Fiche descriptive du poste occupé VAE : Modèle Word à télécharger

Dans une démarche de VAE, l’expérience ne suffit pas à elle seule. Elle doit être décrite, structurée et surtout rendue lisible pour un jury qui ne vous connaît pas. La fiche descriptive du poste occupé joue exactement ce rôle : elle sert de passerelle entre ce que vous faites au quotidien et ce que le diplôme attend officiellement. Elle met de l’ordre dans votre réalité professionnelle, clarifie votre périmètre, et donne au jury une base solide pour comprendre votre niveau d’autonomie, la complexité des missions et la nature des responsabilités exercées.

Ce document se distingue d’un CV. Un CV raconte un parcours. La fiche, elle, documente un poste : ses finalités, ses activités, les moyens mobilisés, les interactions, les contraintes, les résultats obtenus et les éléments de preuve disponibles. Autrement dit, elle ne dit pas seulement “j’ai travaillé en tant que…”, elle montre “voici précisément ce que je fais, comment je le fais, dans quel cadre, et avec quels résultats”.

À quoi sert vraiment la fiche descriptive dans une VAE ?

La VAE repose sur une logique d’équivalence : votre expérience doit correspondre aux compétences visées par une certification. Le jury doit donc répondre à une question simple, mais exigeante : vos activités démontrent-elles les compétences attendues ?
La fiche descriptive du poste occupé permet de rendre cette comparaison possible. Elle :

cadre votre réalité de travail (poste, service, environnement, objectifs) ;
déplie vos missions en activités concrètes, observables et évaluables ;
met en avant votre niveau de maîtrise (autonomie, choix, arbitrages, responsabilités) ;
prépare les preuves (documents, tableaux, rapports, procédures, indicateurs, réalisations) ;
facilite l’écriture du livret VAE en évitant les descriptions floues et répétitives.

Un jury n’évalue pas votre motivation. Il évalue des compétences démontrées. La fiche descriptive sert donc à éviter l’écueil le plus fréquent : une narration trop générale (“je gère”, “je participe”, “je m’occupe de”) qui ne permet ni de mesurer le niveau, ni de comprendre la portée réelle du poste.

Quand et comment l’utiliser dans votre dossier ?

Idéalement, la fiche descriptive se rédige avant de compléter les parties les plus techniques du livret. Elle vous aide à poser les fondations : votre rôle exact, votre périmètre, vos responsabilités, vos activités principales et secondaires. Ensuite, vous pouvez sélectionner les situations professionnelles les plus riches à développer : celles où l’on voit votre expertise, votre méthode, vos prises de décision, vos interactions, et les résultats produits.

Elle est aussi utile lors de l’entretien VAE, car elle crée un fil conducteur : le jury peut vous interroger sur des points précis (outils utilisés, gestion d’imprévus, contrôle qualité, communication, coordination, conformité, etc.), et vous, vous disposez d’une base cohérente pour répondre sans vous disperser.

La structure gagnante d’une fiche descriptive du poste occupé

1) Identification du poste et cadre contractuel

Commencez par des informations simples et factuelles. Elles situent votre poste dans l’organisation et évitent toute ambiguïté :

intitulé du poste (celui du contrat, et éventuellement celui “réel” en pratique) ;
employeur / établissement / secteur d’activité ;
ancienneté sur le poste, dates, type de contrat ;
statut (employé, agent de maîtrise, cadre), horaires, rythme (jour/nuit, week-end, astreintes) ;
localisation, mobilité, télétravail si pertinent.

Ici, la clarté prime. Le jury doit comprendre tout de suite si vous êtes sur un poste d’exécution, d’organisation, de pilotage ou d’expertise.

2) Contexte et finalité du poste

C’est une partie souvent négligée, alors qu’elle éclaire l’enjeu. Une même mission n’a pas la même valeur selon le contexte. Expliquez :

la mission du service (production, qualité, administratif, logistique, commerce…) ;
l’objectif global du poste : pourquoi il existe, à quoi il sert ;
le type d’activité (flux tendus, production à la commande, gestion multi-sites, relation client sensible, réglementation forte…).

Une phrase utile consiste à formuler la finalité ainsi : “Mon poste vise à…” puis à relier cette finalité à une logique de résultat (qualité, délai, sécurité, satisfaction, conformité, continuité de service, performance).

3) Positionnement dans l’organigramme et relations de travail

Le jury doit identifier votre place : exécutant, coordinateur, référent, responsable, interface. Décrivez :

votre responsable direct, votre équipe, votre périmètre ;
si vous encadrez : combien de personnes, quel type d’encadrement (planning, formation, contrôle, accompagnement) ;
vos interlocuteurs : clients, fournisseurs, prestataires, autres services, organismes externes ;
vos marges de décision : ce que vous décidez seul, ce que vous validez, ce que vous proposez.

Cette partie révèle la complexité relationnelle et la dimension de coordination, souvent décisives dans une VAE.

4) Missions principales et activités détaillées

C’est le cœur de la fiche. La bonne méthode : partir des missions, puis descendre au niveau des activités concrètes.
Exemple de formulation efficace :

Mission : Assurer la gestion administrative des dossiers clients
Activités : collecte des pièces, contrôle de complétude, saisie, relances, mise à jour, archivage, suivi des délais, reporting.

L’erreur fréquente consiste à lister des tâches sans logique. Pour convaincre un jury, vos activités doivent être :

observables (on peut imaginer ce que vous faites) ;
vérifiables (il existe des traces/proofs) ;
situées (dans quel cadre, avec quelles contraintes) ;
orientées résultat (pourquoi, avec quel niveau de qualité attendu).

Ajoutez, quand c’est pertinent : fréquence (quotidienne/hebdo), volumes (dossiers/jour, commandes/semaine), critères qualité, contraintes (pics d’activité, délais contractuels, normes, sécurité).

5) Outils, méthodes et référentiels mobilisés

Un poste s’évalue aussi par les moyens utilisés. Décrivez :

outils numériques (ERP, CRM, Excel, GMAO, logiciels métiers, GED…) ;
méthodes (procédures internes, check-lists, contrôle qualité, planification, amélioration continue…) ;
référentiels et règles : sécurité, hygiène, RGPD, traçabilité, normes, règles comptables, etc.

Cette rubrique prouve que vous travaillez dans un cadre professionnel structuré, ce qui renforce la crédibilité de votre expérience.

6) Responsabilités, autonomie, arbitrages

Le jury cherche à mesurer votre niveau. Ici, il faut montrer le niveau de décision :

quelles décisions vous prenez (priorisation, organisation, validation, corrections) ;
comment vous gérez l’imprévu (panne, rupture, erreur, réclamation, urgence) ;
comment vous sécurisez (double contrôle, validation, escalade, traçabilité) ;
quel est votre impact si vous vous trompez (coût, qualité, délai, sécurité, client).

C’est souvent cette partie qui permet de passer d’une expérience “d’exécution” à une expérience “de maîtrise”.

7) Résultats, indicateurs et réalisations

Même si vous n’avez pas de KPI officiels, vous pouvez illustrer par des résultats concrets :

délais réduits, erreurs diminuées, organisation optimisée ;
procédures créées ou améliorées ;
tableaux de suivi mis en place ;
amélioration de la satisfaction client, baisse des non-conformités ;
montée en compétence d’un collègue, amélioration de l’intégration.

Un résultat ne doit pas forcément être chiffré, mais il doit être constatable et relié à une action.

8) Preuves et pièces justificatives

Une fiche VAE forte annonce déjà les preuves possibles, sans tout dévoiler. Listez :

extraits anonymisés de documents (procédures, check-lists, reportings) ;
tableaux, modèles Excel, plannings, suivis ;
captures d’écran anonymisées d’outils ;
comptes rendus, supports, trames, formulaires ;
attestations, organigramme, fiches internes.

Le mot-clé : anonymisation. On prouve, mais on protège les données sensibles.

Le style d’écriture qui fait la différence (et évite les refus)

Remplacer les verbes “flous” par des verbes d’action

Au lieu de “je gère”, préférez : planifier, coordonner, contrôler, valider, analyser, arbitrer, fiabiliser, standardiser, améliorer.

Donner une situation type

Décrivez une journée, une séquence, un cycle, un processus. Le jury comprend mieux une activité quand elle est ancrée dans une routine réelle.

Préciser le niveau d’autonomie

Ajoutez des indicateurs simples : en autonomie complète / avec validation / en binôme / en coordination / en responsabilité.

Éviter la simple liste

Une fiche VAE est plus crédible quand elle alterne : texte explicatif + liste structurée. Le texte donne du sens, la liste donne la preuve de la maîtrise.

Cas particuliers fréquents en VAE (et comment les traiter dans la fiche)

Poste polyvalent, sans intitulé clair

Beaucoup de candidats occupent un poste “réel” plus large que le poste “officiel”. Dans ce cas :

mentionnez l’intitulé contractuel ;
ajoutez un intitulé opérationnel (celui qui décrit vraiment votre rôle) ;
expliquez la polyvalence (périmètre, raison, organisation).

Activités sensibles ou confidentielles

Vous pouvez prouver sans exposer :

anonymisez ;
décrivez le processus plutôt que le contenu ;
remplacez les noms par des catégories (client A, fournisseur B, dossier type).

Travail en intérim, multi-sites, ou missions courtes

Mettez en avant :

l’adaptabilité ;
la rapidité de prise de poste ;
les processus récurrents que vous avez maîtrisés ;
les preuves transverses (procédures suivies, outils utilisés, résultats).

Activités partagées en équipe

Expliquez votre contribution exacte :

ce que vous faites personnellement ;
ce que vous coordonnez ;
ce que vous validez ;
ce que vous transmettez.

Le jury veut distinguer participation et responsabilité.

Mini-checklist avant de finaliser votre fiche

Le poste est-il compris en 2 minutes par quelqu’un qui ne connaît pas votre métier ?
Chaque mission se décline-t-elle en activités concrètes et observables ?
A-t-on une vision claire de votre autonomie et de vos décisions ?
Les outils, méthodes et contraintes sont-ils identifiés ?
Les preuves possibles sont-elles listées (même en version anonymisée) ?
Vos réalisations montrent-elles une progression ou une maîtrise ?