Comment créer un tableau de suivi de la maintenance dans Excel
Un tableau de suivi de la maintenance est essentiel pour gérer les équipements, planifier les interventions, et éviter les pannes imprévues. Excel offre une plateforme simple mais puissante pour organiser et analyser ces informations. Voici un guide étape par étape pour créer un tableau efficace.
Étape 1 : Définir vos besoins
Avant de commencer, identifiez les informations à inclure dans le tableau :
- Équipements : Quels sont les équipements concernés ?
- Type de maintenance : Préventive, corrective, ou autre ?
- Dates :
- Date de planification
- Date de réalisation
- Responsables : Qui est chargé de la maintenance ?
- Coûts : Estimés et réels pour chaque intervention.
- Statut : État de la tâche (à faire, en cours, terminé).
Étape 2 : Créer le tableau
1. Ouvrir Excel
- Lancez Excel et créez une nouvelle feuille.
2. Ajouter les en-têtes
Dans la ligne 1, entrez les colonnes suivantes (ou personnalisez-les selon vos besoins) :
| A | B | C | D | E | F | G |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Équipement | Type de Maintenance | Responsable | Date Planifiée | Date Réalisée | Coût Estimé (€) | Coût Réel (€) |
Étape 3 : Entrer les données
Remplissez les informations pour chaque équipement ou tâche. Exemple :
| Équipement | Type de Maintenance | Responsable | Date Planifiée | Date Réalisée | Coût Estimé (€) | Coût Réel (€) | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Machine A | Préventive | Jean Dupont | 01/01/2024 | 02/01/2024 | 50 | 45 | Terminé |
| Machine B | Corrective | Sophie Martin | 10/01/2024 | 200 | À faire |
Étape 4 : Ajouter des fonctionnalités avancées
1. Mise en forme conditionnelle
Pour mieux visualiser le statut des tâches :
- Sélectionnez la colonne Statut.
- Allez dans Accueil → Mise en forme conditionnelle → Règles de mise en surbrillance.
- Ajoutez des règles de couleur :
- “À faire” : Rouge clair
- “En cours” : Jaune
- “Terminé” : Vert
2. Calcul des coûts totaux
Ajoutez une ligne pour les totaux :
- Sous la colonne Coût Estimé (€), ajoutez une formule pour calculer la somme :
=SOMME(F2:F[dernier numéro de ligne])
- Répétez pour la colonne Coût Réel (€).
3. Alertes pour les échéances
- Ajoutez une colonne Jours Restants avec cette formule :
=DATEDIF(AUJOURDHUI(), D2, "d")(oùD2est la colonne Date Planifiée). - Utilisez la mise en forme conditionnelle pour surligner les cellules en orange si l’échéance est proche (par exemple, moins de 7 jours).
Étape 5 : Optimiser l’apparence
- Largeur des colonnes : Ajustez la largeur des colonnes pour afficher toutes les informations.
- Titres en gras : Sélectionnez la première ligne et mettez-la en gras pour distinguer les en-têtes.
- Filtrer les données :
- Cliquez sur Données → Filtrer pour trier ou rechercher rapidement des tâches.
Étape 6 : Enregistrer et partager
- Sauvegardez le fichier sous un nom explicite, comme Suivi_Maintenance.xlsx.
- Si vous travaillez en équipe, enregistrez le fichier sur une plateforme collaborative (OneDrive, Google Drive).
Étape 7 : Automatiser (optionnel)
1. Ajout d’un bouton de mise à jour
- Insérez un bouton (via Développeur → Insérer → Bouton) pour actualiser automatiquement les alertes.
2. Intégration à Power Query ou Power BI
Pour des analyses avancées, connectez votre tableau Excel à Power Query ou Power BI.
Exemple de tableau final
| Équipement | Type de Maintenance | Responsable | Date Planifiée | Date Réalisée | Coût Estimé (€) | Coût Réel (€) | Statut | Jours Restants |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Machine A | Préventive | Jean Dupont | 01/01/2024 | 02/01/2024 | 50 | 45 | Terminé | – |
| Machine B | Corrective | Sophie Martin | 10/01/2024 | 200 | À faire | 4 |
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