Modèle de Tableau de Suivi de Prospection dans Excel

Dans cet article, nous explorerons en détail ce qu’est un tableau de suivi de prospection commerciale, pourquoi il est important et comment le créer et l’utiliser pour maximiser vos opportunités de vente.

💡 Dans le monde des affaires, la prospection commerciale est essentielle pour assurer la croissance et le succès d’une entreprise. Que vous soyez une petite entreprise à la recherche de nouveaux clients ou une grande entreprise cherchant à étendre votre portée, une stratégie de prospection efficace est cruciale. Un outil souvent sous-estimé mais extrêmement utile dans ce processus est le tableau de suivi de prospection.

Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de prospection commerciale ?

Un tableau de suivi de prospection est un outil visuel qui permet de suivre et d’organiser les activités liées à la recherche de nouveaux clients ou opportunités commerciales. Il peut prendre la forme d’un tableau Excel, d’un tableau blanc ou de tout autre format adapté aux besoins de votre entreprise. L’objectif principal d’un tel tableau est de fournir une vue d’ensemble claire des prospects potentiels, des étapes du processus de vente et des actions à entreprendre pour progresser dans ce processus.

Pourquoi est-il important d’avoir un tableau de suivi de prospection ?

Un tableau de suivi de prospection commerciale offre plusieurs avantages pour une entreprise :

Organisation : Il permet de centraliser toutes les informations relatives aux prospects dans un seul endroit, facilitant ainsi la gestion et le suivi.
Visualisation : Grâce à sa présentation visuelle, il offre une vue d’ensemble instantanée de l’état des prospects et des prochaines étapes à suivre.
Suivi efficace : Il permet de suivre les progrès réalisés avec chaque prospect, d’identifier les goulots d’étranglement et d’ajuster la stratégie en conséquence.
Collaboration : En étant accessible à toute l’équipe commerciale, il favorise la collaboration et la coordination des efforts de prospection.

Comment créer un tableau de suivi de prospection efficace ?

Voici quelques étapes pour créer un tableau de suivi de prospection efficace :

Identifier les informations à suivre : Déterminez les informations essentielles à inclure dans votre tableau, telles que le nom du prospect, ses coordonnées, l’étape du processus de vente, les actions à entreprendre, etc.
Choisir un format adapté : Sélectionnez le format qui convient le mieux à vos besoins, qu’il s’agisse d’un tableau Excel, d’un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou d’un tableau blanc physique.
Personnaliser les colonnes : Créez des colonnes pour chaque catégorie d’informations que vous souhaitez suivre, en veillant à ce qu’elles soient claires et pertinentes.
Définir des codes couleur : Utilisez des codes couleur pour identifier rapidement les prospects chauds, tièdes et froids, ainsi que pour mettre en évidence les actions prioritaires.
Mettre à jour régulièrement : Veillez à mettre à jour votre tableau de suivi de manière régulière pour refléter les changements dans le statut des prospects et les actions entreprises.

Comment utiliser efficacement un tableau de suivi de prospection ?

Une fois que votre tableau de suivi de prospection est créé, voici quelques conseils pour l’utiliser efficacement :

Consulter régulièrement : Prenez l’habitude de consulter votre tableau de suivi quotidiennement pour vous tenir informé de l’état de vos prospects et des actions à entreprendre.
Prioriser les actions : Identifiez les actions les plus importantes à entreprendre en fonction de l’étape du processus de vente et de la qualification du prospect.
Collaborer en équipe : Encouragez la collaboration en partageant le tableau avec toute l’équipe commerciale et en encourageant les mises à jour régulières.
Analyser les données : Utilisez les données recueillies dans votre tableau de suivi pour identifier les tendances, les points forts et les faiblesses de votre processus de prospection, et apportez les ajustements nécessaires.

Modèle simple de tableau de suivi de prospection que vous pouvez utiliser dans Microsoft Excel ou tout autre logiciel de feuille de calcul

Nom du Prospect	Coordonnées	Étape du Processus de Vente	Dernière Action	Prochaine Action	Priorité
Prospect 1	Email / Téléphone	Qualification	Email envoyé le 01/05	Appel de suivi le 10/05	Haute
Prospect 2	Nom de l’entreprise / Contact	Proposition	Proposition envoyée le 03/05	Relance le 15/05	Moyenne
Prospect 3	Adresse / Numéro de téléphone	Première prise de contact	Appel passé le 02/05	Rendez-vous fixé pour le 12/05	Haute
Prospect 4	Email / Téléphone	Négociation	Réunion de négociation le 05/05	Relance pour finalisation le 20/05	Haute
Prospect 5	Nom de l’entreprise / Contact	Suivi post-vente	Contrat signé le 04/05	Suivi de satisfaction le 25/05	Basse

Ce modèle comprend plusieurs colonnes :

Nom du Prospect : Le nom ou l’entreprise du prospect.
Coordonnées : Les informations de contact du prospect, telles que l’email, le numéro de téléphone, etc.
Étape du Processus de Vente : L’étape actuelle du processus de vente dans laquelle se trouve le prospect (par exemple : Qualification, Proposition, Négociation, etc.).
Dernière Action : La dernière action effectuée pour ce prospect (par exemple : Email envoyé, Appel passé, Réunion de négociation, etc.).
Prochaine Action : La prochaine action à entreprendre pour faire progresser le prospect dans le processus de vente (par exemple : Relance téléphonique, Envoi de proposition, Réunion de suivi, etc.).
Priorité : La priorité attribuée à ce prospect, qui peut être définie en fonction de différents critères tels que le niveau d’intérêt, l’urgence, etc. (par exemple : Haute, Moyenne, Basse).

Modèle de Tableau de Suivi de Prospection dans Excel

Vous pouvez personnaliser ce modèle en ajoutant ou en supprimant des colonnes en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Assurez-vous de mettre à jour régulièrement ce tableau pour refléter les changements dans le statut des prospects et les actions entreprises.

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Une idée utile pour enrichir votre tableau de suivi de prospection est d’ajouter une colonne pour “Probabilité de Conversion”. Cette colonne peut aider à évaluer les chances de transformer un prospect en client, ce qui est essentiel pour prioriser les efforts et planifier les ressources. Voici comment on pourrait l’intégrer :

Ajouter une colonne “Probabilité de Conversion” : Cette valeur peut être exprimée en pourcentage et estime la probabilité que le prospect devienne un client, basée sur les interactions, le secteur d’activité, et la phase du cycle de vente.
Calculer le Revenu Potentiel Ponderé : En multipliant le montant potentiel de la vente par la probabilité de conversion, vous obtenez une estimation plus précise du revenu attendu, aidant ainsi à mieux gérer les attentes et la planification financière.
Mise à jour visuelle : Utiliser des couleurs ou des formes pour indiquer visuellement la probabilité de conversion peut aider à identifier rapidement les prospects les plus prometteurs.