Fiche de Non-Conformité Excel- Actions Préventives (AP) et Actions Correctives (AT)
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L’audit interne est un outil essentiel dans le cadre des systèmes de management de la qualité. Il permet de vérifier la conformité des processus d’une entreprise par rapport aux normes, procédures internes et exigences réglementaires, tout en identifiant les opportunités d’amélioration continue. Ce processus est souvent mis en place dans le cadre de la certification ISO 9001, ou d’autres référentiels qualité, mais il peut également s’appliquer à toutes les entreprises soucieuses d’améliorer leur fonctionnement et d’optimiser leurs résultats.
Le présent guide a pour objectif de fournir un exemple d’une Fiche de Non-Conformité Excel et de mise en oeuvre d’audit interne portant sur la gestion des stocks. À travers cet exemple, il sera démontré comment les non-conformités peuvent être identifiées, analysées, et traitées efficacement à l’aide d’un plan d’action correctif et préventif. Ce modèle de Fiche de Non-Conformité Excel et d’audit peut être adapté à d’autres processus de l’organisation, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Contexte
Dans le cadre de la gestion de la qualité, les audits internes utilisent au quaotidien une Fiche de Non-Conformité Excel et jouent un rôle critique pour garantir que les pratiques de l’entreprise sont alignées avec les exigences définies. Ils permettent de :
- Détecter les écarts ou non-conformités,
- S’assurer de la bonne application des procédures internes,
- Vérifier la conformité aux normes ISO, aux exigences des clients, ou aux réglementations en vigueur,
- Mettre en place des actions correctives pour remédier aux problèmes identifiés,
- Prévenir les récidives de non-conformités.
L’exemple présenté dans ce guide se concentre sur la gestion des stocks, un processus clé qui, lorsqu’il n’est pas maîtrisé, peut affecter négativement la production, les livraisons, et la satisfaction client. L’audit vise à évaluer l’efficacité du processus de gestion des stocks, à identifier les dysfonctionnements potentiels, et à proposer des actions pour améliorer la gestion des marchandises, la traçabilité, et la coordination logistique.
Cet audit intervient dans un contexte où l’entreprise souhaite renforcer sa maîtrise des flux logistiques après avoir constaté des écarts fréquents entre le stock physique et le stock informatique. Ces écarts ont entraîné des ruptures de stock, des retards de production, et des plaintes clients. L’audit permettra ainsi de mieux comprendre ces écarts et de proposer des mesures correctives concrètes.
1. Définition des Termes
- Non-Conformité (NC) : Un écart par rapport aux exigences spécifiées, que ce soit les normes internes, réglementaires ou celles des clients.
- Action Corrective (AC) : Une action entreprise pour éliminer la cause d’une non-conformité détectée.
- Action Préventive (AP) : Une action prise pour éliminer la cause potentielle d’une non-conformité avant qu’elle ne se produise.
2. Objectif de la Fiche
La fiche de traitement des NC, AP et AC permet de structurer et formaliser les informations relatives aux écarts, ainsi que les actions à mettre en place pour y remédier ou les prévenir. Elle est utilisée par les qualiticiens pour suivre et assurer l’efficacité du processus d’amélioration continue.
3. Contenu de la Fiche
a. Informations Générales
- Numéro de la fiche : Identification unique de la fiche pour un suivi aisé.
- Date de détection : Date à laquelle la NC ou le risque potentiel est identifié.
- Nom du rapporteur : La personne qui a relevé la NC, ou l’auteur du rapport.
- Processus ou activité concerné : Le processus ou l’activité où l’anomalie a été observée.
b. Description de la Non-Conformité (NC)
- Description détaillée : Présentation de la non-conformité, incluant les faits observés, les écarts par rapport aux exigences, etc.
- Référence aux normes ou exigences : Identification des normes ou exigences spécifiques non respectées (ex. ISO 9001).
- Conséquences potentielles : Évaluation des impacts possibles sur la qualité, les clients, ou la sécurité.
c. Analyse des Causes
- Causes racines : Identification des causes premières à travers des méthodes d’analyse (ex. 5 Pourquoi, Ishikawa).
- Responsable de l’analyse : Personne ou équipe en charge de mener l’investigation.
d. Action Corrective (AC)
- Description de l’action corrective : Mesures prises pour éliminer les causes de la NC.
- Responsable de l’action : Qui est en charge de mettre en œuvre l’action corrective.
- Échéance : Date limite pour la mise en œuvre de l’action.
- Suivi et vérification : Comment et quand sera vérifiée l’efficacité de l’action corrective.
e. Action Préventive (AP)
- Description de l’action préventive : Mesures prises pour éviter que la NC ne se reproduise.
- Responsable de l’action préventive : Nom de la personne en charge de la prévention.
- Échéance : Date prévue pour l’implémentation de l’action préventive.
- Vérification de l’efficacité : Procédures pour vérifier que l’action préventive est efficace.
f. Validation et Clôture
- Date de clôture : Date à laquelle toutes les actions ont été réalisées et vérifiées.
- Validation par le qualiticien : Le qualiticien signe pour confirmer que toutes les actions sont terminées avec succès et que la non-conformité est définitivement résolue.
- Efficacité validée : Indiquer si l’action corrective et préventive a permis de résoudre le problème sans récurrence.
4. Étapes de Traitement des NC, AP et AC
a. Détection de la Non-Conformité
- Identifier la NC lors des inspections, audits ou réclamations clients.
- Noter immédiatement sur la fiche pour éviter tout oubli.
b. Analyse des Causes
- Réaliser une analyse approfondie avec l’équipe qualité.
- Utiliser des outils comme le diagramme d’Ishikawa pour trouver les causes racines.
c. Proposition des Actions Correctives
- Planifier des actions immédiates pour résoudre la NC.
- Désigner les responsables et fixer des délais réalistes.
d. Suivi de l’Action Corrective
- Assurer que les actions sont suivies, réalisées dans les temps, et documentées sur la fiche.
- Vérifier régulièrement l’avancement des actions correctives.
e. Mise en Place des Actions Préventives
- Proposer des actions pour prévenir de futures occurrences.
- Formaliser ces actions et les intégrer dans le système qualité.
f. Clôture et Vérification de l’Efficacité
- Après mise en œuvre des actions, évaluer leur efficacité.
- Documenter les résultats sur la fiche et clôturer une fois validé.
5. Outils et Méthodes d’Analyse
- Diagramme de causes à effets (Ishikawa)
- Analyse 5M (Méthode, Matière, Main-d’œuvre, Milieu, Matériel)
- Méthode des 5 pourquoi
6. Archivage et Traçabilité
- Les fiches de traitement des NC, AP et AC doivent être archivées selon la politique de gestion documentaire de l’entreprise.
- Assurer une traçabilité complète pour chaque action entreprise, notamment en cas d’audit.
7. Conclusion
La fiche de traitement des NC, AP et AC est un outil clé pour tout qualiticien visant à garantir une amélioration continue et à minimiser les écarts qualité. En documentant soigneusement chaque étape, il devient plus facile d’assurer le suivi des actions correctives et préventives, et de garantir leur efficacité à long terme.
Ce guide peut être adapté en fonction des spécificités des normes ou standards qualité propres à l’organisation, comme ISO 9001, ISO 14001, ou d’autres référentiels.
Voici un modèle détaillé sous forme de tableaux, structuré avec toutes les informations nécessaires pour le suivi des non-conformités (NC), actions correctives (AC), et actions préventives (AP).
Guide pour Rédiger une Fiche de Non-Conformité (NC)
La fiche de non-conformité (NC) est un outil de gestion de la qualité utilisé pour enregistrer, analyser et traiter les écarts par rapport aux exigences ou aux standards établis. Elle permet de suivre les actions correctives et préventives mises en place afin de s’assurer que la non-conformité ne se reproduise pas. Ce guide vous présente les étapes et les bonnes pratiques pour rédiger une fiche de non-conformité efficace.
Étapes pour Rédiger une Fiche de Non-Conformité
1. Identification de la Non-Conformité
Objectif : Décrire précisément l’écart ou le problème observé.
- Numéro de la fiche : Chaque fiche de non-conformité doit avoir un numéro unique pour assurer une traçabilité.
- Date de détection : Indiquer la date exacte à laquelle la non-conformité a été détectée.
- Source de la détection : Précisez l’origine de la détection (audit, réclamation client, inspection interne, contrôle qualité).
- Processus ou activité concerné : Mentionnez le processus, le département, ou l’activité où la non-conformité a été observée.
2. Description de la Non-Conformité
Objectif : Documenter précisément l’écart pour bien comprendre le problème.
- Description détaillée : Présentez les faits observés, sans interprétation. Il est important d’être factuel. Par exemple, mentionnez les anomalies ou les écarts par rapport aux spécifications. Exemple : « La machine X a produit des pièces présentant un diamètre de 5.1 cm au lieu de 5.0 cm requis selon la spécification technique. »
- Exigences non respectées : Identifiez les normes, spécifications ou réglementations non respectées. Il peut s’agir de normes internes, d’exigences contractuelles, ou de standards comme ISO 9001.
- Impact ou conséquence potentielle : Expliquez les conséquences possibles ou réelles de cette non-conformité (qualité du produit, sécurité, satisfaction du client, délais, coûts, etc.).
3. Analyse des Causes
Objectif : Identifier les causes racines de la non-conformité pour éviter sa réapparition.
- Méthode d’analyse : Utilisez une méthode d’analyse des causes telles que :
- 5 pourquoi : Posez la question “Pourquoi cela s’est-il produit ?” cinq fois jusqu’à ce que vous trouviez la cause racine.
- Diagramme d’Ishikawa (diagramme de causes à effet) : Identifiez les causes potentielles dans plusieurs catégories (méthode, matériel, main-d’œuvre, environnement, etc.).
- Causes identifiées : Énumérez les causes racines qui ont conduit à la non-conformité (ex. : un défaut d’entretien, une formation insuffisante, une mauvaise communication).
4. Action Corrective (AC)
Objectif : Définir et mettre en œuvre les mesures correctives pour éliminer la cause racine.
- Description de l’action corrective : Décrivez l’action immédiate prise pour corriger la non-conformité. Cette action doit éliminer la cause du problème, et non seulement ses symptômes. Exemple : « Réglage de la machine et recalibration des outils de mesure. »
- Responsable de l’action corrective : Désignez la personne ou l’équipe en charge de mettre en œuvre cette action.
- Échéance : Précisez la date limite pour la réalisation de cette action corrective.
- Suivi et vérification : Expliquez comment et quand vous allez vérifier que l’action corrective est efficace et que la non-conformité ne se reproduit pas.
5. Action Préventive (AP)
Objectif : Éviter que la non-conformité ne se reproduise à l’avenir.
- Description de l’action préventive : Décrivez les actions qui seront mises en place pour prévenir toute récurrence de la non-conformité. Exemple : « Mise en place d’un plan de maintenance préventive pour recalibrer les machines tous les 3 mois. »
- Responsable de l’action préventive : Indiquez qui est chargé de la mise en œuvre de cette action.
- Échéance : Précisez quand cette action sera mise en place.
- Suivi et vérification : Mentionnez comment vous allez contrôler l’efficacité de cette action préventive dans le temps.
6. Clôture de la Fiche de Non-Conformité
Objectif : Valider que la non-conformité a été traitée efficacement.
- Date de clôture : La date à laquelle toutes les actions correctives et préventives ont été réalisées et vérifiées.
- Validation par le qualiticien : Un responsable qualité doit valider et signer la fiche, confirmant que toutes les actions ont été menées à bien et que la non-conformité est résolue.
- Efficacité validée : Cochez cette case après avoir vérifié que la non-conformité ne s’est pas reproduite pendant un certain temps.
Bonnes Pratiques pour Rédiger Efficacement
- Être précis et factuel : La description de la non-conformité doit être claire et précise pour permettre une analyse efficace.
- Analyser les causes en profondeur : Il est essentiel d’aller au-delà des causes apparentes et de comprendre les véritables raisons qui ont conduit à la non-conformité.
- Impliquer les bonnes personnes : La personne ou l’équipe responsable de la mise en œuvre des actions correctives et préventives doit être clairement désignée.
- Assurer un suivi rigoureux : Vérifiez régulièrement l’état d’avancement des actions et validez leur efficacité.
- Documenter toutes les étapes : Gardez une trace de toutes les actions entreprises pour permettre un audit et un suivi efficace.
Modèle de Fiche de Non-Conformité
| Numéro de la fiche | NC-001 |
|---|---|
| Date de détection | 01/09/2024 |
| Nom du rapporteur | Jean Dupuis |
| Processus concerné | Production – Ligne 3 |
| Description de la NC | Dimensions des pièces non conformes |
| Référence aux normes | ISO 9001 – Section 8.3 |
| Impact potentiel | Retour client, retard de livraison |
| Analyse des Causes | Description |
|---|---|
| Méthode d’analyse | 5 Pourquoi |
| Cause racine | Outils de mesure mal calibrés |
| Action Corrective | Détails |
|---|---|
| Description de l’action | Recalibrage des outils |
| Responsable | Paul Martin |
| Échéance | 05/09/2024 |
| Suivi et vérification | Contrôle qualité après recalibrage |
| Action Préventive | Détails |
|---|---|
| Description de l’action | Plan de maintenance préventive |
| Responsable | Marie Leblanc |
| Échéance | 30/09/2024 |
| Suivi et vérification | Vérification trimestrielle des outils |
| Clôture | Détails |
|---|---|
| Date de clôture | 10/09/2024 |
| Validation par le qualiticien | Marie Leblanc |
| Efficacité validée | Oui |
Ce guide vous aidera à rédiger une fiche de non-conformité claire, complète et efficace pour assurer une gestion rigoureuse des écarts et contribuer à l’amélioration continue du système qualité de votre entreprise.
Modèle de Fiche de Non-Conformité Excel – Traitement des NC, AP et AC
| Numéro de la fiche | |
|---|---|
| Date de détection | |
| Nom du rapporteur | |
| Processus ou activité concerné |
1. Description de la Non-Conformité (NC)
| Description détaillée de la NC | Référence aux normes/exigences concernées | Conséquences potentielles |
|---|---|---|
| Description complète de la NC | Référence des exigences non respectées | Conséquences sur la qualité, clients, etc. |
2. Analyse des Causes
| Causes racines | Méthode d’analyse utilisée | Responsable de l’analyse |
|---|---|---|
| Identification des causes premières | Ex. Diagramme Ishikawa, 5M, etc. | Nom de la personne/équipe |
3. Action Corrective (AC)
| Description de l’action corrective | Responsable de l’action corrective | Échéance de l’action corrective | Suivi et vérification de l’action corrective |
|---|---|---|---|
| Mesures pour résoudre la NC | Nom du responsable de l’action corrective | Date limite pour l’exécution | Méthode et date de suivi de l’efficacité |
4. Action Préventive (AP)
| Description de l’action préventive | Responsable de l’action préventive | Échéance de l’action préventive | Suivi et vérification de l’action préventive |
|---|---|---|---|
| Mesures pour prévenir la récurrence de la NC | Nom du responsable de l’action préventive | Date limite pour l’exécution | Méthode et date de suivi de l’efficacité |
5. Clôture et Validation
| Date de clôture | Validation par le qualiticien | Efficacité validée (Oui/Non) |
|---|---|---|
| Date de clôture de la fiche | Signature du qualiticien responsable | Résultat de la vérification finale |
Explication du Tableau :
- Numéro de la fiche : Identification unique pour le suivi de chaque NC.
- Description de la NC : Explication complète de la non-conformité détectée, les références normatives concernées et les impacts.
- Analyse des causes : Utiliser des outils d’analyse pour identifier la cause racine et désigner les responsables de cette analyse.
- Actions correctives et préventives : Documentation des actions correctives pour résoudre la NC, et des actions préventives pour éviter sa réapparition, avec les délais et les responsables.
- Clôture et validation : Validation finale pour assurer que la NC est résolue de façon permanente.
Ce modèle peut être adapté à vos processus qualité et à vos exigences normatives. Vous pouvez également le formater en tableau dans Excel pour faciliter le suivi et l’archivage des fiches.
Exemple d’Audit Interne
L’audit interne est un processus essentiel pour vérifier la conformité des processus de l’entreprise avec les normes internes, les réglementations externes, et les objectifs qualité. Il permet également de détecter des opportunités d’amélioration continue. Voici un exemple d’audit interne détaillé.
Exemple : Audit Interne du Processus de Gestion des Stocks
Date de l’audit : 20 Septembre 2024
Auditeur : Sophie Laurent
Processus audité : Gestion des Stocks
Objectif de l’audit : Vérifier la conformité du processus de gestion des stocks avec les procédures internes et les exigences de l’ISO 9001, et identifier des améliorations potentielles.
1. Planification de l’Audit
| Étapes | Détails |
|---|---|
| Date et heure de l’audit | 20 Septembre 2024, de 09:00 à 12:00 |
| Lieu de l’audit | Entrepôt et bureau de la gestion des stocks |
| Processus audité | Gestion des Stocks |
| Équipe auditrice | Sophie Laurent (Auditeur principal), Jean Dupuis (Observateur qualité) |
| Objectif spécifique de l’audit | Vérifier le respect des procédures de réception, d’entreposage, de gestion des mouvements et de sortie des stocks |
| Documentation à examiner | Procédure interne de gestion des stocks, enregistrements des stocks, suivi informatique, rapports d’inventaire |
2. Liste de Contrôle pour l’Audit
| Question d’Audit | Réponse (Oui/Non) | Observations |
|---|---|---|
| 1. Les enregistrements des mouvements de stocks sont-ils complets et à jour ? | Oui | Les mouvements sont bien enregistrés dans le système ERP. |
| 2. La procédure de réception des marchandises est-elle respectée ? | Non | Manque de vérification des quantités lors de la réception. |
| 3. Y a-t-il une traçabilité des numéros de lot des produits stockés ? | Oui | Système de traçabilité opérationnel. |
| 4. Les inventaires physiques sont-ils réalisés régulièrement et conformément aux procédures ? | Non | Inventaire physique non réalisé dans les délais prévus. |
| 5. Le stockage des produits respecte-t-il les normes de sécurité ? | Oui | Aucune non-conformité relevée concernant les conditions de stockage. |
| 6. Les écarts entre les stocks physiques et informatiques sont-ils analysés ? | Non | Écarts fréquents non analysés en profondeur. |
3. Constatations de l’Audit
| Non-conformité | Description |
|---|---|
| NC-001 : Procédure de réception non respectée | Il a été observé que lors de la réception des marchandises, les quantités ne sont pas systématiquement vérifiées. |
| NC-002 : Inventaire physique non réalisé | L’inventaire physique mensuel n’a pas été effectué depuis deux mois, ce qui va à l’encontre des procédures internes. |
| NC-003 : Analyse des écarts entre stocks physiques et informatiques insuffisante | Les écarts entre le stock physique et le stock informatique ne sont pas systématiquement analysés et justifiés. |
4. Recommandations
| Non-conformité | Recommandation |
|---|---|
| NC-001 : Procédure de réception non respectée | Former le personnel à la procédure de réception des marchandises, en insistant sur l’importance de la vérification des quantités et la conformité des produits. |
| NC-002 : Inventaire physique non réalisé | Mettre en place un suivi rigoureux pour s’assurer que les inventaires physiques sont réalisés selon le calendrier prévu. |
| NC-003 : Analyse des écarts insuffisante | Introduire une procédure obligatoire pour analyser chaque écart entre le stock physique et le stock informatique, afin d’en identifier les causes. |
5. Plan d’Actions Correctives
| Non-conformité | Action Corrective Proposée | Responsable | Échéance |
|---|---|---|---|
| NC-001 : Réception des marchandises | Organiser une formation sur la procédure de réception et de vérification. | Responsable logistique | 10 Octobre 2024 |
| NC-002 : Inventaire physique non réalisé | Mettre en place un planning de suivi des inventaires avec des alertes. | Chef de l’entrepôt | 15 Octobre 2024 |
| NC-003 : Analyse des écarts | Créer une fiche de suivi pour les écarts de stocks avec analyse systématique. | Responsable des stocks | 20 Octobre 2024 |
6. Conclusion de l’Audit
L’audit interne du processus de gestion des stocks a permis de relever plusieurs non-conformités relatives à la réception des marchandises, à la gestion des écarts de stocks et à la réalisation des inventaires physiques. Des actions correctives ont été définies pour remédier à ces écarts. Une vérification de l’efficacité des actions correctives sera effectuée lors du prochain audit interne.
Auditeur : Sophie Laurent
Date : 20 Septembre 2024
Points Clés pour un Audit Interne Réussi
- Préparation minutieuse : Définir clairement l’objectif de l’audit, les processus à auditer, et réunir toute la documentation nécessaire.
- Liste de contrôle : Utiliser des listes de vérification spécifiques pour s’assurer que chaque aspect du processus est passé en revue.
- Observations objectives : Documenter chaque constatation de manière factuelle.
- Plan d’actions : Proposer des actions correctives et préventives pour chaque non-conformité identifiée.
- Suivi des actions : S’assurer que les actions correctives sont mises en œuvre dans les délais impartis et qu’elles sont efficaces.
Cet exemple montre comment un audit interne peut être utilisé pour identifier et corriger des écarts dans un processus, tout en contribuant à l’amélioration continue.
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