Modèle de planning de travail journalier sur Excel

Dans cette page, nous découvrons ensemble un modèle de planning de travail journalier sur Excel.

C’est quoi une journée de travail ?

La journée de travail correspond à la période quotidienne pendant laquelle les employés d’une entreprise, ou les membres d’une organisation travaillent, que ce soit sur le lieu de travail, à domicile ou dans des activités extérieures. Cette journée de travail est liée à la routine d’horaire de l’employé.

D’un point de vue légal, la journée de travail serait alors le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’entreprise pour l’exercice de ses fonctions. Le type de journée de travail le plus connu est la semaine de 44 heures, divisée en cinq jours ouvrables et deux jours de repos le week-end. Cependant, ce n’est pas le seul modèle appliqué.

Les entreprises employeurs doivent également accorder aux collaborateurs des pauses pendant la journée de travail. De sa part, l’employé doit rédiger dans certains cas un rapport de travail journalier.

 Comment réussir la planification de sa journée de travail ?

Au-delà de la réglementation, la planification est importante pour l’aboutissement des tâches au travail. Au quotidien, grâce à un planning, nous répartissons efficacement notre temps entre les tâches de notre mission ou de notre équipe. De plus, en combinant ces plannings, nous pouvons suivre et ajuster les attributions, par exemple, en réalisant qu’une tâche x nécessite moins de temps que prévu. Au fil du temps, nous pouvons évaluer le temps requis pour accomplir nos missions et atteindre un haut degré d’organisation dans notre travail quotidien.

Bien sûr, chacun de nous établit sa propre liste de tâches, communément appelée “To-Do list”. Cependant, la question est de savoir si cette liste est compréhensible et utilisable par les autres membres de votre équipe. Souvent, il peut être difficile pour les autres de comprendre ce que signifie réellement l’attribution de 30 minutes à la traduction d’un article de 3000 mots, par exemple. De même, la planification d’événements sur une journée entière peut être complexe à saisir. En revanche, les membres de l’équipe peuvent comprendre et utiliser de manière répétée un document avec un code couleur et une terminologie standard. Si vous cherchez à transformer votre “To-Do list” en un outil de travail collaboratif, l’utilisation d’un modèle de planning de travail quotidien pourrait être une excellente solution pour résoudre cette problématique.

 La gestion courante comprend une série d’actions qui assurent le respect du travail à effectuer. Si chaque employé fait sa part d’une manière, il n’y aura pas de continuité ni de cohérence dans le fonctionnement. En ce sens, la standardisation est vitale pour l’agilité dans l’exécution des tâches, qui commencent à faire sens au sein du flux opérationnel.

Définir et classer les tâches

Le manager doit définir sur quels projets il doit travailler : quand, comment, où et quand ils doivent être terminés. Ainsi, il est nécessaire de structurer tout ce qui concerne les processus et les moyens de les exécuter. Dans la pratique, vous devez catégoriser les procédures par groupes, selon leurs caractéristiques et similitudes respectives. Cela permet de définir des délais cohérents et, en même temps, de les raccourcir sans perdre en efficacité. On peut définir les tâches en fonction de leur difficulté d’exécution ou du temps limité pour les accomplir.

Prévoir les imprévus

Le manager doit contrôler tout ce qui concerne l’exécution des tâches, c’est-à-dire facturer les livraisons, identifier les éventuels goulots d’étranglement, répondre aux imprévus et, enfin et surtout, travailler à la motivation de l’équipe. Après tout, sans leadership inspirant, la pression peut nuire à la performance de l’équipe.

Fixer les priorités et les ressources pour effectuer ce travail

Un planning de travail journalier de tout ce qui concerne la routine de travail elle-même est d’établir quels sont les processus les plus importants. C’est-à-dire ceux qui sont urgents et doivent être traités en premier. Un autre détail déterminant dans l’élaboration d’un planning de travail journalier est de savoir les ressources qui doivent être impliquées. Plus le processus est important, plus il est coûteux.

Comment créer un planning de travail journalier ?

Établir des horaires

En plus des heures de début et de fin d’un planning de travail journalier, ainsi que des périodes appropriées de pauses, il est important d’illustrer les plages horaires ou il faut accomplir les tâches. Lorsque les horaires ne sont pas bien définis, les risques de retards sont plus grands.

Ceci est particulièrement important dans le régime du travail à domicile, dans lequel les activités domestiques et les habitudes personnelles peuvent finir par interférer avec l’exécution du travail. Des horaires précis doivent être envisagés pour la réalisation des activités, en tenant compte du rythme de travail sain, avec des revenus prouvés.

La pratique évite la procrastination, par exemple, et aide à comprendre combien de temps il faut pour effectuer chaque activité.

Pour gérer les tâches de travail de vos collaborateurs, Excel serait d’une grande aide pour vous.  

Les modèles modifiables sur Excel sont le moyen le plus simple de créer un planning de travail journalier bien élaboré et qualitatif.  

Modèles d’horaires de travail dans Excel

Vous pouvez accélérer le processus en utilisant des modèles Excel.

Les modèles sont des feuilles de travail préconçues conçues pour des tâches spécifiques telles que la comptabilité, l’organisation des ressources et l’analyse de rapports.

Parmi les applications possibles des modèles Excel, on peut inclure la planification des quarts de travail. Ainsi, on n’a pas besoin de créer le tableau des quarts à partir de zéro.

Rechercher les modèles via Excel, en cliquant sur la page “Nouveau” vous pouvez choisir parmi les modèles présents divisés en catégories d’utilisation.

Effectuez une recherche sur les moteurs de recherche et choisissez entre des modèles Excel gratuits ou payants.

Une fois que vous choisissez le modèle d’un planning de travail journalier, vous pouvez le personnaliser selon les besoins de votre entreprise. Ensuite, enregistrez le tableau que vous avez conçu pour la première fois en tant que modèle et utilisez-le pour la planification ultérieure.

Le rôle d’un planning de travail

Suivre de près le contrôle et l’organisation du temps de travail est dans l’intérêt de l’entreprise et une tâche importante pour assurer son bon fonctionnement. Parmi les principaux avantages qu’un planning de travail journalier peut apporter, on peut citer :

Maximisation de la productivité

Les heures supplémentaires excessives ou le non-respect des heures contractuelles (que ce soit en raison de retards, d’absences, etc.) génèrent du stress et de la fatigue pour les équipes de travail. Et cela nuit non seulement à la performance des employés impliqués et des équipes qui dépendent de leur travail, mais aussi à l’entreprise elle-même. Il est nécessaire d’aligner les trajets et de les contrôler afin qu’ils ne génèrent aucune surcharge pouvant compromettre la productivité de l’entreprise.

Évaluation de la productivité

Un autre grand avantage d’un planning de travail est qu’il est l’outil qui permet aux dirigeants, managers et directeurs d’identifier facilement les employés les plus et les moins productifs. Cette évaluation permet également de suivre les secteurs les plus performants, ceux qui sont surchargés et ceux qui ne répondent pas aux attentes.

Paiement correct des heures supplémentaires

Avec des horaires de travail dûment alignés et un contrôle en temps réel de ce qui est ou non respecté, il est beaucoup plus facile de calculer la rémunération des heures supplémentaires, en plus d’analyser quels employés remplissent dûment les 44 heures hebdomadaires contractuelles et prévues par la réglementation.

Anticiper les problèmes juridiques

De manière générale, l’organisation et le contrôle du temps de travail sont d’une importance primordiale pour l’entreprise, qui surveille désormais étroitement ses salariés et se protège d’éventuelles poursuites devant le Tribunal. Le salarié, quant à lui, voit ses droits préservés et commence à recevoir correctement pour les services rendus.

Avantages d’un planning de travail quotidien :

• Vous organisez minutieusement vos tâches quotidiennes.
• Vous regrouper les tâches similaires
• Un planning vous aide à rester concentré et à ne jamais rien oublier.
• Cartographier la routine de travail, en évaluant les forces et les faiblesses de l’ensemble des opérations du quotidien
• Éviter les retards et optimiser le coût des heures supplémentaires.
•  Un planning vous permet de rechercher de meilleurs résultats qu’une tâche répétitive peut donner.  
• Cet outil vous permet d’accomplir rapidement les projets les plus urgents.  
•   L’amélioration de la concentration de l’équipe sur les projets qui demandent plus d’attention.