Modèle Excel de Plan de soins automatisé en EHPAD pour Aides-soignants : méthode, outils et mode d’emploi

Dans un EHPAD, la qualité des soins dépend d’une organisation fine : hydratation régulière, assistance aux repas, toilettes et changes, prévention des escarres, mobilisations, rondes de nuit, transmissions… Cet article propose une méthode opérationnelle et un modèle Excel automatisé pour aider les équipes d’aides-soignants (AS) à planifier, tracer et piloter les soins au quotidien, sans ajouter de complexité.

Téléchargements :

Version avancée (planification + suivi) → EHPAD_Plan_De_Soins_AS_Avance.xlsx
Version automatisée (génération de tâches + rappels) → EHPAD_Plan_De_Soins_AS_Auto.xlsx

1) Pourquoi un plan de soins outillé pour AS ?

Traçabilité fiable des actes quotidiens (qui/quoi/quand), utile pour la qualité et la continuité des soins.
Prévention des risques : déshydratation, dénutrition, chutes, escarres—avec rappels et indicateurs simples.
Coordination soignant·e-résident : vision claire des tâches dues, faites, en retard, et des priorités du jour.
Allègement cognitif : moins de « post-it », moins d’oubli—le tableau fait office de file d’attente priorisée.
Amélioration continue : KPI hebdomadaires pour ajuster les pratiques (horaires d’hydratation, rondes, etc.).

2) Ce que fait le modèle automatisé

Le classeur EHPAD_Plan_De_Soins_AS_Auto.xlsx comprend des onglets qui se parlent entre eux :

Paramètres
- Date de départ (lundi), horizon (7 jours), cible d’hydratation/jour, volume par prise (ex. 200 ml), liste des shifts (Matin/Après-midi/Nuit).
Résidents
- Identité, chambre, risques (ex. Chute; Escarre), cible d’hydratation/jour personnalisable, statut actif.
- L’âge est calculé automatiquement à partir de la date de naissance.
Référentiels & Règles_Auto
- Référentiels : bibliothèques des tâches (Toilette, Hydratation 200 ml, Mobilisation, Ronde nuit, etc.).
- Règles_Auto : fréquence par tâche (quotidien, 2×/jour, 2–3×/nuit), heures suggérées (ex. 08:30, 12:00, 19:00), conditions liées aux risques (p. ex. si Escarre → repositionnement toutes les 2 h).
Auto_Plan_Semaine (le cœur)
- Le planning de la semaine est généré automatiquement par résident : toilettes, aides aux repas, hygiène bucco-dentaire, mobilisations, prises d’eau selon la cible, rondes de nuit…
- Une colonne Alerte indique À faire si une tâche planifiée et échue n’a pas d’état (FAIT/PARTIEL/REFUS).
Saisie_Apports
- Enregistrement réel Hydratation (ml) et Repas (Oui/Partiel/Non). Sert à comparer planifié vs. réalisé.
Synthese_HN (Hydratation/Nutrition)
- Par résident et par jour : hydratation planifiée (nb de prises × volume/prise), hydratation réelle, objectif/jour, repas pris et objectif.
- Alerte si réel < objectif.
KPI
- % de tâches auto réalisées, % de jours où l’objectif d’hydratation réelle est atteint, nb de tâches en retard.
Rappels
- Filtre dynamique des tâches “À faire” (à traiter en priorité aux passages).

3) Méthode d’équipe (rythme et responsabilités)

Rituel quotidien (10 min)

Brief du matin : vérifier le tableau Rappels, prioriser hydratation/risques, repérer les rondes de nuit à compléter.
Point de 14 h (si possible) : rééquilibrage hydratation si la matinée a été chargée.
Debrief du soir : clôturer les états (FAIT/PARTIEL/REFUS), noter les observations (douleur, refus, incidents).

Hebdomadaire (30 min)

Revue KPI (hydratation réelle vs objectif, tâches en retard), ajustement des heures suggérées (Règles_Auto), et des cibles d’hydratation pour les résidents concernés.

RACI (exemple)

AS référent·e d’unité : alimente Saisie_Apports, clôture les états.
IDE/IDEC : fixe cibles d’hydratation / repères nutritionnels, valide les règles et priorités.
Cadre : arbitrage de charge, adaptation de l’organisation (répartition des chambres, horaires).

4) Déploiement en 5 étapes

Paramétrer : définir volume par prise (200 ml conseillé), cibles par défaut, et vérifier la liste des tâches.
Importer les résidents (copier / coller depuis votre listing) + risques (ex. Chute; Escarre; Dénutrition).
Vérifier Règles_Auto : plages horaires adaptées à vos rythmes de service (ex. petit-déjeuner, déjeuner, dîner, rondes).
Générer la semaine (la feuille se remplit à partir de la date de départ).
Ritualiser : brief/débrief, saisie des apports, clôture des états.

5) Focus Hydratation : du planifié au réel

Planifié : le modèle calcule le nombre de prises nécessaires en fonction de la cible/jour (ex. 1 500 ml → 7/8 prises à 200 ml). Les horaires proposés étalent la charge (ex. 08:00, 10:00, 12:00, 15:00, 17:00, 19:00…).
Réel : tout ce qui est bu est enregistré (ml) dans Saisie_Apports → comparé à l’objectif en Synthese_HN avec alerte si insuffisant.
Pilotage : le KPI % jours objectif atteint aide à cibler les résidents nécessitant un plan de soutien (collations, textures, aide renforcée).

6) Prévention des escarres : repositionnement toutes les 2 h

Si le risque « Escarre » est indiqué, le modèle génère automatiquement des lignes de repositionnement toutes les 2 h (00:00 → 22:00).
Bonnes pratiques : noter la position (dorsal, décubitus droit/gauche, assis, fauteuil) et l’heure réelle de réalisation.
Le but n’est pas de « remplir des cases », mais de garantir l’effectivité des changements de position—et d’objectiver les efforts de prévention.

7) Qualité, équité et sécurité

Limiter les oublis : la colonne Alerte = “À faire” signale en un coup d’œil les actions dues aujourd’hui.
Équité entre résidents : l’étalement des heures d’hydratation et d’aide aux repas évite de concentrer la charge sur les mêmes personnes.
Transparence : en réunion, les KPI objectivent la charge réelle et facilitent les demandes d’appui ponctuel (remplacements, renforts).

8) Bonnes pratiques Excel (anti-erreurs)

Utiliser les listes déroulantes pour éviter les fautes de saisie (États, Résidents, Tâches).
Protéger les colonnes calculées (laisser libres les zones de saisie uniquement).
Versionner par semaine (ex. EHPAD_Semaine_2025-10-06.xlsx).
Exporter un PDF affichable par unité (vue triée par Résident ou par Heure).
Prévoir un plan B papier en cas d’incident informatique (impression quotidienne du rappel des tâches).

9) Confidentialité & cadre

Tracer juste ce qui est utile au soin (pas d’informations médicales superflues dans le planning).
Respecter vos protocoles internes et les consignes de votre direction / IDEC.
Le modèle est un aide-outil : il soutient l’organisation et la prévention, il ne remplace pas le jugement clinique.

10) Variantes & extensions utiles

Tâches supplémentaires : toilette partielle, changes programmés, surveillance douleur/échelle EVA-ECPA, stimulation cognitive, sorties fauteuil…
Cibles individuelles : hydratation personnalisée par résident (déjà prévue dans Résidents).
Fenêtrage fin du repositionnement (ex. 06:00–22:00 uniquement).
Registre de transmissions ciblées (déjà présent dans la version avancée), avec champs Cible/Données/Actions/Résultats.
Vue Unité protégée (UP) vs Unité standard : filtres dédiés pour adapter la charge.

11) FAQ

Q. Les heures d’hydratation ne conviennent pas à notre service.
R. Modifiez-les dans Règles_Auto (colonne Heures suggérées). Le planning suivant prendra les nouvelles plages.

Q. Comment changer le volume par prise (200 ml) ?
R. Onglet Paramètres, ligne Volume par prise. Le nombre de prises/jour s’ajuste automatiquement.

Q. Que faire si un résident refuse souvent ?
R. Renseignez l’état REFUS, détaillez en Notes et créez une mesure de soutien (collation, aide renforcée) — puis suivez l’effet dans les KPI.

Passer à l’action

mode d’emploi clair et pas-à-pas pour vos deux modèles EHPAD :

1) Mode d’emploi — Version avancée

Piloter et tracer les soins (toilette, repas, hydratation, mobilités, repositionnement, rondes, transmissions) avec des listes déroulantes, des alertes et des KPI simples.

Onglets & rôle

Mode d’emploi : résumé des règles et du flux d’utilisation.
Paramètres : date de départ (lundi), horizon (jours), cible hydratation/jour, objectif repas/jour, liste des shifts.
Référentiels : Tâches, États (FAIT/PARTIEL/REFUS/ABSENT/N/A), Positions (repositionnement).
Résidents : identité, chambre, DDN (âge auto), GIR, allergies, régime, risques (chute/escarre/dénutrition), autonomie, contact.
Plan_Soins : journal de soins (Date/Jour/Shift/Résident/Tâche/État/Heure/Agent/Notes) + Alerte “À faire” si une ligne échue n’est pas renseignée.
Saisie_Apports : Hydratation (ml), Repas (Oui/Partiel/Non).
Synthese_HN : par résident et par jour → Hydratation réelle vs objectif, Repas pris vs objectif (alertes si insuffisant).
Repositionnement : trame toutes les 2 h (position + réalisé).
Transmissions_Ciblées : Cible/Données/Actions/Résultats (CDAR).
KPI : tâches planifiées vs réalisées, hydratation moyenne, % jours objectif atteint.

Mise en route (10 minutes)

Paramètres : vérifiez la date de départ (lundi), l’horizon, la cible hydratation et les codes de shifts.
Référentiels : complétez/ajoutez les tâches utiles à votre unité.
Résidents : copiez/collez votre liste (une ligne par résident) + risques.
Plan_Soins :
- Saisissez les actes prévus du jour/semaine avec les listes déroulantes.
- Remplissez État (FAIT/PARTIEL/REFUS) et Heure à mesure des passages.
- Les lignes échues non renseignées passent en Alerte “À faire”.
Saisie_Apports : enregistrez Hydratation (ml) et Repas pris.
Synthese_HN/KPI : contrôlez l’atteinte des objectifs et ciblez les priorités.

EHPAD_Plan_De_Soins_AS_Avance Download

2) Mode d’emploi — Version automatisée

Générer automatiquement une semaine de tâches par résident (toilettes, repas, hydratation, rondes, repositionnement selon risque escarre), afficher les rappels “À faire” et piloter via KPI. Vous ajustez seulement règles, horaires et objectifs.

Onglets & rôle

Mode d’emploi (Auto) : aperçu rapide.
Paramètres : date (lundi), horizon, cible hydratation/jour, volume par prise (ex. 200 ml), liste des shifts.
Référentiels : dictionnaire des tâches (codes/labels/shift par défaut).
Règles_Auto : fréquence (Quotidien, 2×/jour, 2–3×/nuit, Auto (cible/prise)), heures suggérées, condition (ex. Escarre) et Actif (Oui/Non).
Résidents : idem version avancée + Cible hydratation/jour personnalisable et Actif Oui/Non.
Auto_Plan_Semaine : planning généré (Date/Jour/Shift/Heure/Résident/Tâche). Colonne Alerte = “À faire” si non renseigné et date passée.
Saisie_Apports / Synthese_HN / KPI : comme dans la version avancée, mais Hydratation planifiée est calculée (nombre de prises × volume/prise).
Rappels : liste dynamique des tâches non réalisées à prioriser.

Mise en route (8 minutes)

Paramètres : fixez date de départ (lundi), volume par prise (p. ex. 200 ml).
Résidents : collez la liste + cible hydratation/jour + risques (ex. ajouter Escarre pour activer le repositionnement 2 h).
Règles_Auto :
- Ajustez les heures suggérées (petit-déj./déj./dîner, rondes nuit).
- Désactivez une règle (Actif = Non) si non utilisée.
Auto_Plan_Semaine : le planning se remplit automatiquement.
Saisie au fil de l’eau : renseignez État (FAIT/PARTIEL/REFUS) et Saisie_Apports (ml/repas).
Rappels : traitez les “À faire” au passage.
KPI : suivez % tâches auto réalisées, % jours objectif hydratation atteint, nb tâches en retard.

Listes déroulantes partout : évite les erreurs de frappe.
Mise en forme conditionnelle : les alertes passent en rouge (priorités).
Protection : verrouillez les colonnes calculées (Révision > Protéger la feuille) et laissez les zones de saisie libres.
Versionnage : enregistrez par semaine, ex. EHPAD_Semaine_2025-10-06.xlsx.
Confidentialité : n’inscrivez que les infos utiles au soin (pas de médical superflu).

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