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• Date de création 30 novembre 2025
• Dernière mise à jour 30 novembre 2025

Procès-verbal d’Assemblée Générale de Copropriété avec syndic bénévole

Dans une copropriété avec syndic bénévole, le procès-verbal d’AG est votre assurance-vie

Dans une petite copropriété, chacun met des prénoms sur les portes. On croise son voisin dans l’escalier, on commente la chaudière qui fatigue, la poubelle oubliée sur le trottoir, la boîte aux lettres qui ferme mal. Quand le syndic est bénévole – souvent un copropriétaire qui accepte de prendre le dossier en plus de sa vie professionnelle et personnelle – toute l’organisation repose en grande partie sur la confiance et la parole donnée. C’est précisément pour cela que le procès-verbal d’Assemblée Générale occupe une place centrale : il met noir sur blanc ce qui a été dit, ce qui a été voté, ce qui doit désormais être réalisé.

Ce document ne se réduit pas à un papier qu’on envoie “par principe”. Il joue le rôle de bouclier commun : il sécurise le syndic bénévole dans sa mission, il apporte de la clarté aux copropriétaires et il protège, au final, la copropriété tout entière.

1. Pourquoi le procès-verbal est encore plus important avec un syndic bénévole

Dans une copropriété gérée par un professionnel, la production du PV est un rituel rodé. Avec un syndic bénévole, l’Assemblée Générale garde la même valeur juridique, mais l’organisation est souvent plus simple, plus “familiale”. C’est précisément là que le PV joue un rôle de garde-fou.

Il permet de :

• Montrer que tout a été fait dans les règles : convocation, quorum, votes, décisions.
• Couper court aux malentendus : “On avait dit que…”, “Je croyais que…”, “Ce n’est pas ce que j’ai compris…”.
• Protéger le syndic bénévole : en cas de contestation, il peut s’appuyer sur un document daté, structuré, signé.
• Donner de la visibilité aux nouveaux venus : un acquéreur qui lit les PV des dernières années comprend rapidement la dynamique de la résidence.

En clair, le PV est la mémoire officielle de la copropriété. Sans lui, tout repose sur des souvenirs et des conversations informelles.

2. Un contexte particulier : petite structure, grandes responsabilités

Dans beaucoup de résidences avec syndic bénévole, on parle de 4, 6, 10 lots, parfois un peu plus. L’ambiance est souvent plus directe qu’en “grande copro”. On se réunit dans le hall, dans un petit local, parfois chez un copropriétaire. On discute charges, travaux, devis, ravalement, interphone, portail, ménage, éclairage…

Le syndic bénévole :

• gère les démarches administratives,
• suit les factures,
• rassemble les devis,
• prépare les sujets à inscrire à l’ordre du jour.

Le jour de l’AG, il doit aussi veiller à ce que tout soit consigné correctement. Le procès-verbal vient l’aider à formaliser ce travail, à montrer que les décisions ne sont pas “au feeling”, mais prises collectivement, conformément à la loi.

3. Les éléments indispensables d’un PV d’AG avec syndic bénévole

Un modèle de procès-verbal adapté à une AG gérée par un syndic bénévole repose sur une trame claire. L’idée : que le document soit lisible même pour quelqu’un qui n’était pas là, sans jargon inutile.

a) L’identification de la copropriété et du syndic bénévole

Dès le début, le PV doit rappeler :

• le nom de la résidence,
• l’adresse complète,
• l’identité du syndic bénévole (Nom Prénom, lot, coordonnées).

Ce cadrage simple montre que le syndicat des copropriétaires est représenté par l’un des copropriétaires et non par un cabinet professionnel. En cas de changement de syndic bénévole, on pourra facilement suivre la continuité de la gestion.

b) Les conditions de réunion de l’Assemblée Générale

Le PV précise ensuite :

• le type d’AG : ordinaire ou extraordinaire,
• la date et l’heure d’ouverture,
• le lieu (local, salle, visio),
• les modalités de convocation (date d’envoi, respect des délais légaux).

C’est ce bloc qui montre qu’on ne s’est pas contenté d’un “on se voit mardi soir”, mais que l’AG a été convoquée dans les formes.

c) La feuille de présence et le poids des voix

Même dans une petite copropriété, chaque voix compte. Le PV résume :

• combien de copropriétaires sont présents,
• combien sont représentés par un pouvoir,
• le total des voix correspondant,
• et le nombre d’absents non représentés.

Un petit tableau récapitulatif suffit à visualiser la situation. La feuille de présence signée reste annexée au PV, avec la liste détaillée : lots, noms, signatures. C’est elle qui permettra de vérifier que les majorités (article 24, 25, 26…) ont été respectées.

4. Le rôle du bureau de séance : clarifier qui fait quoi

Le procès-verbal n’est pas rédigé “par personne”. Le document doit dire clairement :

• qui a été Président de séance (souvent un copropriétaire, pas forcément le syndic bénévole),
• qui a été Secrétaire de séance (celui ou celle qui rédige le PV),
• s’il y a eu un ou des scrutateurs, chargés de vérifier les votes.

Dans une copropriété gérée par un syndic bénévole, cette étape a une utilité particulière : elle montre que la direction de l’AG n’est pas monopolisée par la personne qui gère au quotidien, et que plusieurs regards encadrent les décisions.

5. L’ordre du jour et les résolutions : le cœur du document

C’est probablement la partie la plus scrutée du PV. Elle reprend point par point l’ordre du jour, en indiquant pour chaque résolution :

• l’intitulé clair (par exemple “Approbation des comptes de l’exercice”, “Vote du budget prévisionnel”, “Travaux de toiture”, “Remplacement du portail”, “Reconduction du syndic bénévole”),
• la majorité requise (article 24, 25 ou 26),
• le nombre de voix pour, contre, abstentions,
• la décision finale (adoptée, rejetée, reportée).

Un tableau bien structuré permet de visualiser tout de suite l’issue de chaque vote. Pour les décisions importantes – travaux lourds, emprunt collectif, modification du règlement – quelques lignes de commentaires sont utiles pour rappeler :

• le contexte,
• les arguments échangés,
• les conditions particulières (choix du devis, échelonnement du paiement, calendrier).

Ce niveau de détail protège tout le monde : le syndic bénévole montre qu’il a suivi ce que l’AG a décidé, et non l’inverse.

6. La place du syndic bénévole dans le PV : transparence et confiance

Le procès-verbal est aussi un miroir de la façon dont le syndic bénévole exerce sa mission. Il rappelle par exemple :

• sa nomination ou reconduction, avec la durée de son mandat,
• les conditions dans lesquelles il exerce (bénévolement, sans rémunération ou avec un forfait symbolique décidé par l’AG),
• les moyens qui lui sont donnés (validation de l’adresse mail officielle, accès au compte bancaire du syndicat, etc.).

Mentionner ces éléments directement dans le PV renforce la transparence : les copropriétaires voient clairement à qui ils confient la gestion et pour combien de temps.

7. Questions diverses, annexes et clôture : ne pas négliger la fin

En fin de séance, le procès-verbal résume les questions diverses :

• points soulevés par certains copropriétaires,
• engagements pris (par exemple : demander un devis, faire intervenir un artisan, consulter un avocat, prévoir un point spécifique à la prochaine AG).

Le document liste ensuite les pièces annexées : feuille de présence, pouvoirs, comptes annuels, doubles des devis présentés, éventuels rapports ou courriers importants.

Enfin, il précise l’heure de clôture de la séance, la date, puis laisse place aux signatures : Président, Secrétaire, Scrutateurs si présents. Ce n’est pas une simple formalité graphique : ces signatures entérinent la version du PV sur laquelle chacun s’engage.

8. Un modèle adapté : un vrai coup de pouce pour le syndic bénévole

Pour un syndic bénévole, disposer d’un modèle de procès-verbal prêt à remplir change radicalement l’exercice :

• la structure est déjà posée,
• il suffit de compléter les cases : date, voix, décisions, commentaires,
• le risque d’oubli (résolution, annexe, mention de quorum) est fortement réduit.

Le document n’est plus “un texte à inventer”, mais un canevas fiable qui apporte sérieux et cohérence.

Résultat : la copropriété gagne en clarté, le syndic bénévole en sérénité, et les copropriétaires en confiance. Au fil des années, les PV s’alignent et racontent l’histoire d’une gestion suivie, ordonnée et assumée – ce qui, pour de futurs acquéreurs comme pour les occupants actuels, fait une vraie différence.