Modèle Excel Inventaire Outillage : Étapes du processus, KPIs intégrés et Aide Comptabilité

L’inventaire outillage est un processus structuré de recensement, suivi et contrôle de l’ensemble des outils, équipements techniques, instruments portatifs et petits matériels utilisés au sein d’une organisation (atelier, service maintenance, chantier, service technique, etc.).

Ce processus vise à :

Identifier chaque outil de manière unique (référence, code)
Connaitre la quantité disponible en temps réel
Suivre l’état de l’outil (neuf, bon, à réparer, HS)
Contrôler les entrées, sorties et mouvements
Définir des seuils d’alerte pour anticiper les ruptures
Aider à la comptabilisation (immobilisation ou charge)
Faciliter la maintenance, la planification et les audits

🏗️ Mise en situation : Exemple concret dans une PME du bâtiment

Contexte :

L’entreprise « BTP ÉcoPro » gère plusieurs chantiers simultanés avec une flotte d’outillage mobile (perforateurs, niveaux laser, scies, lampes LED, etc.).

Objectifs :

Suivre les outils attribués aux chantiers
Connaître le stock restant au dépôt
Détecter les ruptures ou pertes
Comptabiliser correctement les achats (selon qu’il s’agisse d’un bien durable ou d’une fourniture)

🔁 Étapes du processus « Inventaire Outillage »

Étape	Description
1. Codification	Chaque outil est étiqueté avec une référence unique (ex. PRD012)
2. Enregistrement initial	Tous les outils sont saisis dans le fichier Excel : désignation, quantité, état, fournisseur
3. Suivi des mouvements	Les entrées/sorties/retours sont mis à jour régulièrement dans le fichier
4. Mise à jour de l’état	Les outils sont marqués HS, À réparer ou Bon selon inspection
5. Calcul automatique des KPIs	Le modèle Excel calcule automatiquement les ruptures, surstocks, etc.
6. Contrôle périodique	Tous les mois, l’équipe vérifie le stock physique et ajuste le fichier
7. Intégration comptable	Les achats d’outils sont comptabilisés (compte 2154 ou 6063 selon le cas)

Résultats obtenus avec le processus :

Réduction des pertes d’outillage non identifié
Amélioration de la visibilité sur le parc matériel
Écriture comptable facilitée grâce au lien entre inventaire et plan comptable
Gain de temps lors des audits ou contrôles
Optimisation des réapprovisionnements

🛠️ Inventaire Outillage

Ce modèle est une fiche Excel interactive permettant de dresser un inventaire professionnel et centralisé de l’équipement outillage.
Il s’adresse aux entreprises, ateliers, services techniques et chantiers.

Structure du tableau

La fiche est organisée sous forme d’un tableau central, comprenant les colonnes suivantes :

Colonne	Description
Type d’inventaire	Concept pour déterminer le type de suivi défini pour un outil (Permanent, Périodique, Tournant)
Référence	Code d’enregistrement unique de chaque outil/équipement (ex. PRD001)
Produit	Désignation de l’outil/équipement
Catégorie	Type d’article (Électronique, Fourniture, Équipement, etc.)
Quantité	Stock disponible de l’outil
Seuil minimum	Seuil d’alerte d’un manque d’outil
État	Menu pré-rempli : Neuf, Bon, À Réparer, HS
Dernier mouvement	Date du dernier enregistrement (entrée/sortie)
Type de mouvement	Menu pré-rempli : Entrée, Sortie, Retour, Perte
Fournisseur	Nom du fournisseur associé

⚙️ Automatisations incluses

✅ Listes déroulantes pour l’état et les mouvements
✅ Mises en forme conditionnelle : seuils, ruptures, surstocks, alertes visuelles
✅ Formules dynamiques pour les indicateurs
✅ Colonnes ajustées automatiquement : auto-fit des descriptions de produits
✅ Panneaux figés : pour maintenir les en-têtes visibles lors du défilement

KPIs intégrés

Des indicateurs de performance sont calculés automatiquement pour piloter votre inventaire :

KPI	Formule / Signification
Produits en rupture	`=COUNTIF(E5:E104,0)` → outils avec 0 unité disponible
Sous seuil critique	`=COUNTIFS(E5:E104,"<=5",E5:E104,">0")`
Produits en surstock	`=COUNTIF(E5:E104,">15")`
Total d’articles suivis	`=COUNTA(B5:B104)` → nombre total d’outils référencés
Produits à réparer	`=COUNTIF(G5:G104,"À Réparer")`
Produits HS	`=COUNTIF(G5:G104,"HS")`
Entrées récentes (7 jours)	`=COUNTIFS(I5:I104,"Entrée", H5:H104,">"&AUJOURDHUI()-7)`
Catégories distinctes	`=COUNTA(UNIQUE(D5:D104))` (Excel 365+)

Analyse par type d’inventaire (sous-tableaux dynamiques)

Des indicateurs distincts sont prévus pour chaque méthode d’inventaire :

🔹 Total d’outils par type : Permanent, Périodique, Tournant
🔹 Ruptures de stock par type
🔹 Outils HS ou à réparer par type
🔹 Suivi du surstock ciblé

Objectif de la fiche

Ordonner et garantir le suivi de l’inventaire d’outillage de manière centralisée, visuelle, intégrée et automatisée, sans recours à des logiciels tiers.

Inventaire d’Outillage et Intégration Comptable : Optimisez Votre Suivi avec Excel

Pourquoi l’inventaire d’outillage est un enjeu stratégique ?

Dans tout atelier, service technique ou service achats, la bonne gestion des outils, équipements et fournitures est essentielle.
Un inventaire d’outillage structuré permet de :

Réduire les pertes ou vols d’équipements
Planifier les remplacements ou réparations
Suivre les consommations et réapprovisionnements
Respecter les règles de gestion patrimoniale et comptable

Mais au-delà de l’aspect opérationnel, ces données doivent aussi s’intégrer en comptabilité, notamment pour les biens immobilisés ou les charges d’exploitation.

Excel : un outil puissant et accessible

Un simple fichier Excel bien conçu peut remplir toutes ces fonctions à condition d’être :

Automatisé (avec formules, menus déroulants, alertes)
Structuré (colonnes claires, tableaux d’analyse)
Fiable (formules de vérification et indicateurs dynamiques)

Le modèle proposé intègre tout cela sur une seule feuille de gestion, avec en complément une feuille d’aide comptable conforme au Plan Comptable Général (PCG).

🧾 Que contient la fiche d’inventaire outillage ?

La fiche principale « Inventaire Stock » comprend :

Donnée	Fonction principale
Type d’inventaire	Permanent, Périodique, Tournant
Référence, Nom, Catégorie	Identification précise des outils
Quantité et Seuil	Pour détecter les ruptures ou surstocks
État de l’outil	Neuf, Bon, À Réparer, HS
Mouvements enregistrés	Entrées, Sorties, Retours
Fournisseur	Suivi des origines et conditions d’achat

Toutes les colonnes sont liées à des listes déroulantes ou des formules dynamiques, permettant d’automatiser :

les alertes de seuil
les mises en forme critiques
les KPIs de gestion : articles HS, en réparation, sous seuil, etc.

💼 Intégration comptable : comment s’y retrouver ?

Une deuxième feuille intitulée “Aide Comptabilité” est incluse pour orienter les utilisateurs dans leurs écritures comptables :

📘 Extraits du Plan Comptable Général :

Compte	Libellé	Utilisation
2154	Outillage industriel	Immobilisation (> 500 €)
6063	Fournitures d’entretien	Charges consommables
615	Entretien et réparations	Charges de maintenance
28154	Amortissements de l’outillage	Suivi des dépréciations

🧾 Exemples d’écritures :

Immobilisation : achat d’un outil de 1 200 € → débit 2154, crédit 404
Fourniture : achat de petit matériel de 150 € → débit 6063, crédit 401

Ces modèles permettent une cohérence entre la gestion physique des stocks et la gestion comptable des immobilisations ou charges.

✅ Avantages d’un modèle combiné

Fonction	Bénéfice immédiat
Centralisation des données	1 seul fichier = stock + compta
Automatisation des indicateurs	Gagnez du temps dans le reporting
Respect des obligations comptables	Suivi clair des immobilisations
Personnalisation facile	Adaptable à tout secteur ou activité
Imprimable ou numérique	Utilisable sur le terrain ou au bureau

👉 Utiliser un modèle Excel pour l’inventaire outillage avec intégration comptable est une solution à la fois simple, économique et conforme.
Il permet de relier les équipes techniques et comptables tout en facilitant la gestion au quotidien.