Checklist choix & aménagement d’un espace de coworking : modèle à télécharger

Le coworking est un lieu de travail-service, combinant hospitalité, performance technique, sécurité et qualité d’air, le tout porté par une communauté vivante. Une checklist bien élaborée permet de transformer cette ambition en décisions concrètes, traçables et opposables : choix du site, conformité, zoning, acoustique, IT, exploitation, modèle économique. Ci-dessous un mode d’emploi structuré, prêt à relier à votre trame de contrôle.

1) Choisir le bon site : accessibilité, contexte, potentiel

Accessibilité & mobilités
Vérifier les liaisons de transport en commun, l’offre vélo (arceaux, local fermé) et les possibilités de stationnement. Un flux fluide pour les usagers et les livraisons réduit les frictions au quotidien.
Contexte urbain & sécurité de proximité
Observer éclairage public, vie de quartier, présence de services (restauration, sport, crèches, banques). Une façade lisible et une entrée claire rassurent et facilitent l’orientation.
Capacité d’évolution
Privilégier des plateaux modulables, une hauteur sous plafond compatible avec le traitement acoustique, des gaines techniques accessibles et des réserves de puissance électrique.

À cocher dans la checklist : distances utiles, relevé photos, contraintes de voisinage, potentiel d’extension, points d’attention sur la trémie/ascenseur et la desserte PMR.

2) Conformité et sécurité : des fondamentaux non négociables

Règles ERP & sécurité incendie
Signalétique d’évacuation, éclairage de sécurité (BAES), moyens de secours dimensionnés, désenfumage, portes coupe-feu, chemins dégagés, plans d’évacuation affichés, exercices périodiques.
Accessibilité universelle
Accès PMR depuis l’espace public, pentes, ascenseurs le cas échéant, sanitaires adaptés, contrastes visuels et repères tactiles.
Dispositifs & registres
Contrôle d’accès (badges/mobile), gestion visiteurs, vidéo-protection avec affichage d’information, registre de sécurité à jour, vérifications périodiques (extincteurs, SSI, électricité).

À cocher : attestations des organismes de contrôle, plans et notes de calcul, consignes affichées, procédures d’évacuation, registre de sécurité complété.

3) Zoning & expérience d’usage : la carte avant la boussole

Trame fonctionnelle
Séparer clairement zones de concentration (bibliothèque silencieuse, phone booths), collaboration (open space, salles de réunion), convivialité (café, détente), services (impression, logistique).
Flux & circulations
Dessiner les parcours intuitifs : arrivée → accueil → orientation (wayfinding), casiers, sanitaires, salles, terrasse. Éviter les goulots d’étranglement et sécuriser les issues.
Réserves & back-office
Prévoir des espaces staff (stock consommables, ménage, maintenance) invisibles côté membres.

À cocher : plans cotés, densité par zone, ratios salles/postes, position des phone booths, largueur de circulations, implantation des issues.

4) Lumière, acoustique, ergonomie : la performance invisible

Lumière
Maximiser l’éclairage naturel, compléter avec des luminaires à éblouissement maîtrisé, prévoir occultations et scénarios d’éclairage par ambiance.
Acoustique
Absorbants au plafond/murs, cloisons performantes, joints périphériques, seuils de confidentialité pour phone booths et salles.
Ergonomie
Postes réglables, sièges de qualité, appuis-écran, gestion des câbles et des alimentations au plus près de l’usage.

À cocher : coupes et fiches techniques acoustiques, photométrie, implantations précâblées, inventaire du mobilier et garanties.

5) IT & réseau : la colonne vertébrale

Connexion & redondance
Double adduction fibre + secours 4G/5G, supervision du lien.
Wi-Fi professionnel
Réseau segmenté (membres/invités/objets), chiffrement robuste, portail captif, politique de mots de passe, QoS pour la visio.
Câblage & baies
Baie sécurisée, brassage propre, câblage de grade pro, prises RJ45 et électriques abondantes, sauvegarde de la configuration.

À cocher : schéma réseau, plan d’adressage, procédures de restauration, journal de changements, contrat de maintenance.

6) Énergie, CVC & qualité de l’air : confort mesuré

Ventilation & confort
Débits adaptés, renouvellement d’air, capteurs CO₂ comme vigies de confort.
Zonage thermique
Thermostats par zone, consignes claires, protections solaires.
Mesure & pilotage
Sous-comptage par grand usage (CVC/IT/éclairage), relevés périodiques, objectifs de sobriété.

À cocher : équilibrages CVC, fiches d’entretien, relevés de mise en service, plan de maintenance préventive, suivi de consommations.

7) Services & hospitalité : plus que des mètres carrés

Salles équipées
Écrans, connectique universelle (HDMI/USB-C), visio prête à l’emploi, paperboards ou tableaux effaçables.
Conforts du quotidien
Café/thé, fontaines, kitchenette, douches si vélos, espace sieste, casiers sécurisés.
Communauté
Programmation régulière (ateliers, meetups), communication éditoriale, partenariats locaux (restauration, sport, culture).

À cocher : inventaires équipements, contrats fournisseurs, calendrier d’animation, charte d’usage.

8) Exploitation, propreté & maintenance : la qualité perçue

Propreté
Fréquences différenciées par zone, fiches de poste ménage, traçabilité des passages.
Déchets & consommables
Tri, collecte, filières de valorisation, suivi des volumes.
Incidents & maintenance
Outil de ticketing, délais de prise en charge, tableau de bord des interventions, visites réglementaires planifiées.

À cocher : contrats de services, checklists d’ouverture/fermeture, KPI d’exploitation, plans de progrès.

9) Durabilité : sobriété choisie, pas subie

Matériaux & mobilier
Choix sobres, robustes, facilement réparables ; recours au reconditionné lorsque pertinent.
Fin de vie & réemploi
Clauses de reprise pour l’IT et le mobilier, circuits de seconde vie.
Indicateurs
Quelques métriques parlantes : conso par poste, part de réemploi, volumes de déchets triés.

À cocher : preuves d’origine des matériaux, contrats de reprise, relevés indicateurs, plan d’amélioration.

10) Modèle économique : soutenabilité & seuil de rentabilité

CAPEX/OPEX
Travaux, mobilier, IT d’un côté ; loyers/charges, énergie, ménage, support, animation, assurances de l’autre.
Offre & pricing
Pass journée, poste flexible, poste fixe, salles à l’heure/créneaux, privatisations. Une offre claire évite les arbitrages au cas par cas.
Suivi des ratios
Taux d’occupation par produit, panier moyen, churn, coût d’exploitation par poste, marge par salle.

À cocher : feuille d’hypothèses, devis signés, grille tarifaire officielle, tableau de bord mensuel, seuil de rentabilité.

11) Identité, signalétique & règlement d’usage

Wayfinding
Couleurs, pictogrammes, plans simplifiés, numérotation des salles cohérente.
Identité visuelle
Cohérence print/digital, charte appliquée aux supports in situ.
Règlement & médiation
Règles claires sur les usages : bruit, téléphone, hygiène, invités, réservations, imprimantes, responsabilité partagée.

À cocher : kit signalétique, gabarits de communication, règlement affiché/accepté, process de gestion des litiges.

12) Gouvernance de projet : piloter de bout en bout

Planning & jalons
Études, autorisations, appels d’offres, travaux, réception, levée des réserves, ouverture.
Marchés & entreprises
CCTP précis, critères de sélection équilibrés (prix/qualité/délais/impact), visite de site en amont.
Dossier des ouvrages exécutés
Plans conformes, notices, garanties et contrats de maintenance remis et archivés.

À cocher : planning validé, PV de réception, DOE complet, liste des garanties avec échéances.

Comment utiliser la checklist (en pratique)

Pré-diagnostic du site pressenti : remplir les sections « Site », « Conformité », « IT/CVC », joindre photos et plans.
Conception : produire le zoning, la liste équipements, la stratégie acoustique et lumineuse, et les clauses de service attendues (SLA ménage, IT, maintenance).
Appels d’offres : annexer la checklist aux pièces marché ; les candidats répondent item par item, preuves à l’appui.
Chantier : transformer chaque item en point de contrôle ; lever les réserves à partir de la même grille.
Exploitation : garder la checklist comme registre vivant : incidents, audits, KPI, plans d’actions, mises à jour à chaque évolution.

Trame d’items types (extrait)

Emplacement & accès : distance aux transports, stationnement vélos, éclairage extérieur → preuve : plan, photos nocturnes.
Sécurité : BAES opérationnels, plans d’évacuation, extincteurs vérifiés, contrôle d’accès → preuve : PV de vérification, liste des badges.
Zoning : séparation calme/collab/détente, phone booths, ratios salles/postes → preuve : plans, coupes, surfaces.
Acoustique & lumière : traitements posés, mesures à réception → preuve : fiches techniques, relevés.
IT & réseau : double lien, Wi-Fi segmenté, sauvegarde configs → preuve : schéma, contrat opérateur, capture supervision.
CVC & air : débits conformes, capteurs CO₂ → preuve : mise en service, relevés.
Services : salles plug-and-play, casiers, douches, kitchenette → preuve : inventaires, photos, notices.
Exploitation : plan ménage, tri déchets, ticketing → preuve : contrats, tableaux de bord.
Durabilité : mobilier reconditionné, clauses de reprise IT → preuve : factures, contrats.
Éco & pricing : CAPEX/OPEX, grille tarifs, seuil de rentabilité → preuve : tableur, récap mensuel.

Un coworking réussi est un écosystème : l’architecture se met au service des usages, la technique disparaît derrière la fiabilité, la communauté donne le ton. La checklist est la colonne vertébrale documentaire qui aligne tout le monde — concepteurs, exploitants, partenaires et membres — et garantit que la promesse d’expérience se traduit en preuves. Reliez-la à vos plans, contrats, procédures et KPI : vous obtiendrez un lieu lisible, sûr, performant… et désiré.

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Pourquoi une checklist ?

Transformer l’intention en exécution mesurable.
Une checklist aligne les équipes, clarifie les critères et capture les preuves. Résultat : décisions rapides, traçables et comparables d’un projet à l’autre.

Ce que ça apporte

Standardiser : mêmes questions, mêmes seuils, mêmes pièces attendues.
Objectiver : arbitrages prix/qualité/risque fondés sur des critères pondérés.
Documenter : chaque coche pointe vers une preuve (plan, contrat, photo, PV, KPI).
Piloter : suivi des statuts (☐/☒/N/A), écarts, responsables et échéances.
Sécuriser : conformité et audit facilités, clauses et engagements vérifiables.
Accélérer : onboarding des nouveaux, passation fluide, moins d’oubli et de rework.

Comment l’utiliser

Avant : définir les exigences « must-have » et les preuves acceptées.
Pendant : cocher en réunion, assigner un responsable et une date.
Après : exporter en PDF, archiver les liens de preuve, remonter les KPI.

Variante (Achats responsables)

Pourquoi : rendre visibles les critères ESG et la diligence raisonnable.
Clé : pour passer un item en « fait », la preuve (clause, certificat, audit) est obligatoire.

Variante (Coworking)

Pourquoi : garantir confort, sécurité, performance IT/CVC et expérience membre.
Clé : lier chaque coche à un plan, une photo de conformité ou un PV de réception.