. Elle relie une course déterminée à quatre éléments essentiels :
- l’entreprise qui réalise le transport ;
- le passager ou l’organisation qui commande la prestation ;
- le service effectivement rendu ;
- le montant facturé et encaissé.
Le document peut être établi pour une seule course ou regrouper plusieurs déplacements réalisés au cours d’une période. Il accompagne aussi bien une réservation directe qu’une prestation obtenue par une plateforme.
Les prestations concernées
La facture peut couvrir :
- une course urbaine ;
- un transfert vers une gare ;
- un transfert aéroport ;
- une mise à disposition à l’heure ;
- un déplacement professionnel ;
- une navette pour un séminaire ;
- une prestation événementielle ;
- un circuit touristique ;
- le transport d’un collaborateur ou d’un dirigeant ;
- plusieurs courses réalisées pour un hôtel ;
- une mission exécutée en sous-traitance ;
- un contrat de transport récurrent ;
- l’attente convenue avec le client ;
- certains frais accessoires liés à la course.
La désignation doit rester suffisamment précise pour permettre au client, au comptable ou à l’administration de comprendre la nature de la prestation.
Pourquoi la facture occupe une place centrale dans l’activité VTC
Une facture correctement établie remplit plusieurs fonctions.
Justifier le chiffre d’affaires
Le chauffeur rapproche ses factures de son livre des recettes, de ses relevés de plateforme et de ses encaissements bancaires. Cette concordance permet d’expliquer les écarts entre le prix payé par les voyageurs et les sommes effectivement versées sur le compte.
Répondre aux clients professionnels
Une entreprise demande généralement une facture pour rembourser les frais de déplacement d’un salarié, affecter la dépense à un projet ou enregistrer le transport dans sa comptabilité.
Séparer recette et commission
Une plateforme peut retenir sa rémunération avant de verser le solde au chauffeur. Le chiffre d’affaires ne se confond pas automatiquement avec ce versement net. La facture de commission représente une charge distincte.
Piloter la rentabilité
Les factures permettent de calculer :
- le chiffre d’affaires par jour ;
- le revenu par course ;
- le panier moyen ;
- le chiffre d’affaires par client ;
- le revenu par plateforme ;
- la part des courses directes ;
- les créances restant à encaisser ;
- la TVA collectée ;
- la rentabilité des transferts aéroport ;
- le poids des remises et des annulations.
Facture VTC, reçu, note de course et relevé de plateforme
Ces documents circulent souvent ensemble, sans remplir la même fonction.
| Document | Émetteur habituel | Fonction | Valeur pratique |
|---|---|---|---|
| Facture VTC | Chauffeur ou société de VTC | Détailler et facturer le transport | Pièce commerciale et comptable |
| Note de course | Prestataire | Informer le client particulier | Justificatif de prestation |
| Reçu de paiement | Prestataire ou terminal de paiement | Confirmer l’encaissement | Preuve du règlement |
| Facture acquittée | Prestataire | Réunir facture et preuve de paiement | Justificatif complet |
| Justificatif de réservation | Chauffeur, centrale ou plateforme | Prouver la réservation préalable | Document de contrôle VTC |
| Relevé de plateforme | Plateforme | Récapituler l’activité | Outil de rapprochement |
| Facture de commission | Plateforme | Justifier les frais facturés au chauffeur | Pièce comptable de charge |
| Relevé bancaire | Banque | Prouver le mouvement financier | Preuve d’encaissement |
| Avoir | Prestataire | Corriger ou annuler une facture | Pièce rectificative |
Le justificatif de réservation préalable
L’activité VTC repose sur une réservation préalable. Le conducteur doit pouvoir présenter un justificatif papier ou électronique en cas de contrôle.
Ce justificatif identifie notamment la réservation, le client, la date, l’heure et le lieu de prise en charge. Il répond à une exigence professionnelle différente de la facture. Les informations attendues sont précisées dans la fiche officielle Devenir chauffeur de VTC.
Quand faut-il établir une facture VTC ?
Course réalisée pour une entreprise
La facture devient obligatoire lorsqu’un chauffeur ou une société VTC fournit une prestation à un client professionnel.
Cette règle concerne notamment :
- une société qui organise les déplacements de ses équipes ;
- un cabinet qui réserve un véhicule pour un associé ;
- un hôtel qui commande des transferts pour ses clients ;
- une agence événementielle ;
- une entreprise qui organise une navette ;
- une association ;
- une collectivité ;
- un établissement public ;
- une autre société de transport qui sous-traite une mission.
Le client professionnel peut aussi imposer des données complémentaires : numéro de commande, référence du voyageur, centre de coûts, code projet ou adresse d’un service comptable.
Course réalisée pour un particulier
Pour une prestation de services d’un montant supérieur ou égal à 25 € TTC, une note doit être remise au client. En dessous de ce seuil, le document doit être délivré si le client le demande. La règle est rappelée par le ministère de l’Économie dans sa fiche sur les tickets de caisse et notes obligatoires.
L’émission systématique d’un justificatif présente plusieurs avantages :
- elle simplifie les notes de frais ;
- elle réduit les demandes ultérieures ;
- elle professionnalise la relation commerciale ;
- elle facilite le classement des recettes ;
- elle renforce la confiance du client.
Course encaissée avant sa réalisation
Un acompte peut donner lieu à une facture d’acompte. La facture définitive reprend ensuite :
- le prix total de la prestation ;
- le montant déjà versé ;
- le solde à payer ;
- la TVA correspondante.
Pour une réservation intégralement payée à l’avance, l’outil de facturation doit distinguer la date d’encaissement et la date de réalisation du transport.
Mentions obligatoires sur une facture VTC
La facture associe les mentions générales applicables aux prestations de services et les informations utiles à l’activité de transport. La liste officielle figure sur Service Public Entreprendre.
Identification du document
Chaque facture indique :
- la mention Facture ;
- un numéro unique ;
- la date d’émission ;
- la date de réalisation de la course ;
- la référence du devis ou de la réservation, si elle existe.
Exemple de numérotation
- VTC-2026-0001
- VTC-2026-0002
- VTC-2026-0003
Une série annuelle facilite le classement. Le changement d’année peut ouvrir une nouvelle séquence :
- VTC-2026-0158 ;
- VTC-2027-0001.
Chaque numéro demeure unique. Une facture validée reste conservée, même si elle doit être corrigée.
Identification du chauffeur indépendant
Le bloc prestataire comprend :
- le nom et le prénom ;
- la mention Entrepreneur individuel ou EI ;
- le nom commercial ;
- l’adresse professionnelle ;
- le numéro Siren ;
- l’immatriculation au RCS, selon la situation ;
- le numéro de TVA intracommunautaire si applicable ;
- l’adresse électronique ;
- le numéro de téléphone.
Le chauffeur peut également ajouter :
- son numéro d’inscription au registre VTC ;
- son numéro de carte professionnelle ;
- le logo de son activité ;
- l’immatriculation du véhicule affecté à la course.
Ces éléments renforcent la traçabilité sans remplacer les identifiants légaux.
Identification d’une société de VTC
Une SASU, SAS, EURL ou SARL indique :
- sa dénomination sociale ;
- sa forme juridique ;
- le montant du capital social ;
- l’adresse du siège ;
- le numéro Siren ;
- la ville du registre du commerce ;
- le numéro de TVA intracommunautaire ;
- ses coordonnées de contact.
Identification du client
Pour une entreprise :
- raison sociale ;
- adresse de facturation ;
- adresse de livraison si elle diffère ;
- numéro Siren, lorsque disponible ;
- numéro de TVA, selon l’opération ;
- numéro de commande ;
- contact du service demandeur.
Pour un particulier :
- nom et prénom ;
- adresse si nécessaire ;
- adresse électronique utilisée pour l’envoi.
Description de la course
Une ligne telle que « prestation VTC » manque de précision. Une désignation plus exploitable indique :
- la nature du transport ;
- la date de la course ;
- le lieu de départ ;
- la destination ;
- la catégorie de véhicule ;
- la durée de mise à disposition, le cas échéant ;
- les suppléments convenus.
Exemples de libellés
Transport de voyageurs avec chauffeur – Paris 15e vers aéroport Paris-Charles-de-Gaulle – 18 août 2026 à 6 h 30.
Mise à disposition d’un véhicule VTC avec chauffeur – 4 heures – Lyon et métropole – 12 août 2026.
Navette professionnelle – gare Lille-Flandres vers site de Villeneuve-d’Ascq – référence PRO-1842.
Transport événementiel – trois trajets selon annexe – prestation du 20 août 2026.
Détail des montants
Le tableau financier présente :
- la quantité ;
- le prix unitaire hors taxes ;
- les éventuelles remises ;
- le montant hors taxes ;
- le taux de TVA ;
- le montant de TVA ;
- le total TTC ;
- les acomptes déjà versés ;
- le solde restant dû.
Conditions de paiement
La facture précise :
- la date d’échéance ;
- le moyen de règlement ;
- les conditions d’escompte ;
- les pénalités de retard ;
- l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement entre professionnels.
TVA sur une facture VTC
Le taux de TVA applicable au transport
Le transport de voyageurs relève en principe du taux réduit de 10 %, conformément à l’article 279 du Code général des impôts.
La doctrine fiscale précise que le taux réduit peut également couvrir une mise à disposition de véhicule avec chauffeur lorsque la prestation possède les caractéristiques d’un véritable contrat de transport. La qualification dépend de la nature du service, de la responsabilité du transporteur et des stipulations contractuelles. Le régime est détaillé dans le BOFiP consacré au transport de voyageurs.
Calcul à partir du prix hors taxes
Pour une course de 80 € HT :
- TVA : 80 × 10 % = 8 € ;
- total TTC : 80 + 8 = 88 €.
Calcul à partir du prix TTC
Pour une course de 55 € TTC :
- montant HT : 55 ÷ 1,10 = 50 € ;
- TVA : 55 − 50 = 5 €.
| Prix HT | TVA à 10 % | Prix TTC |
|---|---|---|
| 30,00 € | 3,00 € | 33,00 € |
| 50,00 € | 5,00 € | 55,00 € |
| 75,00 € | 7,50 € | 82,50 € |
| 100,00 € | 10,00 € | 110,00 € |
| 150,00 € | 15,00 € | 165,00 € |
Chauffeur VTC en franchise en base
Un chauffeur bénéficiant de la franchise en base :
- facture sans TVA ;
- ne fait apparaître aucun montant de TVA collectée ;
- ajoute la mention légale correspondant à son régime ;
- suit son chiffre d’affaires pour contrôler les seuils applicables.
La formulation couramment utilisée demeure :
TVA non applicable – article 293 B du CGI.
Le régime évoluant, le chauffeur vérifie sa situation auprès de son service des impôts ou de son expert-comptable. Les seuils actualisés sont publiés sur la page officielle consacrée à la franchise en base de TVA.
La TVA sur les déplacements est-elle récupérable par le client ?
La TVA grevant le transport de personnes est, en principe, exclue du droit à déduction pour l’entreprise cliente, même si le déplacement possède un motif professionnel. Certaines situations particulières bénéficient de règles différentes.
La facture reste nécessaire pour justifier la dépense, même lorsque la TVA n’est pas récupérable. Le traitement applicable est exposé dans le BOFiP relatif aux frais de transport de personnes.
TVA de la course et TVA de la commission
La course et la commission de plateforme sont deux opérations distinctes :
- la course rémunère un transport de voyageurs ;
- la commission rémunère un service d’intermédiation ou d’utilisation de plateforme.
Le chauffeur enregistre donc séparément :
- la recette issue du transport ;
- la TVA collectée sur la course, si applicable ;
- la commission ;
- la TVA portée sur la facture de commission ;
- le versement net reçu.
Exemple complet de facture VTC avec TVA
FACTURE Nº VTC-2026-0087
Prestataire
Prestige Mobilité SASU
12, avenue de la République – 75011 Paris
Capital social : 5 000 €
Siren : 123 456 789
RCS Paris 123 456 789
TVA intracommunautaire : FR00 123456789
Registre VTC : EVTC075000000
contact@prestige-mobilite.fr
Client
Horizon Conseil SAS
8, rue de Lyon – 75012 Paris
Siren : 987 654 321
Service demandeur : Direction commerciale
Référence : DEPLACEMENT-260818
Date d’émission : 19 août 2026
Date de la course : 18 août 2026
Réservation : RES-260818-0630
| Désignation | Quantité | Prix unitaire HT | TVA | Total HT |
|---|---|---|---|---|
| Transport Paris 15e – Aéroport CDG | 1 | 60,00 € | 10 % | 60,00 € |
| Péage intégré à la prestation | 1 | 5,00 € | 10 % | 5,00 € |
| Total | Montant |
|---|---|
| Total HT | 65,00 € |
| TVA à 10 % | 6,50 € |
| Total TTC | 71,50 € |
| Déjà réglé | 71,50 € |
| Reste à payer | 0,00 € |
Mode de règlement : carte bancaire
Statut : facture acquittée le 18 août 2026
Escompte : aucun escompte pour paiement anticipé
Indemnité forfaitaire de recouvrement B2B : 40 €
Exemple de facture VTC sans TVA
FACTURE Nº VTC-2026-0032
Julien Martin EI – JM Chauffeur Privé
14, rue Pasteur – 69007 Lyon
Siren : 123 456 789
| Désignation | Total |
|---|---|
| Transfert Lyon Part-Dieu – Aéroport Lyon-Saint-Exupéry | 55,00 € |
| Total à payer | 55,00 € |
TVA non applicable – article 293 B du CGI.
Paiement : virement bancaire
Échéance : 30 août 2026
La facture sans TVA affiche directement le montant dû. Elle évite les colonnes HT, taux et TVA susceptibles de créer une confusion avec une taxe non collectée.
Bibliothèque de modèles de facture VTC
Modèle de facture VTC Word
Le modèle Word s’adresse aux chauffeurs qui privilégient une présentation personnalisée.
Il comprend idéalement :
- une couverture visuelle sobre ;
- un logo ;
- un titre centré ;
- les coordonnées du chauffeur ;
- un bloc client ;
- un tableau de prestations ;
- une synthèse HT, TVA et TTC ;
- les modalités de paiement ;
- les mentions fiscales ;
- un emplacement réservé au statut acquitté.
Usages adaptés
- client professionnel ponctuel ;
- transfert haut de gamme ;
- prestation événementielle ;
- mise à disposition ;
- contrat avec un hôtel ;
- export immédiat en PDF.
Facture VTC Excel automatisée
Le modèle Excel répond à un besoin plus large : produire la facture et piloter l’activité.
Feuille Paramètres
Elle centralise :
- l’identité de l’entreprise ;
- le taux de TVA ;
- les coordonnées bancaires ;
- la série de numérotation ;
- les conditions de paiement ;
- les mentions légales.
Feuille Facture
Elle calcule automatiquement :
- le montant HT ;
- la TVA ;
- le total TTC ;
- l’acompte ;
- le reste à payer ;
- l’échéance.
Feuille Clients
Elle rassemble :
- raison sociale ;
- interlocuteur ;
- adresse ;
- téléphone ;
- courriel ;
- Siren ;
- conditions tarifaires ;
- délai de paiement.
Feuille Courses
Elle suit :
- date ;
- heure ;
- départ ;
- destination ;
- client ;
- canal de réservation ;
- prix ;
- moyen de paiement ;
- statut ;
- numéro de facture.
Feuille Commissions
Elle distingue :
- plateforme ;
- chiffre d’affaires réalisé ;
- commission ;
- frais supplémentaires ;
- TVA sur commission ;
- versement net ;
- écart à contrôler.
Tableau de bord
Les indicateurs les plus utiles sont :
- chiffre d’affaires mensuel ;
- nombre de courses ;
- prix moyen ;
- chiffre d’affaires par plateforme ;
- chiffre d’affaires direct ;
- commission moyenne ;
- taux d’impayés ;
- TVA collectée ;
- revenu par kilomètre ;
- revenu par heure ;
- concentration des clients.
Facture vierge VTC PDF
Le modèle PDF propose une version stable, imprimable au format A4.
Il convient :
- aux courses directes ;
- aux demandes urgentes ;
- aux déplacements sans connexion ;
- aux chauffeurs qui utilisent un carnet papier ;
- aux prestations nécessitant une signature.
Le PDF remplissable offre un meilleur confort que le document entièrement manuscrit. Il permet de saisir les informations avant impression tout en préservant la mise en page.
Générateur local de facture VTC
Remplissez la facture, vérifiez les totaux HT, TVA à 10 % et TTC, puis téléchargez un document Word modifiable.
Chauffeur / entreprise
Client et facture
Courses facturées
| Description | Date | Qté | Prix HT | TVA | Total TTC |
|---|
Notes et génération
Le téléchargement produit un fichier .doc ouvrable et modifiable dans Microsoft Word, LibreOffice et Google Docs.
Carnet de factures VTC
Le carnet autocopiant reste une solution de secours fiable. Il comporte :
- un original remis au client ;
- un double conservé par le chauffeur ;
- une numérotation préimprimée ;
- une zone réservée au trajet ;
- le prix et le régime de TVA ;
- le moyen de paiement ;
- la signature éventuelle.
Son usage exige un report régulier dans le livre des recettes ou le logiciel comptable.
Facturer une course Uber, Bolt ou Heetch
Les plateformes produisent plusieurs documents. Leur lecture réclame une méthode précise.
Le prix de la course
Le passager règle un montant qui peut intégrer :
- le transport ;
- une tarification dynamique ;
- des frais d’attente ;
- des péages ;
- un supplément ;
- une réduction promotionnelle ;
- un ajustement après course.
Le chiffre d’affaires du chauffeur
Le prix facturé pour le transport représente la recette professionnelle. Son traitement exact dépend de l’organisation contractuelle de la plateforme et des documents émis.
La commission
La plateforme facture son service au chauffeur. Cette commission apparaît séparément et vient alimenter les charges de l’activité.
Le versement net
Le virement bancaire correspond généralement à une formule de ce type :
Recettes de courses − commissions − frais ± ajustements = versement net
Exemple de rapprochement
| Flux hebdomadaire | Montant |
|---|---|
| Courses facturées | 1 800 € |
| Pourboires reversés | 60 € |
| Commission de plateforme | −360 € |
| Autres frais | −20 € |
| Ajustement | 10 € |
| Versement bancaire | 1 490 € |
Le montant reçu ne suffit donc pas à expliquer l’activité. Le chauffeur conserve :
- les factures des courses ;
- les factures de commission ;
- les relevés hebdomadaires ;
- les justificatifs d’ajustement ;
- les relevés bancaires.
Facture créée par la plateforme
Une plateforme peut générer une facture au nom et pour le compte du chauffeur. Le conducteur vérifie alors :
- son identité ;
- son numéro Siren ;
- son adresse ;
- son statut de TVA ;
- son numéro de TVA ;
- la numérotation ;
- le montant de la course ;
- le taux appliqué ;
- l’identité du client ;
- la cohérence avec son propre logiciel.
Une erreur de paramétrage fiscal répétée sur plusieurs centaines de courses peut produire un écart comptable considérable.
Facturation mensuelle des entreprises
La clientèle professionnelle renforce la stabilité du chiffre d’affaires, mais elle attend une facturation structurée.
Facture récapitulative
Une facture mensuelle peut regrouper plusieurs trajets. Chaque ligne mentionne :
- la date ;
- le nom ou la référence du passager ;
- le départ ;
- la destination ;
- le montant HT ;
- la TVA ;
- le total TTC.
Exemple
| Date | Référence | Trajet | HT |
|---|---|---|---|
| 03/08/2026 | Direction | Paris – Orly | 45 € |
| 11/08/2026 | Commercial | La Défense – CDG | 70 € |
| 18/08/2026 | Formation | Gare de Lyon – Saint-Denis | 38 € |
| 25/08/2026 | Direction | Paris – Roissy | 65 € |
Une annexe peut détailler les heures, les voyageurs ou les centres de coûts. La facture principale conserve un total lisible.
Bon de commande et référence interne
Certains clients refusent les factures dépourvues de numéro de commande. Cette information mérite un champ dédié dans le modèle.
Le chauffeur peut également renseigner :
- le nom du demandeur ;
- le service bénéficiaire ;
- le code analytique ;
- le projet ;
- le contrat-cadre ;
- la période facturée.
Délais de paiement
Les conditions entre professionnels figurent sur la facture. Le délai convenu ne dépasse généralement pas 60 jours à compter de la date d’émission, ou 45 jours fin de mois si cette modalité est prévue contractuellement. Les règles officielles sont exposées par la DGCCRF.
Facture acquittée, facture d’acompte et avoir
Facture acquittée
Une facture acquittée confirme le paiement. Elle précise :
- la mention Acquittée ;
- la date d’encaissement ;
- le mode de règlement ;
- la référence de transaction.
Exemple :
Facture acquittée le 18 août 2026 par carte bancaire – transaction CB-78451.
Facture d’acompte
Elle intervient lorsqu’une partie du prix est encaissée avant la course, notamment pour :
- une mise à disposition ;
- un mariage ;
- une navette événementielle ;
- un circuit de plusieurs jours ;
- un contrat avec réservation ferme.
Annulation de course
Les frais d’annulation facturés au client méritent une ligne clairement identifiée. Leur traitement fiscal dépend de leur qualification : rémunération d’un service, indemnité ou somme conservée en réparation d’un préjudice. Un conseil comptable devient pertinent pour les contrats importants ou récurrents.
Avoir
Une facture validée se corrige par un avoir. Celui-ci comporte :
- son propre numéro ;
- la date d’émission ;
- la référence de la facture initiale ;
- le motif de la correction ;
- les montants annulés ;
- la TVA correspondante.
L’avoir peut annuler toute la facture ou seulement une partie.
Organiser la comptabilité d’une activité VTC
Une méthode mensuelle évite l’accumulation de documents et les écarts difficiles à expliquer.
Étape 1 : centraliser les courses
Rassemblez :
- réservations directes ;
- courses par plateforme ;
- contrats d’entreprise ;
- courses sous-traitées ;
- annulations ;
- remboursements.
Étape 2 : contrôler les factures
Vérifiez :
- la continuité des numéros ;
- les dates ;
- l’identité des clients ;
- le régime de TVA ;
- les montants ;
- les factures annulées ;
- les avoirs.
Étape 3 : rapprocher les plateformes
Comparez :
- prix des courses ;
- commissions ;
- frais ;
- promotions ;
- ajustements ;
- versements bancaires.
Étape 4 : enregistrer les encaissements
Distinguez :
- carte bancaire ;
- espèces ;
- virement ;
- paiement par plateforme ;
- créance client ;
- acompte.
Étape 5 : suivre les indicateurs
| Indicateur | Calcul |
|---|---|
| Prix moyen par course | Chiffre d’affaires ÷ nombre de courses |
| Commission moyenne | Commissions ÷ chiffre d’affaires plateforme |
| Part du direct | CA direct ÷ CA total |
| Revenu par kilomètre | CA ÷ kilomètres professionnels |
| Taux d’impayés | Factures échues impayées ÷ factures échues |
| Marge après commission | CA plateforme − commissions |
| TVA nette indicative | TVA collectée − TVA déductible |
Étape 6 : archiver
Créez une arborescence annuelle :
- Factures clients ;
- Avoirs ;
- Relevés Uber ;
- Relevés Bolt ;
- Relevés Heetch ;
- Commissions ;
- Banque ;
- Dépenses véhicule ;
- Péages et stationnement ;
- Déclarations de TVA.
Facturation électronique des chauffeurs VTC
La réforme française transforme progressivement la circulation des factures entre entreprises.
Le calendrier prévoit :
- 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises concernées ;
- 1er septembre 2026 : obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI ;
- 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, TPE et micro-entreprises.
Les entreprises en franchise en base restent concernées par le dispositif selon son calendrier. Les échéances et le périmètre sont détaillés par le ministère de l’Économie.
Un PDF envoyé par courriel suffit-il ?
Un PDF classique reste un document numérique, mais il ne représente pas automatiquement une facture électronique au sens de la réforme. La facture électronique doit circuler selon les formats et circuits prévus, notamment par une plateforme agréée.
Conséquences pour un chauffeur VTC
Le chauffeur qui facture des entreprises doit anticiper :
- le choix d’une plateforme agréée ;
- l’adresse électronique de facturation ;
- la qualité des données clients ;
- la transmission des factures ;
- le suivi des statuts ;
- l’archivage ;
- l’intégration avec son expert-comptable ;
- le traitement des ventes à des particuliers ;
- les données issues des plateformes VTC.
Word, Excel, PDF ou logiciel VTC : quel choix ?
| Critère | Word | Excel | Logiciel | |
|---|---|---|---|---|
| Création rapide | Très bonne | Bonne | Bonne | Très bonne |
| Calcul automatique | Faible | Excellent | Faible | Excellent |
| Numérotation contrôlée | Manuelle | Automatisable | Manuelle | Automatique |
| Suivi des clients | Limité | Bon | Faible | Excellent |
| Tableau de bord | Aucun | Excellent | Aucun | Bon à excellent |
| Relances | Manuelles | Semi-automatiques | Manuelles | Automatisables |
| Archivage | Manuel | Manuel | Manuel | Centralisé |
| Facturation électronique | Non native | Non native | Non native | Selon solution |
| Coût | Faible | Faible | Faible | Abonnement |
| Usage idéal | Quelques factures | Indépendant organisé | Impression | Activité régulière |
Comment choisir un logiciel de facturation VTC ?
Le choix repose moins sur le nombre de fonctions que sur la capacité du logiciel à reproduire les flux réels du chauffeur.
Fonctions prioritaires
- création de devis ;
- transformation du devis en facture ;
- facture d’acompte ;
- facture récapitulative ;
- numérotation sécurisée ;
- gestion de la TVA à 10 % ;
- gestion de la franchise en base ;
- factures récurrentes ;
- statut payé ou impayé ;
- relances ;
- export comptable ;
- rapprochement bancaire ;
- suivi des plateformes ;
- gestion de plusieurs véhicules ;
- accès mobile ;
- export PDF ;
- compatibilité avec la facturation électronique.
Questions à poser avant de souscrire
- Le logiciel gère-t-il correctement la TVA du transport de voyageurs ?
- Permet-il une facture sans TVA ?
- Peut-il regrouper plusieurs courses sur une facture ?
- Les données sont-elles exportables ?
- Le comptable dispose-t-il d’un accès ?
- Le logiciel traite-t-il les acomptes et les avoirs ?
- La solution prépare-t-elle la facturation électronique ?
- Les documents restent-ils accessibles après résiliation ?
- Le support répond-il en français ?
- Le tarif évolue-t-il avec le nombre de factures ou de véhicules ?
Les irrégularités qui fragilisent une facture VTC
Numérotation discontinue
Une rupture inexpliquée attire l’attention et complique le rapprochement comptable.
Confusion entre recette et versement net
Le virement de la plateforme intègre déjà les retenues. Il ne représente pas nécessairement la recette brute.
Mauvais régime de TVA
L’application automatique de 10 % devient incorrecte pour un chauffeur bénéficiant réellement de la franchise en base.
Mention de franchise et TVA facturée simultanément
Ces deux indications sont incompatibles sur la même prestation.
Désignation trop vague
« Course VTC » apporte peu d’informations. La date, le trajet et la nature du service donnent une description plus probante.
Facture modifiée après émission
Une correction passe par un avoir ou une pièce rectificative, tout en conservant le document initial.
Confusion entre facture et justificatif de réservation
Le premier document établit la créance ou la vente. Le second prouve que la course a été réservée avant la prise en charge.
Oubli des conditions B2B
L’échéance, les pénalités et l’indemnité forfaitaire de recouvrement doivent apparaître sur les factures adressées aux professionnels.
Double facturation
Une facture créée par la plateforme et une seconde facture émise manuellement pour la même course peuvent dupliquer la recette. Le chauffeur vérifie qui émet le document fiscal.
La facture comme outil de pilotage
Une facture VTC bien conçue dépasse le simple justificatif. Elle alimente un système de gestion capable de répondre à des questions décisives :
- Quelle plateforme produit la meilleure marge ?
- Les transferts aéroport restent-ils rentables après péages ?
- Les clients directs paient-ils plus rapidement ?
- Quel véhicule génère le meilleur revenu par kilomètre ?
- Quelle proportion du chiffre d’affaires provient des entreprises ?
- Quel montant de TVA faut-il provisionner ?
- Combien de factures ont dépassé leur échéance ?
- Les commissions progressent-elles plus vite que les recettes ?
Cette lecture transforme une succession de courses en activité pilotée. Le modèle Word produit une facture élégante, Excel apporte les calculs et le tableau de bord, tandis qu’un logiciel automatise la numérotation, les relances et les échanges électroniques.
Outil VTC tout-en-un
Calculez la TVA à 10 %, vérifiez les mentions de votre facture et rapprochez les relevés Uber ou Bolt avec les versements bancaires.
Calculateur TVA VTC à 10 %
Saisissez le montant que vous connaissez. Les deux autres valeurs sont recalculées.
Résultat de la course
Arrondis monétaires à deux décimales.
| Base | Par course | Total |
|---|---|---|
| Hors taxes | ||
| TVA à 10 % | ||
| Toutes taxes comprises |
Analyser une facture VTC
Collez le texte extrait de la facture, puis complétez manuellement les éléments visuels.
Liste de contrôle
Les éléments recommandés renforcent la traçabilité VTC sans entrer dans le score obligatoire.
Rapprochement Uber, Bolt et banque
Comparez les recettes brutes, les retenues des plateformes, le net attendu et les versements reçus.
| Date | Plateforme | Courses brutes | Pourboires | Bonus | Ajustement ± | Commission | Autres frais | Net attendu | Banque reçue | Écart |
|---|
