📝 Rapport d’intégration du nouvel embauché dans Word

L’intégration réussie d’un collaborateur est un enjeu crucial de performance, d’engagement et de rétention des talents. Pourtant, une fois les premières semaines passées, le suivi RH est souvent éclipsé. C’est là qu’intervient un outil encore trop sous-utilisé : le rapport d’intégration.

Ce document formalisé, généralement rempli au bout de 30 à 60 jours de présence, permet de faire le point avec le salarié, détecter les irritants, valoriser les réussites et ajuster si nécessaire le parcours ou les conditions de travail.

Objectifs du rapport d’intégration

Le rapport d’intégration vise à :

✅ Vérifier la bonne prise de poste opérationnelle
✅ Identifier les freins ou obstacles rencontrés
✅ Recueillir les impressions à chaud du collaborateur
✅ S’assurer de l’adéquation avec les missions confiées
✅ Confirmer l’alignement entre promesse et réalité d’embauche
✅ Offrir un espace de dialogue RH + manager sécurisant
✅ Détecter les signaux faibles d’un risque de désengagement ou de départ anticipé

Contenu type d’un rapport d’intégration

Le rapport peut être structuré en 5 grands volets :

1. Données d’identification

Nom / Prénom du salarié
Date d’entrée / Poste / Manager
Date du point d’intégration
Nom du référent RH / évaluateur

2. Autoévaluation du salarié

Accueil et prise de poste
Compréhension des missions
Intégration dans l’équipe
Accès aux outils / ressources
Formation reçue ou manquante
Suggestions d’amélioration
Évaluation de son propre engagement / bien-être

Exemples de questions :
• Me suis-je senti attendu et bien accueilli ?
• Ai-je reçu les moyens nécessaires pour exercer mon travail ?
• Quels points mériteraient une clarification ou un soutien supplémentaire ?

3. Observations du manager

Conformité de la prise de poste
Points forts du collaborateur
Points de vigilance éventuels
Feedback sur les soft skills, l’adaptation, la communication
Recommandations ou mesures d’accompagnement

4. Décision managériale

Confirmation de période d’essai ☐
Prolongation ☐ avec justification
Recommandations pour la suite
Plan d’action personnalisé éventuel

5. Validation et archivage

Signatures du salarié, du manager, du RH
Mention RGPD : traitement limité aux finalités RH internes

📌 Pourquoi formaliser ce rapport ?

✔️ Pour tracer les échanges formels durant la période d’essai
✔️ Pour anticiper les ruptures précoces de contrat
✔️ Pour améliorer le processus d’intégration en continu
✔️ Pour sécuriser juridiquement les décisions RH (prolongation, rupture…)

📊 Le rapport, outil RH mais aussi managérial

Il ne s’agit pas d’un simple document RH : c’est un outil de pilotage humain. Bien mené, il permet :

un temps d’écoute qualitative, loin des objectifs commerciaux
un bilan clair de la relation professionnelle naissante
une projection vers les prochains mois

💡 Bonnes pratiques :
Prévoir ce rapport entre la 4e et la 8e semaine
Le remplir en présentiel si possible, pour encourager un vrai échange
Associer le collaborateur à son évaluation pour une posture d’engagement

Le rapport d’intégration du nouvel embauché est un acte RH stratégique. Structuré, documenté, coconstruit, il favorise un climat de confiance, sécurise les décisions futures et renforce l’engagement dès les premières semaines.

🛠️ Comment mettre en place un rapport d’intégration efficace

1. 📅 Choisir le bon moment

Le rapport d’intégration ne doit ni être trop précoce (effet « lune de miel »), ni trop tardif (risque de départ non anticipé).
👉 Fenêtre idéale : entre la 4ᵉ et la 8ᵉ semaine, avec une version courte possible à J+15 pour capter les signaux faibles rapidement.

2. 👥 Préparer l’entretien d’intégration

Le rapport ne doit jamais être une formalité bureaucratique. Il s’accompagne d’un vrai moment d’échange.

Checklist utile :

☐ Le manager et/ou RH prévoit 45 minutes de temps dédié
☐ Le salarié a reçu une trame à remplir en amont
☐ L’entretien permet une expression libre et bienveillante
☐ Un plan d’action clair en découle si besoin

3. 🧾 Centraliser et exploiter les rapports

📁 Archiver chaque rapport dans le dossier du salarié
📊 Utiliser les retours pour alimenter la revue des pratiques d’onboarding
📉 Repérer des tendances : outils manquants ? process mal compris ? accueil insuffisant ?

💡 Exemple : si 3 nouveaux collaborateurs sur 5 déclarent n’avoir pas eu de présentation d’équipe, une action d’amélioration peut être déclenchée.

Ce que le rapport d’intégration permet concrètement d’améliorer

Problématique fréquente	Apport du rapport d’intégration
Départs précoces	Identification des signes d’alerte dès le 1er mois
Intégration ratée	Réajustement du parcours ou de l’accompagnement
Malentendus de mission	Clarification des attendus réels avec le manager
Dossier RH incomplet	Validation des éléments manquants
Difficultés matérielles	Transmission au support (badge, PC, logiciel…)

📌 Astuce RH : en faire un outil d’amélioration continue

Mettre en place une synthèse trimestrielle anonyme des retours d’intégration permet de :

détecter des axes de progrès collectifs
valoriser les managers ayant les meilleurs retours
alimenter la politique RH de qualité de vie au travail (QVCT)

🔐 Enjeux juridiques et RGPD

Un rapport d’intégration contient des données personnelles sensibles. Il doit :

préciser la finalité (suivi RH et managérial)
mentionner la durée de conservation (généralement durée du contrat + 5 ans max)
être consultable uniquement par les personnes habilitées
prévoir une signature ou validation explicite du salarié

📄 Modèle – Rapport d’intégration du nouvel embauché

Ce rapport est un document structuré conçu pour être utilisé entre la 4e et la 8e semaine suivant l’arrivée d’un salarié. Il vise à faire le point sur sa prise de poste, son intégration, son ressenti et ses besoins.

🧷 STRUCTURE DU MODÈLE

1. Informations générales

Nom / prénom du salarié
Poste / service / manager
Date de début de contrat
Date de l’entretien d’intégration
Référent RH

🟨 Objectif : contextualiser le rapport avec les données clés de la prise de poste.

2. Autoévaluation du salarié

Éléments évalués	Niveau de satisfaction	Observations
Accueil reçu le 1er jour	☐ Excellent ☐ Moyen ☐ Insuffisant
Clarté des missions confiées	☐ Clair ☐ Partiel ☐ Flou
Mise à disposition des outils de travail	☐ Complète ☐ Incomplète ☐ Non faite
Intégration dans l’équipe	☐ Très bonne ☐ Moyenne ☐ Difficile
Communication avec le manager	☐ Fluide ☐ Moyenne ☐ Insuffisante