Fiche d’inscription — Lycée / centre privé : Modèle Word

Guide pratique pour concevoir, diffuser et traiter un dossier d’admission efficace

Rôle et objectifs

La fiche d’inscription sert à constituer le dossier administratif et pédagogique d’un élève, tout en sécurisant les aspects juridiques, financiers et sanitaires. Bien pensée, elle réduit les échanges ultérieurs, fluidifie l’accueil et garantit la conformité (données, assurances, autorisations).

Contenu indispensable (sections et champs clés)

Identité de l’élève
Nom/prénom, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées complètes, contact personnel (email/tél.).
Spécifique pays : INE (France) / N° AVS (Suisse).
Responsables légaux (si mineur)
Identité, liens de parenté, adresses distinctes si besoin, téléphones et emails, autorité parentale (conjointe/père/mère/tuteur), personnes autorisées à récupérer l’élève.
Parcours et projet scolaire
Établissement d’origine, classe actuelle, options/spécialités, bulletins joints, niveau visé (Seconde/Première/Terminale, filière générale/techno/pro ; gymnase/maturité/CFC…).
Vie scolaire et logistique
Restauration (externat/demi-pension), hébergement (internat/famille), transport (abonnement, covoiturage), dispositif d’accompagnement.
Santé & sécurité
Médecin traitant, allergies/traitements, vaccinations, contacts d’urgence, autorisations de premiers secours.
Aménagements pédagogiques : PAI/PAP/PPS (FR) / aménagements d’examens, AVS/AI (CH), pièces justificatives.
Assurances & autorisations
Assurance scolaire/RC (compagnie, n° police), droit à l’image, sorties pédagogiques/sport, charte numérique.
Protection des données
Mention d’information claire : finalités (gestion scolaire), base légale, durée de conservation, droits d’accès/rectification/suppression.
Cadres juridiques : RGPD (France/UE) ; LPD/LFDP (Suisse). Indiquer contact DPO/référent.
Financier
Frais de scolarité, options (restauration, internat, activités), modalités de paiement (carte/virement/échelonné), bourses (FR) / aides cantonales (CH), échéances, pénalités de retard, IBAN/BIC.
Pièces à joindre (check-list)
Pièce d’identité, photo, justificatif de domicile, bulletins/relevés, certificats médicaux (si requis), assurance, décisions d’aménagement, autorisations signées.
Engagements & signatures
Attestation de lecture du règlement intérieur / charte de vie scolaire, signature de l’élève (si majeur) et/ou du représentant légal, visa de l’établissement.

Principes de conception (lisibilité & conformité)

Parcours logique : identité → scolarité → vie scolaire → santé → financier → consentements → pièces → signatures.
Micro-textes utiles : sous chaque champ sensible, préciser pourquoi l’information est demandée (ex. “Urgences médicales : seul le personnel habilité y accède”).
Minimisation des données : demander uniquement ce qui est nécessaire au traitement de l’inscription.
Accessibilité : champs grands, contrastes suffisants, libellés au-dessus, aide contextuelle, formats date “JJ/MM/AAAA”.
Bilinguisme (si public international) : FR/EN ou FR/DE selon le canton.
Traçabilité : numéro de dossier, date de réception, version de la fiche.

Version papier vs. version numérique

Papier : idéal pour inscriptions en présentiel ; prévoir cases à cocher nettes, zones de signature et check-list en marge.
Numérique : formulaire en ligne (pages courtes), sauvegarde en brouillon, envoi de pièces jointes, signature électronique, horodatage, accusé de réception automatique.
Sécurité : stockage chiffré, gestion des accès, journal d’audit, purge à échéance.

Processus d’inscription (cadencement recommandé)

Avant : publication des conditions (frais, calendrier, critères), FAQ, liste de pièces.
Pendant : contrôle de complétude, relance automatisée des pièces manquantes, vérification des critères (âge, niveau, options).
Après : décision (admis/liste d’attente/refus), contrat de scolarisation, échéancier, accueil/logistique (carte, manuels, ENT), création du dossier élève.

Exemples de formulations prêtes à l’emploi

Consentement RGPD :
“Je reconnais avoir été informé(e) que mes données sont traitées pour la gestion de l’inscription et de la scolarité, conformément au RGPD/LPD. J’ai pris connaissance de mes droits (accès, rectification, effacement) et du contact du délégué à la protection des données.”
Droit à l’image :
“J’autorise l’établissement à utiliser des photos/vidéos de l’élève pour des supports pédagogiques et de communication interne/externe. Oui ☐ Non ☐”
Urgences :
“J’autorise l’établissement à prendre les mesures de premiers secours nécessaires et, le cas échéant, à alerter les services d’urgence.”

Erreurs courantes à éviter

Oublier les bases légales/durées de conservation dans la mention RGPD/LPD.
Mélanger données médicales et autres sans cloisonnement (restreindre l’accès).
Surcharger la fiche de justificatifs non utiles.
Ne pas préciser les modalités de paiement (échelonnement, remises, pénalités).
Absence de versionnage (fiche non datée → litiges).

Indicateurs utiles pour l’administration

Taux de dossiers complets à J+7, délais moyens de traitement, motifs d’incomplétude (pièces manquantes), répartition des aides/bourses, suivi des aménagements pédagogiques.

Mini-modèle (texte d’introduction à placer en haut de la fiche)

Objet : inscription de l’élève pour l’année scolaire / dans le cadre du règlement intérieur et des conditions financières de l’établissement.
Données : utilisées pour gérer la scolarité, la sécurité et la facturation ; conservées pour la durée légale.
Contacts : secrétariat des admissions — email / téléphone ; DPO : nom / email.

Fiche_Inscription_Lycee_FR_CH Download

Parcours utilisateur (parents/élèves)

Découverte : page web claire (frais, calendrier, pièces à fournir, FAQ).
Pré-inscription : formulaire court (nom, niveau visé, contact) + email automatique avec la liste des pièces.
Dossier complet : dépôt des justificatifs, choix des options (restauration, internat, transports).
Instruction : contrôle de complétude (48–72h), vérification des critères (niveau, âge, options).
Décision : admission / liste d’attente / refus + contrat de scolarisation et échéancier.
Onboarding : ENT, carte scolaire, planning de rentrée, réunion d’accueil.

Circuit interne (qui fait quoi)

Admissions : contrôle pièces, relances, décision pédagogique.
Vie scolaire : transports, internat, restauration, planning.
Comptabilité : frais, bourses/aides, échéancier, moyens de paiement.
Informatique/DPO : comptes ENT, sécurité des données, droits RGPD/LPD.

Messages prêts à l’emploi

Accusé de réception (automatique)
Objet : Nous avons bien reçu votre pré-inscription
« Bonjour, votre demande est enregistrée. Merci de déposer les pièces listées ci-dessous avant le JJ/MM. Un accusé de complétude vous sera envoyé. »
Dossier incomplet (J+5)
« Il nous manque : bulletin T2, justificatif d’assurance. Dépôt possible via le lien sécurisé. Assistance : … »
Admission
« Félicitations, votre dossier est accepté. Merci de signer le contrat et de choisir un mode de paiement avant le JJ/MM. »

FAQ parents (extraits)

Bourses/Aides : modalités (FR) / aides cantonales (CH) + délais.
Certificat médical : requis selon activités ; alternatives (questionnaire santé).
Droit à l’image : usage limité (interne/externe), retrait possible à tout moment.
Données : seules les personnes habilitées y accèdent ; conservation limitée.

RGPD / LPD : mentions détaillées (à adapter)

Finalités : gestion des admissions, scolarité, sécurité, facturation.
Bases légales : exécution pré-contractuelle/contractuelle, obligations légales, consentement pour l’image/communications.
Durées : dossier d’admission 12 mois si non admis ; durées légales de scolarité + archivage si admis.
Droits : accès/rectification/suppression/limitation/opposition ; contact DPO (email, adresse).
Sous-traitants : prestataires hébergement/ENT listés et encadrés (contrats).
Données santé : cloisonnées, accès restreint (infirmerie/vie scolaire), base légale = intérêt vital/obligation santé scolaire + consentement si nécessaire.

Indicateurs & pilotage

Taux de complétude à J+7
Délai moyen d’instruction (objectif : ≤ 5 jours)
Motifs d’incomplétude top-3
% admissions / listes d’attente
Aides/bourses accordées (montant, nombre)

Mise en place en 7 jours (plan rapide)

J1 : trame des champs + check-list pièces par niveau.
J2 : mentions légales (RGPD/LPD), consentements (image, santé, numérique).
J3 : maquette Word & version web (sections courtes, auto-sauvegarde).
J4 : emails automatiques (réception, relance, décision).
J5 : test interne (5 dossiers pilotes), corrections.
J6 : formation secrétariat (contrôle de complétude, relances).
J7 : mise en ligne + tableau de bord (KPI).

Grille d’audit (10 points)

Champs nécessaires uniquement (minimisation).
Formats normalisés (dates JJ/MM/AAAA, téléphone).
Consentements distincts (image, com, santé).
RGPD/LPD visibles + contact DPO.
Pièces justifiées (éviter le superflu).
Parcours accessible (contraste, libellés, aide).
Relances automatiques paramétrées.
Traçabilité (n° dossier, horodatages).
Sécurité (lien de dépôt chiffré, droits).
Archivage/purge planifiés.

Accessibilité & inclusion

Police lisible (≥ 11 pt), labels au-dessus des champs, erreurs explicites.
Langues FR/EN (ou FR/DE pour CH) si public international.
Alternatives papier pour familles sans accès numérique.

Annexes – formulations utiles

Charte numérique : « Compte personnel, mot de passe confidentiel, usage pédagogique uniquement. »
Autorisation sorties : « J’autorise la participation aux sorties pédagogiques encadrées par l’établissement. Oui ☐ Non ☐ »
Premiers secours : « J’autorise la prise de mesures d’urgence et l’alerte des services compétents. »