Tableau de Marche de Production dans Excel : Suivi des Délais et des Coûts

Le tableau de marche de production est un outil essentiel pour gérer les processus de production, suivre l’avancement des tâches, et garantir que les délais et les budgets sont respectés. Cet article explique les éléments clés d’un tableau de marche efficace, les défis communs dans la gestion de la production, et comment automatiser le suivi des retards et des coûts pour optimiser vos processus de production.

Qu’est-ce qu’un tableau de marche de production ?

Un tableau de marche de production est un document ou un fichier (souvent sous forme de tableau Excel) qui liste les différentes étapes du processus de production. Il permet de planifier les tâches, d’assigner les responsabilités, de suivre les dates prévues et réelles de réalisation, et de mesurer les performances par rapport aux objectifs. En somme, cet outil vise à :

• Garantir la visibilité sur l’ensemble du processus.
• Coordonner les équipes et les ressources pour s’assurer que chaque étape est accomplie dans les délais impartis.
• Suivre les coûts associés à chaque étape pour éviter les surcoûts.

Les éléments clés d’un tableau de marche de production

Un tableau de marche de production standard doit inclure :

1. Étapes de production : Une liste des tâches ou phases, du début à la fin du processus de production.
2. Responsable : La personne ou l’équipe en charge de chaque étape.
3. Dates prévues : Date et heure prévues pour le début et la fin de chaque tâche.
4. Dates réelles : Dates réelles d’exécution pour chaque étape.
5. Retard : La différence entre la date prévue et la date réelle, calculée en minutes ou en jours.
6. Coûts estimés et réels : Le suivi des coûts pour chaque étape, permettant de comparer les budgets prévisionnels aux dépenses réelles.
7. Écart de coût : Calcul de la différence entre le coût estimé et le coût réel pour détecter les dérives budgétaires.
8. Statut : Un suivi dynamique de l’avancement des étapes (Prévu, En cours, Terminé).

Défis communs dans la gestion de la production

1. Retards imprévus : Les pannes d’équipements, les interruptions d’approvisionnement ou les erreurs humaines peuvent causer des retards significatifs, affectant la livraison finale.
2. Surcoûts : Si le budget n’est pas suivi de près, des surcoûts peuvent survenir, notamment en raison de retards ou de mauvaises estimations initiales.
3. Manque de visibilité en temps réel : Sans un système de suivi automatisé, il devient difficile d’avoir une visibilité en temps réel sur l’avancement de la production et sur les coûts engagés.

Comment automatiser le suivi des retards et des coûts

L’automatisation est la clé pour optimiser la gestion d’un tableau de marche de production. En utilisant un outil comme Excel, vous pouvez créer un tableau dynamique qui met à jour automatiquement les retards, les écarts de coûts, et le statut de chaque tâche. Voici quelques points sur la façon de le faire :

1. Automatisation des retards :
   Les retards peuvent être calculés en utilisant les dates prévues et réelles. Par exemple, une formule Excel peut comparer la fin prévue à la fin réelle et afficher le retard en minutes ou en heures. Une fois ces données disponibles, il devient facile de visualiser où se trouvent les goulots d’étranglement. Exemple de formule pour calculer le retard en minutes :

   = (Fin Réelle - Fin Prévue) * 1440

Cette formule convertit la différence en minutes, permettant un suivi précis des retards.

2. Suivi automatisé des coûts :
   Le suivi des coûts est un élément critique pour contrôler le budget d’un projet de production. Chaque étape du processus peut avoir un coût estimé et un coût réel. L’automatisation via des formules permet de calculer instantanément les écarts et de détecter les surcoûts. Exemple de formule pour calculer l’écart de coût :

   = Coût Estimé - Coût Réel

En utilisant des outils comme les formules Excel, vous pouvez configurer le tableau de manière à ce que chaque écart soit mis à jour en temps réel, offrant une visibilité immédiate sur les dérives budgétaires.

3. Automatisation des statuts :
   Les statuts peuvent être automatiquement mis à jour en fonction des dates réelles et prévues. Par exemple, si une date de fin réelle est entrée, le statut passe automatiquement à “Terminé”. Si la date prévue est dépassée mais que la tâche n’est pas terminée, le statut devient “En retard”. Exemple de formule pour automatiser le statut :

   = SI(Fin Réelle <> "", "Terminé", SI(Aujourd'hui() > Fin Prévue, "En retard", "En cours"))

Avantages de l’automatisation dans un tableau de marche de production

1. Réduction des erreurs humaines : L’automatisation réduit considérablement les erreurs liées aux entrées manuelles.
2. Visibilité en temps réel : Grâce aux formules et au suivi dynamique, vous pouvez obtenir un aperçu instantané de l’état d’avancement de chaque étape et des coûts associés.
3. Amélioration de la gestion des ressources : En ayant une vue claire des retards et des surcoûts, vous pouvez réaffecter les ressources de manière plus efficace et ajuster le planning pour éviter des retards supplémentaires.
4. Rapports rapides et précis : Les tableaux automatisés facilitent la création de rapports de performance, que ce soit pour un suivi interne ou pour des présentations aux parties prenantes.

Guide pour la création d’un tableau de marche de production

1. Définition des objectifs de production

Avant de créer un tableau de marche, il est essentiel de définir clairement les objectifs. Ces objectifs peuvent inclure :

• La quantité de produits à fabriquer.
• Le délai de production.
• Les critères de qualité.
• Les ressources disponibles (main-d’œuvre, machines, matières premières).

2. Établissement des étapes clés de production

Identifiez les étapes nécessaires à la production du début à la fin. Ces étapes peuvent varier selon le type de production, mais elles incluent généralement :

• Préparation des matières premières.
• Assemblage ou fabrication.
• Contrôle de la qualité.
• Emballage et expédition (si applicable).

3. Définition des délais pour chaque étape

Chaque étape doit avoir une durée définie. Cela permet de :

• Planifier le travail de façon réaliste.
• S’assurer que le processus de production reste dans les délais prévus.
• Anticiper les éventuels goulots d’étranglement.

4. Attribution des ressources

• Main-d’œuvre : Identifiez qui sera responsable de chaque étape.
• Machines et équipements : Précisez quelles machines seront utilisées et leur disponibilité.
• Matériaux : Indiquez les matières premières nécessaires et leur date de réception ou disponibilité.

5. Création du tableau de marche de production

Dans Excel ou tout autre outil de gestion, construisez le tableau avec les colonnes suivantes :

• Étape de production : Listez les tâches ou étapes du processus.
• Responsable : Qui est responsable de l’étape.
• Ressources nécessaires : Équipement, main-d’œuvre et matériaux requis.
• Début prévu : Date et heure prévues pour le début de l’étape.
• Fin prévue : Date et heure prévues pour la fin de l’étape.
• Statut : Indiquez si l’étape est en cours, terminée, ou retardée.
• Commentaires : Notez les retards ou problèmes éventuels, les ajustements ou tout autre commentaire pertinent.

6. Suivi en temps réel et ajustements

Une fois le tableau de marche mis en place, le suivi régulier est essentiel :

• Mettez à jour les délais réels par rapport aux prévisions.
• Notez les écarts et identifiez les raisons des retards.
• Ajustez les étapes suivantes si nécessaire pour rester dans les délais.

7. Évaluation des performances

Après la production, évaluez les performances :

• Comparer les résultats obtenus aux objectifs initiaux.
• Identifier les améliorations possibles pour les cycles futurs.
• Discuter des défis rencontrés et des solutions apportées.

Modèle de tableau de marche de production (Excel)

Voici un modèle simplifié que vous pouvez utiliser pour créer un tableau de marche de production dans Excel :

Conseils pratiques :

• Automatisation : Vous pouvez ajouter des formules Excel pour calculer automatiquement les écarts entre les temps prévus et réels.
• Mise à jour fréquente : Le tableau doit être mis à jour en temps réel pour refléter les progrès de production.
• Rapports : Ajoutez des graphiques ou des rapports dans Excel pour visualiser les progrès et les retards.

Voici un bref descriptif du fichier Excel :

Tableau de Marche de Production : Suivi des Délais et des Coûts

Ce fichier Excel est conçu pour le suivi de la production avec des indicateurs automatiques liés aux délais et aux coûts de production. Il inclut les éléments suivants :

Tableau de production avec les colonnes :

• Production : Nom du produit ou projet.
• Date de début, Date de fin prévue, Date de fin réelle.
• Coût prévu et Coût réel.
• Statut des délais : Indique si la production est en retard ou dans les délais.
• Statut des coûts : Indique si le coût est respecté ou dépassé.

Indicateurs automatiques :

• Total des productions.
• Nombre de productions en retard et dans les délais.
• Nombre de productions avec dépassement de coûts et respect des coûts. Ces indicateurs sont calculés dynamiquement via des formules Excel (ex : COUNTIF) et sont positionnés sous le tableau.

Seuils et mise en forme conditionnelle :

• Des seuils sont définis pour les indicateurs, notamment pour les retards et les dépassements de coûts.
• Si plus de 50 % des productions sont en retard ou en dépassement de coût, l’indicateur correspondant est coloré en rouge. Sinon, ils sont colorés en vert.

Ce fichier est prêt à l’emploi pour suivre la performance de la production en termes de délais et de budget, avec des alertes visuelles pour les dépassements.

Autres articles

Série d'Exercices Corrigés sur la Capabilité d'un...

Voici une série d'exercices corrigés sur la capabilité d'un processus...

Read more

Calcul de la Capabilité d'un Processus de...

La capabilité d’un processus de production est une mesure clé...

Read more

Processus de Production dans une Entreprise :...

Voici un exemple de guide pour un processus de production...

Read more