Fiche de Suivi des Stocks avec Rapport d’Alerte : Template Excel Automatisé

La gestion des stocks est une composante essentielle de toute entreprise cherchant à optimiser ses opérations et à minimiser ses coûts. Une fiche de suivi des stocks avec rapport d’alerte est un outil stratégique qui aide les entreprises à surveiller leurs niveaux de stock, prévenir les ruptures, et maintenir une fluidité dans leurs processus de production et de distribution.

Qu’est-ce qu’une Fiche de Suivi des Stocks ?

La fiche de suivi des stocks est un tableau qui permet de suivre en temps réel les mouvements de stock d’un entrepôt ou d’un magasin. Elle enregistre des informations essentielles telles que :

• Les quantités entrées et sorties.
• Le stock initial et final.
• Les dates des mouvements de stock.
• Les responsables des transactions.

L’objectif principal est de fournir une vue claire et structurée des niveaux de stock pour mieux anticiper les besoins et éviter les surstockages ou les ruptures.

Le Rôle Clé du Rapport d’Alerte

Un rapport d’alerte, intégré à la fiche de suivi des stocks, sert de système de notification lorsqu’un produit atteint un seuil critique. Ce mécanisme présente plusieurs avantages :

1. Prévention des ruptures : Le rapport alerte l’équipe lorsqu’un produit atteint son seuil minimal, permettant un réapprovisionnement rapide.
2. Réduction des surstocks : Il identifie les produits en surplus, évitant les coûts de stockage inutiles.
3. Optimisation des achats : Les responsables peuvent mieux planifier les commandes en fonction des tendances de consommation.

Contenu d’une Fiche de Suivi des Stocks avec Rapport d’Alerte

Voici les éléments clés à inclure dans cet outil :

1. Identification des produits : Code, nom, catégorie.
2. Quantités : Stock initial, entrées, sorties, stock final.
3. Seuil critique : Niveau minimal de stock pour déclencher une alerte.
4. Dates des mouvements : Pour suivre l’historique.
5. Rapport d’alerte automatisé : Indication visuelle (couleurs) ou notifications pour les produits nécessitant une attention particulière.

Création d’une Fiche de Suivi des Stocks Efficace

Un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets peut être utilisé pour créer une fiche de suivi des stocks avec rapport d’alerte. Voici comment :

1. Structurer le tableau : Organisez les colonnes pour inclure tous les éléments mentionnés ci-dessus.
2. Mettre en place des formules :
   • Pour calculer automatiquement le stock final :
     Stock final = Stock initial + Entrées - Sorties
   • Pour générer une alerte si le stock est en dessous du seuil :
     =SI(Stock final < Seuil critique; "ALERTE"; "OK")
3. Utiliser une mise en forme conditionnelle : Appliquer des couleurs pour mettre en évidence les produits en alerte.
4. Automatiser les notifications : Si le logiciel le permet, configurer des e-mails ou des messages automatisés en cas d’alerte.

Avantages d’un Suivi Structuré

• Meilleure visibilité : Les données en temps réel permettent une prise de décision éclairée.
• Réduction des coûts : Moins de pertes dues aux surstocks ou aux produits périmés.
• Productivité accrue : Les équipes passent moins de temps à gérer les crises liées aux ruptures de stock.

Intégrer des alertes automatisées dans une fiche de suivi des stocks peut se faire facilement en utilisant un logiciel comme Microsoft Excel, Google Sheets, ou encore des systèmes de gestion plus avancés comme ERP (Enterprise Resource Planning). Voici un guide pas-à-pas pour configurer ces alertes dans un tableur :

1. Préparer les données de votre tableau

Assurez-vous que votre tableau de suivi des stocks est structuré avec les colonnes suivantes :

• Nom du produit
• Stock initial
• Entrées
• Sorties
• Stock final (calculé automatiquement)
• Seuil critique (quantité minimale acceptable)
• Alerte (champ qui affichera le statut)

Exemple de formule pour calculer le stock final :

=Stock initial + Entrées - Sorties

2. Ajouter une colonne pour les alertes

Créez une colonne “Alerte” et configurez une formule pour indiquer si le stock est sous le seuil critique. Par exemple :

Formule dans Excel :

=SI([Stock final] < [Seuil critique]; "ALERTE : Réapprovisionnement nécessaire"; "OK")

Formule dans Google Sheets :

=IF([Stock final] < [Seuil critique]; "ALERTE : Réapprovisionnement nécessaire"; "OK")

3. Mise en forme conditionnelle

Pour rendre les alertes visuelles plus efficaces, utilisez la mise en forme conditionnelle pour changer la couleur des cellules.

• Étapes dans Excel :
  1. Sélectionnez la colonne “Alerte”.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le menu.
  3. Ajoutez une règle qui change la couleur de la cellule en rouge si la valeur contient “ALERTE”.
  4. Ajoutez une autre règle pour afficher “OK” en vert.
• Étapes dans Google Sheets :
  1. Sélectionnez la colonne “Alerte”.
  2. Cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
  3. Configurez une règle qui applique une couleur rouge si le texte contient “ALERTE”.

4. Notifications automatisées (Avancé)

Pour configurer des notifications automatiques, voici comment procéder :

Dans Excel avec VBA (Macros)

1. Ouvrez l’éditeur VBA (Alt + F11).
2. Ajoutez un script VBA qui envoie un email via Outlook si une cellule contient “ALERTE”. Exemple de code : Sub EnvoyerAlerte() Dim Cell As Range Dim OutlookApp As Object Dim MailItem As Object For Each Cell In Range("Colonne_Alerte") If Cell.Value = "ALERTE : Réapprovisionnement nécessaire" Then Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application") Set MailItem = OutlookApp.CreateItem(0) With MailItem .To = "email@example.com" .Subject = "Alerte de Stock Faible" .Body = "Le stock du produit " & Cell.Offset(0, -1).Value & " est inférieur au seuil critique." .Send End With End If Next Cell End Sub
3. Exécutez le script pour envoyer des emails.

Dans Google Sheets avec Apps Script

1. Accédez à Extensions > Apps Script.
2. Collez un script pour envoyer des notifications par email : function envoyerAlerte() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for (var i = 1; i < data.length; i++) { // Ignorer l'en-tête var stockFinal = data[i][4]; // Colonne "Stock Final" var seuilCritique = data[i][5]; // Colonne "Seuil Critique" if (stockFinal < seuilCritique) { var produit = data[i][0]; // Colonne "Nom du Produit" var email = "email@example.com"; // Remplacez par votre adresse email var sujet = "Alerte de Stock Faible"; var corps = "Le stock de " + produit + " est inférieur au seuil critique."; MailApp.sendEmail(email, sujet, corps); } } }
3. Configurez un déclencheur automatique (par exemple, toutes les 24 heures) pour exécuter le script.

5. Intégration avec des outils avancés (Facultatif)

Si vous utilisez un outil ERP ou un logiciel de gestion de stocks, la plupart d’entre eux offrent des alertes automatisées intégrées. Par exemple :

• Zapier : Connectez Google Sheets ou Excel à votre email ou SMS pour envoyer des alertes.
• Power Automate : Automatisez les notifications dans Excel via des flux connectés à Microsoft Outlook.

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