Bordereau d’expédition à Imprimer : 5 modèles- déclinaisons métiers prêtes à l’emploi (Douane, Aérien, Maritime, HACCP, ADR)
Un bordereau d’expédition n’a d’impact que s’il tient en une page, se lit en 30 secondes et se signe sans ambiguïté. L’approche « one-page » que vous venez de télécharger condense l’essentiel : identité des parties, contexte d’expédition, détail des marchandises/colis et zone de preuves (réserves + signatures). Cette base commune est déclinée en cinq variantes spécialisées — Export/Douane, Aérien/AWB, Maritime/Conteneur, Température dirigée (HACCP) et ADR — pour sécuriser les flux sensibles sans alourdir la charge opératoire.
Pourquoi un modèle Excel « one-page » ?
Parce qu’au quai comme chez le destinataire, le temps est compté. La version A4 « fit to one page » évite les impressions multi-pages, limite les oublis de champs et standardise la lecture pour vos équipes, vos transporteurs et vos clients. Les listes déroulantes (Incoterm, mode de transport, Oui/Non, etc.) guident la saisie, et la mise en page sobre garantit une écriture manuscrite lisible.
Charte commune aux 5 variantes
Chaque feuille reprend la même ossature pour vos routines d’équipe :
- En-tête opérationnel : logo, N° de bordereau, date.
- Blocs Expéditeur / Destinataire (coordonnées complètes + contact).
- Informations d’expédition : N° d’expédition, commande/OF, transporteur, mode, Incoterm.
- Tableau « Détail » dimensionné pour 10 lignes (vous pouvez en ajouter si besoin).
- Bloc « Réserves / Anomalies constatées » et 3 zones de signature (Expéditeur, Transporteur, Destinataire/Client).
- A4 portrait (ou paysage lorsque la lecture horizontale s’impose), impression à l’échelle 1 page.
Ces cinq déclinaisons « one-page » vous donnent la granularité métier exacte au moment où elle est nécessaire, sans diluer l’action dans des documents fleuves. Vous standardisez la preuve, réduisez les litiges, accélérez le traitement douanier, sécurisez vos flux sensibles (froid/ADR) et parlez efficacement le langage aérien ou maritime. Bref : une discipline douce pour des effets très concrets sur votre qualité de service.
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Bordereau d’expédition “One-Page” — ce que contient le fichier de base (version newsroom, 100% jargon logistique)
Une feuille A4, une seule page, zéro ambiguïté au quai. Le modèle Excel “one-page” condense tout ce qu’il faut pour tracer un départ et sécuriser la preuve côté transporteur et client. Lisible, imprimable, exploitable au stylo comme au clavier.
Gabarit & print-ready
A4 portrait, Fit to 1 page, marges réduites. Pied de page normalisé “lecoursgratuit.com — Bordereau d’expédition — One Page”. Pas de fioritures : le fond sert la lisibilité (contraste léger sur les bandeaux section).
En-tête opérationnel (zone “handover”)
Bloc logo (gauche), N° bordereau et Date (droite). Le N° est votre identifiant de flux (à aligner avec l’ERP/WMS). Idéalement, vous y collez plus tard un QR ou Code-128 (non inclus par défaut).
Parties prenantes (expéditeur / destinataire)
Deux colonnes miroir avec Société, Adresse, Contact, Tél/E-mail, SIRET/TVA. C’est la carte d’identité du flux. Format pensé pour les tampons et la saisie rapide.
Contexte d’expédition (cadre “routing”)
Champs Réf. d’expédition, Commande/OF, Transporteur, Mode, Incoterm, ADR (si applicable).
Trois listes déroulantes guident la saisie :
- Mode : Route / Air / Mer / Rail
- Incoterm : EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DDP, FOB, CIF
- ADR : Oui / Non
Objectif : réduire les erreurs de codification et uniformiser le langage avec vos partenaires.
Détail des colis / articles (cœur “execution”)
Tableau 10 lignes — extensible — calibré pour la lecture au quai :
- N° Colis (ou SSCC si vous en avez)
- Contenu (désignation claire)
- Qté
- Poids (kg)
- Volume (m³)
- Dimensions (cm) (L×l×h)
- N° Série / Lot (traçabilité)
- Tracking / Code-barres (ref. transport ou interne)
Une première ligne est pré-exemplifiée (“Équipement XYZ…”) pour montrer le format attendu. Colonnes longues (Contenu, Dimensions, Tracking) acceptent le retour à la ligne pour éviter l’effet “pâté”.
Bloc “Réserves / Anomalies” (zone “POD”)
Un espace large pour des réserves circonstanciées à la réception : manquants, avaries, colis déchiré, température hors tolérance… Oubliez “sous réserve de déballage” : ici on écrit des faits observables.
Triptique de signatures (RACI au stylo)
Trois cadres dédiés :
- Signature & cachet Expéditeur
- Signature & cachet Transporteur
- Signature & cachet Destinataire / Client
C’est votre chaîne probatoire : qui a remis, qui a pris en charge, qui a reçu.
Flow d’utilisation (SOP minute)
- Pré-chargement : renseignez Contexte + Détail depuis le WMS/picking.
- Quai : contrôlez colisage (poids, dims, lots). Ajoutez plaque/nom chauffeur dans Observations si besoin.
- Handover : faites signer le transporteur (heure lisible).
- POD : à la réception, complétez réserves + signature client. Scannez la feuille et rattachez-la au N° bordereau dans l’ERP.
Lexique KPI (ce que la feuille nourrit)
- OTIF (On-Time, In-Full) : quantité/temps vs commande.
- Taux de litiges : % de bordereaux avec réserves.
- Casse/Manquants : écarts consignés vs expédié.
- Lead “preuve” : délai expédition → POD disponible.
Personnalisation conseillée (sans casser le gabarit)
- Numérotation : format stable (ex. BE-2025-10-000123).
- Codes : ajoutez un QR / Code-128 du N° en en-tête (pour liaison mobile → dossier ERP).
- Listes : enrichissez Incoterms/Mode selon vos lanes ; ajoutez une DV “Palette : EURO/VMF” si nécessaire.
- Protection : verrouillez les entêtes/sections pour éviter les “glissements” de colonnes.
Ce que le fichier n’inclut pas par défaut (et pourquoi)
Pas de macros, pas de calculs de volumétrie CW/CBM auto, pas d’impression multi-pages. Le parti pris est terrain : impression rapide, écriture claire, adoption immédiate. Les variantes métiers (Douane, AWB, Conteneur, HACCP, ADR) existent déjà en “one-page” dédiée
Export / Douane : fiabiliser la conformité et accélérer le dédouanement
Aligner le bordereau sur les exigences de la douane et des transitaires, en rendant explicites les éléments de valeur et d’origine.
Champs clés
Incoterm et devise, valeur déclarée, code HS, pays d’origine, référence de transport (AWB/BL), bureau de dédouanement et régime, total colis/poids. Le tableau détaille par ligne : SKU/Réf., désignation, Qté, poids net/brut, code HS, origine, valeur totale.
Bonnes pratiques d’usage
Renseignez l’Incoterm tel qu’il figure sur vos documents commerciaux. Harmonisez le code HS et l’origine au niveau article pour éviter des redressements. La valeur déclarée doit être cohérente avec la facture. En cas de remises ou frais d’assurance/transport intégrés, consignez-le dans la zone « Observations ».
Aérien / AWB : parler le langage du fret
Objectif
Mettre à disposition, sur une seule page, les informations incontournables du fret aérien.
Champs clés
Compagnie aérienne, N° AWB, aéroports départ/arrivée, pièces et CW (chargeable weight), consignes de manutention (stack/tilt). Le tableau « Colis » conserve : N° colis, description, Qté, poids, dimensions, valeur (DEV), mention DG (oui/non), observations.
Astuce calcul
Le poids taxable en aérien est généralement le maximum entre le poids brut et le poids volumétrique. Règle courante :
Poids volumétrique (kg) ≈ (L × l × h en cm) / 6000.
Conservez les dimensions par colis dans le tableau : vous justifiez vos pièces/CW en un coup d’œil.
Maritime / Conteneur : embarquer avec les bons attributs
Objectif
Sécuriser les données conteneur et navire tout en gardant la traçabilité colis.
Champs clés
Type/taille (20’/40’/40’HC/Reefer), N° conteneur, N° scellé, VGM, navire/voyage, POL/POD. Le tableau détaille les colis : description, Qté, poids brut, CBM, dimensions, marquage, dangereux (Y/N).
Points de contrôle
- VGM : indiquez une valeur issue d’une méthode reconnue (pesée ou calcul de masse).
- Scellé : notez le numéro avant la fermeture du conteneur.
- CBM : calculez en mètres (L×l×h). Le cumul par feuille aide au booking.
Température dirigée (HACCP) : objectiver la maîtrise du froid
Objectif
Prouver que la chaîne du froid est maîtrisée, du départ à l’arrivée.
Champs clés
Plage/consigne (°C), data logger et N°, température départ/arrivée, nettoyage/désinfection, déclaration de non-conformité température (Oui/Non). Le tableau s’exprime en « lots » : produit, Qté, DLUO/DLC, temp. sortie/arrivée, traçabilité, observations.
Réflexe qualité
Consignez les relevés au moment du chargement et à la réception. En cas d’écart, décrivez précisément la déviation (heure, valeur lue, lot concerné) dans le bloc « Réserves ».
ADR (matières dangereuses) : zéro zone grise
Objectif
Documenter sans ambiguïté les informations réglementaires indispensables aux DG.
Champs clés
UN, classe, groupe d’emballage, code tunnel, FDS disponible (Oui/Non), instructions écrites (fournies/non fournies), équipement ADR à bord, scellés/contrôle. Le tableau « Dangereux » reprend : UN, nom d’expédition, classe, groupe, Qté, poids, emballage, marquage/étiquetage.
Discipline d’exécution
Vérifiez le marquage/étiquetage avant le chargement, cochez la présence des instructions écrites et du matériel ADR. Notez toute dérogation dans « Réserves ».
Mode d’emploi express (commun aux variantes)
- Remplissez d’abord le contexte : N° bordereau (identifiant unique), date, commande/OF, transporteur et Incoterm.
- Complétez les blocs métier (douane, aérien, etc.) selon votre flux du jour.
- Saisissez le tableau depuis votre préparation : une ligne par SKU/colis/lot selon la variante.
- Avant remise au transporteur : heure réelle, immatriculation (si routier), scellé (si maritime), températures (si HACCP).
- À la réception : une signature lisible et, si nécessaire, des réserves circonstanciées (fait observable, pas de formules vagues).
- Archivage : scannez la page signée, rattachez-la à l’ID du bordereau dans votre ERP/WMS (QR-code conseillé).
Exploiter les données sans « usine à gaz »
Vos bordereaux alimentent naturellement quelques KPI utiles :
- OTIF (livré en temps et en quantité), via comparaison commande ↔ bordereau.
- Taux de litige : bordereaux comportant des réserves / total expéditions.
- Casse/manquants : écarts consignés / unités expédiées.
- Conformité HACCP/ADR : pourcentage de feuilles sensibles avec champs critiques remplis.
- Délai de preuve : expédition → preuve signée disponible en système.
Un simple export hebdomadaire (CSV) suffit pour piloter ces indicateurs et cibler vos plans d’action (transporteur en sur-réserves, quai à incidents, flux sous-équipé en ADR, etc.).
Erreurs fréquentes… et parades
- Colonnes surchargées : tenez-vous au modèle de la variante, n’ajoutez que l’essentiel.
- Champs critiques vides : en HACCP/ADR/Export, remplissez ou marquez « N/A ». Un vide sera lu comme un oubli.
- Réserves vagues : bannissez « Sous réserve de déballage ». Préférez « Carton #3 enfoncé, angle NE, scotch rompu ».
- Numérotation instable : générez l’ID en amont de l’impression et gardez-le identique jusqu’à la signature.
Personnaliser sans casser la structure
- Logo et pied de page : intégrez votre identité visuelle et conservez le même pied sur toutes les variantes.
- Listes déroulantes : enrichissez Incoterms, devises, classes ADR selon vos marchés.
- Cellules protégées : verrouillez les intitulés pour éviter les dérives, laissez les zones de saisie libres.
- QR-code du N° de bordereau : colle-le dans l’en-tête pour relier instantanément photo/scan ↔ dossier ERP.
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