Piloter votre conformité ISO 14001/45001: fichier Excel Suivi Conformité ISO 14001: 45001

Télécharger un modèle Excel Suivi Conformité ISO 14001: 45001 (Obligations • Échéances • Preuves • Synthèse & KPI — mode d’emploi détaillé) ⬇️

1) Pourquoi ce modèle ?

La conformité ISO 14001 (environnement) et ISO 45001 (santé & sécurité au travail) exige trois choses au quotidien :

Identifier vos obligations, 2) tenir les échéances, 3) prouver ce que vous faites.
Le fichier fournit une chaîne complète : Obligations → Échéances → Preuves, plus une Synthèse avec KPI pour décider vite.

👉 Version enrichie (couleurs + KPI par feuille + Synthèse + données exemples) :
Suivi_Conformite_ISO_14001_45001_PLUS.xlsx ⬇️

2) Architecture et logique de calcul

A. Onglet Obligations

Ce que vous saisissez :
ID, Norme/Source (ISO 14001, ISO 45001, Légal…), Clause/Référence, Exigence, Applicabilité (Oui/Partiel/Non), Domaine (Environnement/SST), Responsable, Fréquence, Conformité (Conforme/Partiel/Non conforme/N/A), Échéance, Statut (Ouvert/En cours/Clôturé), ID Preuve (facultatif), Commentaires.
Calculs :
- Jours restants = Échéance − AUJOURD’HUI().
- Criticité = Critique si Jours restants ≤ Seuil jours (cellule C2) et Statut ≠ Clôturé, sinon OK.
KPI en haut :
- Applicables = obligations ≠ “Non”.
- Conformes (parmi les applicables).
- % conformité = Conformes / Applicables.
- Échéances critiques = non clôturées, Jours restants ≤ seuil.
- Sans preuve (applicables) = applicables sans ID Preuve (indicateur de maturité documentaire).

Couleurs :

Conformité : vert (Conforme), ambre (Partiel), rouge (Non conforme).
Jours restants : rouge (retard ≤ 0), ambre (1–15 j).
Statut : jaune (Ouvert), bleu (En cours), vert (Clôturé).

B. Onglet Échéances

Ce que vous saisissez :
ID Échéance, ID Obligation (liste), Intitulé, Responsable, Fréquence, Dernière réalisation, Prochaine échéance, Statut (À planifier/Planifié/Fait/En retard), Commentaires.
Calculs :
- Jours restants = Prochaine échéance − AUJOURD’HUI().
- Criticité = Critique si Jours restants ≤ Seuil (B2) et Statut ≠ Fait.
KPI en haut :
- Échéances critiques (non faites et ≤ seuil).
- Retards (non faites et Jours restants ≤ 0).

Couleurs : retard rouge, alerte ambre, Criticité rouge/vert.

C. Onglet Preuves

Ce que vous saisissez :
ID Preuve, Type (inspection, audit, registre…), Description, Lien/Emplacement, Date, Réf. Obligation (ID), Validée par, Date validation, Statut (Valide/En revue/Rejeté/En cours), Commentaires.
KPI en haut :
- Taux de validation = Preuves “Valide” / Total des preuves.

D. Onglet Synthèse

Cartes KPI (automatiques) :
1. Conformité % (depuis Obligations),
2. Obligations applicables, Conformes,
3. Échéances critiques, Retards,
4. Taux validation preuves.
Top échéances critiques : liste dynamique des 10 prochaines à traiter (non faites, critiques, triées par Jours restants).
Conformité par domaine (ENV / SST) : applicables, conformes et % (barre de progression).

3) Méthode d’utilisation (vous)

Étape 1 — Paramétrez les seuils (2 min)

C2 dans Obligations et B2 dans Échéances = seuil jours pour “critique”.
Adaptez à votre contexte (ex. 15 j pour inspections rapprochées, 30 j pour audits).

Étape 2 — Renseignez vos Obligations (10–20 min)

Une ligne = une obligation claire (référence + phrase d’exigence).
Mettez Applicabilité (Oui/Partiel/Non) et Conformité initiale (si évaluée).
Ajoutez une Échéance (prochaine revue/contrôle) et un Responsable.

Étape 3 — Planifiez vos Échéances (10 min)

Créez les occurrences périodiques (mensuel, annuel…).
Renseignez la Prochaine échéance ; le fichier calcule Jours restants & Criticité.

Étape 4 — Attachez vos Preuves

À chaque contrôle, ajoutez un PV/lien dans Preuves et liez l’ID Obligation.
Faites valider la preuve (statut Valide).
Surveillez le Taux de validation.

Étape 5 — Pilotez via Synthèse (5 min/hebdo)

Traitez d’abord : Échéances critiques → Retards.
Suivez : % conformité (global & par domaine) + Sans preuve (combler les trous).

4) Gouvernance (cadence et rôles)

Rôles (RACI simple)

Responsable Domaine (ENV/SST) : tient Obligations, crée Échéances, collecte Preuves.
HSE/Qualité : contrôle la cohérence, valide les preuves, consolide les KPI.
Direction : tranche les arbitrages (moyens, priorités).

Rituels

Hebdomadaire (20 min) : Synthèse → Top échéances critiques + Retards.
Mensuel (30–45 min) : % conformité, sans preuve, décisions pour lever les non conformités.
Trimestriel : revue ENV & SST, objectifs de progression (cf. § 6).

5) Qualité des données (règles simples)

Toujours lier Échéances et Preuves à un ID Obligation.
Statut à jour (Obligations : Ouvert/En cours/Clôturé ; Échéances : À planifier/Planifié/Fait/En retard).
Preuves : lien accessible + statut de validation renseigné.
Commentaires : une phrase utile (constats, périmètre).

6) Cibles & trajectoire (exemples)

% conformité global ≥ 90 % en 6 mois (ENV ≥ 92 %, SST ≥ 88 %).
Échéances critiques < 5 en régime normal.
Retards = 0 en fin de mois.
Sans preuve (applicables) = 0 à M+2.
Taux validation preuves ≥ 95 % sous 3 mois.

7) Résolution rapide des écarts

Non conforme récurrent → plan d’action (échéance, responsable, preuve attendue).
Sans preuve (applicable) → priorisez la collecte documentaire (audit, photo, PV, export système).
Retards → replanifiez immédiatement la date réaliste + renforcez rappel (calendrier, tâche).

8) Cas particuliers (condensé)

Obligation “Partiel” : désagrégez en sous-exigences si nécessaire (deux lignes).
Multi-sites : ajoutez une colonne Site (à droite du tableau) et filtrez pour piloter par entité, tout en gardant la Synthèse globale.
Mise en conformité longue : créez des échéances jalons (revue mensuelle), pas seulement la date finale.
Preuve sensible : stockez en référentiel interne (SharePoint/Drive) et mettez le lien plutôt que le fichier.

9) Checklists prêtes à l’emploi

Avant de lancer :

Seuils “critique” réglés (C2 / B2)
Obligations initiales listées (ISO + Légal)
Responsables désignés (ENV/SST)

Chaque semaine :

Zéro échéance critique non traitée
Retards replanifiés
Preuves déposées/validées

Chaque mois :

% conformité en hausse ou stable
Sans preuve → 0
Décisions prises sur Non conformes

10) Étendre le modèle (quand vous serez prêt)

Dashboard graphique (jauges, barres par domaine/mois, PDF 1 clic).
Segments de filtre (Site, Processus).
Score conformité 0–100 combinant : % conformité, retards, taux de preuves valides.
Intégration au plan d’actions (lien direct vers feuilles “Actions” existantes).

Modèle Excel Suivi Conformité ISO 14001 45001 PLUS

Ce fichier transforme la conformité ISO en routine pilotable : vous voyez ce qui est critique, vous agissez sur les échéances, vous documentez les preuves, et vos KPI progressent. Avec la Synthèse, chacun sait quoi faire cette semaine pour rester conforme.

Ce classeur vous aide à recenser vos obligations, suivre vos échéances et archiver vos preuves (ISO 14001 & ISO 45001), avec une Synthèse qui vous montre quoi traiter en priorité.

Ce que vous avez dans le fichier

1) Obligations — votre registre principal

À saisir (une ligne = une obligation) :
ID, Norme/Source (ISO 14001 / ISO 45001 / Légal), Clause/Référence, Exigence, Applicabilité (Oui/Partiel/Non), Domaine (Environnement / SST), Responsable, Fréquence, Conformité (Conforme/Partiel/Non conforme/N/A), Échéance, Statut (Ouvert/En cours/Clôturé), ID Preuve (si disponible), Commentaires.
Calculs automatiques :
Jours restants (à partir de l’échéance), Criticité (OK/Critique selon un seuil en C2).
KPI en haut :
% conformité, Échéances critiques, Obligations applicables, Obligations conformes, Sans preuve (applicables).

Ce que vous faites : vous renseignez vos obligations, vous mettez Applicabilité et Conformité, vous donnez une Échéance et liez une Preuve quand vous l’avez.

2) Échéances — le planning des contrôles / évaluations

À saisir : ID Échéance, ID Obligation (liste déroulante), Intitulé, Responsable, Fréquence, Dernière réalisation, Prochaine échéance, Statut (À planifier/Planifié/Fait/En retard), Commentaires.
Calculs : Jours restants et Criticité (seuil réglable en B2).
KPI en haut : Échéances critiques et Retards.

Ce que vous faites : vous créez vos contrôles/évaluations récurrents, vous tenez à jour la prochaine échéance et le statut ; le fichier signale ce qui devient critique.

3) Preuves — l’armoire à documents

À saisir : ID Preuve, Type (inspection, audit, registre…), Description, Emplacement/Lien, Date, Réf. Obligation (ID) (liste), Validée par, Date validation, Statut (Valide/En revue/Rejeté/En cours), Commentaires.
KPI en haut : Taux de validation (Preuves “Valide” / Total).

Ce que vous faites : vous déposez vos liens (SharePoint/Drive) et vous faites valider les preuves ; cela alimente automatiquement vos KPI et justifie vos conformités.

4) Synthèse — votre page de pilotage

Cartes KPI : Conformité %, Applicables, Conformes, Échéances critiques, Retards, Taux validation preuves.
Top échéances critiques : la liste dynamique des 10 plus urgentes (non faites, critiques, triées par jours restants).
Conformité par domaine : ENV vs SST, avec pourcentage et barre de progression.

Ce que vous faites : vous commencez toujours par la Synthèse pour savoir quoi traiter cette semaine.

Vos premières actions (vous)

Réglez les seuils :
- Obligations → C2 (jours pour basculer en “Critique”)
- Échéances → B2 (même logique)
Remplissez vos obligations (onglet Obligations).
Planifiez vos échéances (onglet Échéances) et liez les ID Obligation.
Joignez vos preuves (onglet Preuves) et faites-les valider.
Pilotez via Synthèse : traitez Échéances critiques puis Retards, suivez % conformité et Sans preuve.

Codes couleur (pour vous repérer vite)

Conformité : Vert = Conforme · Ambre = Partiel · Rouge = Non conforme · Gris = N/A
Statut : Jaune = Ouvert · Bleu = En cours · Vert = Clôturé
Délais : Rouge = en retard (≤ 0 jour) · Ambre = 1–15 jours restants
Synthèse : cartes vert menthe, barres de progression bleutées

Conseils rapides (gagne-temps)

Toujours lier une Preuve à l’Obligation correspondante : votre % conformité reste crédible.
Dupliquez les lignes d’Échéances pour chaque occurrence (ne remplacez pas les anciennes).
Ajoutez une colonne “Site/Processus” (à droite) si vous pilotez plusieurs entités, puis filtrez.
Format des dates : utilisez un vrai format date (AAAA-MM-JJ) pour que les Jours restants se calculent.

Ce que je peux ajouter pour vous (à la demande)

Dashboard graphique (jauges, barres par domaine/mois) + export PDF 1 clic.
Segments de filtre (Site, Processus) pour les comités.
Score conformité 0–100 combinant % conformité, retards et preuves validées.

Suivi_Conformite_ISO_14001_45001_PLUS Download

Cas particuliers (ISO 14001/45001) — points d’attention dans votre fichier Suivi_Conformite…_PLUS.xlsx

Voici les situations “pièges” les plus fréquentes lorsque vous utilisez le modèle (Obligations / Échéances / Preuves / Synthèse) — avec la parade pratique à appliquer tout de suite.

1) Obligations applicables “Partiel”

Risque : mal comptabilisées (ni “Non”, ni pleinement “Oui”).
À faire : traitez Partiel comme applicable ; si besoin, scindez l’obligation en 2 lignes (parties applicables / non applicables) pour clarifier la conformité.

2) “N/A” en Conformité

Risque : masque une non-conformité réelle.
À faire : n’utilisez N/A que si l’exigence ne s’applique objectivement pas (périmètre exclu, process absent). Sinon, utilisez Ou “Partiel” ou “Non conforme” et plan d’action.

3) ID en doublon (OB-xxx, EC-xxx, PV-xxx)

Risque : liaisons faussées (votes, KPI, synthèse).
À faire : gardez un préfixe unique par entité/site (ex. OB-SITEA-001). Vérifiez l’unicité avant d’ajouter une ligne.

4) Échéances sans “Dernière réalisation”

Risque : “Prochaine échéance” mal calibrée.
À faire : si Dernière réalisation est vide, fixez une Prochaine échéance réaliste et planifiez le rattrapage (statut À planifier).

5) Dates texte (et pas de vraies dates Excel)

Risque : Jours restants ne calcule pas → KPI faux.
À faire : collez les dates au format YYYY-MM-DD ou utilisez Données > Convertir. Vérifiez qu’Excel aligne à droite (date) et non à gauche (texte).

6) Seuil “critique” trop haut / trop bas

Risque : tout devient critique (ou rien).
À faire : partez sur 30 jours (ENV/SST génériques), puis ajustez :

inspections récurrentes : 15 j,
audits/évaluations : 30–45 j.

7) Statut pas tenu à jour

Risque : “Clôturé” oublié → reste en critique.
À faire : à chaque preuve validée, mettez à jour le Statut (Obligations/Échéances). Faites-en un point de la revue hebdo.

8) Preuves sensibles / confidentielles

Risque : liens morts ou contenus non partageables.
À faire : stockez en référentiel interne (SharePoint/Drive) et mettez le lien + droits d’accès. Évitez les chemins locaux (X:\…).

9) Preuve non validée

Risque : “fait” sans traçabilité formelle.
À faire : passez par les statuts En revue → Valide (avec “Validée par” + date). Le Taux de validation (Preuves) doit tendre vers 100 %.

10) Multiples échéances pour une même obligation

Risque : on écrase la date précédente.
À faire : créez plusieurs lignes dans Échéances (EC-xxx) pour chaque occurrence. Ne remplacez pas — dupliquez.

11) Fréquences irrégulières (ex. tous les 2 ans, trimestre glissant)

Risque : la génération des dates devient manuelle.
À faire : ajoutez une colonne “Règle” (ex. biennale, T+3 mois) et documentez la méthode. Conservez la prochaine date calculée.

12) Multi-sites / multi-processus

Risque : mélange des périmètres et KPI peu parlants.
À faire : ajoutez une colonne Site/Processus dans chaque onglet et filtrez la Synthèse par segment (ou demandez-moi des segments prêts à l’emploi).

13) Obligations légales vs ISO

Risque : priorité inversée (ISO conforme, légal en retard).
À faire : ajoutez une colonne “Source (Légal/ISO/Autre)” et traitez Légal en priorité dans la revue (filtre + “Top échéances critiques”).

14) Changement réglementaire (nouveau décret)

Risque : obligation obsolète / clause périmée.
À faire : datez la dernière revue réglementaire, créez une échéance dédiée (EC-xxx), et versionnez l’obligation (OB-xxx-v2).

15) Conformité annoncée sans preuve

Risque : % conformité artificiellement haut.
À faire : surveillez le KPI “Sans preuve (applicables)”. Tant que l’ID Preuve est vide, challengez la conformité déclarée.

16) Retards récurrents

Risque : effet backlog permanent.
À faire : dans Échéances, filtrez Statut ≠ Fait + Jours restants ≤ 0 (KPI Retards). Replanifiez en réaliste, désignez un responsable et documentez la cause (ressource, accès, fournisseur…).

17) Excel sans fonctions dynamiques (pas 365)

Risque : la Synthèse (TAKE/FILTER/SORT) ne s’actualise pas.
À faire : remplacez par TCD (tableau croisé) ou demandez-moi une version TCD prête à l’emploi.

18) Fusion de cellules dans les tableaux

Risque : casse les Tables (formules, filtres).
À faire : n’utilisez pas de fusion dans les tableaux. Ajoutez de la mise en forme hors zones tabulaires.

19) Codes couleur non homogènes

Risque : lecture confuse en revue.
À faire : gardez la palette fournie (vert = OK, ambre = alerte, rouge = critique, bleu = en cours) et évitez les surcharges locales de couleur.

20) Export / partage vers la direction

Risque : extractions partielles incohérentes.
À faire : utilisez la Synthèse comme page unique d’export (PDF). Si besoin, je peux ajouter un bouton d’export 1-clic et un bandeau de date.