Modèle Excel de Fiche d’Expression de Besoin en Personnel

La fiche d’expression de besoin en personnel (FEBP) est un outil essentiel pour formaliser et structurer les demandes de recrutement ou de renforcement d’équipe. Elle permet de clarifier les besoins en personnel tout en s’assurant de leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’organisation.

1. Objectifs de la Fiche d’Expression de Besoin en Personnel

1. Clarification des besoins :
   • Définir clairement les postes à pourvoir, les compétences recherchées et les raisons du recrutement.
2. Facilitation de la validation :
   • Fournir aux décideurs les informations nécessaires pour approuver ou rejeter la demande.
3. Structuration des processus RH :
   • Optimiser la gestion des demandes de recrutement et garantir leur traçabilité.

2. Structure d’une Fiche d’Expression de Besoin en Personnel

Une fiche FEBP doit inclure les sections suivantes :

2.1 Informations Générales

• Service ou département : Identifie le service demandeur.
• Nom du demandeur : Personne responsable de la demande.
• Date de la demande : Permet le suivi chronologique.

2.2 Détails du Poste

• Intitulé du poste : Nom du poste requis.
• Type de contrat : CDI, CDD, intérim, stage, freelance.
• Nombre de postes : Nombre d’employés requis.
• Lieu de travail : Emplacement géographique.

2.3 Raison du Besoin

• Motif du recrutement :
  • Remplacement d’un poste vacant.
  • Renforcement d’équipe.
  • Lancement d’un nouveau projet.
  • Croissance de l’activité.
• Description du besoin :
  • Justification détaillée de la demande.

2.4 Profil Recherché

• Qualifications requises : Diplômes, certifications, formations.
• Expérience : Nombre d’années et domaines spécifiques.
• Compétences techniques : Outils, logiciels ou expertises nécessaires.
• Compétences comportementales : Soft skills comme la communication ou la gestion du stress.

2.5 Détails Financiers

• Budget prévu : Salaire ou rémunération allouée.
• Autres coûts : Formation, équipements, avantages sociaux.

2.6 Processus de Validation

• Responsable RH : Personne en charge de la validation.
• Décision finale : Approuvée ou rejetée (avec date et signature).

3. Méthodologie pour Remplir une Fiche FEBP

1. Recueillir les informations clés :
   • Identifier le besoin avec les responsables du service.
   • Collecter les données nécessaires sur le poste et le profil recherché.
2. Justifier le besoin :
   • Rédiger un argumentaire clair et précis pour expliquer pourquoi le recrutement est nécessaire.
   • Inclure des données chiffrées si possible (ex. : augmentation de la charge de travail de 20 %).
3. Définir le profil idéal :
   • Distinguer les compétences indispensables des compétences souhaitables.
   • Préciser les attentes en termes de qualifications et d’expériences.
4. Vérifier le budget :
   • Confirmer que le salaire et les coûts associés sont compatibles avec le budget de l’entreprise.
5. Finaliser et soumettre :
   • Soumettre la fiche pour validation à la hiérarchie ou au service RH.

4. Exemple de Fiche d’Expression de Besoin en Personnel

5. Outils pour Gérer les Fiches FEBP

5.1 Modèle Excel

• Structurez les fiches pour une saisie et un suivi simplifiés.
• Ajoutez des colonnes pour automatiser certains calculs (ex. : total des coûts).

5.2 Logiciels RH

• BambooHR, Workday, ou SAP SuccessFactors offrent des modules dédiés au suivi des besoins en personnel.
• Ces outils permettent une gestion centralisée des demandes.

5.3 Outils Collaboratifs

• Utilisez des outils comme Google Forms ou Microsoft Forms pour collecter les demandes en ligne.
• Centralisez les données dans un tableau partagé pour faciliter le suivi.

6. Évaluation et Suivi

1. Suivi des demandes :
   • Tenez à jour un tableau des demandes validées, en cours ou rejetées.
2. Analyse périodique :
   • Identifiez les tendances (ex. : types de postes demandés, motifs récurrents).
3. Retours sur investissement :
   • Évaluez l’impact des recrutements sur les performances de l’entreprise.

7. Avantages d’une Fiche FEBP

• Clarté : Structure les informations pour une meilleure compréhension.
• Traçabilité : Permet de suivre les demandes et leur état d’avancement.
• Efficacité : Facilite la validation rapide et documentée des besoins.

Étapes du Processus de Validation des Besoins en Personnel

Le processus de validation des besoins en personnel est une étape clé pour garantir que les demandes de recrutement sont alignées sur les priorités stratégiques et budgétaires de l’organisation. Voici les étapes essentielles pour structurer et optimiser cette validation :

1. Soumission de la Demande

1. Rédaction de la Fiche d’Expression de Besoin (FEB) :
   • Le manager ou responsable de service remplit la fiche en précisant :
     • Le poste requis.
     • Les raisons du recrutement.
     • Les compétences recherchées.
     • Le budget estimé.
   • La fiche est soumise au service RH pour examen initial.
2. Enregistrement de la Demande :
   • La demande est inscrite dans un système de suivi (Excel, logiciel RH, ou tableau collaboratif).
   • Un numéro de suivi unique peut être attribué pour faciliter le suivi.

2. Examen Initial par le Service RH

1. Validation des Informations :
   • Vérifier que tous les champs de la fiche FEB sont remplis correctement.
   • S’assurer que le poste et les compétences correspondent à une réelle nécessité.
2. Analyse des Justifications :
   • Examiner les motifs de la demande (croissance de l’activité, remplacement, etc.).
   • Comparer avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
3. Évaluation Budgétaire :
   • Vérifier que le budget demandé est réaliste et aligné avec les limites budgétaires définies.

3. Consultation des Décideurs

1. Transmission aux Décideurs :
   • La fiche FEB validée par le RH est envoyée au responsable hiérarchique ou au comité de validation.
   • Les informations clés sont synthétisées pour faciliter la prise de décision.
2. Réunion de Validation :
   • Discussion sur la pertinence de la demande.
   • Analyse des impacts financiers et opérationnels.
3. Décision Finale :
   • Trois issues possibles :
     • Approuvée : La demande est validée pour exécution.
     • Rejetée : La demande est refusée avec une justification.
     • En attente : Des informations complémentaires sont requises.

4. Notification de la Décision

1. Retour au Service Demandeur :
   • La décision (approuvée, rejetée, ou en attente) est communiquée par le service RH au manager.
   • Si rejetée, des recommandations peuvent être fournies pour ajuster la demande.
2. Mise à Jour du Système de Suivi :
   • Le statut de la demande est actualisé dans le fichier ou logiciel utilisé.
   • Les commentaires associés à la décision sont enregistrés.

5. Suivi et Mise en Œuvre

1. Pour les Demandes Approuvées :
   • Lancer le processus de recrutement en collaboration avec le service RH.
   • Établir un calendrier pour le recrutement et l’intégration.
2. Pour les Demandes Rejetées :
   • Identifier les points de blocage pour proposer une nouvelle demande ajustée, si nécessaire.
   • Archiver la demande pour référence future.

6. Étape d’Audit et d’Amélioration

1. Revue Périodique des Demandes :
   • Évaluer les décisions prises sur une période donnée pour identifier des tendances ou des améliorations possibles.
2. Analyse des Résultats :
   • Pour les besoins approuvés, mesurer l’impact sur l’équipe et les performances.
   • Utiliser ces informations pour affiner les critères de validation à l’avenir.

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