Une fiche de suivi bien élaboré fait gagner du temps, sécurise l’information et aligne les équipes. Le pack que tu as sous la main réunit deux familles complémentaires : des modèles abstraits (polyvalents, design épuré, sections modulaires) et des modèles “officiels” (tableaux à bordures nettes, entêtes grises, rendu administratif). L’ensemble couvre les usages clés en entreprise : opérations, maintenance, IT, RH, achats, qualité, projets, finance, réunions.
Ce que ces fiches apportent concrètement
Lisibilité immédiate : bandeaux de tête colorés, sections nommées (objectifs, journal, actions, validations), tableaux structurés.
Polyvalence : mêmes gabarits réutilisables sur plusieurs métiers sans tout redessiner.
Prêt à imprimer : format A4, marges soignées, typographies lisibles, cases à cocher, lignes d’écriture.
Les modèles créés — Pack « Abstraits »
Fiche de suivi — Standard (Essentiel) Usage : tout contexte. Contient infos générales, objectifs/KPI, journal d’observation, plan d’actions, validation/diffusion. ➜
Fiche de suivi — Intervention (Maintenance/Service) Usage : interventions préventives/correctives, tickets de service. Horodatages, ressources, opérations, sécurité/qualité. ➜
Fiche de suivi — Projet Usage : pilotage projet. Cadre, jalons/livrables, tâches, risques et plans de réponse, décisions/PV. ➜
Fiche de suivi — Activités / Période (Hebdo/Mensuel) Usage : journal d’activités d’équipe. Tableau jour par jour, KPI de période, priorités du cycle suivant. ➜
Ancrer la référence : compléter “Réf.” et la période dès l’en-tête pour tout retrouver en DMS/Drive.
Objectiver : lier chaque action à un KPI, un responsable et une échéance.
Tracer les décisions : date, participants, diffusion ; éviter les notes orales non consignées.
Clore proprement : coche “clôturé”, renseigne la date de clôture et ajoute la preuve (lien, n° ticket).
Archiver en PDF après signature/visa, tout en conservant le DOCX pour itérations.
Personnalisation rapide
Palette : pastel corporate, bleu foncé “admin”, ou dégradé léger selon la charte.
Champs métiers : ajoute un “SLA”, “Incoterm”, “Échantillonnage”, “Impact HSE”… selon le domaine.
Pictos / cachets : intégration possible pour un rendu “cachet administratif” (barre verticale, tampon).
Bilingue : duplication FR/EN des entêtes pour les équipes internationales.
Contextes & applications : comment ces fiches travaillent pour vous
1) Cartographie express des usages
Situation
Modèle conseillé
Cadence typique
Point clé de preuve
Suivi quotidien d’équipe
Activités / Période
Quotidienne / Hebdo
Liste d’activités + KPI de période
Ticket client / incident IT
Client / Incident (SLA)
À l’événement
Cause racine + date de clôture
Intervention maintenance
Intervention
À l’ordre de travail
Horodatages + conformité sécurité
Revue projet
Projet
Hebdo / Sprint
Jalons + risques + décisions
Audit ISO / IATF
Audit Qualité
Trimestriel / Annuel
NC tracées + plan d’actions
Réunion formelle
Réunion / PV
À chaque réunion
Décisions + diffusion
Appro / réception
Fournisseur / Commande
À chaque livraison
Contrôle quanti/qualitatif
Stock / inventaire
Stock / Inventaire
Tournant / Annuel
Écarts + causes + valorisation
Trésorerie
Trésorerie
Hebdo / Mensuel
Rapprochement + écarts
2) Vignettes terrain (6 cas concrets)
Atelier mécanique (PME) : les chefs d’équipe remplissent Activités/Période chaque soir (charge, résultats). Les écarts récurrents remontent en Réunion/PV, puis certains deviennent “actions” dans Projet. Les pièces défaillantes alimentent Fournisseur/Commande (réclamation) et Audit Qualité (preuve d’amélioration continue).
Support logiciel (SaaS) : chaque ticket démarre sur Client/Incident. Les incidents “majeurs” créent un post-mortem dans Réunion/PV et une user story suivie via Projet. Le SLA est audité trimestriellement avec Audit Qualité (échantillonnage + preuves).
Site logistique : les écarts de comptage passent par Stock/Inventaire. Au-delà d’un seuil, on ouvre Projet “Zéro écart A-01” (5S + inventaires tournants). Les réceptions litigieuses enclenchent Fournisseur/Commande. Résultats partagés en Réunion/PV.
Centre de services RH : objectifs trimestriels en RH/Employé (indicateurs qualitatifs et quantitatifs), rituels hebdo avec Activités/Période, bilans mensuels en Réunion/PV. Les axes d’amélioration RH deviennent “sous-projets” dans Projet (onboarding, formation).
Bureau d’études : revues de jalons en Projet, arbitrages et décisions formalisés en Réunion/PV. Les non-conformités documentaires sont tracées dans Audit Qualité (revue de conception).
TPE multi-sites : Trésorerie suit le cash de chaque compte ; Activités/Période cadre le planning des tournées ; les litiges clients basculent sur Client/Incident et, selon gravité, passent en Réunion/PV pour décision commerciale.
3) Rituels gagnants (sans lourdeur)
Daily 10’ (atelier / support) : Activités/Période projetée au mur, trois couleurs de statut, 1 décision max → consignation express dans Réunion/PV.
Hebdo performance : 20’ KPI puis 10’ “causes & actions”. Si une action > 2 semaines, elle bascule dans Projet (échéance + responsable).
Mensuel conformité : échantillonner 3 à 5 preuves par processus (Audit Qualité), clôturer les NC et publier la synthèse PDF.
Trésorerie : “Centre de coûts”, “Mode de paiement”, “Prévision M+1”.
5) Indicateurs utiles par contexte (piliers simples)
Maintenance : MTTR, MTBF, % interventions dans le délai, % conformité sécurité.
Qualité : NC ouvertes/fermées, délai moyen de clôture, taux de conformité audit, PPM.
Achats/Logistique : OTD, OQD (qualité à la réception), litiges/100 livraisons, coûts de non-qualité fournisseur.
RH : réalisation objectifs, absentéisme, heures de formation, progression compétences.
Projet : avancement jalons, tâches en retard, risques “rouges”, décisions prises/non diffusées.
Finance (trésorerie) : solde de clôture, DSO/encours, variance prévision vs réalisé.
6) Chaîne papier ↔ digital qui tient la route
Remplir au stylo (atelier/terrain) →
Scanner au fil de l’eau (smartphone) →
RenommerYYYYMMDD_FICHE_Type_Ref_v1.docx/pdf →
Classer/Fiches/2025/05/ →
Tracer le lien (URL/chemin réseau) dans le champ “Pièce jointe / Réf.” de la fiche mère. Astuce : garder DOCX comme “original modifiable” et archiver PDF signé pour la preuve.
7) Anti-patterns (à éviter)
Empiler les décisions dans le compte-rendu sans responsable ni date.
Remplir Activités/Période sans résultat (sortie concrète).
Clore un incident sans preuve (capture, lien, ticket).
Oublier la diffusion (qui doit savoir quoi, quand).
Ajouter trop de champs “exotiques” : la fiche devient illisible.
8) Mise en service en 15 minutes
Choisir 2 modèles maximum pour démarrer (ex. Activités/Période + Réunion/PV).
Poser la cadence (daily + hebdo).
Geler un convention de nommage (date-type-réf-version).
Préparer une légende de statuts (OK / En cours / Bloqué).
Faire un premier cycle complet (remplissage → scan → diffusion → archivage).
À J+15, retirer 1 champ qui ne sert pas et ajouter 1 preuve “clé”.