Fiche descriptive – BTS AG (communication écrite) : modèle Word à télécharger

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En BTS Assistant de Gestion (ou BTS Gestion de la PME selon l’intitulé), la communication écrite se joue rarement “au talent” pur. Elle se joue au cadrage. Une lettre, un e-mail, une note, un compte rendu ou une demande de devis deviennent plus justes quand l’on sait exactement qui écrit, à qui, pourquoi, avec quelles contraintes, et quel résultat concret on attend. La fiche descriptive sert précisément à ça : transformer une situation professionnelle en mission claire, puis en écrit maîtrisé.

Une bonne fiche descriptive sécurise votre travail avant même la rédaction. Elle évite les hors-sujets, les maladresses de ton, les oublis d’informations, les pièces jointes manquantes, les destinataires mal ciblés. Elle vous fait gagner du temps parce qu’elle vous force à réfléchir “comme en entreprise” : objectif, contexte, action attendue, traces écrites, et contrôle qualité.

À quoi sert réellement une fiche descriptive en communication écrite ?

La fiche descriptive agit comme une carte d’identité de votre écrit. Elle rassemble les éléments indispensables pour produire un message professionnel crédible : contexte, rôle de l’émetteur, profil du destinataire, enjeux, contraintes, canal de diffusion, et résultat attendu. Cette étape ressemble à ce que ferait un assistant de gestion en poste : avant d’écrire, il vérifie ce qui est prioritaire, ce qui est sensible, et ce qui doit être prouvé (date, référence, pièces, conformité, validation).

Sur le plan scolaire, elle a une seconde utilité : elle rend visible votre raisonnement. Un correcteur ou un formateur voit immédiatement si vous avez compris la situation, si vous maîtrisez les codes, et si votre écrit correspond aux attentes d’une organisation (PME, service administratif, service RH, service commercial). En BTS, une copie “propre” ne suffit pas : il faut une copie justifiée, cohérente et structurée.

Le niveau attendu en BTS : pragmatique, professionnel, sans surjouer

Le ton BTS ressemble au ton d’une vraie entreprise : simple, précis, responsable. L’objectif consiste à transmettre une information utile, obtenir une action, ou laisser une trace. Inutile de “faire littéraire” ; à l’inverse, une écriture trop familière ou trop floue pénalise vite. L’équilibre se trouve dans une langue correcte, des phrases nettes, et des formulations orientées solution.

La fiche descriptive vous aide à adopter le bon registre : on ne s’adresse pas de la même manière à un client mécontent, à un fournisseur en retard, à un salarié, à un cabinet comptable, ou à un organisme public. En BTS, ce qui impressionne n’est pas la complexité du vocabulaire : c’est la capacité à adapter la forme au contexte.

Les rubriques indispensables d’une fiche descriptive (et ce qu’on attend de vous)

Une fiche efficace commence par des informations de base, mais elle ne s’arrête pas à “qui/quoi/quand”. Elle doit vous amener à décider : quelle stratégie de communication, quel ton, quelle structure, quelle preuve.

Les rubriques clés :

Contexte : situation, fait déclencheur, urgence éventuelle, historique (1 ou 2 phrases utiles, pas un roman).
Objectif : ce que l’écrit doit obtenir (informer, demander, relancer, confirmer, recadrer, négocier, apaiser, formaliser).
Destinataire(s) : profil, relation avec l’entreprise, niveau d’autorité, sensibilité du sujet, attentes probables.
Émetteur : rôle (assistant, direction, service), légitimité, marge de manœuvre (parle-t-on “au nom de” quelqu’un ?).
Canal : e-mail, courrier, note interne, message client, compte rendu… avec ses codes propres.
Contraintes : délai, confidentialité, pièces jointes, mentions obligatoires, ton à respecter, limites juridiques.
Action attendue : réponse, validation, paiement, rendez-vous, envoi de documents, correction d’une erreur, etc.
Éléments factuels : références, dates, numéros, montants, coordonnées, objets/produits, conditions.

Plus la fiche est nette, plus la rédaction devient “mécanique” : vous suivez votre propre plan et vous réduisez les erreurs.

La méthode BTS pour remplir la fiche sans perdre de temps

Une fiche descriptive ne doit pas vous bloquer ; elle doit vous lancer. La méthode la plus simple consiste à travailler en trois passes rapides.

Lecture active de la situation : vous surlignez ce qui est factuel (dates, montants, noms, obligations) et ce qui est sensible (litige, retard, conflit, urgence).
Décision de stratégie : vous choisissez l’objectif principal et un objectif secondaire éventuel (ex. “obtenir le paiement” + “préserver la relation”).
Plan de message : vous notez, en 4 à 6 lignes maximum, l’ordre logique des informations (accroche + contexte + demande + modalités + formule de fin).

Cette méthode fait gagner des points, car elle produit des écrits plus stables : moins d’oublis, moins de contradictions, plus de cohérence.

Ce que les correcteurs repèrent tout de suite (et ce qui fait la différence)

Le correcteur identifie rapidement si votre écrit “sonne vrai”. Une fiche descriptive bien pensée se traduit par des signes visibles : objet précis, ton adapté, phrases courtes quand il faut agir vite, formulations diplomatiques quand la situation est tendue, et présence des éléments concrets (référence, date, action attendue).

Les écarts les plus fréquents viennent d’un mauvais cadrage : destinataire mal choisi, objectif confus, mélange des sujets, ou absence d’action attendue. Une fiche descriptive solide évite cela en vous forçant à poser la question décisive : qu’est-ce que je veux obtenir, exactement, à la fin ?

Les “cas particuliers” : là où la fiche devient un vrai outil pro

Certaines situations demandent plus qu’un simple e-mail standard. La fiche descriptive aide à gérer ces cas sans improvisation.

1) Relance sensible (impayé, retard, litige)
L’objectif ne se limite pas à “relancer” : il faut relancer sans agresser. La fiche vous pousse à intégrer une progression : rappel factuel → demande claire → proposition de solution → mention des suites possibles, formulée avec mesure.

2) Communication interne délicate (recadrage, rappel de règles)
Le ton doit rester institutionnel et respectueux. La fiche permet de distinguer le fond (règle, procédure, sécurité) de la forme (neutralité, absence de jugement, traçabilité).

3) Multidestinataires (copie direction, client + service compta, etc.)
La fiche vous oblige à vérifier le niveau d’information : ce qui est utile au client n’est pas toujours ce qui est utile à la direction. Vous ajustez le message pour qu’il reste lisible par tous.

4) Urgence
Quand le temps manque, l’écrit doit aller droit au but. La fiche vous aide à réduire le message à l’essentiel : objet explicite, demande unique, délais, contact, pièces jointes.

Transformer la fiche en plan de rédaction : une recette très BTS

Une fois la fiche remplie, vous pouvez convertir vos rubriques en un plan simple, adapté à la plupart des écrits professionnels :

Objet + formule d’ouverture (contextualise sans tourner autour)
Rappel du contexte (fait déclencheur + référence)
Demande / information centrale (une seule idée principale)
Modalités (délai, document, procédure, personne à contacter)
Formule de fin (professionnelle, orientée coopération)

Cette structure donne un écrit plus clair, donc plus “entreprise”, donc mieux noté en BTS.

La partie “qualité” : orthographe, lisibilité, preuve

En communication écrite, la qualité n’est pas un détail : elle fait partie du message. La fiche descriptive peut intégrer une mini check-list avant rendu : accord sujet/verbe, dates cohérentes, pièces jointes mentionnées, nom du destinataire, objet précis, coordonnées, et tonalité correcte.

Quelques réflexes BTS qui comptent :

une phrase = une idée ;
l’objet annonce l’action (“Demande de devis – …”, “Relance facture – …”, “Confirmation rendez-vous – …”) ;
les informations chiffrées doivent être vérifiables (montant, échéance, référence).

Mini-exemple de “traduction” fiche → écrit (logique, pas modèle figé)

Une fiche indique : objectif = obtenir un document manquant, destinataire = fournisseur, contrainte = délai court, ton = ferme et courtois.
Votre écrit devient naturellement : objet clair, rappel factuel, demande explicite, deadline, remerciement, signature.

Le correcteur voit alors une compétence clé du BTS : vous savez passer d’une situation à une communication professionnelle, sans perdre le sens ni les codes.

Une fiche descriptive bien faite, c’est déjà 50 % du travail

Une fiche descriptive BTS AG réussie ne remplit pas des cases “pour faire joli”. Elle installe un cadre de décision : objectif, ton, structure, preuves. Elle vous apprend à écrire comme un assistant de gestion : utile, lisible, conforme, et orienté résultat. À force de l’utiliser, vous écrirez plus vite, plus proprement, et avec une régularité qui fait la différence le jour de l’épreuve.