Gemba Kaizen avec checklist : Modèle Excel – passer du « go & see » aux résultats, sans lourdeur

Le Gemba Kaizen n’est pas une tournée de contrôle. C’est un rituel d’amélioration continue sur le terrain, au plus proche du terrain, qui prend des choses simples et les transforme en des contre-mesures efficaces. Une checklist intelligente accélère le processus : elle ajoute de l’ordre à l’observation, hiérarchise les constats, relie le constat à une action immédiate et rend les progrès tangibles.

Comment utiliser une checklist Gemba, structurée de la manière suivante SQDCP et animé par un journal d’observation, pour piloter vos PDCA et vos bons KPI?

1) Les bases : SQDCP et mudas

SQDCP = Sécurité, Qualité, Livraison (D pour Delivery), Coût, Moral.
Cet ordre n’est pas cosmétique : on ne négocie jamais la sécurité pour gagner en coûts.
Mudas (8 gaspillages) : surproduction, attentes, transports, sur-process, stocks, mouvements, défauts, talents non utilisés.
Nommer le muda au moment du constat clarifie la cause probable et oriente la contre-mesure.

2) Pourquoi une checklist (et pas un audit) ?

Rythme : 10–20 minutes par jour, toujours au même horaire, sur un parcours connu.
Focus : 5 catégories × 5 points clés = 25 checks rapides → signal fort sans noyer les équipes.
Traçabilité : chaque « ☐ » (non conforme) pousse automatiquement vers une entrée de Journal puis vers une action PDCA.
Respect : on cherche les conditions du poste, pas la faute de la personne.

3) Anatomie d’un bon modèle (exploitable en atelier)

3.1 Checklist Gemba (SQDCP)

Colonnes utiles : Catégorie, Point de contrôle, Observé (☑/☐/N/A), Évidence, Urgence (Haute/Moyenne/Basse), Commentaires, Responsable, Dates, Statut, Réf. action.
Automatismes :
- Mise en évidence des ☐ + Urgence = Haute (risques prioritaires).
- % de complétion calculé sur les points applicables (hors N/A).
Bon repère : 25 points pré-remplis couvrant EPI, standard de travail, plan de contrôle, kanban, changement de série, idées kaizen, etc.

3.2 Journal Gemba

Date/Heure, Zone/Poste, Muda, Type SQDCP, Description, Photo/Lien, « Action requise ? », Réf action, Responsable, Statut.
Rôle : mettre en récit l’observation pour que l’action PDCA soit évidente et assignable.

3.3 Actions PDCA

Problème, Cause racine (5 Pourquoi), Contre-mesure (Prévention/Détection), Responsable, Date planifiée/réelle, Retard (jours), Efficacité (0–3), Standardisation (OPL/SOP), Déploiement horizontal (Yokoten).
Règle d’or : une action = un résultat observable sous 2 semaines max.

3.4 KPI visuels

% complétion checklist = conformes / applicables.
Histogramme mudas = volume par type (pour prioriser).
Répartition des statuts des actions (à faire/en cours/fait/clôturée).
Objectif : alimenter une revue hebdo de 20 min.

4) Routine d’animation (simple et tenue)

Quotidien (10–20 min)

Parcours fixe Gemba : on salue, on observe, on écoute.
On coche ☑/☐/N/A, on prend 1 photo si utile, on note Urgence.
Chaque ☐ urgente ouvre une entrée Journal et une action PDCA assignée.

Hebdomadaire (20 min)

Revue KPI : % complétion (viser ≥ 95 %), top mudas, actions en retard.
Arbitrer 3–5 contre-mesures max. Trop d’actions tue l’action.

Mensuel (30 min)

Tendances : baisse des mudas récurrents, stabilité des standards, retour des équipes.
Yokoten : ce qui marche à un poste est déployé sur 2–3 postes proches.

5) De la case cochée au PDCA (enchaînement gagnant)

P (Plan) : traduire le constat en problème concret (où, quand, combien). Identifier 1 cause racine (5P) et la contre-mesure (prévention si possible).
D (Do) : implémenter vite (≤ 14 jours).
C (Check) : mesurer l’effet (photo « après », temps, rebuts, sécurité, etc.).
A (Act) : si efficace, standardiser (OPL/SOP) et déployer ; sinon, nouvelle hypothèse.

Prévention avant Détection : un poka-yoke qui empêche l’erreur vaut mieux qu’un contrôle tardif.

6) KPI qui comptent (et comment les lire)

% complétion (applicables vs conformes) : thermomètre de discipline quotidienne.
- < 85 % : checklist trop lourde ou parcours mal tenu → simplifier.
Mudas dominants : orientent vos chantiers kaizen (SMED, 5S, capabilité…).
Statuts d’actions : viser > 70 % « Fait/Clôturée » en 2 semaines ; tout retard doit être justifié et re-planifié.

7) Exemples de contre-mesures (rapides & réplicables)

Sécurité : zone de piétons – marquage photo-réaliste + poka-yoke (barrière).
Qualité : première pièce – gabarit de validation + signature croisée (R/A).
Livraison : kanban vide – double bac + signal visuel + réappro < 10 min.
Coût : consommables – limite visuelle + contrôle hebdo.
Moral : idées kaizen – tableau 1-point le vendredi + sélection de 2 idées/sem.

8) Rôles & responsabilités

Pilote Gemba : tient la routine, arbitre les urgences, anime la revue hebdo.
Responsables d’action : engagent la contre-mesure, prouvent l’efficacité.
Qualité/Amélioration : support méthode (5P, poka-yoke, SMED), standardisation.
Management : enlève les obstacles, protège le temps d’action.

9) Pièges fréquents (et antidotes)

Checklist-police → basculez en co-construction : demandez au poste « qu’est-ce qui gêne le plus ? ».
Inflation de points → restez à 25 (max). Mieux vaut adapter 3 items par atelier que tout multiplier.
Actions vagues (« sensibiliser », « former ») → exiger une preuve d’efficacité (avant/après, métrique).
Pas de standardisation → toute action qui marche devient OPL/SOP en 48 h et est déployée (Yokoten).

10) Démarrage express (10 jours)

J1–J2 : validez 25 points de la checklist avec les équipes.
J3 : première tournée + photos + 3 actions PDCA.
J5 : revue hebdo – montrez les KPI ; supprimez 2 points inutiles, ajoutez 2 points manquants.
J10 : bilan – au moins 6 actions clôturées, 2 standards mis à jour, 1 déploiement horizontal lancé.

11) Ce qui restera quand vous ne serez pas là

Un rituel (heure, parcours, personnes).
Une liste courte de points qui comptent vraiment.
Des actions PDCA fermées vite, avec des preuves.
Des standards vivants, mis à jour, visibles.

Modèle Excel Gemba Kaizen avec checklist

La force du Gemba Kaizen n’est ni la checklist, ni le graphique : c’est la discipline légère qui relie une observation claire à une contre-mesure testée, puis à un standard partagé. Gardez la routine, gardez la simplicité, et mesurez ce qui bouge. Le reste suivra.

Description (ce que contient le classeur)

1) Onglet « Checklist GEMBA »

But : cocher rapidement 25 points clés SQDCP (Sécurité, Qualité, Livraison, Coût, Moral) pendant la tournée terrain.
Colonnes : Catégorie • Critère • Observé (☑/☐/N/A) • Évidence • Urgence • Commentaires • Responsable • Date(s) • Statut • Réf action.
Aides :
- Menus déroulants pour Observé, Urgence, Statut.
- % de complétion calculé automatiquement (sur points applicables).
- Mise en évidence automatique :
  - ☑ → surligné vert (OK)
  - ☐ → surligné rose (NOK)
  - N/A → gris
  - Ligne ambre si ☐ + Urgence = Haute (priorité d’action)
Confort : volets figés, largeurs optimisées, zébrage gris très clair pour les lignes paires.

2) Onglet « Journal GEMBA »

But : documenter les constats (« go & see ») par muda et type SQDCP, avec lien photo.
Champs : Date/Heure • Zone/Poste • Muda (8 gaspillages) • Type SQDCP • Description • Lien/Photo • « Action requise ? » • Réf action • Responsable • Statut.
Validations : listes pour Muda, SQDCP, Oui/Non, Statut.

3) Onglet « Actions PDCA »

But : suivre les contre-mesures issues du Gemba (du problème à l’efficacité).
Champs : Problème • Cause racine (5 Pourquoi) • Contre-mesure (Prévention/Détection) • Responsable • Dates • Retard (jours) (calcul) • Efficacité (0-3) • Standardisation (OPL/SOP) • Déploiement horizontal • Commentaires • Preuves.
Validations : listes pour Type d’action, Statut, Oui/Non.

4) Onglet « KPI »

Compteurs : Total points • Applicables • Conformes (☑) • % complétion.
Graphiques :
- Histogramme des observations par muda (depuis le Journal).
- Donut des statuts d’actions (depuis Actions PDCA).
Les visuels se mettent à jour automatiquement.

5) Onglet « Guide »

4 étapes ultra-courtes pour animer la routine : Checklist → Journal → PDCA → KPI → Standardisation (Yokoten).

Checklist_Gemba_Kaizen Download

FAQ — Gemba Kaizen

A. Fondamentaux

1) C’est quoi le Gemba Kaizen ?
La démarche d’amélioration au poste de travail (Gemba = « là où ça se passe ») basée sur des petites améliorations continues (Kaizen), visibles et mesurables.

2) En quoi diffère-t-il d’un audit ?
Un audit vérifie la conformité a posteriori ; le Gemba observe en temps réel, co-construit avec l’équipe et déclenche des actions rapides.

3) Pourquoi l’ordre SQDCP (Sécurité, Qualité, Livraison, Coût, Moral) ?
Parce que Sécurité et Qualité ne se négocient pas. Le reste suit quand ces deux piliers sont solides.

4) Combien de temps dure une tournée ?
10–20 minutes max, à heure fixe, parcours court et régulier.

5) Qui participe ?
Le pilote (manager/qualité), 1–2 opérateurs du secteur, parfois méthodes/maintenance selon le sujet.

6) À quelle fréquence ?
Idéalement quotidienne (ou au minimum 3×/semaine) pour créer le réflexe.

7) Différence Kaizen vs. innovation ?
Kaizen = itératif, low-cost, immédiat. Innovation = plus long/risqué. Le Kaizen stabilise et révèle où investir.

B. Checklists & observations

8) Combien de points mettre sur la checklist ?
25 points (5 par pilier SQDCP) suffisent. Trop de points = dispersion.

9) À quoi sert “N/A” ?
Exclure les points non applicables pour ne pas fausser le % de complétion.

10) Comment qualifier l’urgence ?

Haute : risque sécurité / client / arrêt de ligne → action immédiate.
Moyenne : impact mesurable cette semaine.
Basse : amélioration de confort / efficacité.

11) Que faire d’un “☐ + Urgence = Haute” ?
Créer tout de suite une entrée Journal + action PDCA assignée, avec échéance courte.

12) Photos : oui ou non ?
Oui, si autorisées. Une photo (avant/après) vaut mieux qu’un long texte.

13) Peut-on modifier les 25 points ?
Oui. Conservez la structure mais adaptez 3–5 points par atelier/poste.

C. Actions & PDCA

14) Quand ouvrir une action ?
Dès qu’un point non conforme gêne la sécurité, la qualité ou le flux. Pas d’actions “cosmétiques”.

15) Comment formuler une action utile ?
Format court : Problème → Cause (5 Pourquoi) → Contre-mesure (prévention > détection) → Responsable → Date → Preuve d’efficacité.

16) Délai cible d’une action ?
≤ 14 jours pour 80 % des actions. Au-delà, diviser en sous-actions.

17) Comment vérifier l’efficacité ?
Comparer un avant/après mesurable (défauts, temps, incidents…) + photo + RACI mis à jour si besoin.

18) Standardisation ?
Si ça marche → créer OPL/SOP (1 page) en 48 h + déploiement horizontal (Yokoten) sur 2–3 postes proches.

D. KPI & pilotage

19) Les 3 KPI à suivre ?

% complétion checklist (conformes/applicables, cible ≥ 95 %)
Top mudas (volume par type)
Statuts d’actions (viser > 70 % “Fait/Clôturée” sous 2 semaines)

20) Comment calculer le % complétion ?
= Conformes (☑) / Applicables (hors N/A) — déjà paramétré dans l’onglet KPI.

21) Que faire si le % chute ?
Simplifier le parcours et/ou la checklist, traiter les points bloquants (formation, outil, appro).

E. Rôles & rituels

22) Rôle du manager ?
Tenir la routine, trancher les priorités, enlever les obstacles.

23) Rôle des opérateurs ?
Montrer le travail réel, proposer des solutions simples, valider l’efficacité.

24) Rituels recommandés ?
Quotidien 10–20 min (tournée), hebdo 20 min (KPI + arbitrages), mensuel 30 min (tendances + yokoten).

F. Qualité & sécurité

25) Et si un risque sécurité est détecté ?
Stop & fix : sécuriser immédiatement, informer, documenter, décider (dérogation/stop-ship si besoin).

26) Lien avec AMDEC ?
Les constats récurrents alimentent l’AMDEC (modes, contrôles, priorités). L’AMDEC guide vos contre-mesures préventives.

27) Lien avec 5S / SMED ?
Les mudas récurrents orientent vers des chantiers (5S pour le poste, SMED pour les changements de série).

G. Outils & fichier Excel

28) À quoi servent les onglets ?

Checklist : cocher sur le terrain.
Journal : décrire les mudas / preuves.
Actions PDCA : suivre contre-mesures, retards et efficacité.
KPI : visualiser complétion, mudas, statuts.
Guide : mode d’emploi.

29) Comment prioriser dans le fichier ?
Filtrer la Checklist sur “☐” + Urgence = Haute, puis ouvrir l’action PDCA correspondante.

30) Que faire des actions en retard ?
Replanifier avec date + lever l’obstacle (ressources, matériel, décision). Le retard ne doit pas dériver 2 revues de suite.