Fiche de Suivi des Activités avec Excel et Word ( Modèle Automatisé)
Le suivi des activités est un aspect clé pour garantir la réussite des projets d’une association ou d’une organisation. Une gestion efficace passe par l’utilisation d’outils simples, mais bien conçus, comme une fiche de suivi. Ce modèle offre une structure claire et personnalisable pour suivre les objectifs, les ressources, et l’avancement des activités.
Pourquoi utiliser une fiche de suivi des activités ?
1. Organisation simplifiée
Une fiche de suivi centralise les informations essentielles :
- Les objectifs de chaque activité.
- Les ressources nécessaires.
- Le calendrier des actions à mener.
Cela aide à avoir une vue d’ensemble des projets en cours et à anticiper les besoins.
2. Transparence
Une fiche bien remplie offre une traçabilité indispensable pour :
- Évaluer l’utilisation des ressources (budget, participants).
- Rendre compte des résultats auprès des parties prenantes.
3. Évaluation de l’impact
En suivant l’avancement et les résultats des activités, il devient facile d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui nécessite des ajustements.
Présentation du modèle de fiche de suivi des activités
1. Une structure en quatre sections principales
Le modèle proposé se divise en petits tableaux, chacun dédié à un aspect clé du suivi d’une activité :
A. Détails de l’activité
Ce tableau rassemble les informations générales :
- Nom de l’activité : Identifier clairement le projet.
- Responsable : La personne ou le groupe chargé de l’activité.
- Date de début et de fin : Définir le cadre temporel.
- Objectifs : Préciser les résultats attendus.
B. Suivi du budget et des ressources
Ce tableau permet de gérer :
- Le budget alloué et utilisé.
- Le nombre de participants mobilisés.
- Toute autre ressource spécifique.
| Type de Ressource | Quantité Allouée | Quantité Utilisée |
|---|---|---|
| Budget (€) | 500 | 300 |
| Participants | 20 | 18 |
C. Suivi de l’avancement
Il détaille les phases clés de l’activité et leur statut :
- Planification : Préparation des ressources et des étapes.
- Exécution : Réalisation des actions prévues.
- Évaluation : Mesure des résultats.
| Phase de l’Activité | Statut |
|---|---|
| Planification | Terminé |
| Exécution | En cours |
| Évaluation | Non commencé |
D. Remarques
Une section libre pour consigner :
- Les observations des responsables.
- Les leçons apprises ou recommandations.
2. Les avantages de ce modèle
- Facilité d’utilisation : Un format simple, compréhensible par tous.
- Adaptabilité : La fiche peut être modifiée selon les besoins spécifiques de chaque activité.
- Lisibilité : Grâce aux petits tableaux, les informations sont claires et bien organisées.
Comment utiliser ce modèle dans votre organisation ?
Préparation des activités
- Complétez la section “Détails de l’activité” pour poser les bases de chaque projet.
- Définissez des objectifs mesurables.
Suivi régulier
- Actualisez les tableaux “Budget et ressources” et “Avancement” à chaque étape importante.
- Identifiez rapidement les retards ou les dépassements budgétaires.
Évaluation finale
- Après l’achèvement de l’activité, utilisez la section “Remarques” pour analyser les points forts et les axes d’amélioration.
Étude de cas : Une campagne de collecte de fonds
Contexte
Une association organise une campagne pour collecter des fonds destinés à financer des bourses d’études. Voici comment le modèle peut être utilisé :
Détails de l’activité
| Nom de l’activité | Campagne de collecte de fonds |
|---|---|
| Responsable | Équipe Communication |
| Date de début | 01/11/2024 |
| Date de fin | 15/11/2024 |
| Objectifs | Récolter 10 000 € |
Suivi du budget et des ressources
| Type de Ressource | Quantité Allouée | Quantité Utilisée |
|---|---|---|
| Budget (€) | 500 | 350 |
| Participants | 15 | 12 |
Suivi de l’avancement
| Phase de l’Activité | Statut |
|---|---|
| Planification | Terminé |
| Exécution | En cours |
| Évaluation | Non commencé |
Remarques
- La participation est légèrement inférieure aux prévisions.
- Des retours positifs ont été reçus des donateurs.
Analyse et commentaires sur la campagne de collecte de fonds
La fiche remplie pour la campagne de collecte de fonds met en évidence plusieurs aspects clés de l’activité. Voici une analyse détaillée accompagnée de commentaires et recommandations.
1. Détails de l’activité
| Élément | Analyse |
|---|---|
| Nom de l’activité | La campagne a un objectif clair : collecter des fonds pour financer des bourses d’études. |
| Responsable | La responsabilité est confiée à l’équipe communication, ce qui est pertinent pour mobiliser les donateurs. |
| Dates | La campagne se déroule sur 15 jours, un délai réaliste pour ce type d’action. |
| Objectifs | L’objectif de 10 000 € est ambitieux mais atteignable avec une bonne mobilisation des ressources. |
Commentaire : Le cadre temporel et les responsabilités sont bien définis. Cependant, il serait utile de prévoir un plan de communication détaillé pour garantir une large diffusion auprès des donateurs potentiels.
2. Suivi du budget et des ressources
| Type de Ressource | Quantité Allouée | Quantité Utilisée | Analyse |
|---|---|---|---|
| Budget (€) | 500 | 350 | Le budget utilisé est en ligne avec l’allocation prévue. |
| Participants | 15 | 12 | Une légère sous-participation qui peut impacter l’atteinte de l’objectif. |
| Heures bénévoles | 80 | 72 | Le temps consacré est proche des prévisions, ce qui reflète un bon engagement. |
Commentaire :
- La maîtrise du budget est positive, mais le nombre de participants est légèrement inférieur aux attentes. Cela peut indiquer un besoin de mieux motiver ou recruter davantage de bénévoles.
- L’utilisation des heures bénévoles montre un bon engagement de la part des participants actifs.
Recommandation : Pour mobiliser davantage, il pourrait être utile d’organiser une réunion pour remotiver les bénévoles ou de lancer un appel spécifique à des volontaires supplémentaires.
3. Suivi de l’avancement
| Phase | Statut | Analyse |
|---|---|---|
| Planification | Terminé | La phase de préparation a été bien exécutée, ce qui est crucial pour le succès. |
| Exécution | En cours | L’exécution est en bonne voie, mais l’écart sur les participants doit être suivi de près. |
| Évaluation | Non commencé | L’évaluation dépendra de l’atteinte des objectifs financiers et de la satisfaction des donateurs. |
Commentaire : Le suivi des phases montre une bonne progression. La transition entre l’exécution et l’évaluation sera déterminante pour mesurer l’impact réel de la campagne.
Recommandation : Pendant l’exécution, il serait judicieux de suivre régulièrement les dons collectés et d’ajuster les efforts de communication en fonction des retours.
4. Remarques générales
Points positifs :
- Clarté des objectifs : Les objectifs sont bien définis, ce qui facilite le suivi et l’évaluation.
- Bonne maîtrise du budget : Le coût reste en ligne avec les prévisions, ce qui est un signe de gestion efficace.
Points à améliorer :
- Mobilisation des bénévoles : L’écart entre les participants prévus et réels pourrait affecter le déroulement de la campagne.
- Communication : L’objectif financier nécessite une communication continue et ciblée pour maximiser l’impact.
Prochaines étapes : Évaluation et ajustements
- Évaluation finale :
- À la fin de la campagne, comparez les dons collectés à l’objectif initial.
- Analysez les retours des donateurs et des bénévoles pour identifier les axes d’amélioration.
- Recommandations futures :
- Si l’objectif n’est pas atteint, envisagez une extension de la campagne ou une stratégie complémentaire.
- Pour les campagnes futures, diversifiez les canaux de communication pour toucher un public plus large.
Cas Concret
La fiche de suivi des activités est désormais structurée pour offrir une gestion visuelle et analytique des projets en cours. Voici une analyse détaillée :
1. Ajout du titre
- Analyse : Le titre “Suivi des Activités – Association” est clair et centralisé, ce qui facilite l’identification de la fiche.
- Impact : Il offre une première impression professionnelle et une indication immédiate du contenu.
2. Mise en forme des en-têtes et des lignes
- Couleurs : Les en-têtes verts rendent les catégories plus visibles, tandis que les alternances de couleurs pour les lignes améliorent la lisibilité.
- Impact :
- La visualisation des données est simplifiée, surtout pour des listes longues.
- Les informations clés comme les dates, les priorités, ou les statuts se distinguent facilement.
3. Section des KPI
Les KPI ajoutent une dimension analytique et permettent de suivre l’état global des activités de manière quantitative.
| Indicateur | Valeur (exemple) | Analyse |
|---|---|---|
| Nombre total d’activités | 4 | La fiche inclut quatre activités distinctes, reflétant la diversité des projets en cours. |
| Activités en cours | 2 | Les activités en cours montrent une dynamique active. Elles nécessitent un suivi régulier. |
| Activités terminées | 1 | Une activité est déjà terminée, ce qui reflète une exécution efficace. |
| Activités non commencées | 1 | Une activité est en attente de démarrage. Il est essentiel de résoudre les éventuels retards. |
Recommandations
- Suivi régulier des KPI :
- Mettre à jour les KPI chaque semaine pour suivre l’évolution des projets.
- Utiliser les KPI pour identifier rapidement les blocages, comme les activités non commencées.
- Ajout de visualisations :
- Intégrer des graphiques (ex. : histogrammes ou diagrammes circulaires) pour représenter les KPI.
- Cela aiderait à présenter les résultats de manière claire lors des réunions.
- Suivi des priorités :
- Les activités marquées comme “Haute priorité” doivent faire l’objet d’un suivi rapproché pour éviter tout retard.
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