Audit flash qualité — modèle Word à remplir

Un audit flash est une vérification courte (≈15 minutes) menée sur le terrain pour voir, mesurer et corriger sans alourdir l’activité. Il complète vos audits système (plus longs) par un contrôle fréquent, visuel et actionnable. Ci-dessous, une méthode complète pour utiliser efficacement le modèle Word “Audit Flash Qualité (A4)” que je vous ai fourni.

1) Finalité & périmètre

Objectifs : vérifier la conformité des pratiques, détecter tôt les écarts, enclencher des actions correctives rapides (CAPA), nourrir vos indicateurs.
Périmètre : une zone (poste, ligne, chambre, service), un processus (réception, préparation, stérilisation, service), une période (créneau d’activité réel).
Rythme : 1 à 4 fois par mois par zone selon criticité/risque.

2) Préparation (≤10 minutes)

Choisir la zone et l’horaire où l’activité est représentative.
Relire la procédure/SOP et les derniers écarts ou incidents de la zone.
Imprimer la fiche (A4) et prévoir stylo + smartphone (photos preuves si autorisé).
Clarifier la focale du jour (ex. “chaîne du froid” ou “EPI & sécurité”).

Astuce : si vous avez un QR interne, placez-le sur la fiche pour ouvrir directement la SOP ou la GED de la zone.

3) Déroulé standard (15 minutes)

2 min – Brief terrain : se présenter, rappeler l’objectif (améliorer, pas sanctionner).
8 min – Observation : suivre le flux réel, cocher la check-list, relever preuves.
3 min – Échanges : demander comment on fait, pourquoi ainsi, quand on corrige.
2 min – Conclusion : annoncer les 3 points forts et 2 actions à lancer tout de suite.

Règle d’or : observer d’abord, questionner ensuite. Pas de “théâtre” (on regarde la réalité).

4) Évaluer & scorer (simple et robuste)

Notation :
- O (conforme) = 1 point
- N (non conforme) = 0 point
- N/A (non applicable) = exclu du dénominateur
Conformité (%) = (Points O / Points audités) × 100
Criticité : marquez les écarts Ma (majeur — impact sécurité, réglementaire, produit) ou Mi (mineur).

Seuils conseillés (à adapter)

≥ 90 % : conforme, routines à maintenir
80–89 % : points à corriger rapidement (coaching minute)
< 80 % : plan d’actions formalisé + ré-audit sous 7–14 jours

5) Les 6 check-lists (thèmes) et exemples de preuves

1) Terrain & Hygiène / 5S

Plans de travail propres, flux séparé propre/sale, bacs identifiés.
Preuves : photos, étiquettes, zones marquées au sol, enregistrements de nettoyage.

2) Documentation & Traçabilité

Procédures à jour au poste, enregistrements complétés du jour, signatures.
Preuves : code doc/version, fiches remplies, nommage conforme en GED.

3) Équipements & Métrologie

Équipement identifié (ID), calibrations/étalonnages dans date, alarmes testées.
Preuves : étiquettes de vérif, rapports, captures logger.

4) Sécurité / EPI & Environnement

EPI portés, déchets dans la filière correcte, consignes visibles.
Preuves : affiches, bornes EPI, bordereaux DASRI/déchets.

5) Produit / Service & Conformité

Respect des spécifications, contrôles en réception/production/service.
Preuves : relevés, enregistrements, échantillons témoins.

6) Maintenance & Infrastructures

Entretien préventif à jour, fuites/alarme absentes, zone sûre.
Preuves : OT signés, rapport fournisseur, tag “maintenance OK”.

Chaque ligne “Preuve/Observation” doit décrire ce qui est vu + où + référence (SOP/critère).

6) Rédiger un constat utile (format “FECQQ”)

Fait (ce qui est observé, factuel)
Écart (par rapport à…)
Critère (SOP/norme/contrat)
Quand (date/heure)
Qui (poste/unité)

Exemple : “Bac déchets non fermé (Fait) contrairement à SOP HY-05 §3.2 (Critère) sur Poste Prépa à 10:40 (Quand), Unité Cuisine (Qui) → Écart sécurité/hygiène.”

7) CAPA express (actionner sans attendre)

Dans le bloc Plan d’actions – CAPA du modèle :

Cause probable (1 ligne),
Action SMART (quoi),
Responsable (qui),
Échéance (quand),
Preuve attendue (photo, document, relevé),
Vérification d’efficacité (date).

Exemple : “Durée friction SHA < 10 s → coaching 5 min au poste + sablier 30 s installé — Chef d’équipe — aujourd’hui — photo du poste — ré-audit lundi.”

8) Communication & clôture (le jour même)

Dire : 3 forces + 2 actions à lancer, sans jargon.
Déposer : la fiche signée (auditeur + responsable de zone + réf. qualité).
Scanner & archiver : PDF nommé AUDIT-FLASH_{Site}_{Zone}_{YYYYMMDD}.pdf dans la GED.
Ouvrir/mettre à jour les tâches CAPA (tableau de suivi).

9) Indicateurs de pilotage (simples et parlants)

% de conformité par zone (tendance mensuelle).
NC majeures/minores (volume, répartition).
Délai moyen de clôture des actions (jours).
Taux de récurrence d’un même écart (< 10 % visé).
Top 3 causes (à traiter en priorité par Pareto).

10) Industrialiser sans friction

Standardiser le modèle (code doc, version, charte).
Plastifier une copie “muette” comme aide-mémoire au poste.
Numériser (option) : saisie dans Excel/outil qualité avec listes déroulantes (O/N/N-A), calcul auto du % et alerts échéances CAPA.
Former les auditeurs (1h) : observer, questionner, rédiger court et orienté action.

11) Variantes sectorielles (exemples de points à ajouter)

Restauration : chaîne du froid, séparation cru/cuit, allergènes, traçabilité lots.
Pharmacie/Labo : hygiène des mains (5 moments), stérilisation/autoclave, métrologie, étiquetage DM.
Clinique/Hôpital : EPI & isolements, circuit linge/stérile/DM, déchets de soins, identitovigilance.

12) Erreurs fréquentes → parades

Cases vides → écrire N/A (jamais de blanc).
Preuves vagues → ajouter lieu précis + référence doc.
Actions floues → imposer Qui/Quand/Preuve.
Ré-audit absent → planifier immédiatement si score < seuil.
Ton “police” → privilégier observation et aide (sinon les pratiques se masquent).

13) Exemples prêts à copier (pour votre modèle)

Preuve/Obs. : “Thermomètre FRG-02 min/max 3,9/6,3 °C, RAZ OK, signé 10:00.”
Action immédiate : “Porte bac DASRI changée ; photo ajoutée en annexe A2.”
Décision finale : “Sous surveillance 2 semaines (CAPA en cours), ré-audit planifié J+7.”

L’audit flash voit la réalité, mesure l’écart, déclenche l’action. Avec un modèle A4 clair, un scoring simple et des CAPA SMART, vous obtenez des gains rapides, une traçabilité nette et des audits sereins.