Création d’un Planning SAV (Service Après-Vente) dans Excel
Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes de création d’un planning SAV dans Excel, un outil largement utilisé pour la gestion de données et de calendriers.
Un planning de service après-vente (SAV) est essentiel pour toute entreprise qui fournit des services de maintenance ou de réparation à ses clients. Un planning bien conçu permet de gérer efficacement les ressources disponibles, d’assurer un service clientèle de qualité et de respecter les délais fixés.
Contexte
Imaginez une entreprise de réparation d’équipements électroniques, qui propose des services de maintenance et de réparation à ses clients. Cette entreprise reçoit régulièrement des demandes de réparation de la part de ses clients, allant des simples dépannages aux révisions périodiques préventives.
Exemples d’utilisation
Gestion des rendez-vous de réparation
L’équipe de service après-vente utilise le planning Excel pour organiser les rendez-vous de réparation. Chaque fois qu’un client appelle pour signaler un problème avec son équipement, le personnel de réception prend note des détails de la panne et fixe un rendez-vous dans le planning Excel en fonction de la disponibilité des techniciens et des priorités.
Suivi des interventions préventives
Pour les clients ayant souscrit à un contrat de maintenance périodique, l’entreprise planifie des interventions préventives régulières. Le planning Excel est utilisé pour planifier ces visites de maintenance en fonction du calendrier convenu avec chaque client. Les techniciens peuvent consulter le planning pour savoir quand ils doivent effectuer les visites et quels équipements doivent être révisés.
Gestion des ressources et des compétences
Le planning Excel permet également de gérer efficacement les ressources humaines et matérielles de l’équipe SAV. Les responsables peuvent voir en un coup d’œil quels techniciens sont disponibles à quel moment et quelles ressources sont nécessaires pour chaque intervention. Cela permet d’optimiser l’affectation des ressources et d’éviter les doubles réservations.
Suivi des délais et des retards
En utilisant le planning Excel, l’équipe de service après-vente peut suivre facilement les délais et détecter les retards éventuels. Les tâches sont marquées comme “En cours”, “Terminées” ou “En attente” dans le planning, ce qui permet de voir rapidement si les délais sont respectés ou s’il y a des retards à rattraper.
Communication avec les clients
Le planning Excel peut également servir de support lors de la communication avec les clients. Lorsqu’un client appelle pour demander des informations sur l’état de sa réparation, le personnel peut consulter le planning pour savoir où en est le technicien et quand la réparation devrait être terminée. Cela permet de fournir des réponses précises et de maintenir un bon niveau de satisfaction client.
Étapes pour créer un planning SAV dans Excel
1. Planification des tâches
Avant de commencer à créer le planning dans Excel, il est important de dresser une liste exhaustive des tâches qui doivent être effectuées par l’équipe SAV. Cela peut inclure des visites de maintenance préventive, des réparations, des installations, etc.
2. Structuration du planning
- Création d’un tableau Excel : Lancez Microsoft Excel et créez un nouveau document.
- Définition des en-têtes : Créez des en-têtes pour les différentes colonnes du tableau telles que Date, Heure de début, Heure de fin, Client, Description de la tâche, Technicien assigné, Statut, etc.
3. Saisie des données
- Saisie des informations : Remplissez le tableau avec les données pertinentes telles que les dates des interventions, les heures de début et de fin prévues, les détails du client, la description de la tâche, le technicien assigné, etc.
- Utilisation de formules (optionnel) : Vous pouvez utiliser des formules Excel pour calculer automatiquement la durée des tâches, vérifier les conflits d’horaire, ou encore suivre les délais.
4. Mise en forme
- Mise en forme conditionnelle : Utilisez la fonction de mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les tâches urgentes, les retards potentiels ou les tâches terminées.
- Formatage des cellules : Ajustez le format des cellules pour rendre le planning plus lisible et professionnel. Par exemple, utilisez des bordures pour délimiter les cellules, appliquez une couleur de fond pour distinguer les week-ends, etc.
5. Ajout de fonctionnalités avancées (optionnel)
- Filtrage et tri : Utilisez les fonctionnalités de filtrage et de tri pour visualiser rapidement les tâches en fonction de différents critères tels que la date, le client, le technicien, etc.
- Création de graphiques : Créez des graphiques pour visualiser les données du planning, comme un diagramme de Gantt qui illustre la répartition des tâches dans le temps.
6. Révision et ajustement
- Révision régulière : Assurez-vous de réviser régulièrement le planning pour détecter les erreurs éventuelles, les conflits d’horaire ou les retards.
- Ajustement selon les besoins : Modifiez le planning au besoin pour prendre en compte les changements de dernière minute, les annulations de rendez-vous, ou les ajouts de nouvelles tâches.
7. Partage et collaboration
- Partage du planning : Une fois que le planning est finalisé, partagez-le avec les membres de l’équipe SAV et d’autres parties prenantes concernées.
- Collaboration en temps réel (si possible) : Si vous utilisez un service en ligne tel que Microsoft 365, Google Sheets, ou d’autres plateformes de collaboration, vous pouvez permettre à plusieurs personnes de travailler sur le planning en même temps et en temps réel.
Modèle de planning pour la gestion des rendez-vous de réparation
| Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
| 2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
| 2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Modèle de planning pour le suivi des interventions préventives
| Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-02-15 | 09:00 | 12:00 | Client A | Maintenance préventive téléviseur | Jean Dupont | En cours |
| 2024-02-20 | 14:00 | 16:00 | Client B | Révision ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
| 2024-02-25 | 11:00 | 13:00 | Client C | Contrôle périodique smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Modèle de planning pour la gestion des ressources et des compétences
| Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
| 2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
| 2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Modèle de planning pour le suivi des délais et des retards
| Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
| 2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
| 2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Modèle de planning pour la communication avec les clients
| Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
| 2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
| 2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
{pratique} 🔍
Pour créer un modèle de Planning de Service Après-Vente (SAV) dans Excel, suivez ces étapes pour structurer votre fichier. Ce modèle vous aidera à suivre et planifier les interventions de SAV, les techniciens disponibles, et les rendez-vous avec les clients.
1. Structure du fichier
Feuille 1 : Planning SAV
- A1: “Date”
- B1: “Heure”
- C1: “Client”
- D1: “Type d’intervention”
- E1: “Technicien”
- F1: “Statut” (Planifié, En cours, Complet, Reporté)
- G1: “Commentaires”
La Feuille 2 : Techniciens
- A1: “ID Technicien”
- B1: “Nom”
- C1: “Spécialité”
- D1: “Disponibilité”
Feuille 3 : Clients
- A1: “ID Client”
- B1: “Nom”
- C1: “Adresse”
- D1: “Contact”
La Feuille 4 : Types d’intervention
- A1: “Type”
- B1: “Description”
2. Remplissage des données
- Techniciens : Listez tous les techniciens avec leur spécialité et disponibilité.
- Clients : Ajoutez les informations des clients.
- Types d’intervention : Définissez les différents types d’interventions que vous proposez.
3. Utilisation du modèle
- Dans la Feuille 1, saisissez les rendez-vous de SAV en sélectionnant la date, l’heure, le client, le type d’intervention, et le technicien assigné.
- Utilisez la validation des données (sous l’onglet “Données” > “Validation des données”) pour créer des listes déroulantes pour les colonnes “Client”, “Type d’intervention”, et “Technicien” en vous basant sur les informations des autres feuilles.
- Utilisez des formules conditionnelles (sous l’onglet “Accueil” > “Mise en forme conditionnelle”) pour colorer différemment les statuts pour une visualisation rapide (ex. vert pour “Complet”, jaune pour “En cours”, etc.).
4. Fonctionnalités avancées (optionnel)
- Rappels automatiques : Utilisez VBA pour envoyer des rappels automatiques aux techniciens ou clients quelques jours avant la date d’intervention.
- Suivi des heures : Ajoutez une colonne pour suivre les heures passées sur chaque intervention.
- Rapports : Créez une nouvelle feuille pour générer des rapports mensuels sur le volume d’interventions, la satisfaction client, etc., en utilisant les fonctions de tableau croisé dynamique.
5. Conseils
- Gardez votre modèle à jour régulièrement pour assurer une planification efficace.
- Pensez à sécuriser votre fichier Excel pour protéger les données sensibles des clients et du personnel.
- Envisagez d’utiliser des outils complémentaires comme Power BI pour des analyses et visualisations plus poussées basées sur les données de votre modèle Excel.
Ce modèle est un point de départ. Vous pouvez l’ajuster selon les besoins spécifiques de votre service après-vente.
Télécharger un planning SAV dans Excel 👇
Conclusion
création d’un planning SAV dans Excel est un processus qui demande de la planification, de l’organisation et de la précision. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez concevoir un planning efficace qui aidera votre équipe SAV à gérer ses tâches de manière optimale, à fournir un service clientèle de qualité et à respecter les délais fixés. N’oubliez pas de réviser et d’ajuster régulièrement le planning pour qu’il reste pertinent et adapté aux besoins de votre entreprise.
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